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1、公司收發文管理制度附信息批閱單編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1總則1.1為加強公司的收發文管理工作，提高收文處理的速度和確保收發文處理的規范性，特制定本管理規定。1.2本規定適用于公司及各直屬部門。2定義2.1本規定中的收文管理是指對收到的公文進行處理，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦及反饋等程序。.2.2本規定中的內部來文是指收到公司范圍內的文件。內部收文內容包括：內部文件、 各類報表、計劃總結、專項業務審核單等。2.3本規定中的外部來文是指收到公司范圍外部的文件。外部收文內容包括：外部文件、函件等2、。2.4本規定中的發文管理是指包括文件的草擬、審核、簽發（會簽）、復核、用印、分發、文件整理、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。文件是指公司在經營管理過程中形成的具有管理效力和規范體式的文件等3職責3.1行政部為收發文管理的歸口管理部門，負責收發文管理工作。3.2行政部對各部門收發文管理的規范性予以監督檢查。3.3各部門在收到交辦的來文后應當及時辦理，不得延誤，推諉，原則在2個工作日內完成對來文的處理。3.4各業務部門負責文件的起草，應堅持“實事求是，精簡高效”的原則，確保文件的格式規范、用詞準確。4收文管理4.1文件的擬辦和批辦簽收登記.1內、外來文均由行政部負責簽收登記；并由行政部填制3、信息批閱單，注明收文日期、收文編號、發文單位、公文名稱等。收文編號.1其他來源的收文按外【收文年份】流水號編號。.2內部文件按文件來源部門簡稱【收文年份】流水號編號。擬辦和批辦.1文件由行政部按規定擬定信息說明及處理建議，按先部門后領導的順序進行公文處理。4.2文件的承辦凡需要承辦的來文，行政部須在當天將文件流轉給承辦部門或分管領導。 承辦部門相關人員和分管領導應該對來文認真審閱，并須簽署明確意見、建議及姓名和日期；行政部應該將這些意見或建議及時呈送對該來文所涉事項有決定權的公司領導，并由該領導簽署具體意見、建議或決定。4.2.3承辦部門一般要在二個工作日內完成來文處理；特殊情況確有困難的，承4、辦部門應及時與行政部及信息報送部門進行溝通說明。4.2.4對不需要承辦、也不需要傳閱的公文由行政部作存查處理。4.2.5文件的催辦.1送領導或者交承辦部門處理的來文，行政部要負責催辦，做到緊急來文跟蹤催辦，重要來文重點催辦，一般來文定期催辦。.2對在規定時間內沒有及時處理，同時沒有特殊困難原因的承辦部門，由辦公室予以記錄，做為部門月度考核內容之一。4.3反饋和辦復4.3.1若行使決定權的公司領導另行指示或授權相關部門或公司領導跟蹤、落實或處理 來文所涉事項，則行政部須將該指示或授權信息反饋給相關職能部門或公司領導，并由他們簽署傳閱部門/人員意見。行使決定權的公司領導要求向其反饋來文所涉事項的進5、展或處理結果，則行政部 須將該事項的進展或處理結果及時反饋。行政部應在公司領導作出決定的當天將相關處理意見、建議或決定及時反饋給來文部門或單位。對于上報的請示類公文，上一級管理組織可以批復、簡復、批示等形式的公文回復。對于上報的報告、意見類公文，上一級管理組織應簽批明確意見，可以簡復的形式回復。對于專項業務審核單，上一級管理組織應簽批明確意見。4.4收文管理的注意事項對需要傳閱涉及保密的來文，不得擴大傳閱范圍。所有部門之間一般不得將收到的來文橫向傳遞（除相互溝通外），須經行政部進行流轉。行政部在來文處理時要及時準確，承辦部門及領導在公文流轉過程中要注意保密和保管。會議紀要由會議組織部門編寫后，6、行政部按相應要求流轉、傳閱。