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1、房地產(chǎn)公司信息存檔及上報管理規(guī)范編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 1 目的明確公司信息上報、收集、存檔和考核的程序，推進(jìn)信息溝通扁平化，提高運(yùn)營效率。2 適用范圍適用于房地產(chǎn)有限公司、置業(yè)有限公司、物業(yè)管理有限公司的各類信息。3 術(shù)語和定義3.1定期信息：指某項(xiàng)工作的定期統(tǒng)計信息或者定期變化的非統(tǒng)計信息。該類信息的特點(diǎn)是數(shù)據(jù)性、統(tǒng)計性、分析性強(qiáng)。如：銷售日報、項(xiàng)目管理月報、部門資金計劃等。3.2即時信息：指即時描述某項(xiàng)工作最新進(jìn)展或最終結(jié)果的信息。如：公司榮譽(yù)快報、緊急法律事件快報、媒體負(fù)面曝光等。即時信息分為兩類：2、a)固定責(zé)任部門的即時信息：指定事項(xiàng)的即時上報，事前已明確責(zé)任部門；b)涉及所有部門的即時信息：突發(fā)事項(xiàng)的即時上報，任何部門都可能遇到。4 職責(zé)4.1總經(jīng)理辦公室：是公司的信息管理部門，負(fù)責(zé)公司信息管理流程的制定與完善，對各部門報送的工作信息進(jìn)行收集、整合、傳遞、跟蹤、監(jiān)督、考評等工作?？偨?jīng)理辦公室計劃信息組負(fù)責(zé)具體執(zhí)行。 4.2公司各部門：是相關(guān)業(yè)務(wù)信息的產(chǎn)生、報送和處理部門，根據(jù)其職能完成對信息進(jìn)行收集、分析、反饋、跟進(jìn)等工作。各部門負(fù)責(zé)人是本部門信息上報第一責(zé)任人，主要職責(zé)為：a) 指定本部門定期和即時信息的上報人；b) 審核本部門上報的各類信息；c) 督促本部門信息上報人及時、準(zhǔn)確上報3、信息；各部門信息上報人：為本部門信息上報責(zé)任人，按照本規(guī)定要求及時、準(zhǔn)確、全面的上報信息。5信息管理原則5.1抄送原則：除特別注明外，所有上報集團(tuán)和公司的定期或即時信息均要抄送總經(jīng)理辦公室計劃信息組，以便全面統(tǒng)計、評估各部門信息管理情況。5.2書面原則：事件發(fā)生較緊急或重大時、節(jié)假日時，為了及時知會相關(guān)人員，信息可先行通過口頭形式傳達(dá)，但隨后仍要按本文件的規(guī)定在時限內(nèi)以書面形式（包括郵件）報送。5.3保密原則：樹立高度的保密意識，采取嚴(yán)格的保密措施，遵守信息傳遞流程及傳遞范圍，不得將受控的信息向無關(guān)人員泄露。5.4問責(zé)原則：信息上報人、審核人（各部門負(fù)責(zé)人）應(yīng)做好核實(shí)工作，對因信息遲報、錯報、4、漏報、瞞報而造成嚴(yán)重后果的，將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。5.5及時、準(zhǔn)確、全面原則：及時、準(zhǔn)確、全面是對上報信息的最基本要求，在上報信息時要注意摒棄“報喜不報憂”的行為。6工作程序6.1信息上報信息上報人：各部門需指定專人負(fù)責(zé)定期、即時信息的報送，上報人名單及調(diào)整情況需報總經(jīng)理辦公室計劃信息組備案。信息上報形式：.1定期信息：根據(jù)6.2中規(guī)定的報送要求，按指定格式，以電子郵件附件的形式報送相關(guān)部門或?qū)⑿畔⑸蟼髦良瘓F(tuán)內(nèi)網(wǎng)（萬網(wǎng)景）相關(guān)欄目、位置。.2即時信息：直接以電子郵件形式報送（應(yīng)在郵件主題中概括業(yè)務(wù)屬性，例如：開盤快報、入伙快報、項(xiàng)目事務(wù)快報等）或?qū)⑿畔⑸蟼髦良瘓F(tuán)內(nèi)網(wǎng)（萬網(wǎng)景）相關(guān)欄目、位置。