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1、公司辦公室、出差及例會行政管理制度匯編編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目錄一、辦公室管理制度3二、考勤制度3三、出差管理制度4四、例會制度5五、公文管理規定6六、郵件收發管理制度10七、辦公室設備管理制度11八、員工請假、休假與薪給制度12員工休假項目12員工法定假12帶薪假12病假14事假15遲到與早退15值班制度15曠工16九、檔案管理制度17公司檔案范圍17公司檔案管理體制18檔案管理工作18檔案借閱、利用工作19附則20十、接待管理制度20接待范圍20接待程序21接待標準及要求21十一、印章管理規定22一、2、辦公室管理制度（1）行政辦公室各分辦公室對自己所在辦公室負責，保證辦公室清潔，物品擺放整齊有序；（2）各辦公室的設備禁止外人操作，保證設備完好；（3）行政辦公室人員著裝要雅致大方，舉止文明，禮貌待人，集體活動時必須統一穿工作服；（4）在公司范圍內行走不準勾肩搭背，嚴禁串崗；（5）辦公室電腦不準用來上網玩游戲、聽音樂、聊天等，做與工作無關的事情。不準圍成一團、嬉戲、打鬧、閑聊；（6）上班時間禁止吃東西；（7）講話要文明，有禮貌。上門辦事的要熱情接待，接電話時必須說“您好、再見”，杜絕“不知道、不清楚”等詞語。如有涉及公司機密，不可告知的內容要委婉的拒絕。二、考勤制度（1）公司的考勤實行打卡制。所3、有內勤員工應于每個工作日的早9：00前到公司，其他上班時間按規定的正常時間為準；（2）凡遲于上班時間到崗，早于下班時間退崗者，即為遲到、早退。無故不到或擅自離崗一小時以上，視為曠工；（3）請假必須填寫請假條，并請直屬領導簽字批準。假期結束按時上班并要提前找行政人員銷假。如果假期結束還不能上班，必須按規定續假，否則視為曠工；（4）不準代替請假，特殊原因也必須電話請假，再補寫假條；（5）必須在當日早會前請假，否則視為遲到；（6）無故曠工1日內由行政辦公室處理，停職反省寫出深刻檢查，1日以上者交公司處理；（7）每個月月底由行政人員統計考勤記錄，匯總成考勤表交給財務人員；（8）外出業務人員，需填寫外出4、登記表。三、出差管理制度（1）為規范出差行為，確保出差目的的實現，確保差旅費合理使用特制訂本制度；（2）員工或部門領導出差，由上級領導直接安排，如跨級委派應先通知其直接領導；（3）出差人員在指定的時間出發，在預定的時間到達目的地，不得借出差之機游山玩水或故意繞道延長出差天數；（4）出差人員返回后必須提交出差報告或考察報告、會議記錄、經主管領導批準后方可填寫差旅費報銷單；（5）出差人員必須維護工作形象，不得參與任何影響公司形象的活動，不得接受客戶宴請，不得接受客戶禮物，不得私自提高食宿標準。四、例會制度（1）會議安排的原則為：小會服從大會，臨時會議服從例會。各類會議的優先順序為：公司例會、公司臨5、時會議、部門會議，因處置突發事件而召集的緊急會議不受此限制。除公司級例會外，會議提擬人應至少提前一天向行政部提出會議室使用申請；（2）會議發起人或部門應在會議舉行前收集和準備好會議相關資料（如會議簽到表、會議計劃、議題、提案、匯報材料、參會人提交的資料、PPT等）；（3）行政部負責會務工作，如會場布置、儀器準備、瓜果茶水準備及會中的端茶倒水等；（4）如會議有攝像需要，會議發起人應至少提前半天通知行政部；（5）參會人在會議期間應將手機調至靜音或震動等不打擾會議進行的模式，會間原則上不允許接聽電話。若為緊急情況，應離開會場后接聽；（6）非參會人員不得進入會場。若緊急情況需與參會人協商，應在獲得會議6、主持人允許后，方可離開會場進行商議。五、公文管理規定（1）為了規范公司各類公文的收發、審批、處理，特制定本制度；（2）本公司公文是傳達貫徹上級指示精神、請示和答復問題，指導或商洽工作的重要工具，由行政部實行統一管理、科學管理、保密管理，真正做到規范、準確、及時、安全；（3）公文管理在公司分管經理的領導下，由行政部主任、秘書、文書和檔案管理員負責，對上級公文的接收、閱辦、整理、歸檔和公司內部公文的起草、核對、簽發、歸檔進行管理，相關部門要密切配合；(4) 對于急件、急電，或是無法及時請示行政部領導批辦的特殊情況下，文秘可視情況直接送分管領導批示或交由相關部門處理，再另行匯報；（5）機、絕密文件不7、得自行處理，要單獨造冊，安全存放。一般的函件，可由行政部轉有關部門處理；（6）業務往來的文件由行政部主任和文書根據文件內容要求經公司領導批示后，交有關部門處理；（7）凡是寫給“四川非常有效科技有限公司”且沒有具體部門和姓名的函件一律由行政部拆閱。