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1、公司工程項目文檔信息收集、存儲、采集制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 文檔信息管理制度一、信息管理目標保證工程項目建設資料完整、齊全、準確、整理及時、收集與工程建設進度同步；保證信息的暢通、可靠、準確和高效；保證使有效的資源得到合理和充分的利用，為實施最優控制、進行合理配置和妥善協調項目建設各方之間的關系提供依據；保證為發包人提供完整的工程資料。二、信息管理內容在合同管理中，需要收集、掌握、接受、處理大量的信息。內容主要包括：1、合同文件；2、圖紙；3、技術資料；4、會議紀要；5、來往信息；6、施工現場檢查記錄；2、7、試驗記錄；8、進度計劃與進度報告、資源供應計劃、供圖計劃、預期支付現金流計劃等；9、技術措施設計與質量報告；10、支付申請與憑證；11、變更與指示的申請予批示；12、各種單據與憑證；13、監理日志；14、現場簽證等。三、建設工程信息流程組成1、建設工程的信息流程建設工程的信息流由建設各方各自的信息流組成，監理單位（項目監理部）的信息系統作為建設工程系統的一個子系統，監理的信息流僅僅是其中的一部分信息流，流程如圖12-3所示。圖12-3 建設工程參建各方信息關系流程圖建設單位信息信息政府相關管理部門信息勘測設計單位信息監理單位信息建筑材料市場信息施工單位信息2、項目監理部的信息流程工程項目監3、理部，組織必要的信息流程，加強項目數據和信息的微觀管理，流程圖如圖12-4所示。圖12-4 項目監理部信息流程圖項目總監理工程師建設單位地質、測量專業監理工程師監理員水工建筑專業監理工程師機電、金結專業監理工程師理工程師項目經理部造價專業理監理工程師四、信息管理方法工程建設信息管理貫穿建設工程的全過程，街接建設工程各個階段、各個參建單位和各個方面，其受理方法包含以下幾個基本環節：信息的收集、傳遞、加工整理、檢索、分發、儲存。1、信息的收集建設工程參建各方對的數據和信息的收集是不同的，有不同的來源，不同的角度，不同的處理方法，但要求各方相同的數據和信息應該規范。建設工程參建各方在不同的時期對信息4、和數據收集也是不同的，側重點有不同，但也要規范信息行為。監理因介入建設工程的階段不同，決定收集不同的內容。監理單位介入階段有：項目決策階段、項目設計階段、項目施工招投標階段、項目施工階段等多個階段。各不同階段，與建設單位簽訂的監理合同內容也不盡相同，因此收集信息要根據具體情況決定。本工程監理工作的介入主要在施工階段。施工階段的信息收集，可從施工準備期、施工期、竣工保修期三個子階段分別進行。（1）施工準備期施工準備期指從施工承包合同簽訂到項目開工這個階段，本階段是施工階段監理信息收集的關鍵階段，監理工程師從如下幾點入手收集信息：1）監理大綱；施工圖設計及施工圖預算，特別要掌握結構特點，掌握工程難5、點，掌握工程的工藝流程特點、設備特點，了解工程預算體系（按單位工程、分部工程）；了解施工合同。2）施工單位項目經理組成，進場人員資質；進場設備的規格型號、保修記錄；施工場地的準備情況；施工單位質量保證體系及施工單位的施工組織設計，重點施工項目的技術方案，施工進度網絡計劃圖表；進場材料、構件管理制度；安全保安措施；數據和信息管理制度；檢測和檢驗、試驗程序和設備；總承包單位和分包單位的資質等施工單位信息。