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1、茶業(yè)有限公司經(jīng)營工作費用管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: XX有機茶業(yè)有限公司費用管理制度第一章 總則第一條：為了加強公司內部管理，規(guī)范公司財務報銷行為,合理控制費用支出，根據(jù)國家有關法律、法規(guī)，并結合本公司的具體情況制定本制度。第二條：本制度根據(jù)公司的實際情況，將費用報銷分為差旅費、辦公費、招待費、市內交通費、通訊費、教育培訓費、會議費、車輛使用費、廣告宣傳費、贊助費、租賃費等,以下分別說明相關的借款流程及各項費用財務報銷制度和報銷流程。第三條：本制度適用公司各部門。第二章 費用報銷基本制度及基本流程第四條2、：報銷人必須取得合法有效的報銷單據(jù)，非工資性費用支出原則上須取得稅務局監(jiān)制的發(fā)票或收據(jù)，填寫規(guī)范，大小寫一致，無涂改痕跡，增值稅票須嚴格遵守填寫規(guī)范。第五條：費用報銷單填寫及票據(jù)粘貼要求：1、報銷單據(jù)填寫應力求整潔美觀，不得隨意涂改；2、報銷單封面與封面后的托紙必須大小一致，各票據(jù)不得突出于封面和托紙之外；3、各票據(jù)應均勻貼在報銷單封面后的托紙上，整份報銷單各部分厚度應盡量保持一致；4、若報銷票據(jù)面積大小相同或相似（如車票等），需有層次序列張貼；5、報銷單據(jù)金額、類型相同的（如車票等），應盡量張貼在一塊，并按金額大小排列；6、報銷票據(jù)在粘貼時，確保審核人能夠完全清楚地審閱到報銷金額；7、報銷單3、據(jù)一律用黑色鋼筆或簽字筆填寫；8、報銷單各項目應填寫完整，大小寫金額一致； 9、出租車票據(jù)需填寫市內交通費明細表，注明業(yè)務發(fā)生時間、起至地點、人物事件等資料，并由主管領導簽字確認；10、采購物資的報銷單據(jù)須由驗收人驗收后在發(fā)票背面簽名確認，需入庫的物資單據(jù)應附入庫單。第六條：單筆報銷總額超過10000元，需要提前一天通知財務備款。第七條：在一個預算期內，各項費用的累積支出原則上不得超出預算，超出預算納入公司對部門負責人的考核，特殊情況需由總經(jīng)理、總裁、董事長審批并執(zhí)行追加預算程序。第八條：費用報銷基本流程：1.費用報銷基本流程：經(jīng)辦人填寫“報銷單”部門經(jīng)理審核分管總監(jiān)審核會計審核財務經(jīng)理審核總4、經(jīng)理審批總裁審批會計制單出納復核付款經(jīng)辦人簽字領款。第九條：差旅費報銷1、因公出差的辦理程序：1.1公司員工因公出差的必須事先填寫“出差任務單”，注明出差隨同人員、時間、地點、事由、天數(shù)、所需資金，經(jīng)部門經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理、總裁審批簽字。填寫“借款單”，按照本制度“第二十三條”的借款流程辦理借款，原則上前次出差借款沒有報賬，本次出差不予借款。出差人員凡與原“出差任務單”規(guī)定的地點、天數(shù)、人數(shù)、交通工具不符的差旅費不予報銷；因特殊原因或情況變化需改變路線、增加天數(shù)、人數(shù)、改乘交通工具的需經(jīng)部門總監(jiān)、總經(jīng)理事前批準的方可進行報銷。1.2公司員工出差期間發(fā)生的共同費用報銷，由出差人員自行指定一人統(tǒng)一5、報賬。1.3出差人員應在回公司后五個工作日內辦理報銷事宜，根據(jù)差旅費標準填寫“報銷單”，后附“出差任務單”，按公司費用報銷流程完成報銷事宜。2、差旅費報銷標準：1.