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1、連鎖藥店有限公司辦公室管理試行制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: xx連鎖藥店有限公司辦公室管理試行制度第1 章 辦公室管理制度. 第2 章 考勤管理制度. 第3 章 員工職務行為準則. 第4 章 辦公電腦使用管理辦法. 第5 章 印章管理. . 第6 章 固定電話使用管理. . . . . 第7 章 會議管理辦法. 第8 章 檔案管理. 第一章 辦公室管理制度第一條 管理范圍1、辦公室及辦公設施衛生；2、安全用電、防火防盜；3、按規定使用空調。第二條 責任劃分1、各辦公室第一行政負責人為各辦公室管理總負責人。2、2、員工為本人所使用的辦公設施管理直接責任人，同時必須無條件服從辦公室管理負責人的 安排對本部門公共區域及設施承擔責任。第三條 目標要求1、辦公室干凈整潔無異味，地面無煙頭、紙屑及明顯污跡，辦公桌椅及設備無明顯灰塵，文件資料有序放置；2、設立禁煙區：除 2人以下（含2人）辦公室（不含倉庫）、樓道、衛生間外，其它辦公室、走廊、倉庫嚴禁吸煙。但一樓市場服務部大廳、五、六樓大廳允許來訪客戶吸煙；3、安全用電，下班切斷辦公設備電源，關燈、關窗、鎖門；4、嚴格按公司規定的溫度限制使用空調，空調的使用條件和時間（以中央電視臺天氣預報溫度為準，下同）：辦公場所使用空調，夏季選擇溫度不得低于25(含),冬季選擇溫3、度不得高于10(含)；夏季開啟的時間為：最高溫度在32（含）以上冬季開啟的時間為：最高溫度在6（含）以下第四條 檢查方式1、公司的日常巡視、抽查工作由行政部、創力投資公司安全事務部檢查、督促、執行。2、由行政部組織、各部門派員參加，不定期進行集中檢查評比。第五條 處罰標準1、有違反下列條款之一者，對責任人收取清潔費10元/次，每重復違反一次，增加收費10元。（每月累計一次） 亂丟煙頭、果皮、紙屑等廢棄物； 往洗手池內倒茶葉，在洗手池洗使用后的餐具，使用洗手池后不放水； 在非吸煙區吸煙；2、有違反下列條款之一者，對責任人收取罰款50元/次，每重復違反一次，增加收費50元。（每月累計一次） 隨地吐4、痰； 衛生間使用后不放水沖池； 把垃圾倒在大廳、走廊等公司公共區域。3、有違反下列條款之一，對責任人收取罰款50元/次，如不能確定直接責任人的，則由辦公室負責人承擔。 下班后沒有切斷辦公設備電源，關燈、關窗、鎖門； 不按公司規定使用空調； 每月部門員工違規人數超過本部門員工總數2/3以上。第六條 處罰程序1、對行政部在日常巡視、檢查中發現的違規，由巡檢人員直接開出處罰通知單；對接到違規的舉報，行政部有責任查明情況，依據事實確定是否處罰。處罰通知單一式三聯（本人、財務、行政），除當即給違規者本人一聯外，財務聯由行政部在每月8號前統一交財務以作從工資中收取清潔費或罰金的依據。2、對處罰結果有異議者5、有權向行政部的分管領導申訴，經領導裁決的結果為最終結果。第二章 考勤管理制度本制度適用于xx連鎖藥店總部全體員工，公司全體員工必須遵守工作時間，自覺按時簽到，不得遲到、早退。第一條 工作時間：公司實行定時工作制，每周工作5天，具體安排如下：夏季（5月1日9月30日） 8：3012：00，14：0018：00；冬季（10月1日4月30日）8：3012：00，13：3017：30。第三條 簽到次數：一日二次，早、晚上下班各一次。工作時間外出公干，必須向主管領導請假，如主管領導不在，須告知行政文員，由行政人事文員負責備案，并應在簽到本上注明去向。第四條 忘記簽到：1個月內，因個人原因忘記簽到累計達36、次及其以上者，扣發1天日薪。