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1、公司行政辦公及車輛使用維修管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 行政管理制度1. 1總則 為切實加強日常行政管理，保證股貴通服興義維護部各項經營管理工作的有效、有序開展，本著簡明務實、精細全面原則，制定本制度。 本制度適用于貴通服興義維護部。 本制度所涉及的獎懲，一律按照集團獎懲制度之規定執行。1. 2考勤 工作時間 除法定節假日外，公司實行每周40小時工作制，周一至周五上午8：30-12：00和下午13：30-17：30為正常上班時間。若確因工作需要，員工可自行安排加班。除特殊情況外，公司將不強令員工加2、班。因公司的薪酬結構和每位員工的薪酬額度已包括各種可能的加班情況，因此，公司不再發放額外的加班補貼（國家法定節日除外，即：元旦、春節、國慶、勞動節，員工確因工作需要加班的，需事先報經公司領導批準后方可安排加班，公司將按照國家有關規定給予加班補貼）。 打卡規定 所有員工上下班時均須在考勤鐘上打卡登記，公司將據此核查員工的出勤，并作為當月工資的核發依據之一。上午9：00后、下午17：00前打卡或上、下班未打卡的視為曠工。上班時間后30分鐘以內打卡視為遲到，下班時間前30分鐘以內打卡視為早退。因公外出不能按時打卡的，應提前告知主管領導和集團管理部考勤人員，以便登記核實，否則視為曠工。 請假 請假（包3、括事假、病假、工傷假、婚假、產假、喪假等）均須按照公司規定程序報批，否則視為曠工。1. 3辦公秩序管理 勞動紀律 一、嚴格執行公司考勤制度，嚴禁無故遲到、早退和代打考勤卡。 二、上班時間不得做與工作無關的事，不得在辦公區域內大聲喧嘩，禁止聚眾聊天、聽音樂、看報、睡覺等。 三、嚴禁在上班時間打電腦游戲、上網聊天或用電腦做與工作無關的事，未經許可，不得擅自使用他人電腦。禁止在下班后利用公司資源（包括電腦）做私活。 四、接打電話應做到長話短說，廢話不說，言簡意賅。嚴禁使用公司電話撥打私人電話。 五、復印、傳真由管理部專人負責管理，使用人員需做好登記，嚴禁浪費紙張和因私使用。 六、參加各種會議必須準時4、出席，遵守會場紀律，將手機置于振動或靜音狀態，認真聽取會議內容，做好記錄，按要求發言。不得無故遲到早退，不得在會場交頭接耳或做與會議無關的事。 行為禮儀 一、日常交往應講究禮貌，行走、坐姿和言談舉止應自然得體、穩健向上，主動向他人致意問候，不講臟話。 二、工作裝:根據季節不同，公司對穿著工作裝的要求為：（一）每年26月，911月，每周星期一至星期四，全體員工必須著職業裝，男同志須打領帶，星期五可自由穿著（不得穿著奇裝異服，出席重要會議活動時，需按要求著裝）。（二）每年7月、8月（夏季高溫時節）和12月、次年1月（寒冬時節）可以不統一著職業裝，但需按以下要求執行（出席重要會議/活動時，應按要求著5、裝）1、夏季：周一至周四應盡量穿著比較職業的服裝，男員工須穿著有領有袖的體恤或襯衫，可不打領帶，但服裝色彩不得過于艷麗，不得穿著短褲或拖鞋；女員工須穿著有袖的體恤、襯衫或其它符合要求的上裝（不得穿低胸露背裝、吊帶裝和背心式服裝），下裝不得穿著短褲、超短裙（裙裝不得高于膝蓋以上10公分）和拖鞋，穿著不應過于暴露。星期五可適當穿休閑裝，但不得過于隨意：男員工可以穿無領有袖體恤，但不得穿著短褲和拖鞋；女員工上裝可以穿無袖體恤或襯衫等，但不得穿著吊帶裝、背心式服裝和低胸露背服裝，下裝可以穿著長至膝蓋以下的褲裝或非超短裙裝，不得穿著拖鞋。