公司差旅費報銷標準：職務住宿標準伙食標準交通標準一般員工部門經(jīng)理副總經(jīng)理總經(jīng)理2.3差旅費報銷標準補充說明：2.3.1出差到經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)的，住宿標準可上浮30%。2.3.2住宿費報銷時必須提供住宿發(fā)票，實際發(fā)生額未達到住宿標準金額，差額不予補償，超出住宿標準部分由出差人自行承擔。2.3.3伙食和交通標準依據(jù)實際出差天數(shù)憑相應發(fā)票結算，原則上采用額度內實報實銷形式。2.3.4特殊情況需由公司負責人特別批準。2.3.5出差期間招待客戶按6、招待費用報銷規(guī)定執(zhí)行。2.3.6出差時由對方單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關費用。2.3.7集團公司員工出差確需乘坐飛機的，一律先申請，經(jīng)董事長批準后方可選擇乘坐飛機。否則，超出標準部分費用不予報銷。各子（分）公司比照執(zhí)行，即由公司總經(jīng)理批準。2.3.8到達目的地后，原則上不得乘坐出租車，應乘坐公交汽車，因特殊原因等需乘坐出租車的，集團公司由董事長審批后可全額報銷。各子（分）公司由公司總經(jīng)理批準后可全額報銷，未經(jīng)審批的按市內交通費用報銷規(guī)定執(zhí)行。2.3.9上述住宿費標準為一個標準間標準。同性兩人一道出差可一同住宿的可就高級別標準享受一個標準間住宿標準。2.3.10出差期間因公招待客7、人、其招待費已報銷的，應扣除招待當天的伙食補貼。2.3.11出差當天往返的，視實際誤餐數(shù)執(zhí)行。出差在20公里以內（含市內），不享受伙食補助。2.3.12出差在子(分)公司所在地的，應優(yōu)先選擇出差地子(分)公司宿舍住宿，若子(分)公司不能解決住宿的，憑有效票據(jù)在規(guī)定標準內據(jù)實報銷住宿費，超過部分自負。第十條：辦公費報銷：1、集團公司辦公用品由行政管理中心統(tǒng)一采購，各中心按需要領用。各子(分)公司比照上述規(guī)定執(zhí)行。2、集團公司辦公用品購買時由行政管理中心先填寫“辦公用品申購單”，經(jīng)中心總監(jiān)審核、董事長審批后，必須采購完成并辦理入庫后，再按公司費用報銷流程執(zhí)行報銷事宜。各子(分)公司除比照上述規(guī)定執(zhí)8、行。3、采購辦公用品原則上先收貨后付款,但董事長或子(分)公司總經(jīng)理簽批可先借款辦理的，可先到財務辦理借款手續(xù)進行購置。在物品驗收入庫后3個工作日內，按公司費用報銷流程完成報銷事宜。第十一條：業(yè)務招待費1.集團公司層級招待費用原則上由行政管理中心統(tǒng)一安排，統(tǒng)一結算，統(tǒng)一報賬。各子(分)公司比照上述原則執(zhí)行。2.集團公司各中心因公需招待時，應事先申請，經(jīng)董事長批準后方可招待。子(分)公司各部門因公需招待時，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準后方可招待。3.發(fā)生招待費用時原則上先墊支后付款，但董事長或子(分)公司總經(jīng)理簽批可以先借款的，可先到財務辦理借款手續(xù)，招待任務結束后3個工作日內，按公司費用報銷流程進行報銷9、事宜，并附注說明招待事由、時間及對方單位。4.其它非公招待客人一律由個人承擔，不予報銷。第十二條：市內交通費1、集團公司員工外出辦理日常事務時（不是出差任務），原則上應盡量乘坐公交車，特殊情況經(jīng)中心總監(jiān)事先批準，可以乘坐出租車。子(分)公司比照上述規(guī)定執(zhí)行，即由部門經(jīng)理、分管副總經(jīng)理事先批準。2、集團公司員工發(fā)生市內交通費報銷時填寫“市內交通費明細表”，注明時間、路程起始點、外出工作內容，并由中心總監(jiān)簽字確認，再按公司費用報銷流程進行報銷事宜。