第五條 禁止員工間代簽到，凡有代簽行為，一經發現，雙方均按曠工1天處理。第六條 考勤管理：1、公司的考勤區間是本月1日至次月1日（不含）。2、行政人事文員負責管理日?？记诩翱记诮y計工作。每月5日前（遇節假日順延）將上月公司的考勤情況匯總后，填寫考勤匯總表，連同上月每日的考勤表一同交至總裁辦。總裁辦秘書對考勤的真實性及時間性負責。3、人力資源部在收到考勤匯總表后，進行記錄存檔。并將本月考勤情況于每月10日前（遇節假日順延）予以公布。人力資源部根據考勤情況于每月10日前（遇節假日順延）將工資發放表交財務部。人力資源部對考勤表及匯總表的存檔、對考勤情況的公布及員工工資的真7、實性負責。第七條 假期管理：1、病假：員工因病不能正常上班的，須請病假。病假超過1天（不含1天）者，須提供醫院開具的有效證明。公司正式員工1年內可以享受3個工作日的有薪病假；病假3-10天者，病假期間工資為原工資標準的50%；病假超過10天按事假處理。2、事假：因事而不能正常出勤者，需請事假，經相關領導批準后才能離崗。事假期間不計算工資。3、婚假：公司員工在公司工作期間結婚，可休婚假。一般為3天，晚婚者（男25周歲，女23周歲）為10天，婚假需在結婚年度使用。婚假不扣工資，也可以和年休假合并使用。4、喪假：員工親屬（父母、配偶、子女、配偶父母）去世，可休喪假。喪假一般為3天，可給一定的路程假，8、但累計不超過6天，喪假不扣工資，但路費自理。5、產假：公司女員工生育，可以享受90天產假，特殊情況下（難產、剖腹產）可增加15天。多胞胎生育的，每多生一胎，增加假期15天。產假期滿后無故不到崗者，以曠工論處。女員工懷孕期間，累計享受3天的帶薪產檢假。女員工懷孕不滿4個月流產，根據醫院開具的相關證明，可以享受15天30天的假期。懷孕滿4個月以上流產的，可以享受42天產假。產假期間，按病假計算工資。6、年休假：凡在公司服務滿1年者給予3個工作日帶薪年休假（不累計）。員工1年內病、事假累計超過了5天或者曠工達1天，不享受年休假。員工年休假可在下一自然年度春節期間使用，也可分割使用。年休假當年有效。因9、工作需要，公司有權隨時召回正在休假的員工。員工因為工作原因放棄年休假的，則應發給相應的報酬，即天數乘以以當月日薪為發放標準（含當月工資）。7、工傷假：員工因工負傷，由所在部門上報人力資源部，經工傷鑒定委員會確認后，可以根據國家有關規定享受工傷假。8、法定的節假日：員工可以享受國家及上級部門規定的有薪節假日，具體安排按照國家及上級主管部門的規定執行。第八條 請假管理：1、員工請假，應提前向主管領導、人力資源部提交請假申請單。請假天數在3天（含）以內的，應提前1天請假；請假天數在4天（含）以上的，應提前3天請假。確因不可預見的原因沒來得及提前交單的，應委托他人代為填寫請假單，2、相應的假期須提供相10、關證明，可以事先請事假，在上班后2日內，補交相關證明，再做相應處理。3、病、事假期限。到崗后的試用期員工事假每月不可超過2天（含），病假每月不可超過2天（含），病、事假合計不可超過3天（含），否則終止試用，予以辭退。正式員工1年內事假不可超過20天（含帶薪事假，不包含產假）。4、審批權限。一般員工事假1天以內（含1天）、其他休假3天以內（含）的，由所在部門主管領導審批。事假1天以上、其他休假3天以上由部門主管領導、人力資源部依次審批。部門經理級（含）以上級別員工請假，無論天數多少，均需經過營運副總審批。如遇所在部門經理出差，一般員工請假可由人力資源部審批。第九條 加班管理：1、加班的提請和申報11、：加班可由經理級以上人員根據工作需要安排，對于公司指派的加班，員工不得無故推諉。加班人員需填寫加班審批表，呈請部門經理、總助或副總批準。