工程建設公司日常基本辦公管理制度匯編25頁.doc
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上傳人:職z****i
編號:1101435
2024-10-29
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1、工程建設公司日常基本辦公管理制度匯編編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 目錄員工考勤管理制度3一、集團公司工作時間規定3二、集團公司行政系統考勤(適用于行政系統)3三、“XX公司”其它規定4四、請假管理與假期規定4五、遲到、早退規定5六、曠工規定5公文管理制度6第一條 公文的種類7一、決定、決議類7二、通知、通報類7三、報告、請示類7四、公函類7五、會議紀要7第二條 公文的格式7二、發文字號。8四、公文一律加蓋印章,并應注明簽發人。9八、緊急公文應分別標明“特急”、“急”。9第三條 行文規則9第四條 起草公文要求。102、一、起草必須使用綜合履約部統一的文件格式。10五、傳遞秘密公文時,必須采取相應的保密措施,確保文件安全。10第五條 收文處理程序。10第六條 公司處理來文程序應注意:10第七條 公文立卷、銷毀。11第一條:適用范圍:12第二條:主要內容:12第三條: 歸檔:126、案卷封面,應逐項按規定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。14第四條 檔案的利用146、不準轉借,必須專人專用。144、會議發言要言簡意賅,按照實際情況提名發言和自由發言。161.印章的保管192.印章的使用193、印章的廢止、更換:204. 印章保管人的責權范疇:21員工考勤管理制度 XXXX工程有限公司(以下簡稱“XX公司”)隸屬于X3、XXXXX集團,“XX公司”的員工必須嚴格集團公司的考勤管理制度執行。 一、集團公司工作時間規定為保證生產經營的有序進行,以工作結果為導向,公司生產系統實行綜合計算工時制。行政系統實行五天工作制結合周末值班制。作息時間:公司會根據季節變化合理調整作息時間,詳細情況請參照公司臨時發布的作息時間調整通知執行。周末值班參考值班管理規定。員工必須遵循公司上下班時間規定,按時上下班,不得無故遲到、早退或缺勤。員工在上班期間不得擅自離崗,不得從事與本崗位工作無關的事情,違者按公司相關制度進行處罰。二、集團公司行政系統考勤(適用于行政系統)1、行政系統員工自上班之日起采用指紋考勤和部門手工考勤相結合的考勤制4、度,指紋考勤是在每天上下班時進行共計四次刷卡。手工考勤由部門派專人為本部門所有人員作手工考勤記錄。2、長期駐外或上下班時間無法固定的崗位,經部門領導審批后,可申請不打卡,但這部分人員的出勤情況必須有手工考勤記錄。 3、因公外出不能打卡者,應事先填寫行政人員外勤登記表,經上級領導簽字批準方可外出。4、因自身原因或考勤系統故障而無考勤記錄者,須作行管人員未打卡登記,并由部門負責人簽字確認。5、手工考勤表、外勤人員登記表、行管人員未打卡登記表須經記錄人和部門領導簽字確認,于每月26日前交至人力資源部,記錄人和部門領導對各表內容的真實性、準確性負責,若有不符每次給予記錄人和部門領導各20元的負激勵。當5、月打卡記錄且無部門登記的,非連續性的4次未打卡可以免責處理,但超出的將給予10元/次的負激勵,超出次數達8次作曠工1天處理。三、“XX公司”其它規定 由于“XX公司”的工作有其特殊性,其客戶多為國外客戶,因為時差不一致會導致作息時間的差異,“XX公司”的員工在非正常工作時間內處理客戶郵件、翻譯客戶資料等,可向自己的主管領導提出書面要求,適當調整自己的工作時間。四、請假管理與假期規定請假應提前填寫請假申請單,經相關領導批準后生效。因特殊情況未能提前申請者,須于當日上班前向直接領導電話請假,返回公司后應立即補辦請假手續。