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1、公司辦公室日常工作管理規范制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 總 則1. 為加強公司管理,維護公司良好形象,特制定本規范,明確要求, 規范行為,創造良好的企業文化氛圍。2. 本規定所指行政事務包括服務規范、辦公秩序、辦公室衛生規章制 度、辦公室用電安全、檔案管理、印鑒管理、辦公用品管理、等。第一條 辦公秩序(一 基本準則1. 不得大聲喧嘩、打鬧,不許利用計算機、 CD 等高聲播放音樂或歌 曲而影響他人工作, 也不許談論與工作無關的事及公開對公司內部 和外部人員發表直接或間接的評論或牢騷;2. 個人通訊方式要留存公司2、,如有變動及時通知行政部門進行更新, 若有急事須及時回復,以免耽誤工作;3. 保持辦公區域環境清潔:不得在辦公區域內吸煙; 不得在辦公區內 堆放紙箱、書籍、或其他雜物;不亂扔雜物、隨地吐痰;不得在辦 公區內用餐;保持電話、電腦等辦公設備清潔;不得在室內擺放與 工作無關的物品,下班前保持桌面整潔、座椅歸位。4. 不得在公司的電腦上玩游戲(包括下班后;5. 不得在工作時間進行網上聊天或瀏覽、下載與工作無關的內容;6. 未經許可,不準隨意翻動、閱覽他人辦公桌上的文件;廢棄的文件 應及時銷毀,機要傳真內容不得隨便傳閱泄密;7. 不得利用公司網絡資源轉發任何形式的垃圾郵件;8. 工作期間私人手機一律調整3、為震動或無聲, 不得在辦公區接打私人 電話,確有需要時間在非辦公區接打私人電話不得超過 10分鐘。 禁止利用公司電話接打私人電話;9. 飲食:叫餐時間為自下班前半小時起, 就餐時間為 12:30-13:30; 下 午 18:30-19:15; 外賣送到時, 一律到前臺付款領取, 不允許不相干 人員進入辦公區內。 自備食物的同事在下班休息時間按先后順序使 用微波爐進行加熱, 熱好自己的后把下一份食物放入微波爐內并通 知其主人。最后一位使用微波爐者關閉電源。10. 不得利用工作時間和 /或公司設備干私事;11. 不得賭博、不得聚眾鬧事、不得使用侮辱語言;12. 下班后,最后離開工作區的同事負責檢查4、并關閉電源(電燈、電 腦、空調等設施,關好門、窗;13. 辦公區內嚴禁焚燒雜物或使用明火,不能自行安裝或亂拉電線, 防止失火;14. 未辦理相關手續,不得將公司財產、記錄或其他物品帶出; 15. 來客、來訪的接待必須在辦公時間內進行,未經特許,非辦公時 間不得帶外人進入辦公室。16. 在辦公區內員工手機應調整為震動狀態,避免個性鈴聲打擾其他 人員工作。17. 辦公臺(桌面每日下班前各自進行整理保持臺(桌面整潔、 衛生,辦公用品擺放整齊。(二服務規范1. 儀表:員工衣著應合乎企業形象,原則上員工穿著及修飾應穩重大 方、整齊清爽、干凈利落、服裝整潔、完好協調、悅目(不能穿拖 鞋、女士不能穿短褲、掉5、帶裝、睡衣、超短裙等;男士不能頭發太 長、長指甲、面容不清潔等等2. 微笑服務:在接待公司內外人員的垂詢、要求等任何場合,應注視 對方,微笑應答,切不可冒犯對方;3. 用語:在任何場合應用語規范,語氣溫和,音量適中,嚴禁大聲喧 嘩;4. 現場接待:4.1遇有客人進入工作場地應禮貌勸阻,上班時間,辦公室內應保證 有人接待;4.2原則上公司不允許在辦公室接待親友。如特殊情況,經部門主管 同意, 可在不影響公司正常業務的情況下, 在接待室或會議室進行。 5. 電話接聽:接聽電話應及時,一般鈴響不應超過三聲,如受話人不能接聽, 離之最近的職員應主動接聽,重要電話作好接聽記錄(包括何時, 何地,是誰、什6、么事情、回復時間等,嚴禁占用公司電話時間太 長。第二條 考勤和休假制度為規范員工的作息、提高工作效率。達成工作目標,公司全體員 工都要遵守公司的考勤和休假制度,詳見考勤和休假制度第三條 辦公室衛生規章制度1. 值日人員負責 辦公室 當天的保潔工作。2. 值日人員上午應提前半小時上班,離開 辦公室 時,下班時,應仔細檢 查電器電源是否關閉:如飲水機、打印機、空調、燈、窗戶等,網 絡路由器、電話(網購負責等。鎖好門窗,防止火災、防雨和失 盜。最后離開公司的同事負責全面檢查一遍后方可離開。3. 堅持每日輪流清掃 衛生 制度,做到地面、桌面、柜上、窗臺上清潔、 整齊、窗明幾凈。