加班人員須在加班后24小時內將經核準的加班審批表送公司人力資源部，未按時上報的，加班不予確認。2、 加班認定：人力資源部依據加班審批表和考勤打卡記錄，核定加班時數。一般情況以加班審批表中經理批準的時數為準；加班考勤打卡記錄少于經理審批的加班時數時，以考勤記錄為準；無打卡記錄的，除有充分實據證明確已加班外，加班不予承認。3、加班期間用餐時間不計算為加班時間。休息日、節假日加班，每次連續超過5小時，按用餐1小時扣減加班時間；超過10小時，按用餐2小時扣減加班時間；12、正常工作日加班的，自下班后順延半小時開始計算加班。4、下列情況或人員延時工作不計加班： 屬本人工作職責范圍內延時工作的； 事先未經請示批準或未經領導指派的加班； 出差期間超時工作； 由公司組織的學習、業務會議及舉辦文體等活動； 副經理級（含）以上人員延時工作的不計加班費，可安排調休。5、加班工資的支付與調休：員工加班原則上以安排調休為主，調休須填寫調休申請表，經部門經理批準，交人力資源部備案。調休計算方法：加班超過7.5小時/天（不含用餐時間）的，調休一天;不足7.5小時/天的按實際加班時數調休。6、對于員工符合規定要求的加班，又不能再當月安排調休的情況。晚上加班按5元/小時支付員工加班工資；13、超過晚上22：00按10元/小時支付員工加班工資；公休日加班按員工50元/天、主管60元/天、經理副經理70元/天計算加班工資。7、加班工資與工資一同發放，相應稅金由公司依法代為扣繳。第十條 公司支持一切正常休假。第十一條 獎勵與處罰：1、全勤獎。凡工作滿1年的員工如在全年內沒有遲到、早退、缺勤、病假（除有薪病假）、事假（除有薪事假）及其他休假（除年休假），可在年末獲得全勤獎金500元。2、準時上班時間8:30，遲到、早退在1-30分鐘之內者，每分鐘扣1元。超過30分鐘者，則扣發日薪的50%。超過1個小時，扣發全天日薪。每月累計遲到、早退3次（含）以上者，另每次扣20元。3、確因偶發事件，遲到14、1-15分鐘之內的情況，每月有2次的申訴機會，申訴事由經部門主管領導、人力資源部審核成立的情況，不扣薪。4、1個月內每曠工1天者，扣發月薪的30%，1年內曠工累計達3天者，則予以辭退。第十二條 本辦法自頒布之日起生效，原有與本辦法相抵觸的規定均以本辦法為準。第十三條 本辦法修訂權、廢止權屬總裁辦公會，由人力資源部負責解釋、實施。第三章 員工職務行為準則第一條 員工如有違反下列規定的行為，將酌情予經濟及行政處罰，直至解除勞動合同。 1、工作時間應注意保持辦公室區域的安靜和整潔；工作時間內應堅守工作崗位，不得喧嘩打鬧，不得擅離職守，嚴禁竄崗、閑聊。 2、上班時間不能看與工作無關的報紙、雜志、書籍，15、不允許瀏覽與工作無關之網站，嚴禁玩游戲、網絡聊天等與工作無關的事情。 3、工作時間避免接打私人電話，私人來訪接待應在15 分鐘內。 4、不得在綜合辦公區吸煙（應到指定吸煙區）。5、 工作時間必須佩帶公司統一員工號牌，若遺失應在兩個工作日內向人力行政文員申請補辦。6、員工必須將自己的手機以及住宅電話號碼通報給人力行政文員備案并及時更新。 7、凡公司提司機、主管及以上級別員工必須24 小時保持開機狀態，其余員工手機開機時間至少保證 7：00-22：00。 8、愛惜公物，更不得將公司公物帶回家私用。9、下班時需關閉工作區域內所負責相關辦公設備及門窗。 10、嚴禁在辦公場所喧鬧、賭博、吵架、斗毆； 116、1、在工作時間內，所有員工應儀表端莊整潔，按規定著職業裝并保持干凈整潔、大方得體，服裝應無明顯折皺、無鈕扣脫落、衣領平整無汗跡、衣袖及褲腳不得翻起、挽起。女性不得穿無袖上衣、吊帶式服裝、超短裙、露臍裝上班，男性著襯衫、西裝、西褲（含休閑西褲）上班；女性職員應化妝并自然適度，服飾打扮淡雅得體。