3）建設工程場地的地質、水文、測量、氣象數據；地上、地下管線，地下洞室，地上原有建筑物及周圍建筑物、樹木、道路；建設紅線，標高、坐標；水、電、氣管道的引入標志；地質勘察報告、地形測量圖及標樁等環境6、信息。4）施工圖的會審和交底記錄；開工前的監理交底記錄；對施工單位提交的施工組織設計按照項目監理部要求進行修改的情況；施工單位提交的開工報告及實際準備情況。5）本工程需遵循的相關建筑法律、法規和規范、規程，有關質量檢驗、控制的技術法規和質量驗收標準。在施工準備期，信息的來源較多、較雜，由于參建各方相互了解還不夠，信息渠道沒有建立，收集有一定的困難。因此，更應該組建工程信息合理的流程，確定合理的信息源，規范各方的信息行為，建立必要的信息程序。（2）施工實施期施工實施期，信息來源相對比較穩定，主要是施工過程中隨時產生的數據，由施工單位層層收集上來，比較單純，容易實現規范化。目前，建設主管部門對施工7、階段信息收集和整理有明確的規定，施工單位也有一定的管理經驗和處理程序，隨著建設管理部門加強行業管理，相對容易實現信息管理的規范化，關鍵是施工單位和監理單位、建設單位在信息形式上和匯總上不統一。因此，需要統一建設各方的信息格式，實現標準化、代碼化、規范化。施工實施期收集的信息應該分類并由專門的部門或專人分級管理，項目監理部可從下列方面收集信息：1）施工單位人員、設備、水、電、氣等能源的動態信息。2）施工期氣象的中長期趨勢及同期歷史數據，每天不同時段動態信息，特別在氣候對施工質量影響較大的情況下，更要加強收集氣象數據。3）建筑原材料、半成品、成品、構配件等工程物資的進場、加工、保管、使用等信息。48、）項目經理部管理程序；質量、進度、投資事前、事中、事后控制措施；數據采集來源及采集、處理、存儲、傳遞方式；工序間交接制度；事故處理制度；施工組織設計及技術方案執行的情況；工地文明施工及安全措施等。5）施工中需要執行的國家和地方規范、規程、標準；施工合同執行情況6）施工中發生的工程數據，如地基驗槽及處理記錄，工序間交接記錄，隱蔽工程檢查記錄等。7）建筑材料必試項目有關信息。8）設備安裝的試運行和測試項目有關信息。9）施工索賠相關信息：索賠程序，索賠依據，索賠證據，索賠處理意見等。（3）竣工保修期竣工保修期的信息是建立在施工期日常信息積累的基礎上，傳統工程管理和現代工程管理最大的區別在于傳統工程管9、理不重視信息收集和規范化，數據不能及時收集整理，往往采取事后補補填或做“假數據”應付了事。工程管理則要求數據實時記錄，真實反映施工過程，真正做到積累在平時，竣工保修期只是建設各方最后的匯總和總結。該階段要收集的信息有：1）工程準備階段文件，如：立項文件，建設用地、征地、拆遷文件，開工審批文件等。2）監理文件，如：監理規劃、監理實施細則、有關質量問題和質量事故的相關記錄、監理工作總結以及監理過程中各種控制和審批文件等。3）施工資料。4）竣工圖。5）竣工驗收資料：如工程竣工總結、竣工驗收鑒定書、電子檔案等。在竣工保修期，監理單位按照現行建設工程文件歸檔整理規范（GB/T503282001）收集監理10、文件并協助建設單位督促施工單位完善全部資料的收集、匯總和歸類整理。2、信息的加工、整理、分發、檢索和存儲建設工程信息的加工、整理和存儲是數據收集后的必要過程。收集的數據經過加工、整理后產生信息。信息是指導施工和工程管理的基礎，要把管理由定性分析轉到定量管理上來，信息是不可或缺的要素。（1）信息的加工整理信息的加工主要是把建設各方得到的數據和信息進行鑒別、選擇、核對、合并、排序、更新、計算、匯總、轉儲，生產不同形式的數據和信息，提供給不同需求的各類管理人員使用。