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1、投資公司行政后勤及圖書辦公用品管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 作息時間管理第 一 條：公司作息時間詳見下表：項目時間備注上班班車8：10發(fā)車分別從天河區(qū)和海珠區(qū)出發(fā)上午班9：0012：30午餐12：3013：20下午班13：3017：3015：3016：00下午茶晚餐17：4019：00下班班車18：00發(fā)車準時出發(fā)加班班車21：00發(fā)車準時出發(fā)第二章 考勤管理第 一 條：職員上班和下班時須各刷卡一次。因故未能正常刷卡的，須申明原因并經(jīng)部門負責人確認后報總經(jīng)理辦公室備案，否則，按曠工處理。第 二 條2、：請假、外出培訓、考察或出差，必須提前填寫請假審批表或出差審批表，按規(guī)定程序報批并辦妥工作交接手續(xù)，同時交總經(jīng)理辦公室備案后方可離崗。第 三 條：職員不得要求他人代為刷卡，或替他人刷卡。每發(fā)現(xiàn)一次，對替人刷卡者和要求他人代為刷卡者，各罰款1000元，通報批評，當季考核系數(shù)不超過0.8。第 四 條：公司級會議、培訓、集體活動考勤罰則：遲到或早退5分鐘以上、15分鐘以下：遲到者本人及其直接上司分別罰款50元，部門副經(jīng)理以上人員罰款100元；遲到或早退15分鐘以上、2小時以下罰款加倍。第 五 條：公司規(guī)定，以下情況視為曠工：（一） 無故缺勤兩小時以上，返回公司上班后1個工作日內(nèi)也未補辦請假手續(xù)或補辦3、手續(xù)未獲批準；（二） 請假未獲批準即擅自不上班（包括續(xù)假未獲批準）視同無故缺勤；（三） 以虛假理由請假獲批準而不上班的。第 六 條：公司對于曠工的處理：（一） 曠工期間勞動報酬不予發(fā)放，包括崗位工資和房補以及其他福利待遇。（二） 曠工計算時間為半天，不足半天按半天計。（三） 每曠工半天，自當月起降薪0.5級，取消當季度的季度獎，年終獎視情節(jié)予以部分或全部扣減。（四） 連續(xù)曠工超過五天，或一年內(nèi)累計曠工超過十天，作過失性辭退處理，公司不負擔任何經(jīng)濟補償。第三章 假期管理第 一 條：帶薪年休假及相關待遇（一） 職員加入公司后下一年度可享有15個工作日的帶薪年休假（轉(zhuǎn)正后實施）。（二） 具體休假時間4、由職員和部門負責人協(xié)商后安排。（三） 取（銷）假的一般程序如下：n 職員請假需部門負責人、公司分管領批準，抄報總經(jīng)理辦公室后方可取假。n 一次取假在5個工作日（含）以上的，需提前一個月申報。（四） 正式休假、出差、外出考察、外出培訓前須通過前臺知會全體。（五） 帶薪年休假只在當年有效，不累計到下一年。公司每年向當年內(nèi)有帶薪年休假資格的職員發(fā)放300元帶薪年休假補貼。（六） 帶薪年休假取假按照工作日計算，最小取假長度為半天，不足半天算半天，超過半天不足一天算為一天。可多次取假，但間隔少于3天的應提前一并申請。（七） 凡符合以下情況之一的，不享受當年帶薪年休假。 一年內(nèi)一次性病假超過45天或累計病5、假超過65天； 一年內(nèi)一次性事假超過25天或累計事假超過30天； 一年內(nèi)病、事假相加超過50天； 一年內(nèi)休產(chǎn)假超過30天。（八） 如在帶薪年休假后再請病假、事假超過上述規(guī)定時間的，則在下一年度取消帶薪年休假。第 二 條：婚假以及相關待遇依法履行正式結(jié)婚登記手續(xù)的職員，可一次性享受婚假7天。如符合男25周歲、女23周歲以上初婚的晚婚條件，另加10天假期，一共17天。婚假應在結(jié)婚登記之日起5個月內(nèi)取完假。