男性職員應頭發梳理整齊，不能穿耳環，鞋子清潔光亮，保持個人衛生。不得染發、染指、奇裝異服；所有員工不可光腳及穿露腳趾和后跟的鞋及休閑鞋、拖鞋上班。（考慮周末職能部門有員工下班后直接回家，故周五不做要求）第二條 經營活動 1、員工不得超越本職業務和職權范圍，進行經營活動。 2、員工除本職業務外，未經集團總裁授17、權或批準，不能從事下列活動： A. 以公司名義提供擔保、證明； B. 以公司名義對新聞媒介發表意見、消息； C. 代表公司出席公眾活動。 第三條 保密義務 1、員工有義務保守公司的經營機密。員工務必妥善保管所持有的涉密文件。2、員工未經公司授權或批準，不準對外提供標有密級的公司文件，以及其它未經公開的經營情況、業務數據、客戶情況及其他商業秘密。 3、管理人員、涉及技術資料的人員嚴禁泄漏公司技術機密、經營信息及其他商業秘密。 第四條 保護公司資產 1、員工未經批準，不準將公司的資金、車輛、設備、房產、材料、產品等擅自贈與、轉讓、出 租、出借、抵押給其它公司、單位或者個人。 2、員工對因工作需要配18、發給個人使用的筆記本電腦、通訊設備等，不準違反使用規定，作不適當之用途。 第五條 禁忌事項員工如有發生下列行為，將被視為嚴重違反公司制度。公司將視情節輕重，依懲罰事項酌予處分，直至解除合同。1、泄露公司機密或對公司進行不利捏詞； 2、未經許可攜帶公物或文件資料外出，未經許可在公司內拍照，未經許可私自帶外人出入公司； 3、攜帶寵物進入工作場所； 4、上班時間內，穿著污穢、衣冠不整，或著衣袒胸露背，或打瞌睡、睡覺等； 5、工作散漫、怠惰、推諉或回避責任者； 6、不服從主管人員合理指揮調配者以及對上級指派之工作任務，拒絕執行者； 7、頑抗或輕蔑主管或類似行為者； 8、對同仁惡意攻擊、誣告、作偽證或制19、造事端者； 9、撕毀公文或公告、文件及遺失經管之重要文件、用品、設備、工具者； 10、工作懈怠、失時誤事，或在工作上欺騙、隱瞞，使公司蒙受損失者； 11、管理不善或疏于防范而釀成重大災害，以及疏于監督或錯誤指導致公司蒙受損失者； 12、濫用職權、假公濟私以達個人目的之行為； 13、非專業操作人員操作工作設施及辦公設備，擅自篡改、添設電氣裝置； 14、使用公司之工作設施供作私人使用； 15、任意浪費使用原物料或損壞公物者； 16、違反安全管理規定或不遵守操作安全規則或有關防災措施，肇輕微事故者； 17、未經許可張貼標語、散發傳單、召集群眾公開演講，募集捐款； 18、賭博、威脅、毆打或傷風敗俗、有20、違傳統道德觀念等事，侵犯他人權利，攜帶槍彈利器管制刀具、損毀公物及一切危害公眾 秩序或安全之行為； 19、態度不端或行為不檢、破壞紀律、屢誡不改者。第四章 辦公電腦使用管理辦法 為加強公司電腦及局域網的管理，確保電腦及局域網正常運作，特制定本制度。 本文所稱的電腦主要指：主機、顯示器、鍵盤、鼠標、打印機、以及所有的電腦網絡產品和附屬設備，各類應用軟件等。第一條 公司各部門的電腦遵循誰使用誰負責的原則進行管理。第二條 各部門應經常檢查本部門的電腦使用情況，負責電腦的安全使用、密碼管理、上網管理等，發現問題及時糾正。第三條 行政部對公司所有電腦及信息進行統籌管理，對公司所有電腦、設備進行登記、造冊21、備案和維修；對軟件系統進行維護和優化。第四條 嚴禁非技術人員拆裝電腦，因此造成電腦損害的應照價賠償（由行政部和財務部核算后進行賠償）。第五條 電腦使用和保養1、電腦操作規程：電腦開機時，應遵循先開電源插座、顯示器、主機的順序。每次的關、開機操作至少相隔一分鐘。嚴禁連續進行多次的關機操作。電腦關機時，應遵循主機、顯示器、電源插座的關機順序。下班時，務必要將電源插座的開關全關上。