2、冬季：周一至周四應盡量穿著比較職業的服裝，不得在辦公區內戴各類6、休閑帽，不得在辦公區內穿著高統靴和超短裙裝；周五可適當穿著休閑服，但不得過于花哨和前衛。三、在辦公區內，禁止穿帶響底的鞋，行走時應避免發出較響的腳步聲，不干擾別人工作。四、男性員工要經常理發修面，不得蓄須；女性員工可著淡妝，不得濃妝艷抹，飾品應佩帶得當。 五、及時接聽電話，接通時應首先向對方說：“您好，軍通貴通服興義維護部XX部門，請問您找誰？”，結束電話時應說“再見，謝謝等”。如對方所找的人不在，應主動詢問是否有事需轉告，必要時應記下對方姓名、單位及電話以便轉告。接撥電話應輕言細語。 安全衛生 一、除走廊、會議室、電梯、廁所等公共區域和中心領導辦公室由公司指定專人負責每日清掃保潔外，各單位（7、部門）辦公區域的清潔衛生須自行負責，每天輪流安排人員打掃，每周集中進行一次大掃除，始終保持辦公環境的干凈整潔、井然有序。 二、所有員工均應自覺保持辦公場所的寧靜整潔，嚴禁隨地吐痰，亂扔垃圾，應利用工作間歇隨時對辦公區域進行清理規范。 三、辦公桌上的文件、用具應擺放整齊并保持潔凈，涉密文件必須妥善保存，不得隨意丟置。文件柜、桌椅、門窗等應經常擦拭，廢棄垃圾定期清運。 四、公共區域包括總臺、走廊、樓梯、電梯間、衛生間等均應保持清潔有序。總臺應時常擦拭，整理好各種用具，保證無雜物；走廊及樓梯應保持暢通，經常擦拭和拖洗；儲藏室中的各類物品應分類擺放，確保整齊安全；電梯間應保持清爽明亮、優雅整潔；衛生間8、應定時打掃，確保干凈整潔、無異味。 五、愛惜公司的一切財物，提倡節儉，嚴禁浪費。使用或借用公司物品應小心愛護，作好相關登記并按時歸還。若有毀損，均須按原價酌情折價賠償。各單位應指定專人負責本單位空調、電腦等辦公設備的管理，出現故障應及時通知管理部安排維修。下班離開時應注意關閉門窗、電源，注意防火、防盜，杜絕安全隱患。1. 4 低值易耗品管理 定義 一、低值易耗品的界定：凡單價低于2000元的日常辦公用品、紙張、電腦耗材、設備及勞動保護用品等。 二、低值易耗品的分類： （1）凡單價在100元以上且使用期限在一年以上，但不能列為固定資產的辦公設備、儀器、工具等，屬于低值品； （2）凡單價在100元9、以下或一次用完后即消耗，或多次用后逐漸消耗的物品屬于易耗品。 三、其他物品，如禮品、宣傳品等。 購買 一、購買程序：各部門需購置低值易耗品，必須先提交申請，由綜合部統一購買。 二、購買原則：必須堅持“貨比三家、質優價廉”的原則。 入庫 由采購人員將所購物品和目錄清單交庫管員收驗。庫管員收驗確認后在購貨發票上簽注“已驗收入庫”字樣，采購人員憑發票到財務部報銷。庫管員應及時、準確填寫包括：序號、品名、單位、購進數量、購進單價等內容的低值易耗品管理臺帳，并按月盤庫。 管理 一、易耗品：由使用部門負責管理，對日常辦公文具，各部門應合理使用，注意日常維護和保養，杜絕浪費和公物私用現象。耐用辦公文具（如鼠10、標、打孔機、釘書機等）如有損壞，凡屬產品本身質量問題的，可及時退還管理部辦理交舊領新手續，屬使用不當造成的損壞或丟失，由使用人負責賠償。 二、低值品：由使用部門負責日常保管和使用。物流中心監督其合理使用，并對低值品參照固定資產的實物管理辦法管理，建立賬卡登記制度。低值品的明細賬務登記由物流中心負責，并負責定期盤點，保證物品賬實相符，保證資產的安全完整。 三、低值易耗品的領用：須辦理登記手續，領用人對所領用物品負責保管和使用。各單位負責人/分管人員負責本單位低值易耗品的使用管理。 1. 5證照、印鑒及法律文書管理 定義 本文所稱證照包括企業營業執照（正、副本）、稅務登記證及企業代碼證、資質證、取11、費證、資格證等；印鑒包括法人公章、法定代表人印章、財務專用印章、合同專用章以及業務專門用章等；具有法律效力的文書包括在企業經營管理活動中使用的、需承擔相應法律責任的合同、協議、委托書、承諾書、授權書和證明函等。 