5 發文管理5.1文件種類及適用范圍5.1.1決議是經股東會、董事會、監事會會議討論通過的重要決策事項。5.1.2決定是對重要事項或重大行動作出的安排。5.1.3通報是指表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情況。5.1.4通知指要求下一級組織辦理和需要周知或共同執行的事項。5.1.5公示是對重大人事任命、各類小組成員組建等資格審查情況征求意見，一般用于公司范圍內部。5.1.6批復是對回復下一級組織的請示事項，對下一級組織上報的價格類、人事類等請示可以以批復形式回復，一般用于公司范圍內部。5.1.7質詢（問責）是針對具體事件、問題的質詢（問責），要求下一級組織作出回復解7、釋等，一般用于公司范圍內部。5.1.8簡復是作為批復的一種簡單文件形式，對下一級組織上報的非計劃考核類、方案類、規劃類等請示可以簡復形式回復，一般用于公司范圍內部。5.1.9批示是指對下一級組織提交的報告、總結、計劃等文件批語性文件，一般用于公司范圍內部。5.1.10請示是向上一級組織請求批示、批準。5.1.11報告是向上一級組織匯報工作，反映情況、提出建議、回復上一級組織的詢問或要求。 5.1.12意見是對重要問題提出見解和處理辦法。5.1.13函是平級部門之間的相互商洽工作，詢問和答復問題，建議時使用。主要有：商洽函、建議函、質問函、告知函等。5.1.15會議紀要是指記載、傳達會議情況和議8、定事項（僅作為內部文件使用）。執行性的會議紀要，必須以決議、決定、通知等形式成文，會議紀要作為附件。6 發文文件格式6.1文件格式組成：秘密等級和保密期限、緊急程度、發文單位標識、發文編號、簽發人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、發文單位、核對、打印等部分。6.2保密文件須在文件右上角加蓋保密印鑒，注明密級及保密期限。6.3發文編號應當包括公司代字、年份、流水號其中的流水號從“1”開始，表示流水號的實際阿拉伯數字前面無須另加“0”。6.3.1以股東會/董事會/監事會名義發文按公司簡稱股東會/董事會/監事會發文年份流水號方式編號。6.3.2以公司名義9、發文按公司簡稱發文年份流水號方式編號。6.3.3以部門名義發文按部門簡稱發文年份流水號方式編號。6.4文件標題：應當準確簡要地概括文件的主要內容并標明文件種類，其結構包括：發文單位、事由和文種三部分。文件標題中除法規、規章名稱和轉發文件加書名號外，一般不用標點符號。6.5主題詞：是文件內容的高度概括，是標題的濃縮，一般用詞組表示，最多用四個詞組，每個詞組不超過4個字。6.6主送單位：指文件的主要受理對象，受理單位應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。主送單位寫在正文之前，標題的下面。6.7抄送單位：指除主送單位外需要執行或知曉文件的其他單位，應先單位后個人，單位應當使用全稱或規范化簡稱、統稱，個人10、直接寫姓名，在文件末頁下端，于兩條等長的平行細實線內書寫。6.8成文日期：以有權簽發人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發人的簽發日期為準。6.9落款及印章：文件應當加蓋公司印章。6.10附件：文件附件說明應附在正文后、發文單位前，并注明附件順序和名稱。6.11附注：文件如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注。6.12文件用紙：一般采用國際A4型（210mm*297mm），特殊文種用紙可根據實際需要確定。6.13文頭與頁邊：文件的各頁在印制時，均應在四邊留出空白的余地。一般天頭寬25毫米，地腳20毫米，訂口寬28毫米，翻口寬20毫米。6.14字體、字號與行間距：按附件規定行文。