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1、公司辦公室整體工作規范管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 辦公室管理制度第一章、公司保密制度第二章、印鑒管理制度第三章、檔案管理制度第四章、會議管理制度第五章、公文打印管理制度第六章、辦公用品管理的制度第七章、辦公室庫房管理制度第八章、接待和招待管理制度第九章、報刊及郵發管理制度第十章、計算機及網絡管理規定第十一章、機動車輛管理制度第十二章、門衛管理制度 第十三章、員工食堂管理制度第十四章、綠化管理制度第十五章、辦公室衛生管理制度第一章、公司保密制度為保守公司秘密，維護公司權益，特制定本制度。1、公司秘密是關系2、公司權益，依照特定程序確定，在一定時間內只限一定范圍內的人員知悉的事項。2、公司附屬組織和分支機構以及職員都有保守公司秘密的義務。3、公司保密工作，實行既確保秘密又便利工作的方針。4、對保守、保護公司秘密以及改進保密技術、措施等方面成績顯著的部門或職員進行獎勵。5、公司秘密包括本制度第二條規定的下列秘密事項：、公司重大決策中的秘密事項。、公司尚未付諸實施的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策。、公司內部掌握的合同、協議、意見書及可行性報告、主要會議記錄。、公司財務預決算報告及各類財務報表、統計報表。、公司所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息。、公司職員人事檔案，工資性、勞務性收3、入及資料。、其他經公司確定應當保密的事項。6、公司秘密的密級分為：絕密、機密、秘密三級。、公司經營發展中，直接影響公司權益和利益的重要決策文件資料為絕密級。、公司的規劃、財務報表、統計資料、重要會議記錄、公司經營情況為機密級。、公司人事檔案、合同、協議職員工資性收入、尚未進入市場或尚未公開的各類信息為秘密級。7、屬于公司秘密的文件、資料，應當依據本制度第七條的規定表明密級，并確定保密期限。8、保密措施：屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，由總經理辦公室或主管副總經理委托專人執行，采用電腦技術存取、處理、傳遞的公司秘密由電腦部門負責保密。對于密級文4、件、資料和其他物品，必須采取以下保密措施：、非經總經理或主管副總經理批準，不得復制和摘抄。、收發、傳遞和外出攜帶，由指定人員擔任，并采取必要的安全措施。、在設備完善的保險裝置中保存。9、屬于公司秘密的設備或者產品的研制、生產、運輸、使用、保存、維修和銷毀，由公司指定專門部門負責執行，并采用相應的保密措施。10、在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的，應當事先經總經理批準。11、具有屬于公司秘密內容的會議和其他活動，主辦部門應采取下列保密措施：、選擇具備保密條件的會議場所。、根據工作需要，限定參加會議人員的范圍，對參加設計密級事項會議的人員予以指定。、一招保密規定使用會議設備和管理會議文件。、5、確定會議內容口頭傳達及傳達范圍。12、不準在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準在公共場所談論公司秘密，不準通過其他方式傳遞公司秘密。13、公司工作人員發現公司秘密已經泄露或者何人泄露時，應當立即采取補救措施并及時報告總經理辦公室，總經理辦公室接到報告，應立即作出處理。第二章、印鑒管理制度 為規范公司印鑒管理與使用，防止有損公司利益事件的發生，確保公司安全，特制定本制度。1、企業印鑒由總經理辦公室主任負責保管。2、企業印鑒的使用一律由分管廠長簽字許可后，管理印鑒人方可蓋章，如違反此項規定造成的后果由直接負責人員負責。3、企業所有需要蓋章印鑒的介紹信、說明及對外發送公文，應統一編號，以備查詢，存檔6、。