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1、汽車控股集團重要證照日常、使用管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總則第一條 為規(guī)范公司重要證照的日常管理和使用，確保證照完整、管理能夠落實到位，實現(xiàn)其有效利用和科學管理，特制定本制度。第二條 本制度適用于*汽車控股集團及其下屬各經(jīng)營單位（以下簡稱“各單位”）。第三條 本制度所指的重要證照包括以下。 證照類。指各單位合法經(jīng)營所需要的各種證照，包括營業(yè)執(zhí)照正副本、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、增值稅一般納稅人資格證、銀行開戶許可證、貸款卡、外匯登記證、統(tǒng)計證、社會保險登記證等通用證照。不含各種行業(yè)資質(zhì)類及權(quán)2、證類證書。第四條 為提高管理效率，根據(jù)證照的使用性質(zhì)，上述各類重要證照由各單位財務(wù)中心進行保管。第五條 各單位的重要證照管理應(yīng)遵循“嚴格權(quán)限、明確職責、歸口管理、責任到人”的管理原則。各類重要證照的管理要確保管理有序，使用安全、及時、有效。第二章 工作職責第六條 各單位應(yīng)根據(jù)重要證照的性質(zhì)和用途設(shè)立歸口管理人員，明確每一類重要證照的申辦、變更、年檢。（一） 保管部門的設(shè)立：各單位重要證照的保管統(tǒng)一由各單位財務(wù)中心負責。（二） 申辦、變更、年檢部門的設(shè)立：為提高管理效率，一般情況下，各類證照的申辦、變更和驗證部門應(yīng)為同一部門。根據(jù)各類證照的性質(zhì)和用途，各類重要證照的申辦、變更和驗證等負責部門請參3、考附件1各類重要證照日常管理責任部門。第七條 各單位財務(wù)部應(yīng)指定一出納人員作為證照保管人，專門負責保管各類重要證照，并規(guī)范各類重要證照的使用管理。申辦、變更和年檢部門應(yīng)安排相關(guān)人員負責相關(guān)重要證照的申辦、變更、年檢或重新驗證、注銷等管理。第八條 具體工作職責如下：（一） 申辦部門職責。1. 負責聯(lián)系和咨詢申辦機構(gòu)，明確申辦或補辦程序和要求；2. 負責收集和準備各種申辦或補辦材料；3. 根據(jù)經(jīng)營管理需要，負責向相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)申請辦理證照，并跟蹤申辦或補辦過程；4. 負責辦理證照的注銷事宜，包括注銷申請、注銷資料準備、注銷具體事宜處理等；5. 負責處理有關(guān)申辦或補辦證照的其他事項。（二） 保管部門4、（指各單位財務(wù)部）職責。1. 負責重要證照原件、電子掃描件的保管維護；2. 負責重要證照內(nèi)容的登記和備案管理；3. 負責重要證照原件的查詢、借閱、帶出管理等；4. 負責重要證照復(fù)印件的使用管理，包括使用登記、使用監(jiān)督和檢查等；5. 負責督促相關(guān)部門及時辦理各種證照的變更、年檢或重新驗證、注銷等事宜；6. 負責重要證照的廢止管理，包括廢止、丟失、損毀、被盜等上報、申請、登記備案等；7. 出現(xiàn)異常情況及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。（三） 變更辦理部門職責。1. 根據(jù)各單位的經(jīng)營管理需要，負責明確變更事項，并及時向發(fā)證機構(gòu)辦理變更事宜；2. 負責收集和準備各種變更材料，跟蹤變更辦理進程；3. 負責處理有關(guān)變更5、證照的其他事項。（四） 年檢或重新驗證部門職責。1. 負責收集和準備年檢或重新驗證所需的各種材料；2. 