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1、公司財務費用報銷及資金審批流程規范制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 財務費用報銷制度及實施細則為規范公司各種開支費用報銷及付款程序，加強公司財務管理，控制成本，切實保障公司利益，根據資金審批制度和費用預算制度，特制定公司費用報銷制度及實施細則。第一部分：關于報銷的審批流程及原則一、 報銷流程1、一般的報銷流程（預算范圍之內或有經審批的費用） 經辦人申請本部門主管審核分管副總審核財務負責人審核總裁審批出納支付2、特殊的報銷流程（預算之外或沒有經審批的費用） 原則上預算之外或沒有經審批的費用是不予以報銷支付的，如確屬2、公司正常經營和發展需要而發生的開支，可按以下流程報批：經辦人填制單據并補申請報告本部門經理（或上級主管）復核分管副總審核總裁審批財務負責人審核出納支付二、 審批原則1. 費用報銷需經辦人的主管領導批準，不得自行批準自己的報銷費用。2. 不得逾越流程，不得未經直接領導及財務人員審批，直接提交公司總裁審批。3. 出納必須憑簽名完整的報銷單支付相關費用，一旦發現違規操作，如造成經濟損失，由出納及相關人員承擔連帶責任。三、 報銷、審批及審批的責任經辦人報銷人：因公辦理業務時應向對方索取相應的原始單據，經濟業務發生后應及時準確的填寫報銷單據，對經辦的經濟業務及提供的原始單據的真實性負有直接責任，并有責任3、及時向財務人員提供其審核所需的相應文件或資料。部門負責人：對本部門發生的經濟業務進行確認及對經辦人提供的原始單據進行審核，對報銷業務負有直接審核責任，并有責任協助財務人員的審核工作。分管副總：對所負責的部門費用進行全面管理，在授權范圍內審批所管轄的費用報銷。財務人員：審核報銷的經濟業務是否符合相應的規定，審核報銷所提供的原始單據是否符合相應的要求審核報單據中是否按要求填寫相應的項目和內容。對不符合要求的報銷單據、原始單據及填寫不規范的行為提出相應的處理意見。總裁： 對費用進行最終審批。第二部分：報銷原則1. 預算內的費用方可直接報銷。2. 所有的報銷均遵循“誰支出、誰報銷”的原則，嚴禁假借他人4、的名義報銷自己費用的行為。3. 嚴禁報銷虛假費用的行為。4. 無預算或預算外的費用報銷須經總經理批準后方可列支。5. 每辦一次業務，應該填寫一張報銷申請單（差旅費除外）。業務招待費用、物資采購、餐費不論金額大小，一律每發生一次填寫一張。籠統地在報銷單上寫上“月”的費用的，或多次業務單據分不清的，財務部有權不予受理。6. 所有費用開支，應“先申請、后開支、再報銷”的流程，財務人員應根據預算來審核和支付。相關預算外費用在發生費用前，應該先書面請求總裁，得到批準后才可以發生相關費用，堅決杜絕“先斬后奏”的現象，事先申請以總裁簽名的日期為準。總經理外出時，或本人出差在外遇緊急情況時，應電話或郵件通知，5、得到許可后才可進行。事后應及時補充申請表，作為報銷的依據。7. 關于報帳時限，上月28日后至當月28日的期間費用必須在當月報銷，差旅費用必須在結束后3個工作日內報銷。逾期單據，財務部有權不予受理，由此造成的損失，由報銷人自己承擔。因單據不合要求，被退回按規定可以重新報銷的，應在5個工作日內處理，并在報銷單的附件上說明“上次退回重新填列”，以區別在正常報銷時限內的單據；被退回不得重新報銷的，下次拿回再報銷的，一經發現，將嚴肅處理。特殊延期（如外地出差時間較長），需提出書面報告，經分管領導簽署意見后才可以報銷。8. 跨年度的費用必須在次年1月25號之前填單報銷，年終結算后不管何種原因均不得報銷上年6、度費用。9. 原則上有借支備用金情況的，報銷時必須先沖其備用金，多退少補。10. 