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1、公司集團辦公物資配置與經費管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1.總則1.1目的規范辦公物資的管理，明確各崗位員工辦公物資配置標準，降低成本、促進資源的合理使用。1.2 適用范圍本標準適用于公司各部門。1.3 分類及定義1.3.1 分類辦公物資包含員工日常辦公所使用的辦公設備、辦公用品及辦公家具三類。1.3.2 定義辦公設備：指用于辦公室處理文件的設備，泛指使用年限至少一年以上且通電的設備。指電腦、打印機、復印機、投影儀、碎紙機、掃描儀等辦公自動化設備。辦公用品：指辦公室內常用的一些現代文具，如：簽字筆、水筆、2、鋼筆、鉛筆以及筆筒等配套用品。辦公用品按類別可分為管制品和消耗品，分類明細詳見附件。管制品非員工辦公必需品，為部門領用物資，如u盤、計算器、訂書機、剪刀等；消耗品為個人領用物資，如簽字筆、圓珠筆、筆芯等。辦公家具：包括指在辦公區域使用的工作家具。指辦公桌椅、會議桌椅、沙發、文件柜等滿足辦公的家具。1.4 原則1.4.1 歸口管理、分級控制1.4.2 統一采購、定期比價1.4.3 事前審批、臺賬管理1.4.4 費用分攤、勤儉節約2.管理職責2.1總公司行政部為辦公物資的歸口管理部門：2.1.1 負責管理規范的擬定、發布、統一宣貫、解釋與修訂；2.1.2 組織辦公物資供應商的統一選擇與管理，定期比3、價；2.1.3 負責公司常規辦公物資的統一采購、分發、調撥及臺賬的管理，負責參與辦公物資供應商的考察、選擇和管理，辦公物資的核價工作；2.1.4 負責審核各公司每月采購計劃合理性；2.1.5 定期或不定期組織辦公物資及臺賬的管理檢查。2.2 分公司行政部為各公司辦公物資歸口管理部門：2.2.1 負責管理規范在本公司的內部宣貫、解釋；2.2.2 負責本公司辦公物資采購計劃的申報、發放、費用控制及設備的維修與保養，并建立管理臺賬；2.3 行政部與物資部對接：對接辦公設備的詢價、比價；對接辦公設備的臺賬管理、日常維修；2.3.3 參與每季度辦公資產的盤點工作；3. 預算管理與計劃的申報3.1 預算管4、理辦公物資采購的預算費用應列入各公司預算，并符合年度預算計劃，超出預算部分不予申報，經各公司負責人審批確認后初步納入工作計劃。3.2 計劃申報3.2.1 辦公設備的計劃申報 當各公司有辦公設備的采購需求時，需填寫申購單，經行政負責人確認后統一將需求總公司行政部，由總公司行政部對照資產管理查驗是否有庫存可調撥，再決定是否進行采購。3.2.2 辦公用品的計劃申報各公司行政部于每月末統計各部門次月辦公用品需求，并進行估算，填寫部門次月采購單隨附辦公用品月度盤點表，經分公司負責人批準后作為次月采購計劃，于每月底28日前上報至總公司行政部。各公司當月臨時需要增加采購計劃外的辦公文具時，需向總公司行政部提5、出申請，嚴禁私自與供應商聯系采購，一經發現不予報銷。3.2.3辦公家具的計劃申報各公司有需求時，提前上報需求計劃至總公司行政部審批后進行采購。4. 采購4.1 供應商的選擇原則上由總公司行政部在合作供應商處采購，如有特殊需求而現有供應商無法提供的，可另行選擇供應商并經行三方比價后采購。此外，行政部門應定期詢價，原則上1季度內不少于1次。 4.2 采購的流程 4.2.1 辦公設備/辦公家具的采購流程有采購需求時，由行政人員填寫請購單 經行政負責人審核確認總公司行政人員進行查驗、調撥 - 總公司行政部審核確認 - 總公司行政進行采購 - 供應商送貨 - 物品入庫 - 月底時總公司統一發起“采購報批6、單” 。4.2.2 辦公用品的采購流程各公司于每月28日前提報次月采購單- 總公司行政部進行匯總、審核 - 供應商報價、備貨/網上采購 - 總公司行政部統一發起“采購報批單” - 供應商送貨/配送- 各公司驗貨入庫。5. 辦公物資的入庫管理5.1 辦公用品的入庫辦公用品采購至公司后，各行政人員應依據采購單上所列的名稱、規格、數量、單價、金額進行核對、清點，經驗收合格后，方可入庫。行政專員要嚴格把關，有以下情況時可拒絕驗收或入庫：（1）入庫物品與采購單上的采購物品不相符的；（2）不符合物品入庫要求的采購物品，如出現破損、原裝短少、接近或超過有效期等。5.2 辦公設備的入庫各行政專員填寫固定資產驗7、收單 總公司行政部進行固定資產編號 -使用人驗收簽字確認。新購辦公設備的相關保修卡等由行政專員進行統一保管，包括電腦、打印機、移動硬盤等，并及時錄入資產管理系統。5.3辦公家具的入庫各行政專員填寫固定資產驗收單 使用人驗收簽字確認 - 總公司行政部確認。6. 辦公物資的領用管理此處辦公物資的領用主要指辦公用品的領用，辦公自動化設備申請后無需再行領用手續。6.1.1 領用時間各部門由負責人負責辦公用品的領用，于每周三至行政部領用部門本周所需物資，其余時間不予辦理文具的領用手續。