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藥業公司藥店執行和管理標準日常工作流程制度34頁
藥業公司藥店執行和管理標準日常工作流程制度34頁.doc
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辦公日常
上傳人:職z****i 編號:1101910 2024-09-07 34頁 1.15MB

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1、藥業公司藥店執行和管理標準、日常工作流程制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 目錄第一章 部門職責第二章 組織結構及人員編制第三章 藥店執行和管理標準第四章 零售藥店日常工作流程第五章 OTC本部工作流程為做好公司產品在OTC市場的宣傳、推廣、銷售以及公司的形象宣傳,提高銷售工作的效率,制定本制度。所有的OTC代表及相關人員均應以本制度為依據開展工作。OTC經理對所屬OTC部人員進行考核和管理。第一章 部門職責一、OTC部職責 OTC全國隊伍的建立 OTC零售藥店隊伍人員培訓 OTC零售藥店數據收集、分析 OTC零售2、藥店運行結果分析 OTC零售藥店隊伍實際運作業務指導和檢查 OTC零售藥店隊伍考核管理和薪酬獎金管理 OTC零售藥店促銷活動的策劃承辦二、片區銷售經理在OTC工作中的職責: 區域OTC藥店隊伍的全面管理 區域OTC藥店實際運作和工作流程監督 區域OTC藥店衡量指標的實現和考核檢查 區域OTC藥店隊伍的培訓和團隊建設 區域OTC藥店隊伍的人員管理 區域OTC零售藥店工作計劃的設定和執行監督 區域OTC零售藥店開發和網絡建設管理 區域OTC零售藥店促銷活動的實施組織 區域OTC零售藥店工作的日常管理 區域關鍵OTC零售藥店的業務計劃和業務回顧 區域OTC藥店的xx公司品種進貨數據采集和確認 OTC3、零售藥店代表協同拜訪,實地工作指導和監督 OTC零售藥店代表考核三、OTC零售藥店代表職責:OTC零售藥店代表直接向片區銷售經理和OTC助理匯報工作: 負責OTC零售藥店工作目標實現 所負責OTC零售藥店衡量指標達標 新產品的迅速導入 促銷活動順利執行并達標 OTC零售藥店基本工作數據及時準確的采集 OTC零售藥店店員的培訓、擺柜和第一推薦的實現 協助商業擬順渠道,穩定價格,及時發現假貨、竄貨 競爭對手在零售藥店活動的跟蹤匯報和可能的反擊行動的執行四、 OTC助理職責 是總部和片區人員之間溝通的橋梁 及時傳達總部各項政策、方案給各片區 及時搜集各片區OTC市場狀況并反饋給OTC經理 協助OTC4、經理進行各項日常工作 配合OTC經理跟進各種活動的進行 監督指導OTC代表日常工作 統計月度全國OTC市場銷量 統計OTC代表月度銷量 計算銷售人員獎金 OTC部文件保存歸檔第二章 組織結構及人員編制xx藥業零售藥店隊伍組織結構圖銷售總監北 區 商 務 經 理北 區 銷 售 經 理OTC 經 理南 區 銷 售 經 理南 區 商 務 經 理片 區 商 務 經 理片 區 銷 售 經 理片 區 銷 售 經 理片 區 商 務 經 理處 方 藥 代 表OTC 代表OTC 代表處 方 藥 代 表第三章 藥店執行和管理標準零售藥店選擇的標準零售藥店選擇的方向根據公司2006年營銷方案,同時結合片區和產品的特5、點及目前市場的情況: 直接覆蓋16人*100家=1600家零售藥店門店 