負責辦理年檢或重新驗證的各項具體事宜，跟蹤年檢或重新驗證工作進程，出現(xiàn)異常情況及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。第三章 重要證照的日常管理第九條 各單位各類重要證照的歸口管理部門應(yīng)嚴格按照審批程序辦理各種重要證照的申辦、保管、變更、年檢或重新驗證以及廢止等，以確保管理有序，安全、有效使用，并責任到人。各類證照的具體管理審批權(quán)限請見附件2各類重要證照管理審批流程。第十條 重要證照的申辦。（一） 根據(jù)經(jīng)營管理需要，證照申辦人應(yīng)填寫證照申辦、變更、注銷審批表（見附件3），并根據(jù)證照類別按不同審批程序申報。機要證6、照應(yīng)經(jīng)所在單位負責人、董事長審批后辦理，非機要證照需經(jīng)單位負責人審批后方可辦理。（二） 除申辦人和保管人為同一人外，申辦部門在申辦成功后，應(yīng)在2日內(nèi)將證照原件轉(zhuǎn)交給財務(wù)部進行妥善保管。在移交時，財務(wù)部應(yīng)清點原件，確認后，由申辦人和保管人同時簽字確認移交。（三） 除董事長特批外，申辦部門不允許保留任何形式的電子原件、掃描件和復(fù)印件，一經(jīng)查出將按相關(guān)獎懲規(guī)定給予處罰。第十一條 重要證照的保管。（一） 各類證照的保管人應(yīng)設(shè)立臺帳登記各種證照的基本信息及使用信息（具體臺帳格式請見附件4各類重要證照管理臺帳），并對各種證照的原始物件、電子原件、掃描件進行妥善保管或存檔，確保安全，避免丟失、毀損、被盜等。7、（二） 各單位財務(wù)部應(yīng)單獨選定一處可確保證照安全、完整的存放地點存放各類重要證照。（三） 保管人在收到原件后，應(yīng)至少保存一份與原件內(nèi)容相同的復(fù)印件或電子原件或掃描件，作為備份檔案管理。（四） 保管人應(yīng)明確各種原始物件、電子原件、掃描件、復(fù)印件的存放位置及數(shù)量，以利于及時、準確地查找，辦理使用手續(xù)。（五） 保管人應(yīng)至少每月清查一次所保管的各種證照原件，確保賬實相符，并做好清查備案登記。（六） 證照保管人因工作需要而調(diào)動崗位時，應(yīng)按照各單位的工作交接手續(xù)，由移交人和接交人在核對證照清單數(shù)目后，簽字確認辦理證照移交手續(xù)。第十二條 重要證照的變更管理。（一） 根據(jù)經(jīng)營管理需要，如需對已有的證照進行變更8、，應(yīng)由變更辦理部門填寫證照申辦、變更、注銷審批表（見附件3），說明具體變更事項，經(jīng)所在單位負責人和董事長審批后及時辦理變更。（二） 除變更辦理人和保管人為同一人外，辦理變更完畢，變更辦理部門應(yīng)在2日內(nèi)將變更后原件移交給財務(wù)部進行妥善保管。在移交時，財務(wù)部應(yīng)清點原件，確認后，由變更辦理人和財務(wù)部保管人同時簽字確認移交。保管人接收后，應(yīng)及時登記備案，并注明變更日期及變更事項。（三） 原有證照已辦理變更的，應(yīng)將原有的電子原件、掃描件轉(zhuǎn)入注銷文檔，經(jīng)財務(wù)部負責人審批后停止使用。第十三條 重要證照的年檢管理。（一） 證照保管人應(yīng)對即將到期的證照，至少提前30天通過發(fā)送郵件的方式告知年檢及時辦理年檢，不及9、時辦理，造成的各種損失由相關(guān)責任人負擔，并追究其責任。（二） 各單位年檢辦理部門應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)，在證照到期前，主動并及時辦理年檢手續(xù)，并跟蹤進展情況，如遇到異常情況，應(yīng)及時向部門負責人匯報。（三） 除年檢辦理人與保管人為同一人外，年檢辦理完畢后，辦理人應(yīng)在2日內(nèi)將年檢后原件及時移交給證照保管人，保管人應(yīng)做好登記備案。