請假無請假手續者視同曠工,月薪和工資中有固定工資的人員超休假按實際工資折算扣除6、當天工資。所有人員休假前須做好工作交接。請假審批規定:請假天數一級審核二級審批三級審批2天以內(含)直接領導2天5天(含)直接領導分管領導5天以上直接領導分管領導總經理生產一線工人請假的最高審批為分管生產的副總經理法定節假日:國家規定的法定節假日原則上公司統一放假,如遇生產任務緊張或特殊崗位需要值班的,公司支付相應的值班工資。日常休假:生產系統根據生產情況實行綜合計算工時制;行政系統實行周末值班制,確保生產需要。休假時間以季度為一個結算周期,即休假天數可在季度里調整。同時,公司中高層管理者也執行周末值班制,負責公司臨時特殊事件的處理。年休假:工作滿一年以上的員工,次年可享受帶薪年假5天,每年77、月1日前最多允許休年假2.5天,當年度的年假在12月31日前未休完者,按固定工資折算入12月工資一同發放。婚假、產假、陪產假、喪假:在職員工依法享有帶薪婚假3天、產假90天、陪產假7天、喪假3天,休假前必須提前辦理請假手續。五、遲到、早退規定1、行政系統人員每次遲到、早退0.5小時以內,扣除個人1小時固定工資;每次遲到、早退超過0.5小時至1小時以內的,扣除2小時固定工資;每次遲到、早退1小時以上2小時以內的,扣除0.5天固定工資,超過2小時的,扣除一天固定工資。2、一線生產工人遲到半小時內每次扣50元,遲到1小時扣100元,遲到超過1小時按曠工處理。六、曠工規定無故缺勤、上班期間因私脫崗、請8、假未經上級批準不上班、假滿未續假繼續休假均視為曠工,曠工1天扣2天工資,曠工2天扣除4天工資,連續曠工三天及以上者扣除6天工資并作自動離職處理,且公司保有依法追償損失的權利。公文管理制度為了規范公司公文處理程序,保證公文高效、安全、流暢運行,特制定本條例,本條例適用于公司所屬各部門。公司綜合履約部是公司公文和外來公文的歸口管理部門,負責收、發文處理和文檔管理工作。第一條 公文的種類一、決定、決議類1、對重要事項或重大活動作出安排,用“決定”。2、對會議討論通過,要求貫徹執行的事項,用“決議”。二、通知、通報類1、適用于批轉或轉發有關公文、發布規章、傳達要求下屬單位辦理和通知有關單位了解或共同執9、行的事項,用“通知”。2、表揚批評、處分獎勵、傳達重要情況,用“通報”。三、報告、請示類凡上行文均使用呈批呈閱件。其中,向上級主管和部門匯報工作、反映情況、提出建議,用“報告”;向上級主管和部門請求批示、批準,用“請示”。四、公函類對外商洽工作、詢問和答復,用“函”。五、會議紀要記錄和傳達會議議定事項和主要精神,以便在一定范圍內貫徹與執行,用“會議紀要”。第二條 公文的格式一般由標題、發文字號、簽發人、主題詞、密級、緊急程度、主送機關、正文、附件、印章、發文時間、抄送機關、附注、發送范圍等部分組成。一、公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容,并應標明發文機關和公文種類。如:公司部關于的通知。10、二、發文字號。(一)發文字號包括公司、部門字號、年號、順序號。(二)公司級文件。1、使用“上發”字的,僅限于由總經理起草和集團公司確定的文件。2、使用“上(*)發”字的,特指由某一部門主辦的、涉及公司全局的或需要多個部門配合的文件可以以公司名義下發,但須由部門領導對文件內容進行審核后在“審簽人”處簽字確認。3、使用“上(*)發”字的,若為幾個部門聯合發文,則只標明主辦部門發文字號,并由主辦部門領導對內容進行審核后在“審簽人”出簽字。如綜合履約部和出口投資部部聯合發文,主辦單位為服務部的公司級文件發文字號為:(綜)發部門2013年號2號序號公司上(三)部門文件不使用公司字號,直接由部門字號、年號11、順序號組成。部門文件主要用于部門內部管理事務,以下情況不得以部門文件下發,涉及與集團公司規章制度不一致的文件;涉及公司財務制度或財務規定的制定、修改的文件,需見集團公司批文,并以公司級文件形式由總經理本人直接簽發。