節假日時，必須將插座拔下，徹底切斷電源，以防止火災隱患。2、對電腦及其設備應定期進行保養清潔。電腦不能放在潮濕的地方，應放在通風的位置，不得在電腦設備上堆放物品。3、需保存的信息，除在硬盤保存外，還應進行光盤備份，以免電腦22、發生故障時資料數據丟失。保密文件資料需設置密碼。4、各部門電腦指定專人使用，未得到部門經理以上領導批準非指定人員不得使用別人的電腦。筆記本電腦非工作需要不得攜帶出公司使用。第六條 打印機及外圍設備的使用。1、打印機在使用時要注意電源線和打印線是否連接有效，當出現故障時注意檢查有無卡紙。 2、激光打印機注意硒鼓有無碳粉，噴墨水是否干凅，針打機看是否有斷針。3、當打印機工作時，不要人工強行阻止，否則容易損壞打印機。第七條 電腦防病毒的管理。外來的U盤，或對外報送資料的U盤以及從外界錄入信息的U盤，一律要進行電腦病毒檢測，在確保沒有病毒時方可進入本公司電腦讀取信息。第八條 上網的管理。1、因工作和業23、務需要，公司各部門可申請開通一臺電腦用于上外網。確因工作需要增加的，需部門經理提出申請，分管副總經理批準。2、網絡管理由部門負責，員工上外網需得到本部門經理的授權許可，并禁止瀏覽與工作無關的網頁，不隨便下載網頁的信息，特別是不要隨便打開不明來歷的郵件及附件，以免網上病毒入侵。如有違反規定，每發現一次對部門經理予以罰款200元的處罰，三次以上每次罰款300元。第九條 禁止在公司電腦安裝與工作無關的軟件和有礙系統運行的軟件，一經發現對部門經理予以罰款200元的處罰，三次以上除經濟處罰外對部門經理和當事人將予以行政處罰。第十條 公司所有電腦未經部門經理以上管理人員許可，嚴禁非公司人員使用和操作。否則24、，一經發現對部門經理予以罰款200元的處罰，三次以上除經濟處罰外對部門經理和當事人將予以行政處罰。第十一條 本制度由行政部負責擬定、執行，解釋權歸行政部。第五章 印鑒管理制度第一條 總則1、印章是公司經營管理活動中行使職權的重要憑證和工具，印章的管理，關系到公司正常的經營管理活動的開展，甚至影響到公司的生存和發展，為防止不必要事件的發生，維護公司的利益，制定本辦法。2、公司總裁授權由相關部門全面負責公司的印章管理工作，發放、回收印章，監督印章地保管和使用。第二條 印章領取和保管1、公司各類印章由各級和各崗位專人依職權領取并保管。 2、印章必須由各保管人妥善保管，不得轉借他人。 3、專人領取和歸25、還印章都必須辦理進行相應登記。 4、印章持有情況納入員工離職時移交工作的一部分，如員工持有公司印章的，須辦理歸還印章手續后方可辦理離職手續。第三條 印章使用1、公司各級人員使用印章需按要求填寫“印章使用登記表”，將其與所需印的文件一并逐級上報，經公司相關領導審核。 2、經審核后，最終由具有該印章使用決定權的正、副總經理批準后方可交印章保管人蓋章。 3、印章保管人應對文件內容和印章使用單上載明的簽署情況予以核對，經核對無誤的方可蓋章。 4、在逐級審核過程中被否決的，該文件予以退回。 5、公司總經理對公司所有的印章的使用擁有絕對的決定權。 6、涉及法律等重要事項需使用印章的，須依有關規定經公司總經26、理審核簽字。 7、財務人員依日常的權限及常規工作內容自行使用財務印章無須經上述程序。 8、用印后所有“印章使用登記表“作為用印憑據由印章保管人留存，定期整理后交行政部專人歸檔。9、印章原則上不許帶出公司，確因工作需要將印章帶出使用的，應事先填寫印章使用單，載明事項，經公司總經理批準后由兩人以上共同攜帶使用。 10、公章的使用決定權歸公司總經理，其他各印章的使用決定權由公司總經理根據實際工作需要進行授權。第四條 相關責任1、印章保管人必須妥善保管印章，如有遺失，必須及時向公司上級領導報告。 