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1、貿易城日常采購流程及管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 、總則第一條、日常采購分類辦公用品、辦公家具、禮品物料、維修配件、工具（汽修、日常設備家具損耗維修）、廚房用品（設備、工具、食材調料等）廣告物料。第二條、日常采購職責辦公用品、辦公家具、禮品物料、維修配件、工具（汽修、日常設備家具損耗維修）、廚房用品（設備、工具、食材調料等）采購均由人力行政部負責；廣告物料采購由招標采購部負責。第三條、日常采購定義辦公用品：指本公司日常工作中所使用的輔助用品。辦公家具：工作中為辦公者或工作方便而配備的用具。禮品物料2、：指公司給予客戶贈送的物品。廣告物料：指在投放廣告時所需要或所耗費的材料。第二章 、日常采購工作流程及管理制度第一條、日常采購要求申請人員根據需求提出日常物品需求后，根據具體使用要求確認采購（例如產品的型號、技術參數、材質、用途、到貨日期等）。需求的部門 OA填寫物品申請單列明事由、名稱、規格型號、數量，審批通過，采購人員多方詢價比對，填寫購置單，注明采購物品的具體價格、品牌及到貨日期等信息，采購人員嚴格按計劃采購，未經審批不予采購。 第二條、供應商的開發及管理 1、供應商開發通過多方信息渠道收集相關供應商資料，至少尋找3家（或以上）的供應商；電話或QQ、旺旺與這些供應商進行初步的溝通，索要相3、關技術資料、報價表等，必要時可要求寄樣品以供測試；初步比價后找相對合適的3家（或以上）作實質性溝通（對用量大或重要的物料必要時需進行實物考核綜合評估），通過價格、性能、服務等相關方面的因素形成詢價對比表，并依此作為選用供應商依據；各項考察合格后可進行初步合作，打樣、小批量采購等；跟蹤樣品到貨及使用情況；初步合作完成作一個評定，確定合格后選取為合格供應商，如仍存在問題要求其限期改善，直至達到我方的標準；凡經常性使用，且使用量較頻繁的物料，采購部門應事先選定合格供應商，議定長期供應價格進行供應。 2、供應商管理： 在采購過程中及時錄入供應商采購聯系單；在雙方相互信任的條件下，可建立長 期合作關系，4、從而達到降低成本，提高工作效率的目的。定期（每季度）對所有供應商在品質控制、價格、服務等多方面進行評估；按評估結果對供應商進行分類（分A、B、C、三級）：A類為優秀，B類為合格，C類為不合格；對A類供應商保持良好的和作關系；對B類供應商要加強溝通；對C類供應商予以取消，終止合作關系。采購人員應定期（每季度）對所有供應商在品質控制、價格、服務等多方面進行評估，市場調研，根據同行業價格進行參考、比對，發現問題及時調整或換供貨商。根據物料采購的具體情況與供應商談產品價格與付款周期（日常零星臨時采購可隨時付款，長期合作供貨商可按周/月結付）。第三條、日常采購作業注意事項 （一）采購經辦人員接到通過審批5、（個別申請存在紙質版）“用品申請單”后應依采購物料使用時間的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或供應商提供的資料，需精選三家以上的供應商進行產品的書面比價，經分析后進行議價，議價結果填寫至“用品申請單”價格表內，需附三家（或以上）的書面詢價對比表，填寫完成后請采購經辦人部門總監審批，超出公共與職能匯編制度金額1000元審批至總經理。需審批至總經理。 （二）采購過程中，所有采購物料，都應匯總到采購工作進度表，以便跟進交貨進度和日后查閱。 （三）物料到公司由采購經辦人簽收并及時確認數量與質量。 （四）采購物料驗收后，采購經辦人持購貨發票或收據到人力行政部辦理入庫手續，由資產管理員驗收并開出入庫單（6、入庫單必須注名：供貨方名稱，貨物的名稱，數量、單價、金額、用途簽字）。采購物品必須當天入庫，如特殊原因未能入庫的，采購人負責對未入庫的物品做好安置及保管工作，遺失或損壞由采購人負責賠償。第四條、采購作業流程招標采購部人力行政部申請部門提交用品申請單申請人部門負責人（1000元） 采購經辦人進行詢價、議價（并附詢價對比表。附表1） 采購經辦人購置單（提交申請表請采購經辦人部門負責人審批，超過1000元，需總經理審批） 審批完成采購 完成采購后，入庫經辦人簽字確認第五條、日常采購報銷流程 入庫單必須通過采購經辦人、倉庫管理員簽字后，方可填寫報銷單，報銷單后附購貨發票（合規發票）、用品申請單、入庫單7、才可進行報銷流程（報銷流程由采購經辦人部門總監簽字，財務總監簽字，超過2000元需總經理簽字。隨后到財務部辦理報銷手續）。第六條、日常采購借款注意事項：如果備用金額不足購買產品，采購經辦人員必須憑有部門總監和財務總監簽字的借款單向財務部借款，超出2000元借款需審批至總經理。第七條、采購工作整理（一）尋價表（附表一）：整理過程中所有了解的信息；（二）采購工作進度表（附表二）：了解發票與付款信息，跟蹤訂單的付款及發票到司情況，并及時做好記錄；（三）供應商采購聯系單（附表三）：供應商的具體信息、供貨情況、服務情況匯總； （四）采購合同及相關單據：及時匯總到采購工作進度表中，并按月份進行整理。第八條、采購部門注意事項：1、在批量購買時一定要先明確物料采購要求，并要求相關人員簽字確認，避免物料到貨付款后物料不可用；2、采購經辦人隨時跟進物料的使用情況，并及時反饋到供應商處；3、采購經辦人之間隨時查看相關表格，撐握采購情況，完善工作進度；4、采購經辦人需根據采辦物料重要性，按風險程度來判斷是否需要簽訂合同。10000元以上的采購，應簽訂合同；有明確權利和義務，尤其是事后履行的，務必簽訂合同進行約束。對于一次性現金交易，金額不大，且無需后續質保等約束的采購，可以不簽訂合同。國際貿易城詢價對比表物品名稱及規格數量價格參數要求報價公司（電話/地址）總價工期運輸附表1