三、主題詞是公文標題的簡縮詞,用于電腦文件的檢索。如關于春節放假的通知主題詞簡寫為“春節 放假 通知”。四、公文一律加蓋印章,并應注明簽發人。五、加蓋印章的頁面如無正文時,應在頁面左上方括符說明(此頁無正文)。六、公文應注明發送范圍和印數。上行文用“報送、并報、抄報”字樣,下行文用“發送”;平行文用“主送、抄送”字樣。輪流傳看一份文件,應注明“傳閱”字樣。上行文一般只標識一個報送領12、導,如需同時報送幾個上級機關或領導,可以用并報、抄報形式。有時為了使領導之間、部門之間相互了解各自對某一文件的看法、意見、態度可采用傳閱方式。七、密級公文應分別標明“秘密”字樣,是否屬于秘密應由發文主管單位領導根據文件內容確定。八、緊急公文應分別標明“特急”、“急”。第三條 行文規則一、公司各部門之間未對有關問題協商一致時,一律不得各自向下行文。二、公司各部門可以聯合行文。三、公司所屬各部門不得越級請示。四、請示的公文一般應一文一事。第四條 起草公文要求。一、起草必須使用綜合履約部統一的文件格式。二、公文簽發涉及公司全局性重要文件由總經理簽批,綜合履約部下發。涉及某一方面工作的部門文件由主管領13、導簽發。如涉及其他部門,以公司級文件下發。三、凡以“上(*)發”字號發出的公文,必須報綜合履約部審核。審核的重點:是否需要行文,公文內容、文字表達、文種使用、格式等是否符合本條例的有關規定。各部門發出的公文由部門領導審核,報綜合履約部備案存檔。四、公文用印應填寫用印登記,經相關領導簽批后,綜合履約部方可辦理。部門自行用印,應建立登記制度,綜合履約部將隨時不定期進行檢查。五、傳遞秘密公文時,必須采取相應的保密措施,確保文件安全。第五條 收文處理程序。歸檔程序來函簽收拆封登記收發室行政文員總經理相關部門登記擬辦分類批辦各部領導第六條 公司處理來文程序應注意:一、公文的收發、傳閱登記制度由綜合履約部14、統一制定,并隨時抽查各部門執行情況(收文登記、文件編號、傳閱追蹤記錄等)。二、對需要催辦的文件,要建立嚴格的登記制度。承辦部門必須在規定的時間內將承辦處理情況,填妥收文處理箋向發文部門復命。三、公文辦理完畢,主辦部門應將公文處理情況和結果書面向主管領導回復。四、各部門凡需由總經理以上領導簽批的公文,一律由綜合履約部呈報,其處理程序見“第六條 收文處理程序”。第七條 公文立卷、銷毀。一、與公司經營活動有關的上級機關來文,重要會議文件資料,經濟活動中的合同、協議、公司文件、部門文件等一切重要文件均應歸檔。二、公司各相關單位應在當年三月三十日前,將上年度應當立卷歸檔的材料收集整理后,向綜合履約部集中15、移交。三、綜合履約部收到各單位交來的歸檔文件、資料后,采取年度組織機構檔案內容的分類編目方法,進行整理立卷。四、沒有存檔價值和存查必要的公文,應由綜合履約部列出清單,征求業務部門意見后,經綜合履約部經理批準即可銷毀。對于批準銷毀的文件,要指定專人(兩人以上)監銷,監銷人應在銷毀文件清冊上簽名。公司檔案管理制度為加強檔案的管理工作,維護檔案的完整與安全,便于公司 各部門人員的利用,充分發揮檔案在生產、管理中的作用,根據中華人民共和國檔案法,特制定本制度。 第一條:適用范圍: 本制度適用于公司在行政管理、經營管理等 過程中所形成的具有保存價值的文件材料,包括行政、人事、經營、財務等各種檔案。 第二16、條:主要內容: 檔案工作的管理隸屬綜合履約部行政文員,對公司內的檔案資料實行統一管理,由行政文員組織協調,監督和指導。 第三條: 歸檔: 各部門應在每年元月底向公司綜合履約部移交上年度文書檔案并履行移交手續,重要資料應隨時移交,集中管理,任何單位及個人不得據為己有。 一、歸檔范圍及管理:序 號類別歸檔范圍1行政文件類各類資質文件、各類規章制度、人事檔案、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發文、工作計劃、工作總結、績效考核資料,設備及資產的登記資料、各工程項目立項申報資料、征地、拆遷批復、國土規劃、城市規劃、政府及主管部門批文、復函、證件。