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1、公司行政辦公工作規范管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 行政辦公室管理制度第一章 總 則第一條 為規范公司行政事務管理行為，理順內部關系，提高辦事效率，加強公司行政辦公的規范化、程序化、制度化，進一步加強管理和協調，明確公司內部管理職責，特制訂本制度。第二條 行政辦公室需協助總經理做好各部門之間的綜合協調，加強對各項工作的督促和檢查，溝通內外聯系，保證上情下達和下情上報，逐步建立并完善各項規章制度，促進公司各項工作的規范化管理。第三條 本制度對公司內部行政管理工作進行統一規范，以加強行政管理工作的有效性。第二章2、 各項細則 第四條 辦公室檔案管理 1、檔案管理范圍：1.1 公司文件檔案：包括公司資質、公司制度、公司各部門制度標準、方針政策、公司決定、年度計劃等與公司整體發展相關的有長期保存價值的文件及資料；1.2 行政檔案：會議記錄、文件簽發等。2、管理部門。公司的檔案介質可以為紙質檔案和電子檔案，行政辦公室負責備檔管理。3、管理職責。保證公司及各部門的資料齊全完整、安全保密和使用方便。第五條 辦公環境管理1、每個員工都有責任維護辦公環境，辦公室內禁止吸煙。2、員工應愛護公共設施，節約使用辦公用品，注意公共衛生。3、每周進行衛生聯檢。第六條 辦公室安全和秩序1、每天下班最后離開公司的人員應在離開辦公室3、時將門窗鎖好并切斷電源。2、不要將私人訪客帶入辦公室。3、離開辦公室前，將貴重物品、文件檔案柜和抽屜鎖好。4、不得在辦公室內打鬧、嬉戲、大聲喧嘩。5、工作時間內不應無故離崗、串崗，出去辦事要及時和相關領導請假，并填好單據上交行政部。6、各個部門應相互協調、配合、團結、互助，嚴禁互相推諉。第七條 辦公電話管理1、公司的電話主要作為方便與外界溝通、開展業務之用，員工不得使用公司電話撥打私人電話。2、員工接聽電話應使用普通話及禮貌用語。第八條 員工禮儀管理1、員工頭發要保持整潔、自然，不得披頭散發；指甲不能太長，不得涂抹帶顏色的指甲油。2、員工統一著工作裝，員工工裝、工牌要穿戴整齊，不得穿奇裝異服。4、3、員工應注意自己的儀容儀表、行為舉止和公共禮儀，做到文明、禮貌待客，主動、友善地打招呼、問候；耐心應答，不厭其煩。4、在任何場合應使用普通話，語氣溫和，音量適中。第九條 例會管理制度1、目的：1.1實現有效管理，促進公司上下的溝通與合作； 1.2提高公司各部門執行工作目標的效率，追蹤各部門工作進度； 1.3集思廣益，提出改進性及開展性的工作方案； 1.4協調各部門的工作方法、工作進度、人員及設備的調配。 2、公司例會定于每周三舉行，由副總經理主持，各部門經理列席。3、部門例會可由部門自行決定，由各部門經理主持，部門員工列席。4、會議主要內容：4.1下達公司會議的精神；4.2聽取各部門經理對所5、屬部門工作的匯報，做好各部門工作的周總結和計劃，以及需提請總經理或其它部門協調解決的問題；4.3對工作中出現的問題及時跟蹤改進，對工作中的失誤找出原因并及時改正、總結； 4.4探討公司經營活動的最佳方案，并對各階段經營業績及時總結，以達到整體經營目標的實現； 4.5對上期工作總結，并部署下期工作任務；4.6每周會議議題的討論； 5、例會參加者在會議上要暢所欲言各持已見，允許持有不同觀點和保留意見，但會上一但形成決議，無論個人同意與否，都應認真貫徹執行；6、嚴守會議紀律，保持會議秘密，在會議決策未正式公布之前，不得私自泄漏會議內容，影響決議實施；7、參加公司例會人員原則必須參加例會，特殊情況向部6、門領導請假，無故不參加者按公司考核辦法進行考核。第十條 行政審批流程1、所有部門需提項目審批單，填寫好部門、時間、需審批內容、部門經理簽字等。