在信息加工時，往往要求按照不同的要求，分層進行加工。不同的使用角度，加工方法是不同的。監理人員對數據的加工要從數據的加工要從鑒別開始，一11、種數據是自己收集的，可靠度較高；而對由施工單位施工提供的數據就要從數據采用系統是否規范，采樣手段是否可靠，提供數據的人員素質如何，數據精度是否達到所要求的精度入手，對施工單位提供的數據要加以選擇、核對，加以必要的匯總，對動態的數據要及時更新，對于施工中產生的數據要按照單位工程、分部工程、單元工程組織在一起，每一個單位、分部、單元工程又把數據分為：進度、質量、造價三個方面分別組織。（2）信息的加工、整理和存儲流程信息處理包括信息的加工、整理和存儲。信息的加工、整理和存儲流程是信息系統流程的主要組成部分。信息系統的流程圖有業務流程圖、數據流程圖，一般先找到業務流程圖，通過繪制的業務流程圖再進一步繪12、制數據流程圖，通過繪制業務流程圖可以了解到具體處理事務的工程，發現業務流程的問題和不完善處，進而優化業務處理過程。數據流程圖則把數據在內部流動的情況抽象化，獨立考慮數據的傳遞、處理、存儲是否合理，發現和解決數據流程中的問題。數據流程圖的繪制從上而下地層層細化，經過整理、匯總后得到總的數據流程圖，根據總的數據流程圖可以得到系統的信息處理流程圖。施工階段工程量處理數據流程圖如圖12-5所示。（3）信息的分發和檢索信息在通過對收集的數據進行分類加工處理產生信息后，要及時提供給需要使用數據和信息部門，信息和數據的分發要根據需要來分發，信息和數據的檢索則要建立必要的分級管理制度，一般由使用軟件來保證實現13、數據和信息分發、檢索，關鍵是要決定分發和檢索的原則。分發和檢索的原則是：需要的部門和使用人，有僅在需要的第一時間，方便的得到所需要的、以規定形式提供的一切信息和數據，而保證不向不該知道的部門（人）提供任何信息和數據。建立分發數據要根據監理工作特點來進行，考慮分發的設計時，主要內容有：1）了解使用部門（人）的使用目的、使用周期、使用頻率、得到時間、數據和安全要求；2）決定分發的項目、內容、分布量、范圍、數據來源；3）決定分發信息和數據的數據結構、類型、精度和如何組合成規定的格式；4）決定提供的信息和數據介質（紙張、顯示器顯示、磁盤或其他形式）。檢索設計時側要考慮：允許檢索的范圍、檢索的密級劃分、14、密碼的管理；檢索的信息和數據能否及時、快速的提供，采用什么手段實現（網絡、通信、計算機系統）；提供檢索需要的數據和信息輸出形式、能否根據關鍵字實現智能檢索。圖12-5施工階段工程量處理數據流程圖P2工程量匯總每月27日核準工程款支付證書每月27日核準工程量表總工程付款計劃監理部工程數據每月25日提交本月工程量表P2工程量匯總F2工程進度報告F2工程款支付證書施工單位項目經理部建設單位工程管理部門P1工程量匯總P3工程量匯總（4）信息的存儲信息的存儲一般需要建立統一的數據庫，各類數據以文件的形式組織在一起，組織的方法一般由單位自定，但要考慮規范化。根據監理工程的實際情況，可以按照下列方式組織：115、）按照工程進行組織，同一工程按照投資、進度、質量、合同的角度組織，各類進一步按照具體情況細化。2）文件名規范化，以定長的字符串作為文件名，例如按照：類別（3）工程代號（拼音或數字）（2）開工年月（4）組成文件名。3）各建設方協調統一存儲方式，在國家技術標準有統一的代碼時盡量采用統一代碼。4）有條件時可以通過網絡數據庫形式存儲數據，達到建設各方數據共享，減少數據冗余，保證數據的惟一性。