2、任何人員必須嚴格依照本辦法規定程序使用印章，未經本辦法規定的程序，不得擅自使用。3、違反本辦法的規定，27、給公司造成損失的，由公司對違紀者予以行政處分，造成嚴重損失或情節嚴重的，移送有關機關處理。第六章 固定電話管理第一條 公司向員工提供固定電話來對外聯絡，以便提高辦公效率。 第二條 公司為經理以上職務人員和部分崗位提供直線電話和分機電話，并根據需要為副總經理以上職務人員提供國際電話直撥功能。 第三條 公司為員工提供分機電話，并根據崗位需要，提供相應的市內、國內通話級別。具體程序：申請部門經理同意，報人力行政中心按部門安排分機號碼備案，申報級別、分機號完成報裝。人力行政中心將分機號統一列入公司通訊錄。 第四條 公司提供電話僅限于員工辦公使用，任何人不得使用公司電話辦私事。特別禁止使用公司電話撥打128、68、968 等收費信息服務臺，如若發現，將向撥打者收費。 第五條 公司所有分機的數據庫由人力行政中心負責管理。人力行政中心負責公司話費的管控，隨時根據數據檢查各分機話費，如發現費用異?；蚴褂梅针娫?，人力行政中心將向其部門經理、分管副總經理匯報并向全體同仁公布。 第六條 員工使用電話應該長話短說，節約話費。第七條 公司為員工提供電話通訊限于因公通話，不能打私人電話，違者按公司規定處罰。第七章 會議管理制度第一條 總則：為強化公司決策機制，加強各部門溝通、促進信息傳遞、及時解決問題、提高會議效率，特制定本制度。第二條 會議安排1、為避免會議過多或重復，公司常規性會議原則上按規定的時間、地點、人29、員組織召開。每周二下午午14：30召開，副總經理組織，公司全體人員參加。各部門匯報上周計劃執行和目標任務完成情況、工作分析，本周工作重點和工作部署。2、其他非常規會議：各部門臨時組織的涉及副總經理參加的臨時會議，須提前一天（特殊情況除外）經分管副總經理批準后，報行政部統一安排召開；其他工作會議以及外單位與相關對口部門召開工作協調會，由對口部門經理批準，提前一天報行政部組織安排。 第三條 會議組織事項1、召開公司常規會議，行政部應提前作好會前工作（包括會議通知、會議資料、會場布置等），如需改期或遇特殊情況，需及時通知相關人員。2、其他非常規會議必須服從行政部統一安排，不應安排在公司常規會議期間召30、開。應堅持小會服從大會，局部服從整體原則。如需改期或遇特殊情況，召集人須及時通知會議安排部門。3、會議召集部門、主持人、與會人員應做好有關準備工作。會議由主持人按照會議議程安排和組織，未列入議題的事項在安排議題結束后由主持人決定是否在會上商議。4、對內容重復、意義不大或準備不充分的會議，行政部有權合并安排或不予安排。5、會議召集部門負責向會議組織部門提交會議議題、參會人員、會議時間和會議材料。會議組織部門負責收集、審核以上內容、安排布置會議場地、發會議通知、會議簽到、會議記錄。會議記錄在會后交各參會部門領導簽字存檔。會議紀要由會議組織部門在2個工作日內提交會議主持人簽發。6、公司所有會議必須本31、著精簡節約的原則組織安排。對于需要開支的會議費用一律按照公司費用管理辦法進行預算、審批管理，費用計入相關部門年度費用指標。對于未列入年度預算的會議費用必須按照預算外費用申報審核批準。第四條 會議注意事項1、參加會議人員要嚴格遵守會議的議程安排，不得遲到早退。確系特殊情況，須向會議組織部門請假。如系公司常規會議，經分管副總經理、總助批準后報總經理辦公室備案。 2、會議期間手機一律關機或設為靜音，不得在會場接聽電話干擾會議。 3、發言應切題、言簡意賅。第八章 檔案管理制度檔案是全面反映公司經營管理各項活動的歷史記錄及重要依據。特制定本方法，各部門必須按本制度認真做好檔案管理工作。