大額支付款項必須使用支票或其他銀行結算方式，超過5000元而用現金支付的，報銷時必須詳細說明原因，經財務部審核后方可報銷。無正當的理由，一律退回。11. 從出納處領取報銷款時，需報銷人簽名確認。對于領款不方便的，需由他人代領的，本人應該出具書面委托書，指定代理領款人。由代理人在領款表上簽字，無書面委托書，其他人不得代領，發放人員有權拒絕。出納把委托書附于領款表后。財務負責人不定期抽查款項是否如實發放。第三部分：提供原始憑證和報銷單填寫的要求1. 因公發生經濟業務時，經辦人員必須向對方索取原始單據。未取得原始單據或7、虛假的原始單據一律不予報銷。2. 報銷時提供的原始單據必須是由稅務部門監制的發票或由財政部門監制的收據，以及預算報告、專項申請等附件。原始單據必須真實、合法，與開支的內容一致。對于標有“顧客（單位）名稱”的發票務必由開票人填寫相應公司名稱，自己補充填寫為無效發票，不予受理。無“顧客名稱”的發票，不需填寫。另報告、申請等附件必須是經權限人員簽字同意的紙質件。3. 各種類型的發票應該分開粘貼，并在粘貼單上標出共張，金額元。票據粘貼混亂，不注明張數、金額的單據一律退回。4. 原始單據遺失的應盡量取得了出票單位的原單據復印件并蓋上出票單位財務專用章或發票專用章，經財務部簽署意見后方可報銷。5. 報銷單8、上所有內容均需完整填寫，嚴禁用圓珠筆填寫報銷單、嚴禁涂改，報銷單的“經辦人”務必由本人親筆簽名，單據填寫不齊全和涂改的，一律不予受理。第四部分：主要費用管理規定費用管理的把關人為財務人員，財務人員應遵循資金審批權限和費用預算制度中的規定對每筆發生費用進行核查，并及時對一些費用進行歸集匯總，提供準確的財務數據。一、 公關費1. 凡因公司發展需要而發生的公關費（包括餐費及贈送禮品費用），必須事前提出專項申請，根據資金權限一覽表的規定由相關人員審批。2. 報銷時必須提供已經審批的申請報告（1000元以內除外，報部門負責人備案即可），財務人員核對報銷內容是否與申請報告內容一致，如果是贈送禮品，需提供禮9、品清單。二、會議費1. 此會議費僅指分公司內部會議場地租用費、交通費、物品費、餐費等費用。內部會議具體指月度總結、月中會議、經理溝通會議等。2. 經辦人在報銷會議費用時必須遵循真實完整的原則，在報銷單中需注明以下信息：開會主題、會議地址、物品清單，會議費用應按場租、餐費、物品費用、交通費、住宿等分類匯總，直接寫會議費用元的不予報銷。3. 在會議同時發生的活動費，獎勵費用應單獨填寫報銷單，按活動費用和獎勵費用規定報銷。4. 超預算或無預算舉辦會議，一律不予報銷。5. 會議結束后一周內，會議主辦方應及時辦理報銷手續并辦理相應的還款手續。三、活動費、招待費及獎勵費用1. 有發生招待費支出的人員，請提10、前填寫,寫明招待地點、時間、人數、招待事由等，報分管副總或總經理核準后方予招待；2. 經辦人在報銷招待費用時應注明以下信息：招待時間，招待目的，招待人員，陪同人員，招待地點。3. 經辦人報銷活動經費時應遵循真實完整的原則，在報銷單中需注明以下信息：活動內容，參與人員（附參與條件），活動日期，活動地點，活動費用應按場租、餐費、物品費用、交通費、住宿費等分類匯總，直接寫活動費用元的不予報銷。4. 經辦人在報銷獎勵費用時應注明以下信息：獎勵條件，獎勵內容，獎勵人員，并附獎勵簽收清單，提供不完整的一律不予受理。5. 活動、招待或獎勵費用發生一周內，經辦人應及時辦理報銷手續并辦理相應的還款手續。6. 以11、上（二）至（三）的費用統一控制在預算內。四、 市內交通費3. 提倡節儉，外出辦事，應盡量乘坐公交車或地鐵，嚴格控制出租車費，如有特殊情況需乘坐的士，應事先獲得副總經理批準。4. 發生費用后，應立即填寫報銷單，頻繁外出的可以一周報帳一次。5. 