以大型連鎖零售藥店為主,同時考慮覆蓋在當地銷量 消費者的美譽度排名前50家的零售藥店單店 中心城市或省會城市大型醫院周邊 目前已有貨的藥店 每名代表覆蓋至少100家目標和30家非目標 醫保定點藥店 片區商業的VIP公司直接覆蓋的大型藥店零售藥店選擇:選擇合適的、有代表性的零售藥店進行覆蓋是2006年零售藥店隊伍是否能夠貫徹工作策略,實現工作目標的基礎,因此對于零售藥店的選擇必須按照以下的衡量要素和程序進行零售藥方選擇的核心衡量要素銷量,具體而言,該銷量包括兩個方面的內容:a. 該零售藥店的整體銷量b. xx公司品種在該零售6、藥店的銷量零售藥店選擇的程序:零售藥店調查 該零售藥店整體銷量 該零售藥店xx品種的銷量 競爭品種的銷量 該零售藥店xx品種供應商業渠道 區域零售藥店整體象限分析零售藥店評估 區域目標覆蓋零售藥店和覆蓋分配 區域目標覆蓋零售藥店具體分類片區經理確認 區域目標覆蓋零售藥店商業歸口 藥店代表和商業主管的溝通機制季度調整 新店的建立或擴張 銷量變化 藥店改址、拆遷 商業渠道或公司資源變化a. 零售藥店調查:零售藥店的調查主要取得兩個方面的數據:銷量數據:包括該零售藥店整體銷量和該零售藥店xx公司品種的銷量商業渠道:該零售藥店目前xx產品的商業供應渠道連鎖藥店:從連鎖藥店配送中心,調查數據同時盡量得到7、一些競爭對手關于該藥店銷量的一些背景數據零售藥店調查的數據來源:1、了解主要競爭對手,或者一些大型的醫藥企業在當地所覆蓋的零售藥店2、了解我們的經銷商,分銷商覆蓋藥店的銷量數據3、公司2005年在片區OTC的銷售數據4、調查行業內人員對零售藥店的評價或者口碑5、查閱行業內的統計資料6、零售藥店周圍社區情況和社區人員生活水平調查7、零售藥店實地人流量統計8、和零售藥店的具體接觸零售藥店調查表序號編號區域城市藥店名稱地址級別隸屬連鎖進貨渠道類型年整體銷量主要競爭對手在該店情況經理電話備注競品1競品2競品31Gd-001廣東廣州海王1A海王海王股份500萬王二零售藥店分布圖b、零售藥店評估:采用以下8、的分析方法,確定該零售藥店屬于哪個象限 這是藥店選擇的第二優先 整體銷量大說明消費基礎好,具備提升的空間 實地檢查是否因為我們覆蓋的問題造成我們的產品銷量小。同時參考競爭對手的同類產品銷售情況 這種藥店一般占所有零售藥店數量的2030該零售藥店整體銷量大 這是理想的目標零售藥店 首要保證這些店100覆蓋 這種店一般會占有零售藥店數量1020xx產品在該零售藥店銷量大xx產品在該店銷量小該零售藥店整體銷量小 這是目前我們無法直接覆蓋的藥店 這種藥店一般會占所有零售藥店的1020 這是藥店選擇的后備 整體銷量小,說明可能的提升空間比較小 如果有額外的精力可以考慮維持 這種藥店一般會占所有零售藥店數9、量的3040c、零售藥店確認:片區經理最終負責對本區域具體覆蓋的零售藥店進行確認,同時負責目標覆蓋零售藥店的商業進行確認。具體而言包括: 片區經理根據區域內零售藥店調查表和零售藥店分布圖核查初步確定的目標覆蓋零售藥店是否確保了本區域中心城市銷量排名最靠前的零售藥店已經納入目標覆蓋之中,避免就近選店或者貪圖工作方便,從而造成集中選店的錯誤傾向 片區經理最終確認本區域應該具體覆蓋的零售藥店名單,同時從區域的整體上確認目標覆蓋的零售藥店的具體分類 片區經理根據目標覆蓋的零售藥店現有xx產品的供應商業渠道,參考負責商業渠道的xx主管的意見和建議,并和零售藥店的具體商業歸口,同時規定藥店代表和商業主管之10、間的日常溝通交流機制商業歸口過程中必須遵循以下原則:1、 