公司費用報銷暫借款與備用金管理制度.doc
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上傳人:職z****i
編號:1101378
2024-09-07
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1、公司費用報銷、暫借款與備用金管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 費用報銷制度1、 公司所以報銷費用都應取得合法的稅務發票,不得白條報銷,如特殊情況,無法取得需合法票的,須及時與財務部溝通,不得善自做主,財務有權不予報銷,造成的損失由報銷者本人承擔。2、 所報銷的費用都應真實、可靠、符合實際情況。3、辦公費用管理制度:采用預算為先、特殊費用領導審批,嚴禁未經審批的費用發生。3-1、辦公費用指各部門日常管理發生的各項費用,主要包括辦公文具及各種辦公耗材等。3-1-1、公司對各部門辦公費用采預算管理。公司辦公室、財務2、部根據各部門人員及辦公費用使用情況,確定預算費用及定額,后報總經理審批。3-1-2、每月25-28日各部門將下月所要發生的辦公費用進行預測并填制*月辦公費用預算,由各部門負責人簽字后,報辦公室進行匯總歸集,辦公室負責詢價后,在3個工作日內報財務部門審核;財務部在本3個工作日內審批完畢,報總經理審批。3-1-3、各部門應指定專人負責本部門的*月辦公費用預算,對不能及時報送的,辦公室、財務部將對相關直接責任人予以20元處罰,部門領導20元處罰;辦公室、財務部不能按時審核的,將直接責任人給予1.5倍處罰。3-1-4、為加強辦公費用“預算為先”的嚴肅性,各部門應及時做好次月費用的預測工作,并及時填制*3、月辦公費用預算。對于不能及時申請預算的,財務部將根據臨時采用辦公用品情況,予以直接責任人予以50元處罰,部門領導予以100元處罰;3-1-5、對于預算外費用,各部門應填制預算外費用審批表,經辦公室、財務部審核后、報總經理審批。3-2、小車油料費,為公司越野車、皮卡車因發生產油柴而發生的費用。公司對小車油料費實行定額損耗管理,由財務部、相關人員核定每百公里油料費定額。3-2-1、每月5日前將車輛行車登記簿中上月車輛使用情況報財務部,財務部定期對油料情況進行審核,并作為油料報銷的依據。3-2-2、車輛駕駛人員及時對車輛使用情況時行登記,每次使用完畢后24小時內必須記載。3-2-3、所有車輛管理應嚴4、格按照公司下發的第100101通知單位車輛管理制度執行。4、員工薪金是指為取得員工服務而支付的各種直接和間接費用,包含職工工資、補貼、職工福利費用等。4-1、新入職員工按照公司相關規定,由辦公室填制員工入職通知書,總經理審批,入職通知書應注明員工的崗位、所屬部門、實習期間、工資標準等相關信息。辦公室相關人員應將員工入職通知書在員工入職5個工作日內交財務部,作為其結算工資的依據之一。4-2、各部門應指定專人進行考勤工作,每月應根據員工的實際出勤情況進行考勤制度。負責考勤人員對考勤表的準確性負責,確保考勤表內人員姓名與其身份證一致,不得使用別名、小名。員工因公出差應視在職考勤。4-3、員工離職、辭5、職、辭退時,部門領導應根據辦公室相關規定辦理相關手續,并報總經理審批后,5個工作日內報財務部備案,作為員工結算工資的依據之一,如因上報不及時造成公司損失的,其損失由部門領導個人承擔。4-4、各部門負責人應對本部門考勤表進行審核,確保準確無誤。并在每月27日前報辦公室。辦公室對各部門的考勤表進行審核,發現名字與身份證不一致的、不按時考勤制度的,發現一處扣款20元,部門負責人扣款10元;如因考勤錯誤,給公司造成損失的,由考勤人員承擔直接責任,部門負責人承擔連帶責任。4-5、辦公室在每月29日前將審核無誤的考勤表報財務部,作為財務計算工資的依據。5、職工伙食由總務部統一采購,費用標準不得高于財務核定6、金額,做到月清月結。6、業務招待費:業務招待費是指因業務需要,招待業務單位而發生的各項宴請費、娛樂費、禮品費用、客人住宿費等業務招待支出,公司對業務招待費實行事先申批制度。6-1、業務招待費標準,公司業務招待費由公司總經理、財務部確定業務招待費標準,業務招待費根據接待人數及級別確定。