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1、商貿公司辦公室、印章、保密及車輛管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章公司考勤管理制度第二章 公司辦公室管理制度第三章 印章管理規定第四章 辦公用品購置領用規定第五章 公司保密管理制度第六章 安全保衛制度第七章 公司車輛管理制度第八章 衛生管理制度為完善公司的行政管理機制，建立規范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項行政工作有章可循、照章辦事，特制訂本制度。第一章 公司考勤管理制度一、為加強考勤管理，維護工作秩序，提高工作效率，特制定本制度。二、公司辦公室人員上下班必須嚴格按照作息時間執行，2、上班時間不得遲到、早退和不請假離開工作崗位，不得出現曠工現象及擅自離崗，超過_分鐘作曠工半天處理(無法及時通知等特殊原因除外)；外出辦理業務前，須經本部門負責人同意。三、周一至周五為工作日，周六、周日為休息日。因工作需要加班的，由各部門負責人自行安排，節日值班由集團公司統一安排。四、嚴格請、銷假制度。員工因私事請假1天以內的（含1天），由部門負責人批準；1天以上的，由副總經理批準。副總經理和部門負責人請假，一律由總經理批準。請假員工事畢向批準人銷假。未經批準而擅離工作崗位的按曠工處理。五、上班時間特殊私事需要中途離崗, 必須向所屬單位負責人請假；待領導批準方可離開單位；六、公司員工因病、因事或3、其他特殊原因不能按時上下班的應請假，未經批準而不按時上下班的作曠工處理；七、上下班途中遵守交通規則、注意安全、杜絕酒后駕車。第二章 公司辦公室管理制度一、員工上班要自覺樹立企業形象, 時常保持辦公環境整潔, 辦公臺面文件擺放整齊。不準躺或坐在辦公臺上；二、上班前30分鐘按衛生輪流值日表打掃辦公區域內衛生，保持辦公場所整潔、干凈的工作環境；三、上班要佩帶工作卡，同事間要相互協作，相互支持，保持良好的工作態度和風貌； 外出辦公事時要向領導或同事打招呼，說明去向；四、員工必須服從上級管理人員領導，不得工作怠慢；工作期間遇到客戶訪問時，必須主動、親切的接待或提供咨詢；五、有來訪電話時必須做好記錄，包括4、：來電單位、內容摘要、來電時間、紀錄人等重要信息；六、不準使用公司辦公電話打私人電話，也不可以用自己與親友長時間電話聊天；七、工作期間內不得竄崗、閑聊、不得利用電腦上網玩游戲、看電影、吃食物、聽音樂等與工作無關的事情；八、不得利用網絡做自己個人的其它生意（如網店、網購等）；不得向朋友透露公司商業機密；九、下班時必須關好門窗及設備電源，防止安全事故發生；各辦公室、會議室沒有人工作時，應自覺做到人離熄燈，并關上空調（或風扇）等電源開關；關閉電腦電源、打印機、復印機等辦公設施在一小時內不使用時要關閉電源；十、愛護公物，節約物品；使用完衛生間后，要關閉水籠頭等水源設施，杜絕浪費。第三章 印章管理規定一5、印章是公司經營管理活動中行使職權的重要憑證和工具，印章的管理，關系到公司正常的經營管理活動的開展，甚至影響到公司的生存和發展，為防止不必要事件的發生，維護公司的利益，特制定本辦法。二、商貿公司授權由總經理負責“_商貿有限公司”“_商貿有限公司合同專用章”印章的保管和使用；財務會計負責“_商貿有限公司財務專用章”、“發票專用章”的保管和使用；財務出納負責“公司法人名章”的保管和使用；業務部負責“發貨專用章”的保管和使用；三、商貿公司各類印章由各崗位專人領取并保管，不得轉借他人。四、商貿公司建立印章管理卡，專人領取和歸還印章情況在卡上予以記錄。五、印章持有情況納入員工離職時移交工作的一部分，如員6、工持有公司印章，須辦理歸還印章手續后方可辦理離職手續。六、商貿公司各級人員需使用印章須按要求填寫印章使用單，將其與所需蓋章的文件一并逐級上報，經公司主管經理審批。