4. 室內不許存放垃圾,7、及時把垃圾倒入通道。5. 各位員工自已的辦公用品和各種用具存放整齊有序,不準在室內和 走廊堆放物品、燃燒廢紙、亂貼亂畫。6. 辦公室工作人員要講究衛生,養成良好的衛生習慣,保持辦公室內 外清潔美觀,創造良好的工作環境。7. 辦公室安排人員輪流值日,每日一小掃,每周一大掃,形成制度, 堅持長久。8. 辦公室人員有義務提醒外來人員:不準隨地吐痰, 亂扔紙屑、 煙頭、 瓜果、皮核,禁止從窗戶往外吐痰倒水、亂扔雜物。第四條辦公室用電安全1.公用區域用電安全計算機、電燈、空調要做到人在才開,人走就關。下班后請自覺將辦公室電燈關閉。2.公共電器用電安全復印機、打印機等電器用完以后請自覺關機,防止意外事件發8、生,同時節約用電,節省能源。3.個人用電存在問題及安全使用下班后,計算機關機,顯示器關閉;中午休息時請將顯示器關閉;請保持電源插座附近的清潔、遠離水源。第六條檔案管理1.歸檔范圍:公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協議、合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料。2.檔案管理要指定專人負責,明確責任,保證原始資料及單據齊全完整,密級檔案必須保證安全。3.檔案的借閱與索取:3.1總經理、副總經理、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續,直接提檔;3.2公司其他人員需借閱檔案時,要經主管副總9、經理批準,并辦理借閱手續。3.3借閱檔案必須愛護,保持整潔,嚴禁涂改,注意安全和保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。如確屬工作需要摘錄和復制,凡屬密級檔案,必須由總經理批準方可摘錄和復制;一般內部檔案經總經理辦公室主任批準方可摘錄和復制。4.檔案的銷毀:4.1任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料;4.2若按規定需要銷毀時,凡屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀;一般內部檔案,須經公司辦公室主任批準后方可銷毀。4.3經批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單,由專人監督銷毀。第七條印鑒管理1.公司印鑒(公章由總經辦負責保管。2.公司印鑒的使用一律由副總經理或總經理簽字許可后10、管理印鑒人方可蓋章,如違反此項規定造成的后果由直接責任人員負責。3.公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文,應統一編號登記,以備查詢、存檔。4.公司一般不允許開具空白介紹信、證明,如因工作需要或其它特殊情況確需開具時,必須經主管副總經理簽字批條方可開出。持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報其介紹信的用途,未使用的必須交回。5、公司財務章由財務保管,只限于財務部處理財務事物使用。6、公司業務章由總經理指定專人管理,只限于業務往來事物處理使用。7、公司人事章由行政人事部保管,只限于處理人事行政事物使用。8.蓋章后出現的意外情況由批準人負責。第八條辦公用品管理制度1. 目的為規范辦公11、用品的管理,特制訂本制度。2.辦公用品種類本制度稱辦公文具分為消耗品、管理消耗品及管理品三種:2.1 消耗品:鉛筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、筆記本、復寫紙、卷宗、標簽、便條紙、信紙、橡皮擦、夾子、打印油、原子筆、書釘等。2.2 管理消耗品:簽字筆、白板筆、熒光筆、涂改液、電池等。2.3 管理品:剪刀、美工刀、釘書機、打孔機、大型機、大型削筆器、算盤、鋼筆、打碼機、姓名章、日期戳、計算機、印泥、打印臺等。3.辦公用品的管理辦法3.1 辦公用品分為個人領用與部門領用兩種。“個人領用”系個人使用保管用品,如圓珠筆、橡皮;“部門領用”系本部門共同使用用品如打孔機、大型釘書機、打12、碼機及工程部專用辦公具。3.2 消耗品可依據歷史記錄(如以過去半年耗用平均數、經驗法則(估計消耗時間設定。