寫明部門和姓名的直接轉給相關部門處理；（8）引用的公文要寫明標題、發文部門、公文編號和發文時間。公文如有附件，則在正文后注明附件及其順序；（9）在使用簡稱時，應先用全稱，再加以說明。字體要規范，年、月、日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等一般不要用簡稱，約定俗成的可以用簡稱；（10）注意數字的寫法，正式的文件中除文件編號、統計表、計劃表、序號專用術語和8、百分比等必須用阿拉伯數字外，其他均用漢字書寫；（11）公文由行政人員根據相關會議或精神起草，由行政部主任核稿，送總經理審批，然后安排打印，行政部蓋章、發送。分送要填寫文件收發登記表；（12）核稿的重點：看有無必要行文要素；是否符合國家的方針政策、法律法規；與本單位已發公文是否銜接、是否相互抵觸；所涉及的要求和措施是否明確，切實可行；行文關系和公文格式是否符合相關規定或是習慣；文字敘述是否符合文法邏輯；標點符號是否合適等。如發現不妥之處，必須進行修改，屬于重要內容或是原則性問題，則應退回起草部門修改；（13）專業性公文由對應部門起草，分管領導審批后按原程序進行；（14）重大決策、規章制度、人事任9、免、機構設置、以及其他重要公文，由董事長簽發。一般性公文由總經理簽發；（15）簽發的公文，不得做任何修改，如需要修改的需要重新送簽。公文發送的范圍、份數根據其內容確定，需要的發夠，無關的不發；（16）每年總結完畢后，將一年來形成的文書，按相關檔案管理規定和要求整理、分類、組卷歸檔，并確定保存期限；（17）重要的會議材料，包括通知、報告、決議、總結、講話、典型發言、會議簡報、會議紀要等公司內部發文；公司對外的正式發文和與相關單位來往文書都在歸檔范圍；（18）公司內部的各種工作計劃、總結、報告、統計報表等；與有關單位簽訂的重要合同、協議、意向書等；公司內部獎懲、任免等文字材料；員工工資、福利等方面10、的材料；大事記，反映本公司重要活動的簡報，照片，其他資料也都需要歸檔管理；（19）需要銷毀的公文，應登記造冊，寫明發文單位或部門、標題、文號、份數，報主管領導批準后，方可銷毀；（20）各部門及有關人員，對公文中涉及本公司應保密的事項，必須嚴守機密不準隨便向他人泄露；（21）所有發文，文件原稿(經領導簽字)審核稿件連同正本二份送行政部存檔。有領導指示的，還應附批復件；（22）公司發文，一定要由行政部統一編號。六、郵件收發管理制度（1）為保障公司全體員工的個人信件、訂閱報刊能及時收到，根據需要，特制定本制度；（2）辦公室內勤每天負責收取分發信件、報刊，并對各類信件采用不同的收發辦法，并做好登記；（11、3）屬于掛號信、包裹單、匯款單等由辦公室內勤及時通知本人或家屬，收件人或其家屬直接到辦公室簽字領??；（4）收件人委托工作人員代收的信件或特殊信件，如：國外或境外信件，破損信件等，工作人員要特殊收管，及時通知收件人或其家屬，并直接面交收件人；（5）一般信件，要及時通知收件人領取；（6）查無收件人的信件，要注明情況退回；（7）凡收到信件、報刊須及時分發，不得積壓，造成信件延誤或遺失按有關規定追究責任。七、辦公室設備管理制度（1）辦公室全部設備及器材均為公司資產；（2）各類設備及器材均應有專人保管，使用前須征得保管人的同意，遇有特殊情況，須經部門主管批準方可動用；（3）保管人不得私自出借、互換或拆御12、設備。保管人對設備要定期清潔、養護、檢修并做好記錄，保證設備完好率；（4）電腦、照相機等屬貴重設備，確定專人使用，其它人員不得擅自動用設備；（5）使用設備應嚴格遵守操作規程，及時作好使用情況記錄，使用中發生異常情況或事故，應迅速報告，由辦公室指定專人查明原因，進行處理，做好情況記錄，屬違章操作或人為事故，要追究當事人責任，并按公司有關規定處理；（6）新到設備開機前必須熟讀說明書，掌握使用方法和操作規程，否則不可使用，驗收設備的技術人員有責任向使用人員介紹新設備的性能及使用方法； （7）私人不得借用辦公室的設備、儀器。八、員工請假、休假與薪給制度 為維護公司正常的工作秩序，嚴肅勞動紀律，根據中華13、人民共和國勞動法、中華人民共和國勞動合同法等有關法律法規，結合我公司實際情況，特制定本辦法。員工休假項目包括：法定休假、帶薪假、病假和事假等。員工法定假（1）公司實行5天工作制，周六、周日屬公休日；（2）法定休假日指元旦、春節、“五一”勞動節、國慶節等法律規定的假日；（3）法定休假日的休假天數依照公司和當地政府規定為準。帶薪假（1）婚假員工達到法定結婚年齡（男22周歲、女20周歲）結婚，可一次性連續休假3天；晚婚員工（男25周歲、女23周歲）可一次性連續休假7天（包括公休假日）。員工婚假期間享有100%基本工資。