2、此項目審批單經由總經理簽字批準后方可生效。3、總經理簽字確認后將此項目審批單下發至相關部門執行。第十一條 會議室、VIP室使用管理制度1、部門使用VIP室須提前告知行政人事部，領取會議室鑰匙，行政人事部做好相關記錄；2、每周例會可以使用會議室；3、部門使用會議室、VIP室須提前一天和行政人事部申請：3.1使用會議室、VIP室的部門，須愛護會議室、VIP室的設施，保持會議室、VIP室的清潔，用后應及時清理煙灰缸，打掃衛生、檢查衛生，鎖好門，關好窗，將鑰7、匙歸還給行政人事部；3.2任何部門和個人未經行政人事部同意不得將會議室、VIP室的各種設備拿出會議室、VIP室或轉作他用；3.3會議室、VIP室的衛生每周至少清理一次，遇有會議時，要一次一清潔；3.4每次會議之前，管理人員應進行檢查電源、配備飲用水；3.5會議室的管理人員要愛護會議室內的公共設施，損壞賠償。第十二條 更衣室管理規定1、更衣室的管理1.1公司更衣室的使用分為男、女更衣室，不得混用。1.2員工不得在更衣室中休息、抽煙、娛樂，應愛護更衣室的設施，不允許在室內亂寫亂畫，張貼等。1.3員工應自覺愛護更衣室衛生，更衣時不得隨意吐痰，亂丟紙屑雜物及其他物品。1.4更衣室內除清掃用具及更衣用凳8、外。一律不準擺放其他物品、物件、工具等。1.5更衣室內要注意安全防火，后勤部將其納入防火責任區，制定人員負責，配備消防器材。2、更衣柜的管理2.1工裝及私人物品必須放在更衣柜內，不得掛在更衣柜門上、更衣柜頂上或地面上，否則一經發現，對相關人員處以一次5元罰款并記錄在員工檔案內，作為員工評優和晉升的參考依據。2.2更衣柜每人一格，一鎖，注上姓名，由使用人負責使用保管，損壞酌情賠償，并負責柜子內外的衛生。2.3衣柜破損需及時上報行政部門，以便修理，修理費用如自然損壞由公司負責；如是使用人自己損壞則自行承擔。2.4更衣柜必須上鎖，柜內請勿存放貴重物品，一旦遺失責任自負。第十三條 員工公告欄管理制度19、 員工公告欄由行政人事部負責管理。2、 員工公告欄的內容：2.1各種文件的公示；2.2公司活動的宣傳；2.3激勵性的名言警句；3、 不允許私自涂抹亂畫。第十四條 保密制度1、為保守公司秘密，維護公司權益，特制定本制度。2、公司秘密是關系公司權力和利益，依照特定程序確定，在一定時間內只限一定范圍的人員知悉的事項。3、公司秘密包括本制度第二條規定的下列秘密事項：3.1公司重大決策中的秘密事項；3.2公司尚未付諸實施的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策；3.3公司內部掌握的合同、協議、意見書及可行性報告、主要會議記錄；3.4公司職員人事檔案，工資性、勞務性收入及資料；3.5其他經公司10、確定應當保密的事項。一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內部文件不屬于保密范圍。4、公司秘密的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。4.1絕密是最重要的公司秘密，泄露會使公司的權益和利益遭受特別嚴重的損害；4.2機密是重要的公司秘密，泄露會使公司權益和利益遭受到嚴重的損害；4.3秘密是一般的公司秘密，泄露會使公司的權力和利益遭受損害。5、公司秘級的確定：5.1公司經營發展中，直接影響公司權益和利益的重要決策文件資料為絕密級；5.2公司的規劃、財務報表、統計資料、重要會議記錄、公司經營情況為機密級；5.3公司人事檔案、合同、協議、職員工資性收入、尚未進入市場或尚未公開的各類信息為秘密11、級。6、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，由行政辦公室派專人執行；采用電腦技術存取、處理、傳遞的公司秘密由行政辦公室負責保密。