對于出租車票，必須取得稅控出租車票，手撕發票一律不予以報銷，報銷人在車票的背面寫上起止地點并簽名。6. 連號的出租車票，不論何種原因都不得報銷。7. 對于長距離（如跨城市）的出租車票，比照長途車的票價予以報銷，多出不報，如有特殊情況，需總裁簽字認可。五、 差旅費1. 差旅費指相關人員為完成公司指派的任務組織，公司會議或培訓等活動而發生的交通費、住宿費等。212、. 經辦人報銷時此類差旅費應附出差申請單，并注明出差人數及交通工具，財務人員根據差旅費報銷制度規定的標準審核。六、 文具、辦公用品、低值易耗品、網絡配件等辦公費1. 文具、辦公用品、低值易耗品、網絡配件等物料用品一律由綜合部統一采購，其他員工不得私自采購；2. 原則上每月集中采購、集中報銷一次，由各部門填寫辦公用品計劃表，綜合部根據各部計劃表統一填寫物資采購申請單，經分管副總批準后進行集中采購；七、 報銷時附正式發票、物資采購申請單、(或由領用人在物資采購申請單上簽名確認) 及電腦小票、供應商送貨單等，詳細列明所購商品的明細，并做好各部門的領用存登記，未領用的物品由綜合部保管，并做好存量登記。13、八、 汽車車輛費用1. 報銷車輛費用必須使用車輛相關費用票據（如汽油票、過路過橋票、停車票等），不得以其他票據代替；2. 所有車輛費用（過路過橋費、加油費等）報銷必須附與車輛有關的發票，油票后注明加油時里程數，并且附上出車記錄表（出車日期、事由、隨車人員、到達地點、行程公里里程數等），注明用車的起訖時間點。如果實行加油卡管理，每次加油后在票后記錄公里數，加油卡只能用于指定的公司車輛使用，不得用于其他或私人車輛使用。3. 對公司的車輛維修費用，由司機填寫車輛維修保養申請單，注明維修和存在的問題。車輛保養、維修實行定點管理，統一結算，車輛維修須經綜合部負責人審核（審批），并在維修明細單上簽名確認方14、可報銷，更換的舊件交綜合部負責人驗收，并注明更換舊件已驗收，設備已維修合格(無車時本條暫不執行)。第五部分 單據粘貼要求1. 從左部及頂部對齊，按從左到右翻閱順序使用膠水或漿糊粘貼；2. 幅度大小不要超過報銷憑證，數量過多、且不統一時附加襯頁鋪底；3. 注意不得使用訂書釘裝訂，以防脫落或抽換；4. 粘貼后每張憑證均能查閱，粘貼牢固、不易脫落，整份憑證厚度均勻。 5. 特別約定：為便于審核，實報實銷的票據（如汽車路橋費票據），需按日期順序粘貼。第六部分：附則1. 本制度自頒布之日起生效。2. 本制度解釋權歸公司財務部。3. 遇不適應業務開展的條款，經公司開會討論，總裁簽字后可予以刪改。4. 附表15、：資金審批流程及權限一覽表資金審批流程及權限一覽表分類支付項目說明金額申請審核審核審核審批審批審批工資獎金福利行政工資獎金福利所有薪酬制度內項目不論金額會計財務經理總經理總裁各項業務提成根據業務制度不論金額會計財務經理總經理總裁費用除招待費外的所有費用項差旅費辦公費車輛費宣傳費等500元（含）以下經辦人部門主管會計財務經理500-1000元（含）經辦人部門主管會計財務經理分管副總1000-5000元（含）經辦人部門主管會計財務經理分管副總總經理5000元以上經辦人部門主管會計財務經理分管副總總經理總裁公關費、業務招待費餐費及贈送禮品500元以下經辦人部門主管會計財務經理分管副總500-5000元（含）經辦人部門主管會計財務經理分管副總總經理5000元以上經辦人部門主管會計財務經理分管副總總經理總裁借款公務借款1000元（含）以下借款人部門主管會計財務經理分管副總1000元-5000元（含）借款人部門主管會計財務經理分管副總總經理5000元以上借款人部門主管會計財務經理分管副總總經理總裁財務部門費用財務部門人員的所有費用5000元（含）以下經辦人部門主管會計財務經理分管副總總經理5000元以上經辦人部門主管會計財務經理分管副總總經理總裁