4、企業一般不允許開具空白介紹信，證明，如因工作需要或其它特殊情況確需開具時，必須經分管廠長批示簽字方可開出，持空白介紹信外出工作回來必須向企業匯報其介紹信的使用情況，未使用的必須交回。5、蓋章后出現的意外情況由批準人負責。第三章、檔案管理制度 為規范企業檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。1、歸檔范圍：企業的規劃、年度計劃、統計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協議、合同、項目方案、通告、通知等具有保存價值和必要的文件材料。2、檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據7、齊全完整，密級檔案必須保證安全。3、檔案的借閱與索取：、總經理、分管廠長、辦公室主任借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續，直接提檔；、企業其他人員需借閱檔案時，要經分管廠長批準，并辦理借閱手續；、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經理批準方可摘錄和復制，一般內部檔案由辦公室主任批準方可摘錄和復制。4、檔案的銷毀、任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀企業檔案材料。、若按規定需要銷毀時，凡屬密級檔案必須經總經理批準后方可銷毀，一般內部檔案，須經企業辦公室主任批準后方可銷毀。、經批準銷毀的企業檔8、案，檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監督銷毀。第四章、會議管理制度 為規范公司會議管理，提高會議質量，降低會議成本，特制定本制度。會議分類：總經理辦公會、公司中層干部會、公司年度總結會議、生產、行政調度會、公司職代會、生活委員會會議、公司臨時會議1、總經理辦公會、會議組織：總經理辦公室、會議主持人：公司總經理、會議參加人：公司廠長以上領導、會議內容： 總經理進行工作研究、安排部署。、會議記錄：總經理辦公室、會議時間、地點：根據需要具體安排。2、公司中層例會、會議組織：總經理辦公室、會議主持人：總經理或公司廠長、會議參加人：公司分管廠長以上領導及全體中層干部。、會議內容：聽取各部門工作的9、匯報，對當前工作進行討論研究，并尋找解決辦法。對工作中出現的問題及時跟蹤改進，對工作中的失誤與問題找出原因并及時改正、總結，部署下步工作任務。、會議記錄：公司辦公室3、公司年度總結會議（公司全體員工會議）、會議組織：公司辦公室、會議主持人：公司分管廠長、會議參加人：公司全體人員、列席人員：根據需要通知相關與會人員、會議內容：宣讀文件、對公司有突出貢獻的員工表彰獎勵、優秀員工、干部代表發言、總經理對公司全年度總體情況進行總結，并對下年度工作進行部署安排、會議記錄：總經理辦公室、會議時間一般年末或次年初，地點另行通知4、生產、行政調度會、會議組織：公司生產、行政廠長、會議主持人：公司生產、行政廠長10、或指定人員、會議參加人：生產、行政主管以上領導、會議內容：日常工作匯報、通報工作進度、會議記錄：行政由行政部文秘、生產由生產部文秘記錄、會議時間、地點、行政會每周六召開，地點在行政部、生產調度會時間另定，地點在學習室5、公司職代會、會議組織：公司辦公室、會議主持人：公司總經理或公司分管廠長或其指定人員、會議參加人：公司廠長以上領導、職工代表、會議內容：對公司發展、當前工作中存在的問題，提出合理化建議或改進建議、會議記錄：總經理辦公室、會議時間：一般每年季度末，時間另定6、公司臨時會議、會議組織：公司主管以上領導、會議主持人：公司總經理或分管廠長指定人員、會議參加人：根據具體情況通知相關人員、會11、議內容：處理臨時發生的各種緊急、突發事件、臨時性工作、會議記錄：總經理辦公室7、會議記錄的管理：會議紀要除生產、行政調度會、生活委員會會議、公司臨時會議外由總經理辦公室記錄并存檔。第五章、公文打印管理制度 為使企業公文處理工作規范化、制度化、科學化，提高公文處理的工作效率和公文質量，特制定本制度。