七、信息管理措施1、建立信息管理系統（1）文件分類： 發包人指示； 設計文件； 監理文件； 施工文件； 其它。（2）信息編碼系統：根據工程施工的所屬單位，分部工程及文件分類、日期等建立多次信息編碼系統，全部實行計算16、機輔助管理(歸檔、查詢)，并考慮進度控制P3中的作業分類碼和WBS的統一性。（3）根據信息系統結構，建立資料數據庫。2、建立信息管理制度（1）建立文件收發登記制度及文件借閱制度。（2）建立施工現場記錄，填報工程進度登記表，工程質量檢查驗收表等。編寫監理日志及監理大事記。（3）及時整理編制各種文件資料，分類歸檔保存。（4）及時整理各類會議記錄。（5）建立各級匯報制度。（6）利用計算機建立各種資料數據庫。（7）按時編報監理月報，及時提供發包人需要的有關工程建設的各種資料。3、建立信息處理程序信息處理可分為收發文的處理程序和工程技術信息處理程序，但它們都在統一的信息處理系統之中。“信息處理程序圖”如17、圖12-6所示。圖12-6信息處理程序圖監理工作任務分解承擔撰文任務、收集有關資料收文登記進行文件分類收集有關施工活動信息初步整理撰文分管領導項目經理部領導審查分管領導審查責任人處理、辦理有關事項要求 修改簽發完整、正確文檔員簽收錄入電子文檔責任人簽閱并說明處理結果信息員錄入電子文檔監理監理工程師進行系統分析整理文件歸檔發文歸檔建立有關信息臺輸入有關分析成果歸檔文檔統一標準化處理移交建設單位4、信息采集（1）在工程監理過程中，各專業監理工程師在規定的時間，對各自所負責的工作進行書面總結，填寫相應的表格，交信息文檔管理部門進行匯總；（2）定期召開項目監理部內部的通氣會，通報工程的進展情況，各專業18、監理工程師匯報所負責工作的情況及存在的問題，以及下一步的工作重點和工作目標；（3）定期主持召開監理工作例會，承包人匯報工程施工情況、存在問題及改進措施，監理工程師指出承包人施工中沒有發現和需要注意的問題；對承包人施工中存在的問題提出建議并督促承包人實施；（4）信息管理監理工程師參加上述及其他有關會議，收集相關信息資料；（5）信息管理監理工程師經常深入現場，收集現場第一手資料，以獲得符合現場實際的資料；（6）信息管理監理工程師對所搜集的資料進行匯總、整理、統計、分析；（7）信息管理監理工程師根據所搜集的信息資料整編成定期的監理報告和不定期的監理工作報告及其他的信息報告；（8）信息文檔管理部門向有19、關部門及人員發送報告。5、信息資料整理（1）編制收（發）文登記表，對收（發）文件分別編號，建立收（發）文登記簽名制度；（2）每一文件均有收（發）文處理簽字，對收（發）文單位、文件編號、收（發）文時間、復文號、文件標題等進行登記，總監理監理工程師簽署批示意見，文件處理人填寫處理意見；（3）通過計算機建立資料及文檔管理數據庫，將文件編號、文件標題、收（發）時間輸入計算機；（4）按照與不同部門之間的文件資料，分別進行存檔，存檔方法與計算機內的數據庫相對應，以便于資料的檢索；（5）建立文件借閱簽字制度，編寫文件借閱登記表，對借閱文件標題、文件編號、借閱時間、借閱人、歸還時間等進行登記，以防文件丟失。6、資料的歸檔組卷、驗收與移交（1）以單位工程，按歸檔的內容進行組卷。（2）卷內文件應按專業和形成資料的時間排序并編寫卷內目錄。（3）封面、移交目錄、審核備考表的格式、檔案的規格、圖紙的折疊與裝訂，執行當地建設檔案館的統一規定。（4）項目總監理監理工程師負責資料歸檔整理工作，并負責審核、簽字驗收。（5）工程建設檔案管理機構對工程監理檔案資料驗收合格后，取得工程檔案認可文件。