6.1.2 消耗品的領用在規定時間至各公司行政部領用消耗品，并填寫辦公用品領用登記表，再次領用時需以舊換新。6.1.3 8、管制品的領用管制品為部門共同使用品，統一由部門內勤申領和保管，員工有使用需要時可至各部門內勤處進行領用，并及時歸還。7. 辦公物資臺賬管理及盤點7.1 辦公設備/辦公家具的臺賬管理及盤點新采購的辦公設備/辦公家具，各行政人員需進行物資信息臺賬登記。每月初5號前將更新的物資臺賬發至總公司行政部備案。每季度總公司行政部開展物資臺賬管理的檢查、抽查事宜。7.2 辦公用品的臺賬管理及盤點各公司行政人員負責每月辦公用品的領用臺賬梳理。每月最后一日前，盤點辦公用品當月使用量、庫存形成盤點表，與物資部進行物資總量核對。7. 辦公物資的外借、歸還及遺失7.1 辦公物資的外借因工作等原因需長期借用公用的辦公自動9、化設備（如筆記本電腦、投影儀、數碼相機、錄音筆等）需填寫物品借用登記表，以記錄物品的借用及使用歸還情況，并需要按物品借用登記表中在規定時間及時完好歸還。7.2 辦公物資的歸還7.2.1員工離職員工離職時，退還公司原所屬部門的的管制品（如電腦、打印機、U盤、電話機等），行政人員需按領用記錄核對并辦理移交手續，未完成移交的不予辦理離職手續，若出現遺失需進行賠償。7.2.2 員工異動員工異動時，原則上不能帶走原所屬部門的辦公物資，如電腦、辦公家具等，如辦公物品需隨人員調撥，應由行政部進行物資流轉備注。7.3 辦公物資的遺失借出的物品或部門領用的管制品如出現遺失、損壞等情況，在事發時需要及時向行政部報10、告情況，損壞的應及時歸還行政部進行維修處理，遺失的且不能提供遺失時間及詳細情況則當由借用人按借用物品的折舊價值賠償，折舊價值以財務部數據為準。8. 辦公物資的維修與更新員工在工作中要愛護辦公設備，能維修使用的用品原則上不進行新購與更換，當發生故障時物品使用人或部門應及時向行政部報告設備出現的問題，進行辦公設備的維護與保養，并將每次維修問題進行記錄。9. 辦公物資的報廢管理當辦公物資的性能發生改變，不能正常使用且無法修復或維修成本高于其使用價值時，可申請報廢。由使用人發起申請，填寫資產報廢申請單，經部門負責人簽字后，在確認無法修復或維修成本過高后，報總公司行政部審批，同意后方可實施報廢。無回收利11、用價值或回收利用價值低于變賣收入的物資，應考慮變賣處理；無使用價值且無法進行變賣的物資，應適時清理，變賣后所得物資需交由財務管理部入帳。10. 辦公物資的庫房管理辦公物資的庫房應按不同類別、性能、特點和用途分類分區、分庫碼放，做到物品擺放干凈整齊。公司辦公經費管理制度1.總則1.1為加強公司內部管理，控制公司運營成本，經過多年運行，在公司原辦公經費管理的基礎上，結合公司實際情況，全面推行預算管理，特制定本制度。1.2本制度所指辦公經費為：各部門開展日常辦公所需的費用，包括辦公用品費用、交通費、電話費、復印費、傳真長話費等。1.3本制度適用于公司對各業務部門日常辦公所產生的費用的量化考核。1.412、若因公司管理體制與本制度相關聯的制度有改變時，本制度另行修訂。2.辦公用品、辦公經費的界定及使用標準2.1辦公經費范圍界定辦公經費包括：辦公用品費、交通費、電話費、復印費、傳真長話費、打印耗材費。本制度所指的辦公用品是指各部門為開展日常工作所需的，且達不到列入固定資產條件的所有物品。包括書寫工具、文件儲存、桌上用品、水票、打印耗材等。交通費是指不配備車輛的部門因開展業務需要，自行乘坐出租車、公交車發生的實際費用。電話費是指使用公司提供的辦公電話所產生的費用。復印費是指需要到公司辦公室復印資料所發生的費用。2.2辦公經費測算原則及標準2.2.1 因工作需要，自行乘坐出租車、公交車發生的費用，據實13、報銷，并計入部門交通費考核。2.2.2 電話費核定。電話費實行總額控制，公司核定各部門電話費以后，發生費用，以電信部門提供的實際費用為準。原則上每個部門自行進行話費的及時充值。由安全部統一負責的電話賬號由相關負責人進行通訊費用的及時充值。3辦公經費預算管理3.1辦公經費的核定公司根據各部門的工作性質、耗材預估情況、公司年度財務計劃等方面綜合考慮后，由行政部和財務部擬定本年度辦公經費使用計劃，經公司審批后執行。3.2涉及辦公經費管理過程的部門職責。行政部：負責辦公用品、辦公耗材的統一采購、入庫、發放、管理，采購必須向經公司評定的合格供貨方實施采購；負責統計核算各部門領用辦公用品的費用、復印費、交通費；電話號碼的開通及停機使用事宜。財務部：負責對辦公經費管理與預算制度的對接；對辦公用品采購、臺帳、各部門費用入賬等環節的監控；月末、半年、年終對辦公經費使用的核對。3.3辦公費按月按部門核定。公司各部門可在核定的辦公經費范圍內，根據部門實際工作所需對辦公用品進行領用。若因乘公共交通工具、采買特殊辦公用品發生費用的，憑發票填報銷單，按費用報銷程序進行報銷。所發生費用最終納入部門辦公經費進行考核。