辦理休假手續(xù)時，需向總經(jīng)理辦公室出示結(jié)婚證登記備案。公司致新婚賀儀人民幣300元整。第 三 條：喪假以及相關待遇直系親屬（包括父母、配偶、子女、配偶之父母）死亡的職員，可取 喪假5天，路程另計。半6、個月內(nèi)知會總經(jīng)理辦公室，公司將致以奠儀人民幣1000元整。第 四 條：工作調(diào)動假異地辦理行政和戶口關系調(diào)動手續(xù)，應當根據(jù)辦理相關手續(xù)的實際需要給假，累計不超過5個工作日。第 五 條：產(chǎn)假、護理假、哺乳假、計劃生育假（一） 產(chǎn)假及假期（注：男26周歲、女24周歲以上初育為晚育）：產(chǎn)假以產(chǎn)前產(chǎn)后休假累計。產(chǎn)假領取獨生子女證者增加假期共休產(chǎn)假非晚育者90天35天125天晚育者105天35天140天（二） 男職員護理假：10天（限在女方產(chǎn)假期間）。（三） 哺乳假：小孩一周歲以內(nèi)，上班時間給予母親每天哺乳時間一小時（不含午餐時間）。在子女出生3個月內(nèi)向總經(jīng)理辦公室出示獨生子女證，公司將致賀儀人民幣3007、元整。（四） 計劃生育假按國家規(guī)定執(zhí)行。第 六 條：關于病假的折抵規(guī)定：職員在因病請假時，如當年帶薪年休假尚有剩余天數(shù)，經(jīng)總經(jīng)理辦公室同意后可按帶薪年休假取假審批流程要求從帶薪年休假中折抵，作為帶薪年休假處理。第 七 條：關于出國考察折抵假期的規(guī)定：由公司安排出國考察，按實際考察占用工作日天數(shù)的50%折抵個人當年帶薪年休假假期。實際考察天數(shù)的50%不足半天算半天，超過半天不足一天算為一天。 第 八 條：職員按本章規(guī)定申請假期的，應按本章規(guī)定填寫請假審批表。第四章 著裝管理第 一 條：著裝標準（不含每周最后一個工作日） 男職員應著襯衫、深色皮鞋、系領帶；女職員應著有袖襯衫、西裝裙或西裝褲或有袖套8、裙，著絲襪、皮鞋（露腳后跟及腳趾的皮涼鞋等不在此列）。 各項目管理部及其他部門駐工地現(xiàn)場人員：經(jīng)過在公司的備案后可以著便裝，但如返回公司辦公室、外出會見重要人員、出席重要會議等場合，需按辦公室職員要求著裝。第 二 條：每周最后一個工作日著裝標準 從事對外公務或接待外部客戶（如：銷售、維修、拜訪等活動），應按周一至周四要求著裝或著統(tǒng)一工作服。 其它職員可著與工作場所相應的輕便服裝，但無袖裝、超短裙、拖鞋不在此列。第 三 條：逢公司重大活動，職員應按公司通知的要求著裝。第 四 條：上班時間全體職員應佩帶工作牌。第五章 職員個人通訊管理第 一 條：職員入職后，應將個人通訊號碼及緊急聯(lián)絡家庭或宿舍電話9、號碼交總經(jīng)理辦公室備案。第 二 條：申報報銷手機通訊費的職員，必須及時公布手機號碼，并保證每天（包括節(jié)假日）8：00-22：00處于開機狀態(tài)。第 三 條：職員在執(zhí)行公司特別任務期間，須保證每天24小時處于開機狀態(tài)。第 四 條：總經(jīng)理辦公室負責每月抽查職員開機狀況。如發(fā)現(xiàn)職員在一個月內(nèi)有三次或三次以上聯(lián)系不上者，取消該職員當月通訊費報銷資格。第六章 圖書管理第 一 條：圖書的購買（一） 購買前將圖書類型、數(shù)量、價格報部門負責人、公司分管領導批準方可購買。（二） 購買圖書后必須到公司圖書管理員處登記，然后交申購部門使用，有條件的部門可以設部門圖書管理員。（三） 未經(jīng)公司圖書管理員登記的圖書，財務部10、不予報銷購書費用。第 二 條：圖書的登記（一） 建立公司書庫，由前臺擔任公司圖書管理員，負責圖書登記。（二） 圖書登記內(nèi)容應包括購買日期、書名、編號、價格、保管部門、保管人等六項。