第一條 檔案范圍公32、司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實物等都必須歸檔。其中文件包括：規劃、計劃、技術資料、工程資料、財務資料、人事資料、會議紀要、項目方案、合同協議、內外行文等。第二條 檔案的分類及編號1、檔案按其內容及關聯部門可分為五大類： 行政類 財務類 人事類 業務類 工程類2、機要檔案須在檔案編號后注明：絕密、機密、秘密；絕密檔案包括：公司經營發展中的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策、戰略性的合作協議及金額在100萬元以上的重大合同。機密檔案包括： 財務資料 公司重要會議紀要公司經營情況 人事檔案、薪資檔案、勞動合同 技術資料 金額在10萬-100萬元的合同。 秘密33、檔案包括： 重要項目資料 項目合同協議。檔案編號以“一案一號”為原則，遇有一案歸入多類者，應先確定其主要類別進行編號。第三條 檔案裝訂1、以左方裝訂為原則，右上角標明檔案號。2、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應先整補，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。第四條 保存期限檔案保存期限按照下列規定辦理：1、永久保存： 公司章程 股東名簿 股東會、董事會、監事會會議紀要； 公司證照 各級批文 印鑒 公司年度經營計劃 公司年度經營總結 年度財務報表 技術資料 不動產所有權狀及其他債權憑證 人事資料大型活動圖片、音像資料其他核定須永久保存的文書。2、十五年保存： 會計憑證 其他經核定須十五年保存的文書。(34、其它財務檔案的保存期限按部門規定執行)3、五年保存： 期滿或解除的合同協議 完結后的項目方案 其他經核定須保存五年的文書。4、一年保存： 部門工作計劃及工作總結 完結后的部門請求報告 完結后無長期保存必要文書。4、公司規章制度由總經理辦公室永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。第五條 保管部門1、財務專項機要檔案由財務部負責保管。2、人事專項機要檔案由行政部負責保管。3、其他檔案均由總經理辦公室指派專人保管。第六條 檔案調閱1、因工作需要需調閱檔案時，須經本部門經理核準后方可調閱。2、行政類檔案、財務類檔案、人事類檔案、業務類檔案、工程類檔案的調閱須部門經理核準，跨部門檔案調閱須總經理辦公室35、主任核準，僅限于檔案的查閱、復印，使用原件或調閱機要檔案資料須總經理核準。3、借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱制度辦理手續，將檔案調出，供調檔人查閱，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核對，發現問題及時追查。4、如調檔內容更改、調檔時間延長，應按調檔程序重新辦理。第七條 檔案銷毀1、超過保存期，且無保存價值的檔案應銷毀。2、需銷毀的檔案經保管部門相應核準人核準后方可銷毀。3、部門內部檔案由部門經理核準銷毀；機要檔案由總經理核準銷毀；其余檔案由主管副總經理核準銷毀。4、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經理指定專人監督銷毀。第八條 其他1、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。2、所有檔案應有專柜存放、加鎖，定期清理通風，防濕。3、所有檔案不得隨意查閱、復印，不得置于公共場所。4、各部門必須嚴格按照本制度相關規定保管檔案。