6-1-1、相關人員的授權范圍內按相應標準接待;因特殊需要,超過上述標準報公司總經理審批。6-2、對外贈送禮品、禮券的應由公司統一按排,由總經理直接事前審批,并以公司名義送出;各部門不得善自安排,否則公司一律不予報銷。6-3、事前審批:業務招待費用在發生前應填制業務招待審批單,寫明參加人數、姓名、職務、地點及溝通事7、由,報財務部審核,總經理審批。不能及時書面審批的應電話向總經理口頭報批,然后及時補辦審批手續;未進行審批所發生的業務招待費一列不予報銷。6-4、業務招待費發生時,公司人員需有兩人接待,但一般不應超過三個人,公司副經理以上人員發生的業務費,根據業務需要可由一人接待。6-5、業務招待費報銷采用雙簽字制度,即必須由兩人參加招待的人簽定,允許一人接待的除外。6-6、財務部門對招待費用票據的真實性進行審核,發現不規范的票據有權不予報銷;對票據作假的報銷人,有權進行作假金額的50%-5倍罰款。7、手機費用:主要指員工因工作需要對其手機費用進行的補貼,其費用僅供其員工本人使用。7-1、需要手機手費補貼的員工8、,其本人申請,填制手機通信費用補貼申請表,經部門領導和財務部共同審批后,報公司總經理審批后給予補貼,補貼方式由財務部確定,可以通過工資發放或直接手機話費報銷;7-3、補貼的手機卡號名稱根據公司規定,只能使用公司卡號或其個人卡號,不得使用其他親友卡號,否則手機費用一律不予補助;如因特殊需要不能使用本人號碼的,寫明情況說明后呈報辦公室核實后由財務部審核報總經理審批。7-4、手機費用的審批由總經理根據員工的工作性質及手機通信時間進行50元、100元、150元、200元、250元進行補貼;如因工作需要涉及境外話費的,可以財務部審核確定具體金額后報總經理審批;公司副經理以上的的手機費根據工作需要確定報銷9、金額。7-5、凡手機費用補貼的員工,其手機必須在持24小時暢通,不得關機。因關機、停機造成手機不能暢通的,一旦發現每次罰款10元,每月有三次以上的,當月手機費用不予報銷。8、差旅費用:各部門出差前在出差前應根據出差辦事情況預計出差天數,填制員工出差申請表報部門領導審核,報總經理審批。需要借款的應填制借款單,部門領導對員工借款負有監督擔保責任。8-1、出差費用,財務部根據員工出差時間、路程及辦事情況審核出差借款,原則上員工每人每天不得超過250元。員工出差時間的電話費應給予適當補貼,但公司已對其實行定額補貼的,將不再享受。8-2、出差人員的住宿標準:一般員工因公出差,其住宿標準為每天150元,如10、低于住宿標準的,公司可以根據節省金額的50%給予獎勵。員工在取得住宿發票時,必須在票面上注明住宿賓館前臺的電話號碼和宿舍的房間號,否則票據一列不得報銷;公司副經理以上的,實報實銷,不享受節省金額的獎勵。兩人以上同性出差的,以兩人的標房標準接待,標準不變。8-3、出差人員伙食補貼標準為:每人每天(過夜)為30元,半天時間的為15元,其依據以車票時間為準,半天時間以13點時間為標準,到北京總部出差的,伙食補助為15元/天。9、所發生的管理費用應取得合法票據,不得以白條和收據作為報銷的依據,票據的管理可以參照票據管理規定,不清楚的可以事先咨詢財務部門,如因票據不規范造成的不能報銷,由其報銷人負責。911、-1、經辦人應在規定期限內及時報銷費用。零星購物應取得發票后5個工作日報銷費用;除規定的費用外,其他票據應在實際業務發生后5個工作日內報銷。特殊情況,報財務部同意后,可至10日內報銷。當月產生的費用應在當月及時報銷,不受上述限制影響。9-2、當實際發生的業務與取得發票日期不一致的,票據取得日期不得超過實際業務發生日期的5個工作日,當月費用應當月取得發票,不受5個工作日影響。9-3、對于不能按本規定及時報銷的票據,財務部將每日按票面金額的1%收取滯納金,每次不得低于10元;未經財務部批準的票據超過1個月的,每日按票面金額的2%收取滯報金,不低于50元,同時,財務部有權根據實際情況不予報銷。10、12、各部門發生的管理費用應當及時報銷,具體可以參照暫借款及備用金管理制度,當月發生的各項費用必須在當月25日前報銷,25日以后發生的管理費用可以在次月報銷;但年終時,當年發生的所有管理費用必須在12月31日前報銷。11、對于上述規定的罰款,財務部在次月工資中扣除,工資不在公司發放的,當事人應繳納現金,或在報銷時直接扣除;財務部每月將罰款情況報總經理備案。