管理原則 證照、印鑒及法律文書的使用和管理遵循規范、安全、方便的原則。 管理權屬 一、集團管理部負責證照、印鑒及具有法律效力文書的監管工作，有權按本規定對公司證照、印鑒及具有法律效力文書的管理工作進行監督、檢查和提請集團領導對違反本規定的行為予以處罰。 二、各單位須指定專人負責本單位證照、印鑒及具有法律效力文書的申辦、保管、登記備案和監管督查等日常管理工作，管理人員應具備堅持原則、責任12、心強、工作細致、作風正派的良好品德。 三、各經營公司的法人公章、法定代表人印章、財務專用章應分別由不同人員保管，原則上法人公章、法定代表人印章和相關證照由行政負責人保管，財務專用章和稅務登記證由財務負責人保管。駐集團本部經營公司的法人公章、法定代表人印章和相關證照由集團管理部統一保管，特殊情況經董事長批準可由公司自行保管，財務專用章和稅務登記證一律由集團財務部保管；外地公司的證章由集團指定專人保管。 證照、印鑒的申辦、銷毀和使用審批 一、各單位在申辦營業執照、稅務登記證、開戶許可證等重要證照，刻印法人章、法定代表人章、財務專用章等重要印鑒時，須提出書面申請報集團董事長簽批同意并送集團管理部備案13、后，由集團管理部授權專人辦理。 二、證照、印鑒辦理完畢后須經集團管理部登記移交使用單位保管人員。在進行證章保管權移交時，應在監交人的監督下辦理交接手續，交接雙方及監交人均應在交接清單上簽名，證章管理人應簽署證照/印鑒管理承諾書（見附件），并將承諾書、印鑒印模、證照復印件交集團管理部留存備查。 三、證照、印鑒原則上一律不得帶出本單位使用，如有特殊原因確需帶出，須事先報請具終審權的主管領導批準，并另行指派一人陪同前往，監督使用，以確保證章使用安全。 四、證章管理人應按國家規定負責按時完成證照的年檢工作。正常的證照年檢無需審批；若需變更證章內容的，須報請集團領導批準后方可執行。證照年檢或證章變更后，14、均須報集團管理部備案。 五、證照、印鑒因故毀損、廢止而停止使用時，保管單位須及時書面報告集團管理部，由集團管理部提出意見并報集團領導批準后，通知相關人員予以處理。停止使用的證照被工商行政管理部門收回時，應登記備案。廢止印鑒應予銷毀，銷毀時須填寫印鑒銷毀登記表（見附件）。 六、證照、印鑒若遺失或被盜，保管人員應立即向主管領導和集團管理部報告，并依法公告作廢。 七、使用證照、印鑒時，須經具終審權的主管領導批準并如實填寫證照/印鑒使用登記表（見附件）后，證章管理人方可執行；未經終審權主管領導批準，證章管理人不得擅自使用證照、印鑒（證章使用的終審權界定：除公司有明確審批權限規定的合同、協議、資金等可按15、規定執行外，在超出規定審批權限以及需對外出具有法律效力的文書時，須逐級上報至集團董事長審批）。證章管理人在使用證章時，須認真核實具體用途和最終批準人，并注明時效范圍，加蓋印章要“騎年蓋月”，不得在空白紙張上用章。各類對外使用的證照復印件須加蓋“再次復印無效”的管理印章，以防止多次復印使用。1. 6文件收發、批閱及工作督辦管理 文件收發 一、發文： 凡以集團名義下發的各類文件，由具體承辦部門擬文，由集團管理部負責規范行文格式、編制下發文號，報批后由管理部專人負責登記下發并監督執行； 凡以集團下屬公司名義下發的各類文件，由承辦單位按照集團規定格式自行擬文編號，報批后下發并監督執行（同時需抄報集團領16、導及各職能部門）。 二、收文 ： 集團下發的各類文件或經董事長審批后退回的文件，收文人需署名簽收并注明收到時間；各單位負責人在收到文件后，必須及時辦理，組織本單位員工學習、領會文件精神，認真貫徹執行。 