5、6.2 上報信息列表定期信息列表：部門名稱標(biāo)準(zhǔn)格式時限上報至何處備注總經(jīng)理辦公室（10-5）法律信息月報每月4日之前集團(tuán)風(fēng)險管理部項(xiàng)目管理月報每月5日之前集團(tuán)項(xiàng)目管理部業(yè)務(wù)信息月報每月5日之前集團(tuán)辦公室業(yè)務(wù)信息組月度人力總結(jié)及計劃無固定格式每月1日之前集團(tuán)人力資源部員工溝通月報無固定格式每月15日之前集團(tuán)人力資源部部門月度工作計劃每月25日之前總辦計劃信息組部門資金計劃按照公司要求每月29日之前財務(wù)部計劃執(zhí)行情況反饋周報 每周一17：30之前經(jīng)理層全體相關(guān)部門周一10:00前發(fā)總辦計劃執(zhí)行情況反饋季報每季度首月15日之前經(jīng)理層全體所有部門任務(wù)書每月月底之前經(jīng)理層全體財務(wù)部（8-6）地價支付簡表6、每月3日之前集團(tuán)資金中心信息月報每月5日之前集團(tuán)財務(wù)管理部季度報表按照集團(tuán)要求季度結(jié)束后10個工作日內(nèi)集團(tuán)財務(wù)管理部資金計劃網(wǎng)絡(luò)填報每月頭3個工作日之前集團(tuán)資金中心資金周報每周一10：00之前集團(tuán)資金中心魅力項(xiàng)目經(jīng)營月報每月10日之前GIC部門月度工作計劃格式同總辦每月25日之前總辦計劃信息組部門資金計劃格式同總辦每月29日之前財務(wù)部營銷策劃部（5-2）銷售周報周一上午11：00之前集團(tuán)項(xiàng)目管理部按項(xiàng)目上報銷售日報每天下班之前集團(tuán)項(xiàng)目管理部按項(xiàng)目上報項(xiàng)目管理月報格式同總辦每月3日之前總辦計劃信息組部門資金計劃格式同總辦每月29日之前財務(wù)部部門月度工作計劃格式同總辦每月25日之前總辦計劃信息組設(shè)7、計部（3）項(xiàng)目管理月報格式同總辦每月3日之前總辦計劃信息組部門資金計劃格式同總辦每月29日之前財務(wù)部部門月度工作計劃格式同總辦每月25日之前總辦客戶關(guān)系中心（3-1）投訴月報每月3日以前集團(tuán)辦公室客戶關(guān)系中心部門資金計劃格式同總辦每月29日之前財務(wù)部部門月度工作計劃格式同總辦每月25日之前總辦計劃信息組成本管理部（3-1）成本信息月報每月3日之前集團(tuán)成本審算中心部門資金計劃格式同總辦每月29日之前財務(wù)部部門月度工作計劃格式同總辦每月25日之前總辦計劃信息組工程管理部（2）工地檢查報告每周五之前項(xiàng)目經(jīng)理部抄：經(jīng)理層全體項(xiàng)目管理月報格式同總辦每月3日之前總辦計劃信息組部門月度工作計劃格式同總辦每月8、25日之前總辦計劃信息組項(xiàng)目經(jīng)理部（3）項(xiàng)目管理月報格式同總辦每月2日之前工程管理部部門月度工作計劃格式同總辦每月25日之前總辦計劃信息組部門資金計劃格式同總辦每月29日之前財務(wù)部項(xiàng)目發(fā)展部（5-2）月度市場報告每月第5個工作日內(nèi)集團(tuán)企劃部土地基本情況、項(xiàng)目開發(fā)、土地儲備統(tǒng)計季度報表按照集團(tuán)格式每季度首月第5個工作日內(nèi)集團(tuán)財務(wù)管理部和企劃部市市場信息周報每周三之前經(jīng)理層全體部門資金計劃格式同總辦每月29日之前財務(wù)部部門月度工作計劃格式同總辦每月25日之前總辦計劃信息組物業(yè)公司（5-4）資產(chǎn)負(fù)債月報每月第5個工作日之前并且不超過每月9日集團(tuán)財務