經批準后方可交印章保管人蓋章。七、印章保管人應對文件內容和印章使用單上載明的簽署情況予以核對，經核對無誤的方可蓋章。八、在審核過程中被否決的，該文件予以退回。九、涉及法律等重要事項需使用印章的，須依有關規定經公司法律顧問審核簽字。十、業務人員依日常的權限及常規工作內容自行使用“發票專用章”無須經上述程序，使用前由財務人員、業務主管批準即可使用。十一、用印后該印章使用單作為用印憑據由印章保管人留存，定期整理后歸檔。十二、業務人員因工作需7、要攜帶空白合同的，合同專用章保管人可預先在公司統一印刷的空白合同上蓋章后交商務人員使用，但必須辦理合同領用手續，并要求在合同簽署后立即將合同返回，存檔備查。十三、印章原則上不許帶出公司，確因工作需要將印章帶出使用的，應事先填寫印章使用單，載明事項，經公司總經理批準后由兩人以上共同攜帶使用。十四、印章保管人必須妥善保管印章，如有遺失，必須及時向公司領導報告。十五、任何人員必須嚴格依照本辦法規定程序使用印章，未經本辦法規定的程序，不得擅自使用。十六、印章保管人員應遵守公司的保密規定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項。十七、違反本辦法的規定，給公司造成損失的，對違紀者予以經濟處罰，造成嚴重損失或情節8、嚴重的，移送有關機關處理。第四章 辦公用品購置領用規定一、公司各部門所需的辦公用品，在每月_日前由各部門對本部門整理匯總后填寫*月*部辦公用品需求計劃，經主管經理審批后交辦公室負責人，報總經理審批后購置。二、各部門上報的所需購置辦公用品，統一到辦公室領用，并辦理領用手續。三、需購置的大額辦公器材的使用，由副總經理審核并報董事長批準后辦理。四、各部門所用的專用表格等印刷品，由部門自行制定格式，按規定報主管經理審批后，自行打印，如需數量較多由辦公室聯系印刷。五、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。六、個人領用的辦公用品、用具要妥善保管，不得隨意丟棄和外借，工作調動時，必須辦理移交手續，如有遺9、失，照價賠償。七、所有員工要勤儉節約，杜絕浪費，努力降低辦公費用。風險提示： 實踐中，發生離職員工侵犯公司商業秘密時，爭議焦點往往不是員工有沒有義務保守公司的商業秘密，而是該秘密是不是構成受法律保護的“商業秘密”，以及單位如何提供證據證明離職員工實施了侵權行為及侵權造成的損失。由于商業秘密侵權證據很難收集，或調查取證的成本非常高，往往導致單位對侵權行為束手無策。 企業在制定規章的時候可以約定通過保密協議，據此證明商業秘密的存在、證明企業對商業秘密采取了保護措施，一旦發生侵犯商業秘密的行為，便于舉證，有利于企業借助法律手段保護自己的商業秘密，維護合法的權益。第五章 公司保密管理制度為保守公司秘密10、，維護公司利益，制訂本制度。一、全體員工都有保守公司秘密的義務。在對外交往和合作中，須特別注意不泄露公司秘密，更不準出賣公司秘密。二、公司秘密是關系公司發展和利益，在一定時間內只限一定范圍的員工知悉的事項。 公司秘密包括下列秘密事項：1、公司經營發展決策中的秘密事項；2、人事決策中的秘密事項；3、銷售政策；4、銷售協議；5、重要的合同、客戶和合作渠道；6、公司非向公眾公開的財務情況、銀行賬戶賬號；7、董事會或總經理確定應當保守的公司其他秘密事項。三、屬于公司秘密的文件、資料，應標明“秘密”字樣，由專人負責印制、收發、傳遞、保管，非經批準，不準復印、摘抄秘密文件、資料。四、公司秘密應根據需要，限11、于一定范圍的員工接觸。接觸公司秘密的員工，未經批準不準向他人泄露。非接觸公司秘密的員工，不準打聽公司秘密。五、記載有公司秘密事項的工作筆記，持有人必須妥善保管。如有遺失，必須立即報告并采取補救措施。六、對保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表揚、獎勵。