2技術資料類各產品圖紙17、施工圖、設計變更、以及設計院、勘察單位之間往來資料,各關鍵工序工藝流程文件、作業指導書,原材料、半成品(過程)、成品檢驗記錄,各種形式實驗報告等3往來業務類全部招標文件、投標文件(電子檔),中標通知書,生產計劃下發通知書、發運記錄、結算書,各類銷售類、采購類合同協議,供應商客戶資料、倉庫盤存記錄等4生產記錄類各生產工藝生產記錄等5公司資質類公司營業執照(正、副本、IC卡)、稅務登記證(國、地)、組織機構代碼證書、一般納稅人證明、基本戶開戶證明等 二、歸檔要求 1、檔案質量總的要求是:遵循文件的形成規律和特點,保持文件之間的有機聯系,區別不同的價值,便于保管和利用。 2、歸檔的文件材料種數、份18、數以及每份文件的頁數均應齊全完整。 3、在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應合一歸檔。 4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。5、檔案文件材料應區別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規律或特點,應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。6、案卷封面,應逐項按規定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。第四條 檔案的利用 1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱19、,借閱者都要填寫借閱單,報主管人員批準后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門領導簽字批準,受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。 2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發現損壞、丟失或逾期未還,應寫出書面報告,報總經理處理。 3、必須嚴格保密,不準泄露檔案材料內容,如發現遺失必須及時匯報,追求責任。 4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內容,如確有需要,必須經領導批準才能摘抄或復制。 5、必須愛護檔案,保持整潔,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。 6、不準轉借,必須專人專用。 7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知相關20、負責人另行辦理續借手續。會議管理制度一、目的為規范會議程序和管理,提高公司總體決策管理能力和辦事效率,更好地協調工作,研究落實重大事項的對策措施和尋求解決有關問題的方法,預防和糾正工作中存在的問題,并保證公司各項管理工作規范、高效、有序,特制定本制度。二、適用范圍 本制度適用于本公司所有部門。三、會議類別 本制度所指的會議包括年度會議、季度會議、月度會議、專題會議、公司例行會議、部門例行會議等。四、會議的組織1、臨時召開的公司級內部小范圍會議須經部門領導批準,公司會議須經總經理批準。2、涉及公司多個部門共同召開并有集團公司領導參加的會議,由會議主要牽頭部門與綜合履約部聯系,備案會議情況等。3、21、會議組織包括但不限于會議通知、會議時間、會議地點、會議主持人、參會人員、會場安排、會場布置、會議設施準備、會議材料擬稿和發放、會議記錄、會議攝影、會議紀要等。