1、企業公文的打印工作由辦公室負責。2、各科室打印的公文或其它資料須經辦公室主任簽字安排打印。3、企業各部、室所有打印公文、文件，必須一式三份，交辦公室留底存檔。第六章、辦公用品管理的制度 為加強辦公用品管理，規范辦公用品領用程序，提高利用效率，降低辦公經費，特制定本制度。1、 每月月底前，各部、室負12、責人將該部門所需要的辦公用品制定計劃提交辦公室。2、 辦公室指定專人制定每月辦公用品計劃及預算；經分管廠長審批后負責將辦公用品根據實際工作需要有計劃的分發給各個部、室。由部門主管簽字領回。 3、 除正常配給的辦公用品外，若還需要用其它用品的需經辦公室主任批準方可領用。4、 企業新聘工作人員的辦公用品，辦公室根據部室負責人提供的名單和用品清單，負責為其配齊，以保證新聘人員的正常工作。5、 負責購發辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質優、庫存合理、開支適當、用品保管完好。6、 負責購發辦公用品的人員要建立賬本，辦好入庫、出庫手續。出庫一定要由領取人員簽字。7、 辦公室對辦公用品的配發13、要做到按章辦事，周到服務、及時供應。第七章、辦公室庫房管理制度 為加強辦公室庫房管理，確保庫房的物資安全，更有效的提供服務，特制定本制度。1、庫房物資的存放必須按分類、品種、規格、型號分別建立帳卡。2、采購人員購入物品必須附有合格證及入庫單，收票時要當面點清數目，檢查包裝是否完好，如發現短缺或損壞、應立即拆包清點數目，實物與入庫數量，規格不符時，庫房保管應向交貨人提出并通知辦公室主任。3、物資入庫后，應當日填寫帳卡4、嚴格執行出入庫手續，物資出庫必須填寫出庫單，經辦公室主任批準后方可出庫。5、庫房物資一般不可外借，特殊情況須由總經理或副廠長批準后，辦理外借手續。6、嚴格管理帳單資料，所有賬冊、14、帳單要填寫整潔、清楚、計算準確，不得隨意涂改。7、庫房內嚴禁吸煙，禁止無關人員入內，庫內必須配備消防設施，做到防火、防盜、防潮。第八章、接待和招待管理制度為加強來客接待管理，規范來客接待工作，保障企業正常的來客接待需要，控制不必要的開支，特制定本規定。1、接待歸口：、公司接待工作統一由辦公室歸口負責并組織實施。、各部門若有接待任務應與辦公室聯系，視情況由經辦部門或辦公室負責落實。 2、接待規格：、省、市一級政府重要領導、項目合作方領導、外商等來賓，視情況由總經理、分管領導及相關部門人員負責迎送和接待。、投資項目當地政府職能部門、媒體、企事業單位來賓，由分管領導及相關部門人員迎送（視具體情況由總15、經理決定）。、國內其他參觀考察的團體和個人，原則上由辦公室負責安排。并根據具體情況安排相關部門負責人接待。、對重要或特殊的接待任務，由辦公室編制接待計劃，報請總經理批準后實施。3、就餐安排：、公司招待用餐原則上安排在辦公地點餐廳，特殊來賓經批準后，方可安排外出招待。、上述（2.）條由辦公室根據用餐標準并填妥業務招待申請單并經總經理批準后，由辦公室負責安排就餐或安排外出用餐。上述（2.）、（2.）條由具體接待部門填妥業務招待申請單，經批準可后在辦公地點餐廳招待客飯或外出就餐。上述（2.）條由辦公室提出用餐標準并填妥業務招待申請單經批準后安排就餐。4、用車和住宿、市內賓客來訪原則上不派車接送，外省16、市賓客經領導批準可由公司辦公室派車接送。、凡外省市賓客來訪需由公司安排住宿的，由辦公室統一安排，其他各部門不得自行安排。5、會務接待、公司的綜合性會議由辦公室負責主辦會務，并提出費用開支預算，報總經理批準后執行，相關部門負責協辦。、一般專業性會議由有關專業部門提出會務安排和接待，并提出費用開支預算報總經理批準后執行，辦公室負責協助工作。6、饋贈紀念品（禮品）的管理、辦公室負責饋贈紀念品（禮品）計劃的編制（包括數量、價格、選型），并根據總經理批準后的計劃負責采購、發放。、紀念品（禮品）須經部門領導提出書面申請，經批準后方可向辦公室領取。 、重要賓客和重要會議的饋贈禮品由經辦部門提出書面報告，經總17、經理批準后作特殊處理。、參加會議的本公司人員以及接待和會務工作人員一律不準領取紀念品和禮品。