第 三 條： 圖書的借閱（一） 借閱圖書者必須向圖書管理員辦理借閱手續(xù)后才能借書。（二） 借書者須妥善保管圖書，如有污損或丟失，按原價賠償。第七章 電子郵件管理第 一 條：公司職員應按要求使用電子郵件，以求高效、規(guī)范地傳遞信息。第 二 條：郵件發(fā)送者應填寫主題，主題應簡明扼要。第 三 條：篇幅少于一百字的文件，建議直接作為電子郵件正文輸入。第 四 條：所有職員每天應最少安排三次時間（上午上班后、下午上班后、下午下班前11、）查看郵件，以便及時閱讀和處理公司的信息。第 五 條：下列文件必須以有紙方式存檔：（一） 與金融機構往來的憑證、帳單等；（二） 建筑圖、裝修圖及其它圖案設計稿等；（三） 財務管理、審計工作需要的原始單據(jù)、憑證；（四） 公司已簽訂的各種合同、協(xié)議等；（五） 公司已對外發(fā)出的各類函件；（六） 各部門認為有必要保存原件的其他文件。第六條：郵箱設置及保密（一） 職員離職，總經(jīng)理辦公室應及時取消其個人郵箱。（二） 職員應保護好個人郵箱密碼，并定期修改密碼，如果發(fā)現(xiàn)密碼泄露，應及時作出更改。（三） 未經(jīng)總經(jīng)理授權，任何人不得查看他人郵箱的內(nèi)容。第七條：郵件報批跟進（一）為避免報批郵件流程進展緩慢，第一報批12、人應逐級跟進。（二）為提高信息扁平化程度，鼓勵報批同時抄送第二環(huán)節(jié)審批人。（三）群發(fā)郵件提倡發(fā)送部門、工作小組。第八章 辦公管理第 一 條：職員上班時間應佩帶好工作牌。第 二 條：辦公時間內(nèi)應保持飽滿的精神狀態(tài)，微笑面對同事及任何來訪者，使用敬語，維護良好的公司形象。第 三 條：保持辦公臺面整潔，辦公文具、紙張等用品應擺放整齊。工作位隔板上不得張貼，離開辦公位應及時將座椅歸位。第 四 條：電話鈴響三聲之內(nèi)接電話，先說“您好”，再報出所在部門名稱及接聽電話人姓名。接聽電話應簡單明了，盡量小聲，以免影響其他同事辦公。第 五 條：如部門同事不在辦公位，應及時接聽其電話，待同事返回時告之。第 六 條：13、接待來訪、業(yè)務洽談應在指定區(qū)域或會議室，避免影響他人辦公。來賓一般不得進入辦公區(qū)，如確因工作需要，應由相關部門人員帶入。第 七 條：辦公時間應堅守工作崗位，暫時離開時應知會同事或上級領導。第 八 條：辦公區(qū)域內(nèi)不準大聲喧嘩、聊天，禁止吸煙、就餐、吃零食。第 九 條：上班時間不允許看報刊雜志及與工作無關的網(wǎng)站、書籍。第 十 條：職員下班離開公司前應關閉電腦主機和顯示屏電源。第 十一 條：總經(jīng)理辦公室將每月定期進行全面檢查與不定期的抽查，任何形式的批評都將會影響到部門負責人和其本人的績效考核成績。 第九章 會議管理第 一 條：各部門召開會議如需使用會議室或洽談室，會議組織者須提前向前臺預約。如需提14、供會務設備和服務，應提前半天知會前臺，以便做好準備。第 二 條：會議組織者應在會議前準備好會議相關資料。在使用會議室時應小心使用設備，離開會議室時，應知會相關人員關閉設備、電源、門等。第 三 條：公司級、跨部門會議通知一律由前臺下發(fā)，并按廣州公司會議通知格式填寫。前臺在會前確認與會人員是否“接受”會議通知，并根據(jù)接受情況編制會議簽到表，會議組織者根據(jù)簽到情況進行會議考勤管理。第 四 條：參加會議應準時，因故不能按時到達應事先向會議組織者請假，參加公司級會議未請假遲到者將被處以罰款。第 五 條：每月末召開公司月度經(jīng)營計劃會議，各部門每周一需舉行部門全體周例會，周例會紀要發(fā)部門全體并抄報公司領導。15、第十章 辦公用品管理第 一 條：所有辦公用品及設備（含電腦、復印機、打印機耗材等）均由辦公室統(tǒng)一采購。第 二 條：辦公用品領用程序1. 