第十四條 重要證照的廢止。包括證照的注銷管理，丟失、毀損、被盜管理等。（一） 注銷管理。1. 根據(jù)經(jīng)營管理需要需辦理注銷的，證照申辦部門應(yīng)填寫證照申辦、變更、注銷審批表（見附件3），說明注銷事項，經(jīng)所在單位負責人和董事長審批同意后方可辦理注銷。2. 證照注銷后，并做好備案登記，10、公告已注銷。（二） 丟失、毀損和被盜管理。1. 各單位如發(fā)現(xiàn)證照原件丟失、毀損、被盜，應(yīng)及時向單位負責人報告，對相應(yīng)責任人作出處理，并及時辦理補辦手續(xù)。2. 各類證照補辦手續(xù)請按照證照申辦的審批流程進行。3. 保管人對丟失、毀損和被盜的證照應(yīng)做好備案登記。對丟失或被盜的證照應(yīng)及時通知使用部門，由使用部門及時告知外部相關(guān)機構(gòu)暫停該證照的效力，并公告作廢。第十五條 對處于停業(yè)狀態(tài)的經(jīng)營單位，證照保管人應(yīng)及時、完整地將單位所有證照移交至上級母公司財務(wù)部或董事長指定專人進行保管、變更或注銷等處理。在移交時，雙方應(yīng)做好證照的清點與交接工作，同時接收部門或?qū)Ｈ藨?yīng)登記臺帳備查。第十六條 重要證照的存檔管理。11、對于符合存檔要求的證照，保管人應(yīng)按照各單位的檔案管理辦法及時存檔，登記備案，以確保證照安全、完整。第四章 重要證照的使用管理第十七條 原件的查詢管理。（一） 根據(jù)工作需要，如單位使用部門需查詢各類證照原件的，包括原始物件、電子原件或掃描件，應(yīng)由申請部門提出申請，填寫各類重要證照原件查詢審批表（見附件5），經(jīng)財務(wù)部負責人審批后方可查詢。如涉及機要證照的需增加單位負責人審批，涉及政府及行政機關(guān)批文類和重要決議類機要證照的需增加董事長審批。（二） 在申請查詢時，申請人應(yīng)注明查詢的理由和目的；同時，保管人應(yīng)做好登記備案，并由查詢?nèi)撕炞执_認后，方可查詢。（三） 外單位如需查詢，應(yīng)經(jīng)業(yè)務(wù)對口部門提出申請，12、經(jīng)業(yè)務(wù)對口部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核，財務(wù)部負責人審核，單位負責人審批后方可查詢。如涉及機要證照，應(yīng)增加董事長審批方可查詢。（四） 查詢?nèi)嗽诓樵儠r，禁止拍照和掃描，如需帶出、借閱或復(fù)印，應(yīng)按照相關(guān)審批手續(xù)辦理。第十八條 原件的借閱或帶出管理。（一） 各類證照的原始物件如需借閱或帶出，申請部門應(yīng)填寫附件6各類重要證照帶出審批表，如在3日內(nèi)歸還的由財務(wù)部負責人審批，7日內(nèi)歸還的由單位負責人審批，超過7日歸還的由董事長審批。其中，涉及機要證照原件的借閱或帶出還需增加董事長審批。（二） 除董事長特批外，外單位一律不準借閱或帶出原件。 （三） 除董事長特批外，電子原件和原件的掃描件一律不準借閱或帶出。（四） 帶出13、或借閱人員對所借證照原件應(yīng)妥善保管，不得私自復(fù)制、摘抄、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。（五） 證照保管人應(yīng)及時做好證照原件借閱或帶出的登記備案，并督促歸還。（六） 借出的證照原件應(yīng)及時歸還，長期不還者，按照原件丟失處理，并對相關(guān)責任人作出處理。第十九條 復(fù)印件的使用管理。（一） 如使用部門需復(fù)印證照原件，應(yīng)說明使用目的，填寫各類重要證照復(fù)印件領(lǐng)用審批表（見附件7），并根據(jù)復(fù)印數(shù)量由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可復(fù)印。