4、會議需提前通知,一般會議應提前半個工作日以電話或其他方式(郵箱)通知;大型會議需至少提前3個工作日通知。5、會議通知包括但不限于會議時間、地點、參會人員、會議內容和要求等。五、會議的準備1、做好會議通知。確保應到人員按時參會。2、做好會場的落實和安排。3、做好參會人員的引導和組織。4、重要會議應制定會議及接待方案,方案內容包括餐飲、住宿、公共活動等安排。六、會議紀律和要求1、會議開始前必須由本人簽到,如不能到會應向會議主持人履行請假手22、續。2、不允許遲到、早退,中間有急事需離開會場應向會議主持人請假,遲到、早退者上交(員工30元,主管50元,部門領導100元,部門領導以上200元)。 3、會議期間應將移動通訊工具關機或置于振動位置,否則上交50元/次,如遇緊急事情應向主持人請假,到會場外接聽。 4、會議發言要言簡意賅,按照實際情況提名發言和自由發言。5、會議務求精簡高效,嚴肅認真,尊重他人,否則上交100元/次(如打瞌睡,玩手機,交頭接耳等)。各級會議主持人應主動監督。6、會議期間與會人員注意傾聽他人發言,積極參與討論,充分尊重他人,不提倡對某一問題無休止地爭論。7、做好會議保密工作。密級會議原則上禁止撥打手機或錄音。參會人23、員禁止傳播密級會議內容。七、 會議資料管理1、會議紀要的整理和會議以其他形式公開內容由會議組織部門負責擬寫和下發。2、專題會議根據安排整理會議紀要。3、其他各類會議可視情況整理成會議紀要和其他形式的簡報等。4、會議紀要的發放范圍是參加會議的領導和有關的部門。5、會議紀要整理和印發應在3個工作日內完成,特殊情況除外。6、公司重大會議等會議資料存檔實行一會一存。存檔內容包括會議通知、會議記錄、會議紀要等。計算機管理制度一、公司計算機由綜合履約部負責管理和維護,行政文員監督計算機管理規定的執行。二、未經計算機管理人員許可,任何人不得擅自開機。三、未經培訓的員工,應在計算機管理人員的陪同下進行上機操作24、,以免丟失重要文件。四、不得在計算機上放影碟、玩游戲或做與工作無關的事情。一經查實,處罰50元/次。五、上網只允許查尋與工作有關的資料和信息。嚴禁進入游戲室。一經發現,處罰50元/次。六、公司起草的文稿,非特殊情況應在顯示屏上直接校稿,方可打印。七、計算機使用人員要定期對電腦進行維護和保養,以確保計算機處于最佳狀態。八、非公司人員上機操作,須經計算機管理人員許可,并在計算機管理人員的陪同下進行操作,且嚴禁打開公司各項文檔。否則,給予當事人處罰。九、離開計算機時,保持計算機待機狀態,下班時,關閉計算機。 印章使用管理制度印章是公司經營管理活動中行使職權,明確公司各種權利義務關系的重要憑證和工具,25、印章的管理應做到分散管理、相互制約,為明確使用人與管理人員的責權,特做如下公司印章使用與管理條例: 各類印章的具體管理條例:一、印章的刻制因業務發展需要申請各職能部門專用章時,由需求部門填寫印章制發申請表,公司領導批準后,由綜合履約部統一辦理,并備案并留好印章樣圖。二、印章的保管和使用1.印章的保管通過總經理授權賦予一些部門對其部門(專業)印章的保管權和使用權。由被授權人在綜合履約部簽字領取印章,指定專人保管。2.印章的使用(1)公章:公章由集團公司財務部保管。各部門有需蓋公章的文件、通知等,須先到綜合履約部處領取并填寫印章使用申請表,經各部經理核準后并在印章使用申請表中簽批,蓋章后經手人需將26、簽批申請表交由綜合履約部,并在印章使用登記薄簽字。綜合履約部需將印章使用申請表與印章使用登記薄同期留檔。(2)合同章:合同章由綜合履約部保管。主要用于公司簽訂各類合同使用專用章,。各部門有需蓋合同章的合同、協議等,須先到綜合履約部處領取并填寫印章使用申請表,經各部經理核準后并在印章使用申請表中簽批,蓋章后經手人需將簽批申請表交由綜合履約部,并在印章使用登記薄簽字。綜合履約部需將印章使用申請表與印章使用登記薄同期留檔。(3)法人私章:法人私章由集團財務部保管,主要用于銀行匯票、現金支票等業務,使用時憑審批的支付申請或取匯款憑證方可蓋章。