12、對于周轉材產和物資采購的管理,公司將根據實際需要分別制訂相關管理辦法,未具體規定的,參照本辦法執行。13、本規定自2010年6月1日執行,本制度由財務部負責解釋和答疑。暫借款及備用金制度1、暫借款指公司人員因業務或出差需要,向財務部發生的暫時13、性借款,主要包括:備用金、差旅費借款、零星購物借款、其他臨時性借款等。2、借款時,借款人應填制借款申請單,寫明借款金額和事由,必要時附借款情況說明,注明借款金額的構成情況。借款申請單由部門經理審核,并報公司總經理審批;財務部有權根據審查結果和公司資金情況確定借款金額和是否支付。3、總經理可以根據業務需要和工作情況臨時授權副總理審批。因出差或其他特殊情況,不能及時取得審批手續,財務部在審核時應電話確認后方可辦理,出納在事后應及時補辦審批手續。4、對駕駛員及特殊崗位人員需要備用金的,由財務部確定備用金最高限額,最高限額原則上不得高于借款人當月工資,財務部在限額范圍內根據實際需要確定備用金額。對備用14、金借款人員,報銷時,可以不扣抵備用金,出納人員以報銷金額支付現金。5、因業務或外協需要發生的臨時性借款,在填制借款申請表時,應附帶借款金額的依據和標準。必要時應填寫借款情況說明報總經理審批,財務部主管審核后,出納方可支付。6、借款人應在規定期限內及時報銷或還款。對于出差人員借款,在返回公司5個工作日內報銷差旅費用,零星購物借款應取得發票后5個工作日報銷費用;因業務或外協需要發生的借款,應在業務或外協實際發生后5個工作日內結清借款;備用金借款,應在取得發票后五個工作日內報銷。特殊情況,報財務部同意后,可至10個工作日內報銷。當月借款應當月報銷,不受上述日期限制影響。7、當實際發生的業務與取得發票15、日期不一致的,票據取得日期不得超過實際業務發生日期的5個工作日,當月費用應當月取得發票,不受5個工作日影響。8、所有借款應在實際使用前3個工作日內借款,不得提前借款;取得借款的,借款期限不得超過15天。在執行中本條款與第6、7條款發生沖突的,取兩者較短日期為準。9、借款人應嚴格按照借款用途使用,不得挪作他用;否則,財務部有權根據情節輕重向借款人收取借款總金額1%-5%的日罰金,但不低于10元/次。情節特別嚴重的由總經理決定處罰,并追究借款人的責任。10、借款尚未還清的,一律不準再借。11、各部門領導對本部門員工的借款負有監督責任,有義務監督其部門員工借款回款及報銷的及時性。部門領導對不能按規定16、期限及時報銷或還款的承擔連帶責任。12、財務部定期、不定期清理暫借款。對不能按照上述款執行的借款人員,財務部在借款人的工資中直接扣除。不足以扣除的,財務部有權對有擔保責任的部門領導工資進行繼續追繳。13、財務部負責本規定的解釋權。如不清楚具體內容,可與財務部聯系。資物料及周轉材料制度1、 為加強公司資物料及周轉材料管理,進一步明確各部門在資物料及周轉材料的申請、采購、使用、保管中的責任和義務,依據集團公司財務管理制度的相關規定,制定本制度。2、 資物料指公司在對各種裝卸車輛、運輸工具、生產設備和各種機械修理修配、日常保養時所發生的各種物資消耗和勞動保護用品,包括:修理配件、保養發生的各種油料、17、更換的零件和耗材等,具有一次領用一次使用的特點。3、 周轉材料指公司日常生產經營中所發生的各種工具、管理用具、器皿、勞動保護用具等可以一次領用多次使用、資產單位價值較低(一般在1000元以下)的各種物資。4、 資物料管理包括資物料在采購、保管、領用過程中所涉及的申請、審核、審批、報銷等一系列流程和資產安全管理。5、 資物料的采購管理采用先審批,進入資金預算,報財務部備案后,由總務部負責采購;對選煤廠的資物料和周轉材料暫由選煤廠負責采購。6、 各部門根據本部門的實際需要,每月25日前填寫資物料及周轉材料申請表報總務部進行匯總,總務部根據倉庫資物料的存貨情況,先進行公司內部調配,然后再確定是否進行18、采購;公司原則上杜絕非正常性采購,對于無法預測而突發性的物資采購,可以在發生之日填寫資物料及周轉材料申請表,及時報請相關領導部門審批。