(wù)管理部會計組物業(yè)經(jīng)營信息月報每月8日之前集團(tuán)財務(wù)管理9、部會計組物業(yè)月報每月第5個工作日之前集團(tuán)物業(yè)管理部業(yè)務(wù)督導(dǎo)組魅力項(xiàng)目物業(yè)管理月報每月3日之前財務(wù)部（GIC）部門月度工作計劃格式同總辦每月29日之前總辦計劃信息組即時信息列表表一：固定責(zé)任部門的即時信息列表部門名稱標(biāo)準(zhǔn)格式時限上報至何處總經(jīng)理辦公室（8）項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)快報事件發(fā)生次日內(nèi)集團(tuán)辦公室業(yè)務(wù)信息組公司榮譽(yù)收到相關(guān)通知3個工作日內(nèi)集團(tuán)辦公室業(yè)務(wù)信息組重要會議紀(jì)要會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)集團(tuán)辦公室業(yè)務(wù)信息組項(xiàng)目開發(fā)計劃詳見附件項(xiàng)目管理部外聘法律顧問合同備案合同簽定后五個工作日內(nèi)集團(tuán)風(fēng)險管理部緊急法律事件快報事件發(fā)生之日或收到起訴狀當(dāng)日或次日集團(tuán)風(fēng)險管理部媒體負(fù)面曝光發(fā)現(xiàn)有媒體曝光危險的即日；曝10、光發(fā)生1日內(nèi)董事會辦公室媒體關(guān)系組事故災(zāi)禍?zhǔn)鹿驶驗(yàn)?zāi)禍發(fā)生1個工作日內(nèi)集團(tuán)辦公室業(yè)務(wù)信息組財務(wù)部暫無營銷策劃部（2）開盤快報開盤結(jié)束后3小時內(nèi)總辦計劃信息組開盤提前或推遲快報開盤提前或推遲確定之后當(dāng)日內(nèi)總辦計劃信息組設(shè)計部（1）規(guī)劃設(shè)計變更快報變更前提前10日上報總辦計劃信息組重要營銷工具完成快報制作或會簽完成當(dāng)日內(nèi)總辦計劃信息組客戶關(guān)系中心（2）重大投訴（含物業(yè)公司）投訴發(fā)生1日內(nèi)集團(tuán)辦公室客戶關(guān)系中心入伙快報入伙當(dāng)日結(jié)束后三個小時內(nèi)總辦計劃信息組成本管理部暫無工程管理部總包單位確定快報簽約當(dāng)日內(nèi)總辦計劃信息組項(xiàng)目經(jīng)理部項(xiàng)目主體開工快報主體開工后一個工作日內(nèi)總辦計劃信息組項(xiàng)目竣工驗(yàn)收快報驗(yàn)收后11、一個工作日內(nèi)總辦計劃信息組項(xiàng)目發(fā)展部獲取土地快報獲得土地后一個工作日內(nèi)總辦計劃信息組重要報批報建文件獲得快報文件獲得后一個工作日內(nèi)總辦計劃信息組物業(yè)公司業(yè)主委員會成立（改選）快報事件發(fā)生后一個工作日內(nèi)總辦計劃信息組物業(yè)管理服務(wù)、合同終止、變更快報事件發(fā)生后一個工作日內(nèi)總辦計劃信息組表二：涉及所有部門的即時信息列表名稱標(biāo)準(zhǔn)格式時限上報至何處備注公司榮譽(yù)快報收到相關(guān)通知2個工作日內(nèi)總辦計劃信息組主要涉及總辦、財務(wù)部、設(shè)計部、項(xiàng)目經(jīng)理部、營銷策劃部和物業(yè)公司重要會議 