必須是在確定了目標覆蓋的零售藥店之后才考慮商業歸口的問題,不允許因為商業歸口的因素影響具體的目標覆蓋藥店2、 商業歸口需要遵循同城原則即該目標覆蓋零售藥店(對于集中配送的連鎖藥店而言是該連鎖藥店的配送中心,需要和歸口的商業渠道同處一個城市,確保歸口的商業渠道能夠為目標覆蓋的零售藥店提供及時準確的xx品種配送服務3、 商業歸口在滿足目標覆蓋零售藥店覆蓋要求的前提下,重點推薦經銷商或者分銷商作為目標覆蓋零售藥店歸口的商業渠道零售藥店分類:根據不同的分類標準可以對零售藥店進行不同的分類,我們對零售藥店進行兩種分類:根據零售藥店的經營形式,我們11、將零售藥店分為兩種:1、 連鎖零售藥店2、 零售藥店單店根據零售藥店的銷量規模,我們將零售藥店分為三種1、 A類零售藥店2、 B類零售藥店3、 C類零售藥店按照每個零售藥店代表覆蓋100家零售藥店。A類、B類、C類的相應區分標準是:A類零售藥店: 整個區域內所有目標零售藥店中銷量排名在前20%的零售藥店 單店xx產品銷量要超過50盒/月 醫保定點藥店 大型三甲醫院旁藥店B類零售藥店: 整個區域內所有目標覆蓋的零售藥店中銷量排名在前60%的零售藥店 單店xx產品銷量要在20盒-50盒C類零售藥店: 剩余藥店 單店xx產品銷量需在20盒以下 注:代表100家藥店 A類20家 B類40家 C類40家12、零售藥店訪問頻率:零售藥店的工作目標是靠零售藥方代表和片區銷售經理的實地工作實現的,因此對目標覆蓋的零售藥店的訪問頻率的設定就是對我們的零售藥店代表和片區經理的主要資源時間的分配方案零售藥店訪問頻率設定的原則:1、零售藥店的銷量分布或銷量比例來設定對該零售藥店的訪問頻率2、在第一原則的前題下適當考慮零售藥店的地理分布及交通狀況精確計算零售藥店代表的訪問頻率:確定覆蓋的零售藥店門店的數量,要求至少100家按照零售藥店門店的大體銷量計算其占整體覆蓋的零售零售藥店銷量的比例 大體估計在每家零售藥店門店的平均訪問時間如:30分鐘大體估算每天花費在交通,吃飯、準備工作、總結工作方面的時間大體估算每月需要13、辦公室工作,主要指培訓,月總結,數據報告等方面的時間,扣除之后得到每月有效工作日按照每天工作8個小時,扣 除花費在交通、吃飯準備工作,總結工作方面的時間,得到每天有效工作時間每天有效工作時間*每月有效工作日=每月有效訪問時間每月有效訪問時間*該零售藥店銷量比例/平均每 店訪問時間=該零售藥店每月訪問次數代表每天8小時工作時間分配比例:工作時間 實際工作50%行 程35%行 政10%等 候5%設定零售藥店的拜訪頻率:1、 代表目標對A類店每月訪問4次,B類每月訪問2次,C類每月訪問1次2、 代表每天訪問10-12家藥店(平均每店30分鐘)3、 片區經理每月至少和OTC代表2個工作日以上的協訪和抽14、查4、 每位代表根據拜訪頻率和實際的區域位置制定出10條拜訪路線5、 拜訪的目標藥店A、 B、C類用和10條拜訪路線用不同顏色在地圖上標出備案每日訪問計劃表:每日訪問計劃表確定了每日計劃訪問的零售藥店,同時確定了在具體訪問的零售藥店的具體工作目標。每月訪問計劃表需要訪問的零售藥店按照如下的要素來考慮的。每月工作計劃 零 售 藥 店 分 布突 發 事 件上 次 訪 問 約 定新產品或重點品種 推 廣行 走 路 線訪 問 頻 率 要 求每日訪問計劃第四章 零售藥店日常工作流程零售藥店工作流程具體規定了零售藥店代表每日、每周、每月應該做什么,應該如何做,以及使用哪些表格工具來幫助自己管理好工作,同時15、規定了片區經理如何管理好代表的日常工作,以及經常使用的表格工具。