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1、容積熱水器有限公司辦公自動化系統OA運行制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: xx辦公自動化系統（OA）運行制度xx容積熱水器(成都)有限責任公司辦公自動化系統（以下簡稱OA系統）內容包括協同辦公，公文管理、表單應用、電子郵件、公共信息、個人日程計劃等，主要實現本公司網絡辦公，無紙化辦公，加強信息共享和交流，規范管理流程，提高單位內部的辦公效率。OA的目標就是要建立一套完整的工作監控管理機制，最終解決部門自身與部門之間協同工作的效率問題，從而系統地推進管理工作朝著制度化、標準化和規范化的方向發展。 （一）使用規范 12、單位的每個工作人員都要熟練掌握OA系統的使用方法，使用OA 系統進行單位內部的各項日常辦公；在使用中如有問題，請與公司IT部聯系。2、單位各部門工作人員每天必須使用MSN，并保證上班時間不離線。發送協同文件時，如果領導在線可用MSN或者OA系統的在線消息功能發送消息提醒；如果MSN離線，可通過RTX（騰訊通）發送手機短信提醒。 3、單位各部門工作人員（不包括無電腦員工），每天必須打開、使用OA辦公軟件，使用OA軟件的頻率要達到與MSN的頻率一樣。4、工作人員要保證通過OA系統發布、流轉的信息和文件的內容完整準確，并對所發布的內容負責。 5、有重要文件需要領導審批，如果單位領導有事沒有使用OA3、系統，工作人員可通過MSN、RTX（騰訊通）發消息或者RTX（騰訊通）發送手機短信提醒。6、工作人員要保證文件處理的響應時間。所有網上公文處理流程涉及到的工作人員處理時間應不超過4個工作小時（即半個工作日內）。如有外出、請假等特殊原因，必須委托相關人員代為辦理。 7、OA系統自動對工作人員的使用情況進行記錄，并對每個工作人員文件的處理周期、處理件數、延誤情況進行記錄。并由信息中心定期公布。 8、因個人原因未登陸和使用OA系統，造成的責任由自己負責。9、文件的處理時間以電腦的發文時間為準。10、在使用過程中OA系統出現問題，請立即與公司IT部聯系；經IT部確認問題原因，如屬系統自身原因，由IT部4、決定是否使用手工處理。（二）OA系統辦公流程 經公司決定，從2005年9月 15 日起在OA系統中實施以下流程，望各部門認真執行。1、人力資源表一xx公司招收人員申請流程。2、恒熱商場對帳單流程。3、計算機/網絡-維修申請流程。4、市場部促銷活動申請流程。5、市場部展臺樣機申請流程。6、市場部展臺樣機結算流程。 7、市場部恒熱導購員配置流程。8、市場部恒熱導購提成結算流程。9、公司的各種公文、公告、調查、討論。各部門在工作中如果涉及到公司規定的以上流程，請直接在OA系統中填表、提交申請、審批、存檔、打印。使用中如有問題，請與IT部聯系。說明：各部門如果需要在OA系統上發布常用流程，請與公司IT5、部聯系。（三）系統辦公流程及崗位職責 公文管理 發文（單位管理部門發文、會議紀要和部門發文） 1、公司各管理部門發文，由各部門擬稿，提交后經行政部審核、行政部經理審核、單位領導簽發、自動歸檔等流程結束后由行政部正式發文。 2、會議紀要，由行政部人員起草，提交行政部經理審核、主管領導簽發、行政部發布，最后自動歸檔。 3、行政部等部門發文，由各部門人員起草發文，提交部門領導簽發，然后自動歸檔。 收文（包括單位收文和部門收文） 1、公司收文，由行政部人員完成收文登記并填寫傳閱單或承辦單、行政部經理填寫擬辦意見、行政部機要人員按行政部經理意見傳送至公司領導審閱，公司領導填寫辦理意見后，行政部機要人員按6、公司領導辦理意見轉有關部門承辦，然后自動歸檔。 2、部門收文，由部門文員完成收文登記、部門領導擬辦、領導批示、轉到具體辦事人辦理自動歸檔。 督辦通知 由行政部人員起草督辦通知、行政部經理審閱后轉到相關部門辦理、相關部門辦理完畢返還行政部并領導批示后該督辦工作方可完成。 公文的歸檔及借閱 公文處理的流程完成后，文件自動歸檔到電子檔案庫，形成歸檔文件，檔案管理員要對文件進行登記、分類、立卷等工作并形成檔案，供全體人員查詢或借閱。單位人員須使用OA系統進行檔案的借閱工作。 日常辦公 1.公共信息管理公共信息模塊是企業內公共信息的發布平臺，也是企業員工交流溝通的平臺。如企業發布公告、調查，員工回復調查7、，員工發起討論題目或參與討論等。2. 協同辦公管理 單位人員需要傳遞文件，須用協同工作與部門內部或其他部門人員、部門領導或公司領導進行日常的文件的交流和消息溝通。 3. 會議管理 召開會議前，由各部門人員填寫會議通知或方案，通知相關人員，描述會議相關信息，提交部門領導審核，部門領導根據需要交領導審批或直接交行政部發布。 4.公告管理 由行政部起草公告通知等信息，交部門領導審核或直接交領導審核后在辦公OA系統上直接發布。 （四）安全管理 1、文件密級管理。密級別以上的文件按原有的手工處理模式及進行處理，不得通過網絡進行辦理。 2、工作人員身份認證。系統通過用戶名和密碼進行身份管理和認證。用戶名是8、每個工作人員的唯一標識，個人的密碼是安全的保證。OA系統提供了用戶自我更換密碼的功能，用戶應自己每月定期更換密碼，不得泄露給他人，防止他人非法使用。由于密碼泄漏造成的損失由本人負責。 3、數據的備份 每個工作人員要及時將OA系統中的文件備份到各個人計算機中，防止數據丟失，造成損失。公司IT部系統管理員定期對OA整個系統數據進行備份，建立數據備份檔案，詳細記錄數據備份的時間、內容，并在系統發生問題時恢復數據。 4、工作人員可用內部協同系統收發郵件，公文，實現數據及數據的交換。自OA系統正式應用起，取消服務器文件共享的方式。5、為避免計算機病毒傳播，保證數據安全，禁止單位工作人員將自己的計算機文件或硬盤設置為共享狀態，信息中心系統管理員定期就公司所有計算機設備及運行系統進行嚴格檢查，對造成重大損失者追究責任。OA系統已發布流程使用方法以公司IT部發布的操作手冊以及使用流程圖為準。最后感謝公司各部門在工作中的配合。