（2）產假凡在公司工作滿一年的勞動合同制女員工符合人口與計劃生育有關規定生育或者終14、止妊娠的，享有一百二十天的產假期，并享有生育津貼,公司不再為其發放工資。生育津貼低于女職工生育或者實施計劃生育手術前工資水平的，差額部分由公司補足。凡在公司工作滿一年的勞動合同制男員工的妻子生育的，可享受3天護理假，并享受100%的基本工資。（3）喪假員工直系親屬去世、可給予3天喪假，喪假期間享有100%基本工資。（4）工傷假員工因工負傷，需要暫停工作接受工傷醫療的，醫療期限一般不超過12個月，經市級勞動保障部門認定為工傷的，可按照工傷保險條例享受相應工傷待遇。病假公司員工因患病或非因工負傷，需要停止工作進行醫療時，經定點醫療機構醫師診斷，按出具的醫療病例證明請病假，并根據本人實際參加工作年限15、和在本單位工作年限，給予3 個月到24個月的醫療期：（1）實際工作年限 10 年以下的，在本單位工作年限5 年以下的為3 個月；5 年以上的為6 個月；（2）實際工作年限 10 年以上的，在本單位工作年限5 年以下的為6 個月；5 年以上的至10 年以下的為9 個月；10 年以上至15 年以下的為12 個月；15 年以上至20 年以下的為18 個月；20 年以上的為24 個月；（3）醫療期三個月的按六個月內累計病休時間計算；六個月的按十二個月內累計病休時間計算；九個月的按十五個月內累計病休時間計算；十二個月的按十八個月內累計病休時間計算；十八個月的按二十四個月內累計病休時間計算；二十四個月的按16、三十個月內累計病休時間計算；（4）員工病假期間按請假天數扣發獎金和各類補貼，并根據當月基本工資地20%按天數扣發，員工請病假扣發后的待遇不少于當地最底工資的80%。事假員工因辦理私事不能正常上班者，必須例行請假手續。（1）員工請事假一日（含一日）以內的由直屬領導批準，并報行政部備案；請事假一日以上三日（含三日）以內的，由部門負責人審核，總經理簽批，行政部備案；（2）事假當月按實際請假天數扣發工資，事假超過十五日的，本人持書面申請上報行政部，公司結合實際情況以實際上班天數每日發放10元生活補助為基準，核定當月工資發放數額。遲到與早退（1）公司工作時間為9：00-11：30、13：00-17：3017、；（2）遲到一次，罰款20元，月度連續遲到三次（含三次）以上者，每次罰30元；（3）每天早上指紋簽到，晚上不能簽到由部門經理統一提供外出證明。值班制度值班人員須按值班時間準時到崗，超過5分鐘未到者做為遲到，每遲到一次扣20元；值班脫崗超過一小時罰款20元，無故不到者罰款50元。有急事不能按時來值班者一定要提前做好調換，并告知行政部。曠工員工既不例行請假手續，又不到崗位上班者視為曠工。員工曠工3 天以下扣當月薪酬50；連續曠工3 天以上（含3天）者，扣當月薪酬100。員工經批評教育無效，連續曠工時間超過7 天，或者一年以內累計曠工時間超過15 天，公司將給予以紀律處分并有權終止勞動合同。（1）員18、工休任何假都須經有關領導審批，否則按曠工處理，員工休假期間必須保持電話等通訊工具暢通（因電話不暢通影響工作者按事假處理），員工休假完畢須到行政部進行銷假；（2）年度累計請事假超過14天者，請病假超過30天者，取消本年度一切評先資格；年度累計請事假超過20天者，請病假超過45天者，次年公司將有權給予調換崗位。九、檔案管理制度公司檔案范圍公司建檔范圍：（1）公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料； （2）財務、會計及其管理方面的文件材料； （3）經營管理方面的文件材料； （4）儀器、設備方面的文件材料； （5）教育培訓方面的文件材料； （6）其他具有利用和保存價值的文19、件材料。 以上文件材料包括決議、決定、條例、規章制度等法規性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規劃和工作總結。公司檔案還包括聲像資料：（1）照片檔案：原版、翻版底片、照片、文字說明構成； （2）影片檔案：原版底片、拷貝及文字說明； （3）錄音檔案：錄音帶； （4）錄像檔案：文娛、廣告活動。 公司檔案管理體制 （1） 公司檔案工作，實行集中與分散管理相結合的體制由人事專員負責檔案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導；（2）根據有關檔案法規規定精神，各部門形成的文件材料原則上由本部門負責立卷和歸檔，并定期向公司檔案部門移交保管。 檔案管理工作檔案材料的收集： （1）建立、健全20、歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限； （2）對遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全； （3）及時辦理完畢的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理歸檔。 