每月業務計劃和業務回顧:每月業務計劃和業務回顧的原則: 基于公司零售藥店的銷售目標和銷售策略 基于能夠反映覆蓋的零售藥店的真實業務情況的衡量指標數據 和上級經理關于零售藥店工作的總體計劃相一致并溝通以獲得必要支持 片區經理每月抽一個工作日的時間和代表指導、討論、制訂業務計劃和業務回顧,并最終根據零售藥店代表的業務計劃和業務回顧來完成自己的業務計劃和業務回顧。 每月業務計劃和回顧的格式和內容見附表 代表每月業務計劃和業務回顧報片區經理審批并同時回傳總部OTC部每月業務計劃和業務回顧流程:上 月 工 作 結 果 數 據上 月 業 務 16、目 標經 驗 和 問 題 分 析 和 總 結本 月 業 務 目 標促 銷 活 動 計 劃新 開 發 終 端 客 戶 計劃新 產 品 推 廣 計 劃本 月 行 動 計 劃業 務 計 劃 和 業 務 回 顧 表每月工作計劃和回顧片區: 城市: 月份: 填表人: 審批人: 1、基本工作數據:銷量鋪貨率(%)擺柜達標(店數)店員教育(人)促銷執行(店數)A類上月實際本月目標本月實際B類上月實際本月目標本月實際C類上月實際本月目標本月實際2、行動計劃:3、本月工作回顧:每日拜訪流程:每日拜訪流程是零售藥店代表每天從開始到結束工作中的主要工作活動的基本流程:每日訪問流程包括三個階段: 訪問前的準備 訪問的17、基本步驟 訪問結束后的總結、分析和跟進流程圖:銷售介紹資料料訪 問 預 約準 備 訪 問 資 料訪 問 前 準 備重 溫 訪 問 計 劃銷 售 文 具禮 品名 片訪 問 的 基 本 步 驟回想訪問目標回想藥店信息,應采取什么溝通辦法拿出訪問資料,整理儀容訪 問 準 備自我介紹,打招呼問候店長、店員檢查藥店鋪貨和擺放檢查新產品和促銷的情況檢查陳列貨架、招牌、立板、燈箱的情況檢查競爭對手活動店 內 檢 查新產品鋪貨介紹或改進建議促銷活動介紹或改進建議店員培訓或其他提高第一推薦率的辦法其他品種鋪貨問題及改進建議擺柜問題及改進建議店內設施問題及改進建議訪 問 目 標 介 紹建議訂單并督促其完成訂單處理18、建議擺柜并現場實現達標狀態建議促銷并指定位置,或者立即開始促銷實施店員培訓現場實施,同時發放禮品店內實施現場布置或者調整訪 問 目 標 執 行競爭對手的活動當時工作的數據需要特別解決或者之后答復的問題完 成 訪 問 記 錄訪問完成后的總結,分析回顧及跟進計劃訪問前的準備:1、重溫每周工作計劃表確保零售藥店代表明確在每一個訪問對象的具體訪問目標,從而為整個訪問做好充分的準備,同時可以衡量訪問的效果2、準備所需要的訪問材料和銷售工具,并把它們放入銷售包 檢查有沒有帶備當天訪問所要的銷售報表、銷售介紹資料、價目表、公司有關的證明文件、促銷計劃書、宣傳品、禮品等;檢查訪問所用的文具、簽字筆、雙面膠、名19、片、涂改液、抹布、裁紙刀3、如有需要致電與相交決策人預約 電話預約可以幫助代表與相關負責人見面的機會和具體時間,確保他們不會白跑一趟,同時也顯示對客戶的尊重 做好這部分工作非常重要,因為它直接影響到零售藥店代表是否能成功的達到其每日的訪問目標,每天出訪前花30分鐘的時間來準備一天的訪問工作,會大大提高效率和節省由于準備不足而浪費的時間專業的訪問應該包括五個步驟:第三章 訪問準備1、 訪問準備2、 店內檢查3、 訪問目標介紹4、 訪問目標執行5、 完成訪問記錄步驟一:訪問準備 這是在進入該藥店前必須工作,目的是確保清楚在該零售藥店的訪問目標,同時做到有條不紊,訪問準備需要花10-30分鐘,甚至只20、是在腦海中回想一遍,訪前準備包括: 