6.15頁11、碼：文件應標明頁碼，在每頁的中間標出第x頁共y頁。6.16裝訂：文件左上側裝訂，不掉頁。7發文程序7.1擬稿：公司或所屬部門因工作需要以公司或所屬部門名義發文的，由業務經辦人草擬發文稿。7.2初審：由業務經辦人發送電子文稿給行政部，由同級行政部確定附件材料是否齊全，格式是否統一、規范等，并編制統一的“發文會簽單”。7.3文件會簽：發文會簽單先由擬稿人、擬稿部門簽署意見，發文內容涉及其它部門的，應由行政部提出會簽意見，對有關部門提出的意見，發文部門應與其協商，如意見不一致的應如實反映，最終由簽發領導定稿。文件會簽由行政部負責流轉。7.4文件簽發：以公司名義發文由公司總經理簽發；以部門名義發文由公12、司總經理授權分管副總經理簽發。7.5文件簽收：經有權簽發人簽發的文件，通過網絡或書面形式送達相關部門、人員。以書面形式發布的，行政部應做好簽收登記。7.6印章：有權領導在發文會簽單上簽批后，業務部門將文件正式稿送行政部根據印信管理規定辦理手續后加蓋相應的印鑒并送有關單位。7.7文件歸檔及管理：7.7.1文件簽發完畢后，簽發的文件、發文會簽單及會簽稿由行政部統一收發、傳閱、用印、歸檔和銷毀。7.7.2文件歸檔時，應保證文件不少于一份，便于備份查閱。文件翻印需經行政部負責人或業務經辦部門負責人批準，注明不準翻印的文件除外。7.7.3歸檔范圍內的文件，應當根據其相互聯系、特征和保存價值大小等整理，要13、保證歸檔文件的齊全、完整，便于保管和查找利用。7.7.4擬制、修改和簽批文件，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。熱敏紙傳真件不得直接作為文件歸檔，應將復印件存檔。7.7.5文件被撤消，視作自撤消之日起不產生效力；文件被廢止,視作自廢止之日起 不產生效力。7.7.6如部門撤消，需要歸檔的文件整理后按檔案管理規定移交行政部存檔。8發文行文規定8.1行文應當確有必要，注重效用。8.2行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，不得越級請示和報告。8.3對外單位的重要發文，可以另行抄送公司股東范圍內的相關公司。8.4“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，應當用抄送形式，但不14、得抄送同級和下級單位。“報告”不得夾帶請示事項。8.5下一級組織內部行文或下行文，可以抄送的形式送上一級組織閱知、備案。8.6文件中的數字，除發文編號、統計表、計劃表、序號、百分比、專用術語和其他必須用阿拉伯數碼外，均用漢字書寫。在同一文件中，數字的使用應前后一致。9 附則9.1本規定由行政部負責解釋及修改。9.2本規定自下發之日起執行。公司信息批閱單 密級：絕密 機密 秘密來文單位來文名稱信息編號收件時間信息說明及處理建議 處理及批示意見傳閱部門/人員意見信息處理反饋 有限公司文件（1號仿宋加黑） 杭州安科發文年份*號 (4號仿宋) (空1行)標題(3號宋體加黑)(空1行)主送單位: (小415、號宋體) 正文(小4號宋體) (空1行)附件: (小4號宋體)(空2行) （行距1.5倍） 發文單位(小4號宋體) 簽發人(小4號宋體) ：(小4號楷體) 發文日期：年 月 日(小4號宋體)主題詞(黑小4號):(小4號宋體)抄送: (小4號宋體)打印: 核對: 年 月 日 (小4號宋體) 有限公司文件簡復（批示）單 來文單位來文標題來文編號收文時間處理意見（反饋主送單位/人員）:（五號宋體）（行距1.5倍） 簽發： 日期：主辦部門協辦部門擬稿人核稿人抄送傳閱單位/人員有限公司 發文會簽單 文件標題文件編號密級絕密 密機密 無擬稿人擬稿部門核稿人發文事由發文方式通過網絡傳送 書面發布 發文會簽建議有關部門/領導會簽意見簽發意見報發文時間 年 月 日共印 份送發備 注