各部門需指定一人負責本部門辦公用品領用，領用時填寫辦公用品請購單；2. 開大型會議或舉辦活動需申請辦公用品，由會議或活動負責人填寫辦公用品請購單，并提前一天通知辦公用品管理員進行準備；3. 如有新職員加入，待新職員到公司報到后，在辦公室領取統(tǒng)一標準的辦公用品，并在新職員辦公用品領用表中簽字確認。第 三 條：辦公用品的保管：辦公用品領用后，由領用人妥善保管。計算器、打孔機、訂書機、筆筒等耐用品，原則上遺失不補。如領用人因工作調(diào)動或辭職等原因離開公司，須歸還辦公用16、品管理員處。第 四 條：申購電腦、打印機、復印機、掃描儀、數(shù)碼相機、文件柜等固定資產(chǎn)填寫固定資產(chǎn)購置申請表。第 五 條：辦公用品的申領，應結(jié)合實際需要，慎重申領，節(jié)約使用。 第十一章 資產(chǎn)管理第 一 條：固定資產(chǎn)的管理1. 總經(jīng)理辦公室負責對公司及項目部資產(chǎn)的實物管理，負責對公司電腦類資產(chǎn)進行專項管理，須對電腦類資產(chǎn)的購進、配置、使用、維修及報廢等進行全面的登記和管理。2. 財務管理部是公司資產(chǎn)帳務管理的主管部門，負責從資產(chǎn)的原值、已提折舊、凈值等方面對公司資產(chǎn)進行監(jiān)控和管理。第 二 條：資產(chǎn)的分類和使用年限：根據(jù)現(xiàn)行的會計核算制度及公司資產(chǎn)的具體情況對資產(chǎn)進行分類編號。第 三 條：資產(chǎn)登記的17、要求：1. 分別做好固定資產(chǎn)、低值易耗品的登記，登記的格式可參考固定資產(chǎn)盤點表。2. 為方便公司資產(chǎn)的統(tǒng)計，各項目部統(tǒng)一按上述資產(chǎn)大類及總分類進行固定資產(chǎn)登記。3. 資產(chǎn)的編號規(guī)則：XXX（資產(chǎn)代號）-XXX（資產(chǎn)序號）。 4. 低值易耗品的分類和資產(chǎn)編號參照以上標準。第 四 條：資產(chǎn)管理指引：1. 資產(chǎn)的購置、調(diào)撥、轉(zhuǎn)讓、報廢等均須按程序?qū)徟唇?jīng)批準，不能辦理相關手續(xù)。2. 資產(chǎn)編號規(guī)則需統(tǒng)一，并在資產(chǎn)上粘貼標識，確定資產(chǎn)責任人，確保資產(chǎn)的合理使用及管理。3. 未經(jīng)公司同意，不得將資產(chǎn)外借和供無關人員使用。4. 資產(chǎn)的使用部門和使用人須合理使用設備，嚴格按規(guī)程操作，并注意設備維護、保養(yǎng)。由18、于使用、保管不善造成的遺失和損毀，責任人要按資產(chǎn)重置價格或資產(chǎn)管理部門的評估價值賠償公司損失。第 五 條：資產(chǎn)購置、調(diào)拔、轉(zhuǎn)讓、報廢的審批權限和審批程序：1. 資產(chǎn)購置：有關部門提出申請，填制固定資產(chǎn)購置申請表并按規(guī)定申報流程和審批權限獲批后，方可進行資產(chǎn)的購置。2. 資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、報廢：有關部門提出申請，填制固定資產(chǎn)報廢申請表，并按規(guī)定申報流程和審批權限獲批后，方可進行資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓和資產(chǎn)殘骸的處理。報廢資產(chǎn)有殘值的，經(jīng)資產(chǎn)主管部門估價、處理后，回收的資金應及時上繳公司財務管理部。