回想在該零售藥店的訪問目標 回想該零售藥店的資料,設想溝通方式 拿出必要的訪問資料 整理自己的儀容,調整心態,做好心理準備步驟二:店內檢查 在進入客戶的藥店時,向見到的店長和主要店員問好,在打完招呼以后中,代表進行店內檢查時,要完成以下事項:a、 檢查貨架擺放情況 檢查并記錄xx產品在該店的鋪貨和擺柜情況,注意哪些品種在該店沒有存貨,哪些品種擺柜存在問題 檢查各個品種尤其是重點品種、新品種和促銷品種銷售情況,發現問題以尋找改進措施 檢查促銷執行的各個要素是否依然保持,這是提供給零售藥店代表的一個銷售機會,將原來在該店的訪問計劃和實際檢查結果相對照,調整自己的21、訪問內容,確保訪問能夠真正解決問題b、 檢查xx制作的陳列貨架、招牌、立板等情況這些都是xx投入資源所做的幫助公司產品銷售,維持公司產品店內表現,提升消費者注意的設施,要及時檢查并維護確保資源的有效利用c、 檢查競爭對活動情況競爭對手活動將直接影響我們的產品的銷售,檢查其活動不僅能夠提供給我們藥店工作的經驗,同時也幫助我們設定反擊計劃步驟三、訪問目標介紹 在通過店內檢查確定了實際在該零售藥店存在的問題之后,調整我們在該店的訪問計劃,接著就需要開始對該零售藥店主要決策人進行訪問目標介紹注意:這里所指的主要決策人不一定是該店的店長(經理),誰能夠在某個事情上做決定,誰就是我們在該店的這個事情上的主22、要決策人。如:該店的店員就能決定進貨,則該店員就是進貨方面的主要決策人。訪問目標按照重要順序分別是 新產品鋪貨介紹式改進建議 促銷活動介紹式改進建議 其他品種鋪貨問題及改進建議 店員培訓或其他提高第一推薦率的辦法 店內設施問題及改進建議 數據收集步驟四:訪問目標執行 不要指望該店的主要決策人主動去為你執行你需要的行動,如果你要取得好結果,就應該是在取得認可的情況下盡量自己執行,沒有人比你更加關心你的產品訪問目標執行需要注意:1、 當時能夠執行的問題一定要當時解決,同時,利用技巧督促其當場完成2、 一定取得其認可,或者使用技巧在不引起反感的情況下,造成其認可的既定事實3、 手腳利索,盡快完成4、23、 如果不能當場落實一定要和其約定可以落實的時間,并一定要回訪檢查或者落實訪問目標執行的內容包括1、 建議訂單內容并督促其完成訂單2、 建議擺柜并馬上調整到目標狀態3、 建議促銷并馬上指定位置,或者馬上開始實現促銷內容,如:馬上開始擺放堆頭4、 店員培訓并馬上實施,同時發放禮品5、 店內設施的布置或者馬上調整6、 要求報數據并同時記錄步驟五:完成訪問記錄記錄需要記錄的數據,并向相關的人員打招呼并離開藥店進行下一個訪問記錄的數據包括 鋪貨數據 擺柜數據 新產品鋪貨數據 促銷活動執行數據 庫存數據 訂單數據 競爭對手情況 尚待確認或者目前不能完成的事項的記錄 該藥店提出的其他問題不能馬上解決的當零售24、藥店代表訪問的五個步驟完成了對這個零售藥店的訪問后,接下來就照著訪問計劃對下一個零售藥店進行訪問,同樣,也需要按照這五個基本步驟來進行訪問按照訪問的五個步驟來進行零售藥店訪問是銷售人員獲得銷售成功的基礎,只要零售藥店代表能堅持運用這些技巧,運用在每一天每一個銷售訪問中,就會形成良好的習慣,最終你會發現訪問所使用時間減少,而訪問成效卻大大提高了訪問完成后的總結、分析和跟進訪問結束后的跟進工作主要包括以下內容:1、 跟進零售藥店訂貨以及其它服務,尤其是新產品和促銷期間,通常是和供應商或者負責供應商的商業代表溝通、協調,必要時候需要片區經理的幫助2、 根據當天訪問中未能完成的執行工作,修正下一次的訪25、問目標或者約定時間的跟進3、 分析當天的訪問成效 零售藥店代表用結果對比目標來分析當天的訪問,如果成功,嘗試找出成功的原因,如果不成功,也嘗試去發現其原因,去分析,可以幫助代表更好地克服缺點和強化優點,從每天訪問中總結學到東西,應用到隨后的訪問中去 代表可以制定相應的行動計劃來應用所學到的經驗 代表需要支持和幫助就及時向上級領導提出,請求幫助通常分析訪問只需要花零售藥店代表不太多的時間,當養成了習慣以后,就可以以實際的經驗中不斷地總結出新的知識和技巧。