(4)財務章:由集團財務部保管,主要用于銀行匯票、現金支票等27、需要加蓋銀行預留印鑒等業務或發票上使用,發票專用章主要用于發票蓋章。(5)其他職能部門章: 其他職能部門章,主要適用于各部門內部使用,已經刻制的職能部門章,需由部門負責人進行保管并嚴格該章的使用辦法。3、印章的廢止、更換:(1)、廢止或繳銷的印章應由保管人員填寫廢止申請單,并呈總經理核準后交由公司綜合履約部負責人統一廢止或繳銷。(2)、遺失印章時應由印章保管人員填寫廢止申請單,并并呈總經理核準后,簽批遺失處理及處罰辦法后,交由綜合履約部按批示處理,如是遺失公司基本印章時必需登報申明。(3)、更換印章時應由印章保管人員依公司文件填寫廢止申請單,并呈總經理核準后,交由綜合履約部按批示處理。如有需要28、須填寫印章制發申請表申請新的印章。4. 印章保管人的責權范疇:對于公司主要印章管理,采用分散管理相互監督的辦法。綜合履約部主要職責是對印章的使用進行合理性管理,而印章保管人具有使用、監督、保管等多重責任與權力,具體劃分如下:(1)職能部門印章保管人對印章具有獨立使用權力,同時負全部使用責任。(2)公章的保管人無獨立使用權力,但具有監督及允許使用權力,因此公章的保管人對公章的使用結果負主要責任,經手人則負部分責任,而對未經由負責人或保管人簽批的公章使用經手人負主要責任,保管人負部分責任。(3)財務章的保管人無獨立使用權力,但具有監督及允許使用權力,因此財務章的保管人對財務章的使用結果負主要責任,29、經手人則負部分責任,而對未經由保管人(財務負責人)簽批的公章使用經手負主要責任,保管人負部分責任。(4)法人私章的保管者是出納,即是保管者又是使用者,但其無獨立使用權力,需依據財務部負責人審批的支付申請或取匯款憑證方可使用,否則負全部責任。(5)公司嚴禁公章、合同章、法人私章未經批準獨立帶離公司使用,公司高、中層領導,因異地執行重大項目或完成重要業務,需要攜帶公司印章出差的,須經公司董事長或總經理審批并及時歸還。(7) 如遇個人需開具個人相關證明,需由部門負責人以上擔保簽批后方能使用,但如涉及到個人經濟擔保與證明時,原則上一律不予證明,其不良結果由簽批人與保管人以情節共同負責。(8) 所有印章30、的使用,必須嚴格執行公司的公章使用章程,做好申請和使用登記。公司印章只適用于與公司相關業務,不得從事有損公司利益之行為。(9)印章使用申請人及管理負責人要嚴格按照上述規定申請使用印章,如出現問題,后果自負。給公司造成重大損失的,公司將依法追究其法律責任。保密制度為保守公司秘密,維護公司利益,制訂本制度。 一、全體員工都有保守公司秘密的義務。在對外交往和合作中,須特別注意不泄露公司秘密,更不準出賣公司秘密。 二、公司秘密是關系公司發展和利益,在一定時間內只限一定范圍的員工知悉的事項。公司秘密包括下列秘密事項: 1、公司經營發展決策中的秘密事項; 2、人事決策中的秘密事項; 3、專有技術; 4、招31、標項目的標底、合作條件、貿易條件; 5、重要的合同、客戶和合作渠道; 6、公司非向公眾公開的財務情況、銀行帳戶帳號; 7、公司會議或總經理確定應當保守的公司其他秘密事項。 三、屬于公司秘密的文件、資料,應標明“秘密”字樣,由專人負責印制、收發、傳遞、保管,非經批準,不準復印、摘抄秘密文件、資料。 四、公司秘密應根據需要,限于一定范圍的員工接觸。接觸公司秘密的員工,未經批準不準向他人泄露。非接觸公司秘密的員工,不準打聽公司秘密。 五、記載有公司秘密事項的工作筆記,持有人必須妥善保管。如有遺失,必須立即報告并采取補救措施。 六、對保守公司秘密或防止泄密有功的,予以表揚、獎勵。 違反本規定故意或過失泄露公司秘密的,視情節及危害后果予以行政處分或經濟處罰,直至予以除名。 七、檔案室及相關機要重地,非工作人員不得隨便進入;工作人員更不能隨便帶人進入。 八、綜合履約部應定期檢查各部門的保密情況。