7、 對所有需采購的資料和周轉材料,由總務部進行市場詢價,詢價日期不得超過當月的30日,詢價后在2個工作日內報辦公室進行核價;亦可由辦公室共同參與詢價;8、 總務部根根詢價結果填寫資物料及周轉材料采購單(資物料及周轉材料采購單一式三份,總務部留存一份,報總經理一份,財務部一份),經辦公室核價,簽字確認后,在3個工作日內報總經理或總經理授權負責總務的副總經理審批,批準后3個工作日內報財務部,財務部根據當月資金使用情況進行審核,并合理按排資金使用。9、 不能按上面519、-7程序執行的,公司將參照費用報銷管理制度第3條款的相關內容進行處罰。10、 資物料和周轉材料的采購,由財務部根據資金的安排情況,確定賒款采購還是現款采購。11、 賒款采購的報銷辦法,根據暫借款及備用金管理制度執行;現款采購報銷辦法,參照費用報銷管理制度第9條款執行;實際業務發生日與開票日期不得超過一個月,如因特殊情況不能取得的,經財務部同意,可以延長15天至1個月,發票自開票之日起超過二個月的,財務部將根據金額的20%-50%收取滯報金,當年的發票必須在當年報銷,跨年不予報銷。12、 經審批后的資物料及周轉材料采購單財務部保留一份,作為當月物資采購報銷的依據;總務部根據審批后的采購單進行采購20、,不得超范圍和超金額采購。對超范圍和超金額的,采購人員按超過部分的10%罰款,但不低于100元。13、 采購回來的物資,不得直接發放所需部門,先辦理入庫手續,未辦理入庫手續直接發放的,發放人員和領用部門經辦人員分別處以30-50元罰款。兩次以上的,處以50-100元罰款。14、 公司資物料的領用,應按需領用,節約使用,不得一次領用若干,造成浪費。領用時,由領用部門領導在出庫單上簽字。對于可回收的無法使用的物資實行以舊換新的辦法進行,否則不予領用。15、 領用部門應對資物料的消耗的合理性和周轉材料的安全性負責,指定周轉材料的責任人,對周轉材料人為損壞的,由其負責賠償;部門領導對其負有領導責任。對21、損壞的物資,直接責任人與部門領導賠償比例為90%:10%。16、 員工調離工作崗位的,應辦理物資交接手續,部門領導指定物資接收人,否則不得簽字辦理手續;未辦理物資交接手續離職的,領導部門應在3個工作日書面報辦公室及財務部門,否則部門領導承擔連帶責任。17、 公司將對在用物資和周轉材料進行登記造冊管理,落實物資的存放地點、直接責任人和部門;由總務部和財務部負責定期不定期的盤點,對損壞和缺失的,由責任人賠償,沒有明確責任人的,由部門領導負責。18、 本制度分別由總務部和財務部根據職能性質和權限進行解釋。財務數據收集制度1、 為加強財務數據收集管理,提高數據收集的效率和效果,確保數據信息收集的質量,22、規范數據信息收集行為,明確各部門及相關人員的責任和義務,制度本管理制度。2、 本規定的數據收集主要指因財務核算需要,為準確核算公司的各項成本、費用、對外結算和財務部其他需要而發生的各種數據和資料。3、 數據信息收集包括:煤炭的收發存統計數據、車輛運輸所發生的數據、油料的統計、堆場水費數據、通關所發生的各項通關費用、報關報檢費用和涉及對外結算所依據的各種數據信息;4、 數據信息收集的質量要求:真實性、準確性和及時性。真實性要求數據的收息真實、可靠,以實際發生的經濟業務為依據,做到每個數據來源都有據可依、有據可查,或鎊單、或電度表數字、或出入庫單據、或其他外來單據等等;準確性要求統計數據依據可靠的23、來源,不得多記和少計;及時性是要求按照規定的時間報送各種數據,不得延期報送。5、 為提高數據信息收集的質量,財務部將依據數據質量的“真實性、準確性和及時性”,制定財務數據收集考核表對相關責任人進行定期考核。為提高考核的透明度,并將考核結果進行定期公布并報總經理并和通知當事人(財務數據收集考核表見附件一)。6、 為鼓勵先進,財務部每月評出“數據之星月度獎”,原則每月一人,獎勵50元;連續三個月獲得“數據之星季度獎”的,除每月50元獎勵外,可獲得季度獎200元。7、 數據收集形式主要電子表格和紙質形式提供,電子表格可能由各部門專人收接并直接報送至財務部指定人員,紙質資料需經部門領導審核(可以電話確認或授權他人審核,但被授權人不得是數據收集人)后報送財務部,部門領導對審核結果負責。8、 數據收集由相關部門指定專人負責數據的收集工作,為提高數據準確,在數據報送前應加強數據的復核工作,部門負責人對報送的數據負監督管理工作。(各數據收集依據、報送形式、報送日期、報送要求及報送部門等見附件二)