片區經理巡店流程:基本上片區經理巡店的流程和零售藥店代表的流程類似,只是內容不同。片區經理巡店的主要工作內容包括:1、代表工作結果檢查工作結果檢26、查包括: 鋪貨率檢查 新產品或重點品種鋪貨檢查 店員培訓情況 擺柜檢查 促銷活動執行2、零售藥店運作情況檢查檢查內容主要包括: 供應商配送效率檢查 店內設施使用狀況檢查3、代表工作技能檢查和培訓 代表工作技能使用狀況 代表相關工作技能的培訓4、 競爭對手活動了解和調查5、 共同對零售藥店主要決策人的共訪第五章 OTC本部工作流程片區報告由片區經理申請工作流程圖xx規定報告格式 日常報表監督、指導代表日常工作工作總結電話、郵件溝通各項活動跟蹤OTC經理OTC代表搜集市場情報OTC市場調查OTC助理及時提交各項數據區域(商務)經理協助OTC全國月度銷量OTC銷量核查OTC代表月度銷量代表常規費用片27、區申請費用費用報帳提成活動費用流向單文檔保存費用報銷明細片區報告總部下發文件活動資料1, 片區報告 片區經理申請提交后,一個工作日內批復 OTC經理出差時,報告以郵件的形式批復,回來補簽意見 費用申請報告的執行需依據批復意見,報帳時各項報帳單據要齊備。 借款后,須盡快核銷,超過三個月未及時核銷的,扣除報告人相應款項 禮品資料的申請也需以報告的形式提交總部, 總部和報告人分別存檔,以備查詢2、 監督、指導代表日常工作 根據日常報表,檢查OTC代表日常工作情況,如日常拜訪表周計劃表等 用郵件及電話的方式,與OTC代表溝通,了解相關情況并及時解決 各項活動執行過程中出現的問題,及時溝通,及時解決 根28、據OTC代表日常工作狀況進行KPI考核,實行績效管理,評定獎金3、 OTC市場調查 OTC部發起的各項市場調查,各區域經理、商務經理均須積極響應并快速執行,各OTC代表服從調配 務必保證各項調查數據真實、有效 各項調查表格均需及時上交,以促進總部做出相應決策 市場調查中出現的問題,各片區應主動與總部溝通4、 OTC銷量核查 整理全國OTC月度銷售數據 每月15號之前,OTC代表郵寄流向單回公司,同時EMAIL片區月度藥店銷量匯總表至OTC助理郵箱 流向單上需蓋有商業公司或藥店公章,并有商務經理簽章確認,同時需按照OTC部要求整理(如標號,涂色) 根據流向核查OTC代表月銷量,每月20日前核查完畢,根據月銷量計算代表季度獎金5、 費用報帳 OTC代表月度常規費用報帳,OTC代表準備好報帳發票并填寫報帳單據后郵寄回總部報帳,總部收到單據后兩個工作日內提交財務 片區申請費用報帳,各項費用的申請需預先由片區經理提交申請報告,批準后,按照批復要求執行,并提供相應票據報帳,總部收到齊備單據后5個工作日內提交財務 財務撥款后,由OTC助理以郵件的形式告之各領款人 其它,依照xx藥業營銷費用管理制度執行6、文檔保存 OTC部各種紙張文件需及時歸檔,電子文件刻盤存檔 每年12月底把各種文件存入xx藥業檔案管理室
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