3.3 領用管理基準(如圓珠筆每月發放一支,并可隨部門或人員的工作調整發放時間。3.4 管理消耗品文具應限定人員使用,自第三次發放起,必須以舊品替換新品,但消耗品不在此限。3.5 管理性辦公用品列入移交,如有故障或損壞,應以舊品換新品,如遺失應由個人或部門賠償或自購。3.6 辦公用品的申請應于每月二十五日由各部門提出“辦公用品申請單”,交行政部匯總,次月一日發放。但管理性辦公用品的請領不受上述時間限制。3.7 行政部辦公用品領用時分別登記,并控制文具領用狀況。3.8 辦公用品嚴禁取回家私用13、。3.9 采集人員可向辦公用品批發商采購,必需品、采購不易或耗用量大者應酌量庫存,特殊辦公用品辦公室門無法采購者,可以經辦公室門同意授權各部門自行采購。3.10 新進人員到職時由各部門提出辦公用品申請,向辦公室請領辦公用品,并列入領用卡,人員離職時,應將剩余辦公用品一并繳交辦公室。3.11 印刷品(如信紙、信封、表格除各部門特殊表單外,其印刷、保管均由辦公室統一印刷、保管。辦公用品管理流程圖需求計劃匯總行政部統計各部門 4. 名片管理4.1公司名片格式統一由行政部委托供應商印制。4.2公司總經理、副總經理名片使用凸字效果印刷,其他人員名片使 用雙面普通版印刷。4.3名片申請需提交部門經理審批后14、,由行政助理統一安排制作。 4.4名片制作至少以文檔形式提前三天申請, 申請內容需注明:部門、 職位、手機號碼、坐機號碼;4.5新員工入職半月后方可印刷名片。4.6職位變動重新印制、員工離職等情況,需將剩余名片交回人力資 源行政部,統一處理。第九條 會議制度1. 目的為進一步規范公司會議管理, 做好上情下達和下情上報工作, 實現公 司信息資源在各部門之間快速有效傳遞, 確保會議內容及議定的事 項得到有效落實,以便有效地提升公司運營水平,特制定本制度。2. 公司會議類型公司各種例會召開時間、地點及主持人和參會人員表 (如有其它臨時召開會議或時間變動,請以臨時通知為準3. 會議議題3.1每次開會都15、要有主題, 主會人召開專題會議, 傳達公司會議精 神,講評部門工作要點及存在問題,落實各項管理措施,幫助下屬 解決工作中遇到的困難和問題,并對下一步工作進行指導。 3.2各部門根據實際情況, 由各部門經理決實是否邀請財務、 人事等其他部門同事或公司領導參加例會。4. 會議要求4.1做好會議記錄。4.2會議紀要在會議召開 2天之內形成書面材料, 并上傳公司共享 文件夾中, 以便各部門學習與落實會議精神, 以使大家共同遵守執 行。4.3會議組織部門應提前做好會議資料 (如會議議程議題、 提案、 匯報材料、計劃草案、決議決定草案、參會人應提交資料等準備 的組織工作;4.4每次會議都要有明確的主題和需16、要解決的問題, 并圍繞此召開 會議,不可以在會議時間討論與此無關話題。5. 會議紀律5.1書記員認真記錄會議紀要,如實按會議制度記錄會議內容,參會 缺席、遲到等情況。5.2各部門參會人員必須準時,不缺席,遲到一分鐘罰款 10.00 元。 5.3經理出差時,會議由副經理代理出席。5.4與會人員一般不得缺席或指定他人代表,確因個人緊急事務需要 請假的,須向會議主持人請假,同時指定專人代為履行職責。5.5會議由人事行政部、總經辦協助組織。5.6會場內關閉手機或調至震動。開會期間安排專人在外接聽電話, 如無緊急事情,會后由當事人回復來電者,如有緊急事情,需經主 會人允許再外出接聽電話;會議期間參會者不17、喧嘩、不竊竊私語, 特殊情況會場外聯絡,如有違反此規則,第一次口頭警告,第二次 罰款 10元,第三次罰款 20元,以此類推。6. 會后事項6.1會議使用者應自覺保持會議室的清潔衛生,會議結束后,應將電 燈、空調等設備電源關閉,同時清理雜物、椅子歸位,保持室內衛 生整潔、設施完好。6.2會議記錄為公司的機要檔案,保管人員不得擅自外泄。其調閱應 嚴格按公司文檔管理制度和保密制度的有關規定執行。6.3會議力求實效。會議議定的事項、布置的工作任務、提出的辦法 措施, 會議負責人要指定專門的人按照落實要求進行跟進, 層層進 行傳達貫徹,務必使執行人明確是什么、為什么、怎么做,對經常 性工作要用制度的形式確定下來,力求每次會議都有具體的成果;第十條附則1. 本制度自 年 月 日起落實執行。2. 會議紀要格式(1時間;(2地點;(3參會人員;(4議題;(5內容。