文件批閱 一、緊急文件在第一時間內立即處理。 二、一般性文件、普通報告在中心以下的各個傳閱、審核單位責任人處停留時間原則上不得超過3小時。 三、重大項目可行性報告及各類管理制度，在董事長批準的傳閱人處停留不得超過1天。上述三項均要求在規定時間內及時簽批，任何人不得擅自扣壓。如有特殊情況（因工作繁忙或暫時不能簽署意見，需作調查研究等），需先期通報文件送審人后再予延時（重要文件的延遲簽批需報中心領導17、批準）。在審簽時必須做到實事求是，意見明確，表達完整，字跡清楚，親筆署名并簽注批閱的日、時、分，簽署意見不得模棱兩可，含混不清，人云亦云，重大機密文件、資料在簽批時必須注意保密，不得擅自復印或摘抄，不得擴大知密范圍。1.7 客戶管理 定義及管理權屬一、定義：客戶管理包括客戶檔案的建立、保存與更新補充、客戶信息（包括客戶需求、聯絡方式等）的收集與上報處理。 二、中心綜合部是客戶工作的主管部門，其他各單位為具體執行部門。三、各公司、部門的主管領導及業務人員，是客戶資料收集的主要責任人，應主動、及時、全面、準確地收集有關客戶資料情況，認真填寫客戶登記表（見附表），并報集團管理部存檔備案。 管理流程 18、一、中心綜合部對所收報的客戶資料應及時分類整理和歸檔保存。若發現資料失實或不全的應盡快通知收集人員進一步補充完善。 二、中心綜合部按時將整理完善后的客戶資料上報公司領導，并酌情反饋給相關聯絡人員，確保客戶資料得到有效利用。 限制 公司客戶關系及相關資料屬公司內部重要機密，未經公司相關領導允許，知情人員不得向外人或其它無關人員泄露，未經授權也不得傳知下級。 1. 9匯報管理 定義及內容一、定義：是指公司要求員工采取口頭、書面、EMAIL、短信等方式定期或不定期向公司匯報工作。二、內容： 匯報內容包括業務工作匯報、管理工作匯報和思想動態匯報。 方式 一、公司全體員工均可以任何形式直接向中心經理匯報19、工作，如用信封密封上報、發電子郵件或手機短信等，但涉及公司機密的應嚴格做好保密工作。 二、定期匯報 （一）周工作總結、計劃； （二）月度工作總結、計劃； （三）季度工作總結、計劃； （四）年度總結計劃； （五）各單位部門主管以上（含主管）干部在每年六月底提交半年工作總結，在每年12月底提交全年工作述職。 三、不定期匯報，如特急事項匯報和出差情況匯報等。 要求 一、應嚴格按照規定按時匯報工作，確因工作原因不能按時匯報，應事先告知相關領導并及時補報。 二、匯報要做到真實、準確、客觀，嚴禁弄虛作假，虛報、謊報，詆毀他人；要做到有情況、有分析、有解決問題的意見和建議，力求精煉，有實質性內容，切忌無要點20、無中心、流水帳式的匯報。1.13 車輛管理 管理原則 中心車輛管理遵循安全、高效、低耗和服從、服務于公司業務工作需要的原則。 職責 一、中心綜合部指定專人（車輛主管）對所有車輛使用及其費用控制進行統一管理。 二、各經營單位（部門）使用車輛相對固定，固定車輛的相關費用由其自行承擔。其它單位（部門）借用其車輛的，按實際用車情況承擔費用。 三、駕駛員職責： （一）提倡敬業精神、講究職業道德、端正駕駛作風、保證安全行駛，認真做好駕駛服務。 （二）愛護車輛，保持車輛清潔，出車前要堅持做好車況檢查工作，即機油、汽油、剎車油、冷卻水、輪胎氣壓、制動轉向、喇叭、燈光等，做到安全、準確、可靠，保證汽車處于良好21、狀態。 公車管理一、各經營單位（部門）人員根據工作需要用車，報經所在單位負責人同意，填寫用車申請表，經中心車輛主管審核同意后，統一安排調度派發車輛。 二、派發車輛原則上由專職駕駛員駕駛。