子(分)公司比照上述規(guī)定執(zhí)行，即由部門經(jīng)理、分管副總經(jīng)理事先批準。第十三條：通訊費1.集團公司及子（分）公司員工手機通訊費用由個人自行負擔，集團公司及子10、（分）公司不再報銷；2.凡由集團公司委托銀行代扣員工手機費的，由行政管理中心按照實際金額填寫“報銷單”，并經(jīng)董事長簽字確認，予以報銷。各子（分）公司比照上述規(guī)定執(zhí)行。3.集團公司固定電話由行政管理中心統(tǒng)一填寫“報銷單”，并經(jīng)董事長簽字確認，予以報銷。各子（分）公司比照上述規(guī)定執(zhí)行。第十四條：教育經(jīng)費及培訓費1.集團公司教育經(jīng)費及培訓費用由行政管理中心統(tǒng)一進行預算、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一安排，并報董事長審批方可執(zhí)行。各子（分）公司比照上述規(guī)定執(zhí)行，并需上報集團公司行政管理中心進行審批備案。2.集團公司教育經(jīng)費及培訓費用發(fā)生前使用部門應向行政管理中心申報員工培訓計劃、培訓時間、所需經(jīng)費，經(jīng)行政管理中心審核11、后報至財務管理中心備案。各子（分）公司比照上述規(guī)定執(zhí)行。3.教育經(jīng)費及培訓費用應嚴格按照計劃在申請范圍內使用費用。費用報銷時按公司費用報銷流程進行報銷，并附經(jīng)行政管理中心審核過的培訓計劃作附件。4.超出當年預算的教育經(jīng)費及培訓費須由集團公司董事長簽批才可按照上述規(guī)定執(zhí)行。第十五條：會議費1.集團公司員工因工作需要參加各種會議的，應填寫“參會申請單”，詳細注明會議性質、內容、目的、地點、天數(shù)、參會人數(shù)及所需經(jīng)費，經(jīng)各中心總監(jiān)審核、董事長簽字后可在財務管理中心辦理借款，會議結束后應及時到財務部辦理報銷手續(xù)。各子（分）公司比照上述規(guī)定執(zhí)行。2.參會人員應嚴格控制其費用總額，厲行節(jié)約，不得無故超支。312、.會議結束后5日內按公司費用報銷流程進行報銷，報銷單據(jù)需附完成審批手續(xù)的“參會申請單”。第十六條：車輛使用費1.車輛使用費是指公司車輛在使用過程中所發(fā)生的各種費用。因日常公務需要而使用公司外部車輛（如出租車、公司員工私人車輛）所發(fā)生的費用，按市內交通費辦理，不屬于本規(guī)定的范圍。2.集團公司及子（分）公司所屬車輛發(fā)生的車輛使用費包括汽（柴）油費、通行費、過橋（江）費、停車費、洗車費、車輛保險費、車輛保養(yǎng)費和車輛修理費。3.集團公司及子（分）公司所屬車輛發(fā)生上述車輛使用費報銷時，由經(jīng)辦人填制“報銷單”，各費用項目明細分項填列，由車輛使用人簽字確認后按公司費用報銷流程進行報銷。第十七條：廣告宣傳費113、該費用范圍包括媒體費用、場外促銷活動、促銷贈品、戶外廣告、終端廣告制作及改善、品牌形象宣傳等費用。2、集團公司廣告宣傳費由營銷管理中心統(tǒng)一進行預算、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一安排，并報董事長審批方可執(zhí)行。各子（分）公司比照上述規(guī)定執(zhí)行，并需上報集團公司營銷管理中心進行審批備案。3.集團公司廣告宣傳費發(fā)生前營銷管理中心先報財務管理中心備案。各子（分）公司比照上述規(guī)定執(zhí)行。4.費用使用部門應嚴格按照計劃在申請范圍內使用費用。費用報銷時按公司費用報銷流程進行報銷。5.超出當年預算的廣告宣傳費須由集團公司董事長簽批才可按照上述規(guī)定執(zhí)行。第十八條：贊助費1.贊助費是指公司給社會福利事業(yè)單位的捐贈支出。2.集團公司14、發(fā)生的贊助費均由董事長簽批方可執(zhí)行。