違反本規定故意或過失泄露公司秘密的，視情節及危害后果予以行政處分或經濟處罰，直至予以除名。七、辦公室應定期檢查各部門的保密情況。第六章 安全保衛制度為維護正常的工作秩序，確保財產安全，特制訂本制度。一、安全保衛工作，要認真落實責任制。總經理是公司安全保衛的第一責任人，應把安全保衛工作切實提上議事日程，進行研究、部署，對本公司的安全保衛工作負全責。二12、成立以總經理任組長、副總經理任副組長、各部門負責人為成員的安全保衛工作領導小組，定期檢查安全保衛工作，發現問題，及時采取措施解決。三、根據實際需要，辦公室主任兼職安全保衛干事，負責安全保衛工作，切實負起安全保衛責任。四、落實防火措施，設置的消防栓，不得用作他用，專人應定期檢查消防栓是否完好無損；配備的各種滅火器，要按規定期限更換滅火藥物；防火通道必須保持暢通，嚴禁堆放任何物品堵塞防火通道。五、抓好安全用電：1、電線、電器殘舊不符合規范的，應及時更換；2、嚴禁擅自私接電源和使用額外電器，不準在辦公場所使用電爐；3、材料室嚴禁吸煙和使用明火。六、落實防盜措施：1、財務室要安裝防盜門窗，下班時要注13、意檢查關好鎖好門窗；2、重要部門的房間要設置防盜門窗，辦公房間無人時要關好門窗和電燈；3、公司財物不得隨便放置，重要文件及貴重物品必須鎖好；4、車輛停放時應采取必要的防盜措施。七、安全保衛人員要有高度的責任感，經常檢查、督促安全保衛措施的落實情況，發現問題，及時消除隱患。因對工作不負責任而造成事故的，一律追究責任；八、全體員工都有遵守本制度及有關安全規范的義務。凡違章造成事故的，一律追究責任 。第七章 公司車輛管理制度一、公司車輛由辦公室統一管理、調度。各部門公務用車，由部門負責人先向辦公室申請，說明用車事由、地點、時間，辦公室根據需要統籌安排派車。二、車輛使用按先上級、后下級；先急事、后一般14、事；先滿足工作任務、接待任務，后其他事的原則安排。三、外單位借車，需經總經理批準后方可安排。四、車輛駕駛實行專人專車，專車專管。五、車輛在下班后或節假日必須停放公司指定的倉庫，并采取必要的防盜措施。六、車輛用油及維修費用由辦公室負責管理和維護。七、車輛在外加油須經公司領導審批，否則不予報銷。八、駕駛員不得私自出賣油料和將油料贈送他人，如有發現，按貪污論處。九、車輛有關證件及資料由駕駛員妥善保管。第八章 衛生管理制度為創造一個舒適、優美、整潔的工作環境，樹立公司的良好形象，制定本制度。一、衛生管理的范圍為公司各部門的辦公室、會議室、衛生間、走廊、門窗等辦公場所及其設施的衛生。二、衛生清理的標準是15、：門窗（玻璃、窗臺、窗欞）上無浮塵；地面無污物、污水、浮土；四周墻壁及其附屬物、裝飾品無蜘蛛網、浮塵；照明燈、電風扇無浮塵；書櫥、鏡子上無浮塵、污跡，書櫥、檔案櫥內各類書籍資料排列整齊，無灰塵，櫥頂無亂堆亂放現象；辦公桌上無浮塵，物品擺放整齊，水具無茶銹、水垢；桌椅擺放端正，各類座套干凈整潔；微機、打印機等設備保養良好，無灰塵、浮土；衛生間洗手盆臺面、墻面、地面、便池清潔干凈，無雜物、無異味。三、衛生清理實行部門責任制，部門負責人為責任人。各部門辦公室的衛生，由各部門負責日常保潔。公共衛生清理實行區域負責。四、責任區衛生清理每周集中進行一次，各部門要認真對待衛生清理和衛生檢查評比工作，積極主動地搞好衛生清理。風險提示： 企業規章制度也可以成為企業用工管理的證據，是公司內部的“法律”，但是并非制定的任何規 章制度都具有法律效力，只有依法制定的規章制度才具有法律效力。 勞動爭議糾紛案件中，工資支付憑證、社保記錄、招工招聘登記表、報名表、考勤記錄、開除、除名、辭退、解除勞動合同、減少勞動報酬以及計算勞動者工作年限等都由企業舉證，所以企業制定和完善相關規章制度的時候，應該注意收集和保留履行民主程序和公示程序的證據，以免在仲裁和訴訟時候出現舉證不能的后果。