嚴禁無證駕駛和無駕駛經驗的有證人員駕駛。 三、駕駛員須認真填寫置于車上的車輛行駛記錄（見附件2），用車完畢后，駕駛員應及時將車鑰匙、行駛證和填制完整的車輛行駛記錄交回車輛主管處，中心車輛主管應及時核查其里程登記情況并做好相應記錄。 四、下班時間和節假日若因工作需要，確需臨時用車，必須事先電話報告中心車輛主管及相關領導，說明用車原因、用車時間、行車路線并征得車輛主管同意后，方可用車，同時應準確填制車輛行駛記錄，事22、后應在第一時間到車輛主管處補填車輛使用登記表。五、對不按相關要求認真、準確填寫車輛使用登記表和車輛行駛記錄的用車員工，車輛主管有權停止其本人及所在單位再次使用公司車輛的權利，由此造成的不便及損失由其本人和所在單位自行承擔。 六、車輛主管每月底匯總各經營單位（部門）當月借用車情況，并依據用車里程計算出應承擔的油費后，報財務部門計入其費用成本。 七、車輛主管必須嚴格控制因私用車，原則上不準公車私用，下班時間和節假日若非因工作需要，車輛應停放在公司，車輛鑰匙和行駛證必須交到車輛主管處。 八、公司員工因私確需用車，報經公司領導批準后可租用公司車輛，租金按0.70元/公里據實在該員工當月工資中扣除；員工23、在使用公司車輛的過程中，應嚴格按照相關操作規程科學用車，愛護車輛。如因操作不當，造成車輛損壞的，當事人應承擔相應的損失。 九、未經批準公車私用，按1.00元/公里據實收費，在該員工當月工資中扣除，并視其情節給予2001000元的罰款。公車使用一、公車使用分為市內用車和出差用車。二、市內用車：在時間充裕且路途較近的情況下，公司員工應乘公交車或騎電瓶車（自行車）外出辦事，確因時間緊急、路途較遠或多人同時外出的，可由安排車輛。（一）各單位應在每天早上9：00以前安排專人統計當天用車計劃，并將用車計劃告知管理部車輛主管統籌安排。在填報用車申請表時，必須如實填寫預計起止時間、起止地點、事由，同行人員等，24、經用車人主管領導簽字后交車輛主管審核批準并安排出車。如兩人或兩人以上辦事地點相近，應同車前往。（二）用車時間如超過預計使用時間的，用車人應主動電話告知車輛主管原因，征得其同意后方可繼續使用車輛，回來交車后作好相關登記。（三）車輛使用完畢后須及時返回公司停車場，并將鑰匙和相關行駛資料交回管理部。因工作需要晚上用車的，原則上當晚須將車停放在公司停車場，特殊原因需次日返回的，應事前請示分管領導同意并報集團車輛主管備案后方可。（四）車輛進出公司大門均須由門衛登記車況。三、出差用車：由公司安排出差的，原則上一人到外地出差不派車，應乘公交車前往，兩人以上或雖只有一人但有特急事項需出差辦理的，公司將安排車輛25、前往，但需注意：（一）出差車輛應嚴格按照既定路線行駛并按時返程，若中途需改變路線或增加出差天數的，必須及時請示主管領導并告知車輛主管。（二）出差過程中車輛加油或緊急維修，同行人員必須協同辦理并簽字確認，其中，緊急維修在征得車輛主管同意后方可實施。 公車加油和清洗、維護、維修一、加油（一）公司所有車輛均須憑加油本定點加油（長途出差除外），必須保證加油本上車號與實際加油車號一致。 （二）管理部按月憑加油本存根與加油站結帳，集團財務、審監部予以監督。 （三）車輛出差到外地，可在外加油，費用須經車輛主管審核后再按相關流程審核報銷。 （四）、車輛主管和財務、審監部門人員有權就車輛異常加油情況要求當事人作26、出說明。當事人對異常加油情況不能作出合理解釋的，公司有權拒絕承擔相應油費，其損失由當事人承擔。公司車輛用油必須由專職駕駛員到指定加油站加油，其他人員原則上不得自行加油，特殊情況應經車輛主管同意后方可加油。二、清洗（一）車輛原則上定點清洗，據清洗次數按月結算。 （二）車輛清洗經手人必須事先向車輛主管提出清洗申請，征得同意并填寫車輛清洗記錄表后實施清洗。 （三）特殊情況下可在非定點處先清洗車輛，后報告車輛主管并及時補記車輛清洗記錄表，費用據實報銷。（四）維護保養：由車輛主管負責安排專職駕駛員定期對車輛進行車況檢查和維護保養。三、車輛的維修、維護：（一）公司專職駕駛員負責對公司車輛狀況（包括行駛里程27、油水系統、輪胎系統、剎車系統、燈光系統、儀表指示系統等）進行定期（每周星期四）和不定期的檢查，填具車輛狀況檢查登記表（見附件3），并根據檢查結果向車輛主管提出車輛維修、維護意見。 （二）公司員工在使用車輛過后，對使用車輛過程中車輛出現的異常狀況須認真記錄在車輛行駛記錄中，并將相關情況及時告知車輛主管，以便車輛主管安排相應的檢修。 （三）公司車輛實行定點維修、維護。其程序為：車輛維修應由專職駕駛員填寫車輛維修申請報告，經車輛主管審核后報相關領導批準，在公司定點維修廠修理。其他人員原則上不得自行修理，如遇突發事故急需維修，應立即口頭報告車輛主管及相關領導獲批準后方可進行，且事后須盡快補交車輛維修28、申請。車輛維修完畢后，車輛主管必須對維修情況進行檢查核實，并形成書面檢查核實報告。 （四）維修申請被批準后，經辦人持蓋有公司印章的車輛維修申請下聯到公司定點的修理廠商對車輛進行維修，未經審批即對車輛進行維修產生的費用，公司將不予承認、報銷。 （五）由管理部按月結合車輛維修申請上、下聯與維修廠商結算帳務，財務、審監部予以監督。 （六）如遇突發事故急需維修，必須立即口頭報告管理部車輛主管及相關領導后方可進行，且事后須盡快補交車輛維修申請。公車的保險 集團所有車輛保險必須通過新華盛公司辦理。保險險種及保險金額由新華盛公司專業人員設計并報經集團領導審批后進行。 公車的檔案管理 一、集團所有車輛檔案由集29、團管理部負責建立和管理。 二、車輛檔案主要記載：車輛投入使用日期、車輛原值、分年余值、基本裝備、技術性能、逐年行駛里程、維修次數和維修間隔里程、維修換料及保修時間、保修里程、保險時間、種類及金額、年檢時間及養路費繳費情況等。 交通違章及交通事故 一、駕駛員應嚴格遵守交通規則，交通違章罰款不予報銷。專業駕駛員因違章被罰沒駕照而不能行車期間，公司不予工資。 二、發生交通事故后，一般性交通事故應立即口頭報告管理部以便及時處理。重大交通事故（車輛嚴重受損或有人員傷亡）須立即報告交警同時電告管理部，并盡快提交事故報告書。 三、各類責任性交通事故給公司造成損失的，根據情況由車輛所在單位和駕駛人員承擔總損失30、額的5%50%。對重大責任性交通事故的駕駛人員，除罰款外，還將予以停止其駕駛資格三個月的處罰，在此期間，專職駕駛人員停薪察看，情節嚴重者予以辭退并追究相關法律責任。 車輛被盜 若因駕車人停車不當等造成車輛被盜或被損，駕車人將承擔總損失額的5%30%。情節嚴重者，予以解聘并追究相關責任。3車輛管理處罰規定一、使用公車過程中擅自變更行程，甚至利用公車辦理私事，未按預計時間返回又沒有請示報告者，公司將不予報銷相關費用，并視其情況另行處罰。二、使用公車過程中不愛惜車輛或不遵守相關法律法規（如酒后駕駛、違反操作規程等），導致車輛損傷或人員傷亡事件，公司將不予承擔任何維修、醫療/補償費用，概由駕駛人自行負責，公司另將給予當事人處罰。三、自帶車人員在公司規定地域范圍內出行辦事時，不使用自帶車而通過其他方式使用公車，經查實后將取消其當月車貼。四、駕駛員在車輛加油、維修/維護或車輛費用報銷過程中有假公濟私、弄虛作假行為的，公司將酌情予以罰款、降薪和辭退處分。五、車輛使用人或駕駛員在用車過程中有其他弄虛作假行為的，公司將按照基本制度之相關處罰條款予以處罰。