7、出差招待 、對于一般性的出差，采取伙食補貼的辦法，公司不負擔餐飲等方面的報銷。 、對于特殊性的出差，且必須招待業務方時，出差人須將招待事宜報請上級領導審批，獲準后方可報銷。8、費用的管理 、應本著堅持勤儉節約、反對鋪張浪費的原則，嚴格控制招待費用的開支。 、如遇大型接待或會務工作，要事先提出費用計劃，經總經理批準后方可在計劃內使用。如有突破，應提出充分的理由予以追加。、要盡量減少應酬活動，本單位參加會議、接待和會務工作人員應經領導批準。、辦公室負責對公司的招待費用總額的預算編制和執行控制。就餐標準 18、用餐標準來賓級別10元/人50元/人80元/人一般性的業務聯系一般性的參觀學習、交流投資項目當地政府職能部門省、市級政府職能部門重要來賓、外商重要來賓、外商注： 在“來賓分類”中未列入者，可比照同類情況執行。 如情況特殊而需提高標準的，應提交總經理批準。 陪同規定：客飯一律不陪同用餐；如需陪同，應由總經理批準。 客飯一律不上飲料。第九章、報刊及郵發管理制度1、報刊每半年按照企業的要求做出訂閱報刊計劃及預算，辦公室指定專門負責辦理有關訂閱手續。2、辦公室指定專人每日負責將報刊取回并進行處理、分類、登記，并分別送到有關部門，有關部門處理后，一周內交回辦公室由專人統一保管、存檔查詢。3、任何人不得隨19、意將報刊挪作他用，若需處理，需經辦公室主任批準。4、企業辦公室負責為各部室郵發信件、郵件。6、所有公發信件、郵件一律不封口，由收發員登記，統一封口，負責寄發。7、控制各類掛號信。凡因公需掛號者，需經各部室主管批準，辦公室登記后方可郵發。第十章、計算機及網絡管理規定為了確保企業計算機及網絡的安全、穩定、高效的運轉，合理使用計算機網絡資源，保證企業生產、辦公的需要，特制定本規定。1、計算機及網絡管理由辦公室具體負責。2、本規定所涉及的計算機網絡設備包括計算機、網絡設備、網線、打印機及其它相關設備。3、企業計算機網絡管理員，其職責為：、負責計算機應用的長遠規劃。、根據企業計算機網絡設備情況，負責機器20、及外設、備件的采購申請。、與各部室、車間配合，指導計算機技術培訓及相關人員上機操作。、對企業計算機及外設的狀況進行不定期檢查，及時發現和解決問題，負責計算機及網絡設備的正常使用、維護。、負責企業計算機所用軟件及隨機檔案資料附件的保管。、負責企業計算機數據備份。、負責企業計算機信息安全及有關密碼的保管。、負責計算機及網絡的防病毒方案的計劃及批準后的實施。、負責計算機及網絡的使用狀況、維護、檢測、檢修記錄。第十一章、機動車輛管理制度為加強企業機動車輛管理，提高用車效率，降低用車成本，減少管理脫節現象，特制定本制度。1、企業全部車輛行政劃歸司機班管理，辦公室主任負責使用審批調配。2、車輛由專職司機駕21、駛，專職司機每周不定期對車輛檢查及保養，確保車輛安全。3、車輛保險等有關資料統由辦公室保管。4、各部門需要使用車輛時，提前一天填妥用車申請單，經部門負責人簽字后報辦公室主任審批，特殊情況除外。5、各部門派車交貨、洽談業務時，應執行下列規定：、車輛僅供運送企業物資及執行公務專用。、車輛原則上不得運載任何與業務無關的人員或物品，特殊情況除外。、車輛出車前必須進行安全檢查。6、車輛工作任務結束后應停放在企業指定場所，并將車、窗鎖好。第十二章、門衛管理 為規范公司的進出人員、物品和車輛的管控，明確門衛的職責，確保公司的安全，特制定本規定。 1、門衛管理由辦公室具體負責。2、門衛人員基本要求：、門衛人員22、必須是可信可靠、忠于職守、工作認真負責、身體健康的男性員工.、門衛人員應能自覺遵守制度紀律，秉公辦事，不徇私枉法.、門衛人員應具備一定的文化禮儀知識、安全防范知識、與人溝通的能力。3、門衛行為規范：、門衛應堅守崗位，認真做好傳達工作，指揮、檢查、核對進出車輛、人員和物品。、門衛值班時應穿戴統一制式服裝，保持整潔。、門衛招呼來賓時，言語應隨和，禮貌熱情。、門衛人員值班時間不得做私事或進行其它任何形式的娛樂活動。、門衛人員夜間值班時不準脫崗、睡覺，每半小時對廠區要害部位巡查一次。、門衛人員值班時間禁止吸煙、喝酒。、門衛人員不可接受任何人的禮物、其它物品和金錢。