紀(jì)要快報會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)總辦計劃信息組涉及所有部門（包括物業(yè)公司）媒體負(fù)面曝光快報發(fā)現(xiàn)有媒體曝光危險的當(dāng)日；曝光發(fā)生1日內(nèi)總辦計12、劃信息組主要涉及總辦、客服、項(xiàng)目經(jīng)理部、營銷策劃部和物業(yè)公司事故災(zāi)禍快報事故或?yàn)?zāi)禍發(fā)生當(dāng)日內(nèi)總辦計劃信息組主要涉及總辦、客服、項(xiàng)目經(jīng)理部、營銷策劃部和物業(yè)公司重要人士參觀訪問快報參觀或訪問當(dāng)日內(nèi)總辦計劃信息組主要涉及總辦、財務(wù)部、設(shè)計部、項(xiàng)目經(jīng)理部、營銷策劃部和物業(yè)公司考察報告、培訓(xùn)總結(jié)無固定格式外地考察或培訓(xùn)結(jié)束后二周內(nèi)本地考察或培訓(xùn)結(jié)束后一周內(nèi)總辦計劃信息組涉及所有部門6.3信息存檔所有定期信息和上報集團(tuán)的即時信息由各部門負(fù)責(zé)存檔。上報總辦計劃信息組的即時信息由總辦存檔。各部門負(fù)責(zé)人為信息存檔的第一責(zé)任人，信息上報人為經(jīng)辦責(zé)任人。如部門有多個信息上報人，則由一人統(tǒng)一對信息進(jìn)行存檔。6.3.13、3總辦計劃信息組將對各部門的信息存檔情況進(jìn)行不定期檢查。6.4信息管理考核公司對各部門信息管理工作的考核分為年度與季度考核。年度考核：n 年度考核采用“0.7考核法”。具體如下：年度考核中，信息上報考核權(quán)重為0.7，信息管理體系建設(shè)考核權(quán)重為0.3。n 計算公式為：各部門信息管理年度考核結(jié)果信息上報年度考核結(jié)果*70信息建設(shè)年度考核結(jié)果*30 n 各部門信息上報年度考核結(jié)果根據(jù)各部門季度考核結(jié)果計算平均分。n 各部門信息建設(shè)年度考核結(jié)果，主要從部門信息管理流程建設(shè)和公司內(nèi)網(wǎng)部門信息平臺維護(hù)兩方面進(jìn)行評價（各部門每年底應(yīng)提交本年度部門信息管理體系建設(shè)分析報告作為考核依據(jù)，總經(jīng)理辦公室會對報告內(nèi)容14、進(jìn)行抽查）。 季度考核：n 考核采用扣分制。各部門每季度原始分均為100分，扣除相應(yīng)分值后，其得分即為該部門的考核得分。n 考核中的扣分項(xiàng)有五項(xiàng)：遲報：指信息的上報時間超出要求上報時間3天（含）以內(nèi)的。缺報：指上報的信息明顯不完整或?qū)κ录拿枋鋈狈B貫性，包括但不限于以下情形： 要求上報的表格沒有完全填寫 上報信息未滿足集團(tuán)或公司要求內(nèi)容的 針對同一事件分批報送的信息，出現(xiàn)信息中斷錯報：指上報的信息與真實(shí)情況有出入，包括但不限于以下情形： 上報信息出現(xiàn)錯誤的（對同一信息的描述出現(xiàn)差異，或?qū)ν粩?shù)據(jù)的引用出現(xiàn)不一致） 上報信息與實(shí)際情況明顯不符的漏報：指沒有上報信息，或上報時間超過要求上報時間315、天以上的。瞞報：指刻意不上報或有意上報虛假信息的，包括但不限于以下情形： 有意不上報信息的 在上報信息中隱瞞問題的 在上報信息中歪曲事實(shí)真相的n 扣分辦法： 定期信息每遲報一天扣除1分，即時信息每遲報一天扣除2分。 缺報、錯報一次扣除5分；漏報、瞞報一次扣除10分。 各扣分項(xiàng)可疊加計數(shù)，單項(xiàng)信息最高扣分不超過10分。 每季度，總辦計劃信息組將根據(jù)每個部門的季度考核情況進(jìn)行排名，根據(jù)排名成績，將對排名靠前的部門進(jìn)行相應(yīng)獎勵，對排名靠后的部門進(jìn)行相應(yīng)處罰。每月，根據(jù)各部門上報信息的遲、錯、缺、漏、瞞報情況，對信息上報人及部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行即時處罰，處罰金額從工資中扣除，最高處罰不超過工資工資總額的20%。各部門的季度信息考核情況將與各部門的季度績效考核掛鉤。7支持性表格VKCD-ZB- 信息上報考核表8支持性文件 無