各子（分）公司發(fā)生一次性贊助支出在10萬元以下的由各子（分）公司總經(jīng)理簽字批準，超過10元（含10萬元）的須經(jīng)集團董事長簽字批準。3.費用發(fā)生后報銷時按公司費用報銷流程進行報銷。第十九條：租賃費1、租賃費用指公司為租賃設備、門面、專柜等而發(fā)生的所有費用（包括租金、設備安裝調試費、利息、手續(xù)費、維修費、保險費、擔保費等）。2、集團公司租賃費由行政管理中心統(tǒng)一進行預算、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一安排，并報董事長審批方可執(zhí)行。各子（分）公司比照上述規(guī)定執(zhí)行，并需上報集團公司行政管理中心進行審批備案。3.集團公司租賃費發(fā)生前營銷管理中心先報財務管理中心備案。各子（分）公司比照上15、述規(guī)定執(zhí)行。4.費用使用部門應嚴格按照計劃在申請范圍內使用費用。費用報銷時按公司費用報銷流程進行報銷。5.超出當年預算的租賃費須由集團公司董事長簽批才可按照上述規(guī)定執(zhí)行。第二十條：未涉及的其它事項需要發(fā)生的費用，應根據(jù)實際情況，由需要使用的部門提出申請，經(jīng)過報批程序，最終由集團公司董事長批準后予以執(zhí)行并按公司費用報銷流程進行報銷。第三章：報銷時間的具體規(guī)定第二十一條：為了方便員工費用報銷，集團公司及各子（分）公司財務可將報銷時間做具體安排：1.集團公司及各子（分）公司財務部門根據(jù)實際工作情況可安排在每星期某一到兩天集中進行財務報銷或安排隨時報銷均可,由各公司自行確定。2.集團公司及各子（分）公16、司在向財務部門辦理借款時不受上述時間規(guī)定限制，財務部門應隨時給予辦理借款。第四章：借款標準及流程第二十二條：借款標準1.員工借款須確有公務需要，合理預計所需金額并填寫“借款單”，按規(guī)定流程簽批后到財務部門辦理借款，若借款人不能償還此借款，由各簽批人承擔連帶還款責任。2.試用期員工原則上不允許借款，確需借款的由董事長或公司總經(jīng)理簽批方能借款，若借款人未能償還借款，由各簽批人負連帶還款責任。3.辦公人員借用公款，在原有借據(jù)未辦理報銷手續(xù)或未還清欠款的不得再借。4.借款人員完結事務，在報銷時沖銷借款，交回剩余現(xiàn)金。因特殊原因當時不能沖銷借款或交回現(xiàn)金的，須在當月發(fā)放工資時扣回。5.個人非公原因一律不17、得向公司借款。第二十三條：借款流程1.集團公司借款流程:借款人填寫“借款單”（寫清借款金額及事由）中心總監(jiān)審核財務總監(jiān)審核董事長審批會計制單出納付款借款人簽字領款。2.各子（分）公司借款流程:借款人填寫“借款單”（寫清借款金額及事由）部門經(jīng)理審核財務經(jīng)理審核分管副總經(jīng)理審核公司總經(jīng)理審批會計制單出納付款經(jīng)辦人簽字領款。第五章：費用審批管理第二十四條：費用審批管理：1.各子（分）公司總經(jīng)理在集團董事會授權內行使審批權。2.集團公司所有貨幣資金支付的審批權限原則上由董事長統(tǒng)一審批。3.各子（分）公司所有貨幣資金支付的審批權限由公司總經(jīng)理在集團公司董事會授權內統(tǒng)一審批。如超過授權權限或按集團公司各項管理制度規(guī)定須由集團公司董事長審批的，必須執(zhí)行報批，否則按違規(guī)處理。4.集團公司或子（分）公司負責人外出時可以指定授權人（電話授權），報財務備案，由各公司財務負責人進行復核，對不符合公司財務制度的單據(jù)，財務有權拒絕辦理，對已按規(guī)定處理的費用在集團公司或子（分）公司負責人回來后要立即補辦審批手續(xù)。第六章：附則第二十五條：本制度解釋權屬于XX有機茶業(yè)有限公司財務部。第二十六條：本制度自批準之日起實施。XX有機茶業(yè)有限公司XX年12月6日