第十二章 公寓管理第 一 條：凡出差深圳，且深圳無住房的職員，無特殊情況，須入住公司八卦嶺公寓，公寓住滿后入住八卦嶺招待所19、；第 二 條：異性職員同時出差深圳，女職員優(yōu)先挑選入住公司公寓或招待所；第 三 條：凡出差深圳并需入住八卦嶺公寓的職員，需提前一天填寫入住申請單并交總經(jīng)理辦公室確認，入住時憑入住申請單到八卦嶺公寓管理處204房辦理入住手續(xù)；第 四 條：職員入住公寓后，應自覺遵守管理處的各項管理規(guī)定；第 五 條：禁止擅自與公寓其他住戶調(diào)房，不能將公寓交由外人居住，外來人員不得留宿；第 六 條：退房時請到管理處辦理手續(xù)，配合管理處進行房間設施、設備、日常用具的檢查和核對，如有損壞和丟失應照價賠償。第 七 條： 公司值班室僅供公司職員、司機休息或留宿，因加班需留宿值班室的職員，可直接到房管部領取鑰匙；因其它原因需留20、宿值班室的職員，需提前填寫入住申請單，交總經(jīng)理辦公室簽字確認后，憑入住申請單辦理入住。第十三章 印章證照管理第 一 條：印章管理1. 各類公章必須指定專人負責和保管。公章不得隨意存放，任意使用。2. 需蓋公章的部門或個人須說明蓋章的目的、用途、范圍，填寫發(fā)文審批表，經(jīng)領導批準后，方可蓋章并填寫公章使用登記表。3. 各部門新刻或改制印章，須報公司總經(jīng)理批準后方可辦理，并由總經(jīng)理辦公室登記備案。4. 印章如遇丟失、損壞或被盜時，應及時向公司總經(jīng)理匯報并予以備案，并及時辦理補刻手續(xù)。第 二 條：公司公章1. 因工作需要以公司名義對外發(fā)文、上報材料或有關資料需蓋公司公章的，須說明用途、范圍，經(jīng)有關用章21、審批人批準后方能加蓋公司公章；2. 凡因特殊原因需借公章外出公干，須書面申請說明用途和特殊原因，并經(jīng)用章批準人同意方可借出；歸還公章時，須將借用公章所蓋文件的復印件一并交付備查；凡發(fā)現(xiàn)借用公章加蓋其他文件或空白紙張或因此而發(fā)生問題，將嚴肅追究借用人的責任；3. 公章保管人外出時，應將公章交給總經(jīng)理辦公室指定的臨時代管人保管，不得擅自交給他人代管代用。第 三 條：公司公章、部門印章使用審批規(guī)定1. 以公司名義張貼、外發(fā)（公司以外）的各類文件需加蓋公司印章。2. 以部門名義張貼、外發(fā)（公司以外）的各類文件需加蓋部門印章。3. 各部門應指定專人對部門印章進行保管。第 四 條：各類證照的管理1. 各部22、門在取得各類證照時，應同意交總經(jīng)理辦公室進行存檔管理，并登記在公章、證照登記表上。2. 如需使用各類證照，使用人需經(jīng)總經(jīng)理辦公室負責人同意后，方可使用。第 五 條：印章使用審批規(guī)定用章事項用章審批人1、 公司文件和信函法人授權委托書單位介紹信邀請函感謝信總經(jīng)理總經(jīng)理辦公室負責人總經(jīng)理辦公室負責人總經(jīng)理辦公室負責人2、財務報表 借貸申請 資金擔保 資金使用 開設帳戶 總經(jīng)理和財務管理部負責人總經(jīng)理和公司分管領導總經(jīng)理和公司分管領導總經(jīng)理和公司分管領導總經(jīng)理和公司分管領導4、項目投標書、意向書、合同書總經(jīng)理和公司分管領導5、法律文書總經(jīng)理和公司分管領導第十四章 名片管理第 一 條：新職員入職后即可申請印制名片，逐項按名片標準格式填寫后發(fā)至人事專員郵箱，人事專員審核后發(fā)至前臺的郵箱，即可辦理。第 二 條：職員名片標準：公司統(tǒng)一模板+部門+分機號+手機+郵箱地址；主管以上人員名片標準：公司統(tǒng)一模板+部門+職位+分機號+直線+手機+郵箱地址。第 三 條：未經(jīng)公司任命的職位不得印制在名片上，所有申請了手機報銷的必須將手機號印制在名片了，不得將私人郵箱印制在名片上。第 四 條：學位、職稱等若因工作需要在名片上印制，須經(jīng)總經(jīng)理辦公室驗證同意后方可印制。