檔案的保管： （1）防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全； （2）做好檔案的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作。檔案的鑒定： （1）從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別檔案的價值。；（2）確定各類檔案的保存期限表。其中財務檔案見財務檔案保存期限表。公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。檔案的銷毀： （1）對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，該清21、冊永久保存； （2）辦理銷毀手續，經總經理批準，方能銷毀； （3）銷毀時要有二人以上監銷，并在清冊上簽字。 檔案借閱、利用工作（1）凡需使用檔案者，均須填寫文件借閱單，依據借閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能借閱 ；（2）借閱期限不得超過三個星期，到期歸還；如需再借，應辦理續借手續；（3）借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導； （4）外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，經總經理批準后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內容也須總經理同意且審核后方能帶出。 附則 （1）檔案部門積極22、采用電腦信息系統對檔案進行管理，提高管理效率。（2）本辦法由行政部解釋、補充，由公司總經理批準頒行。 十、接待管理制度為加強公司對外接待工作的管理，促進對外接待工作規范化，本著“熱情禮貌、服務周到、厲行節約、對口接待、嚴格標準、統一管理”的原則，制定本制度。接待范圍（1）來訪接待；（2）會議、培訓和其他重大活動。接待程序堅持先請示后接待原則：（1）各部門向公司領導報告來客人數及事由；（2）公司領導同意；（3）辦公室核實后，按規定標準安排或配合有關部門接待。接待標準及要求（1）本公司接待人員由公司領導根據情況確定，安排客飯，并由相關領導作陪；（2）凡臨時性接待或迎檢工作需要煙、水果等物品的，應事23、先報公司領導同意后由行政部統一安排；（3）就餐后原則上不安排與工作無關的其他活動；（4）確需超標準超范圍接待的，需經請示公司領導同意后方可安排；（5）因工作需要安排住宿的，請示公司領導同意后，由行政部具體負責安排客房。（6）業務洽談需用會議室的，應提前與行政部聯系說明，并負責安排；（7）因工作接待需送禮品的，由公司領導安排，公司行政部核實人數、按程序領取、發放。十一、印章管理規定（1）為規范公司印章使用，以利于公司發展，特制定本制度；（2）本規定所指印章是在公司發行或管理的文件以及憑證文書等與公司權利義務有關的文件上，需以公司名稱或有關部門名義證明其權威作用而使用的印章。主要是指印鑒：法人私章24、合同章、財務專用章等具有法律效力的印章；部門章；刻有公司部門名稱的印章，不具備對外法律效力；（3）公司印章的制定、改制與廢止需經董事長批準后由行政部發文頒布，同時，如有需要更換或廢止的印章應由印章管理使用部門迅速將印章交還行政部入檔；（4）公司印章遺失、損毀、被盜的情況下，印章管理者應迅速向行政部遞交原因報告書，行政部根據情況依本制度有關規定的手續予以處理；（5）行政部應建立印章登記臺帳。每個印章的起印、廢止、使用部門與管理者等詳細情況均應登記入臺帳，并將此臺帳永久保存； （6）每次蓋章（公章）必須有主管領導的批準，行政部根據情況填寫印章使用登記表，每次用印必須都有登記，寫明文件名、使用時間、批準人、經辦人等。代理使用要在備注中說明。董事長、總經理的私章使用要經本人同意方可用印，并在備注中特別注明；（7）公司印章的使用原則上由印章管理人負責。印章使用人必須嚴格控制用印范圍，并仔細核實印章使用是否獲準。用印完畢應將用印情況予以記錄。代理實施用印的人在用印后應將用印申請表交印章管理人審查，同時用印申請表上應有代理人簽字；（8）公章主要用于上報或下發的文件、員工外出的介紹信、證明、信函等；各部門上報的月度、年度計劃、報表，財務處信貸業務相關資料等；（9）用印必須遵循正確的方法：公司印章應蓋在文件正面。