4、門衛值班工作包括傳達工作，單位大門23、24小時值班，對人員、貨物、車輛的進出登記、檢查管理，夜間廠區巡邏、廠區安全防范及辦公室布置的其它工作。5、門衛夜間值班應做好單位內外通訊聯絡工作，出現異常情況及時報告值班領導。6、單位員工上班時間一般不因私事會客。如遇特殊情況，客人必須見我單位員工，應由門衛負責傳呼，單位員工在廠外解決問題后立即進廠。7、單位來賓聯系業務時，由門衛人員負責與對口部門聯絡，確認后來賓填寫來訪登記表.出廠時，來賓在登記表上填寫出廠時間。第十三章、員工食堂管理制度為提高員工食堂的整體水平，為員工提供衛生、舒適、優質的用餐環境和氛圍，維護和確保員工的身體健康，特制定本制度。1、采購與儲存管理：、嚴把采購質量關，不得采24、購霉變、腐敗、蟲蛀、有毒、超過保質期或法律禁止的食品。、采購大批主食或副食時，要求供貨單位提供衛生許可證，以便查檢，不得購買三無產品。、把好采購驗收關，嚴禁腐爛、變質的原料入庫，以免食物中毒。、堅持實物驗收制度，做好成本核算。做到日清月結、賬務相符，每周盤點一次，接受員工監督。、食堂的一切設備、餐具、食品均需有登記、有賬目。、嚴格執行食品衛生制度，對存放的各類食品實行“隔離”，以免食品串味、走味或變質。、食堂庫房整齊清潔，分類存放，防鼠防潮。、食品存放冰箱或冰柜時間不宜過長，嚴禁銷售隔夜飯菜。2、衛生管理：、食堂工作人員的個人衛生管理：要做好個人衛生，勤洗手，勤剪指甲，勤洗澡，勤換洗工作服。不25、得留長指甲、染指甲，工作時不得佩戴首飾。工作時要穿戴白色工作服、工作帽，分菜員或食堂打菜人員要戴口罩，不得用工作服或圍裙擦手、擦臉。每半年進行一次健康檢查，無健康合格證者，不準在食堂工作。、食堂環境衛生管理：要經常清掃廚房、食堂，保持干凈、衛生的環境。食品餐具消毒要由專人負責，并嚴格執行“一洗二刮、三沖、四消毒、五保潔”規定。其他用具、容器、抹布也要經常消毒。食堂在檢、洗食品時所產生的廢棄物要按規定存放，用餐后的剩菜剩飯要存放于專用的污物桶內，并加蓋，由專人處理，做到垃圾污物日產日清，防止再次污染。嚴禁非工作人員進入操作間。、食堂食品衛生管理：嚴格分開使用生熟食及用具，做到“雙刀”、“雙墩”、26、“雙碗”，專具專用，餐具、用具用完隨時清洗，每天消毒一次。對采購的主副食品和調味品要嚴把驗收入庫關，保證發霉變質食品不入庫，保管好入庫食品，發現霉爛變質等問題時要隨時處理。3、工作餐供應管理：、食堂為公司員工提供中、晚餐，要求在規定的開餐時間內保證供應，并保熱、保鮮。、食堂擬定每周飯譜，做好充足的準備、熱情、禮貌地接待員工就餐。、食堂負責為每位員工提供餐具，用餐完畢由員工送到指定地點，由食堂人員進行刷洗、消毒。、食堂工作人員在員工用餐后進行大清理，使桌、椅、餐具整潔有序，除就餐外，還可供員工休息。、每月月底，食堂管理人員制作出“月度用餐統計表”，作為下月采購的依據第十四章、綠化管理制度為美化辦27、公區域化境，明確公司綠化管理，特制定本制度1、 公司內除道路和用水泥覆蓋的地面外，其余空地均種植不產生花絮、花粉的灌木和草坪，盡量減少露土地面。2、 辦公室后勤設專人對公司的綠化進行管理和維護。3、 定期修剪灌木和草坪、定期清除雜草、定期施肥、定期采用安全有效的方法除滅害蟲。4、 公司員工要愛護綠化，不得攀折樹木、踐踏草坪、損壞綠化，綠化地帶不得堆放物品。第十五章、辦公室衛生管理制度 為保證大家擁有一個干淨、整潔、舒適的辦公環境，提高工作質量和單位形象，特規定如下1、職工區域衛生：、每位職工上班前5分鐘打掃自己辦公區域衛生，整理文件，保持辦公桌整潔，下班后清理當天的垃圾； 、每月擦洗一次自己使用的電腦主機及鍵盤，愛護電腦。、不在辦公室墻壁亂懸掛、張貼什物。2、公共衛生維護：每天由衛生管理員清理辦公區公共衛生，并定期對辦公室進行消毒，每一位工作人員應予以配合、維護。、做到紙屑入簍、地面清潔。、職工不得在辦公室內抽煙，保持空氣清新。、上洗手間先打開排氣扇，保持空氣流通；事后自覺沖洗。、不亂倒茶水，更不能將用水滴到地上。上述條款由綜合辦公室監督執行，實行評分制，并進行不定期檢查，如發現有未執行者，初次予以提醒、告知；再次違者予以處罰。