1. 復(fù)印3份以內(nèi)的，由申請部門主管領(lǐng)導(dǎo)，財務(wù)部負責人共同審批后復(fù)?。怀^3份的應(yīng)報單位負責人審批后方可復(fù)印。如涉及政府及行政機關(guān)批文類和重要決議類的機要證照應(yīng)增加董14、事長審批。2. 原件的復(fù)印或電子原件、掃描件的打印一律由保管人按照申請數(shù)量負責復(fù)印或打印，申請部門不允許私自復(fù)印或打印。（二） 復(fù)印件加蓋公章的管理。1. 如復(fù)印件需加蓋公章，須增加單位負責人審批后方可加蓋公章，同時由申請人持各類重要證照復(fù)印件領(lǐng)用審批表（見附件7）到各單位公章管理專員申請加蓋公章，公章管理專員應(yīng)將審批表原件留存?zhèn)洳?，此時財務(wù)部的證照保管人應(yīng)留存一份審批表復(fù)印件以作為使用登記備案的憑證。2. 復(fù)印件如對外使用必須在復(fù)印件上注明“僅用于XX事項”，并加蓋單位公章。未加蓋單位公章的復(fù)印件，對外一律不具有效力，單位不承擔任何責任。（三） 機要證照不準留存多份備用。非機要證照，如使用部15、門辦理業(yè)務(wù)頻繁，需申請多份復(fù)印件以備使用的，應(yīng)經(jīng)所在單位負責人審批后方可復(fù)印多份，但每個證照一次申請復(fù)印最多不得超過15份。（四） 如因使用事項發(fā)生變化而不再需要使用復(fù)印件的，使用部門應(yīng)及時將剩余或多余的有效復(fù)印件退還財務(wù)部。退回的有效復(fù)印件經(jīng)財務(wù)部負責人審批同意后方可進行作廢處理。（五） 如使用部門需更換復(fù)印件，應(yīng)將原已申請未使用的有效復(fù)印件退回財務(wù)部，并按照審批流程重新辦理申請。（六） 證照保管人應(yīng)根據(jù)復(fù)印使用情況做好登記備案（見附件8各類證照使用情況登記表），注明用途、使用日期、使用部門、復(fù)印數(shù)量、退還情況等信息。同時，申請部門的經(jīng)辦人應(yīng)簽字確認。第五章 檢查與違規(guī)處理第二十條 單位負責16、人或董事長有權(quán)委托相關(guān)部門對各單位各類證照的管理和使用情況開展定期或不定期檢查，一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)問題，將視情節(jié)嚴重程度對相關(guān)責任人給予處罰。第二十一條 證照管理部門不得有下列行為，否則將視情節(jié)嚴重程度，按照各單位員工獎懲制度追究相關(guān)人員責任。（一） 因失職未及時辦理年檢或重新驗證造成原件過期的；（二） 因過失造成證照原件丟失、毀損、被盜的；（三） 未經(jīng)任何審批程序，擅自對外提供證照原件或復(fù)印件的；（四） 未經(jīng)任何審批程序，擅自注銷或銷毀證照原件的；（五） 涂改、偽造證照的；（六） 其他給單位造成損失或惡劣影響的行為。第二十二條 證照使用部門不得有下列行為，否則將視情節(jié)嚴重程度按各單位員工獎懲制度作17、出相應(yīng)處罰。（一） 將證照原件或復(fù)印件用于非批準用途的；（二） 對原件或復(fù)印件進行私自復(fù)印、摘抄、涂改、污損、劃線等行為；（三） 員工在查詢、借閱、帶出等過程中，故意泄露單位機密，給單位造成直接或間接損失的；（四） 其他給單位造成損失或惡劣影響的行為。第六章 附則第二十三條 本制度由控股財務(wù)中心負責解釋、修訂。第二十四條 本制度自控股集團董事長批準之日起執(zhí)行。附件1：證照日常管理責任部門附件2：證照管理審批流程附件3：證照申辦、變更、注銷審批表附件4：證照管理臺帳附件5：證照原件查詢審批表附件6：證照帶出審批表附件7：證照復(fù)印件領(lǐng)用審批表附件8：證照使用情況登記表*汽車控股集團財務(wù)中心二0xx年六月十一日