7、在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的，應當事先經總經理批準。8、不準在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準在公共場所談論公司秘密，不準通過其他方式傳遞公司秘密。第十五條 考核管理崗位工作標準1、負責修訂公司人才開發管理規定1.1信息收集工作標準1.2新建制度工作標準1.3修訂制度工作標準1.4貫徹制度工作標準2、負責編寫公司（公司）人力資源發展規劃2.1工作方案的編寫和實施工作標準2.2初審公司(公司部門)規劃工作12、標準2.3編寫公司(公司)規劃工作標準3、負責編寫、實施公司年度人才招聘計劃3.1完善用人標準工作標準3.2編寫招聘計劃工作標準3.3應屆畢業生招聘工作標準3.4社會人員招聘工作標準4、負責公司人才開發管理工作4.1脫產培訓人員選拔工作標準4.2參與公司年度培訓計劃的編制工作標準4.3指導公司人才開發工作標準4.4公司部門考核工作標準4.5公司一般管理人員職位評定工作標準5、負責指導公司高管（后備）人員考核工作5.1公司高管(后備)人員考核工作方案編寫工作標準5.2公司高管人員答辯考核工作方案起草及參與考核工作標準5.3參與公司高管(后備)人員考核工作標準5.4后備人員選拔工作標準5.5公司高13、管(公司中層)內部調動工作標準6、負責編寫部門工作計劃6.1部門年度工作計劃編寫工作標準6.2部門月工作計劃編寫工作標準6.3部門工作計劃實施工作標準第十六條 印章管理制度1、目的：印章是公司經營管理活動中行使職權的重要憑證和工具，印章管理關系到公司正常經營管理活動的開展，甚至影響到公司的生存和發展，為防止不必要事件的發生，維護公司的利益，特制定本制度。2、說明:公司印章主要指公章、法人私章、財務章、發票章。3、基本印章（公章、法人私章、財務章、發票章），出納管理法人章、發票章，會計管理公章、財務章。 4、印章的使用與保管：對公司所有印章的使用均須做好申請和使用登記，公司印章只適用于與公司相關14、的業務，不得從事有損公司利益的行為。如遇需帶公章、財務章、法人章外出辦事的使用情況時，辦事人需在財務部做好登記，標明時間、部門、用途、簽字確認等。5、 印章保管人有權拒絕對損害公司利益的文件上蓋章。第十七條 公文管理制度1、目的 為加強公司文件管理，做好公文處理工作，使之規范化、制度化，根據有關規定，結合本公司實際，特制定本管理規定。1.1發文的處理1.1.1擬稿：按照各部門經理，擬辦的原則。涉及兩個部門以上會稿的，由主辦部門牽頭擬辦，有關部門協辦，按規定要求擬稿。1.1.2核稿：由部門經理初核，在面頁上簽名并簽署日期；送行政人事部審核，從公文規格、內容上把關。1.1.3簽發：以公司名義對外的15、發文，由公司總經理簽發。1.1.4編號：由辦公室統一登記、編號、計算份數等。1.1.5打印：擬辦部門打印完畢，擬稿人校對并在頁面上簽名。1.1.6分發：由辦公室助理統一分發，原稿與正文1份（原件）存檔。1.2收文的處理1.1.1拆封：當天的來文當天拆封。收文單位署名公司的，由辦公室拆封；署名有關部門的，由部門拆封；由政府部門所發的文件，由辦公司拆封存檔并復印給相關部門。1.1.2登記：凡明確是公司收文的，不論以何種形式收到，都統一由辦公司登記、編號。 各部門收到的由部門登記、編號。1.1.3擬辦：辦公室根據公文內容、性質提出擬辦意見。1.1.4呈閱、呈批：根據擬辦意見，由辦公室助理呈送公司領導16、批示或分送有關部門辦理。1.1.5交辦：根據公司領導的批示傳遞到承辦部門。緊急公文，文書人員應提出辦理時限，加強督促催辦。1.1.6辦結：經辦理的文件要注明辦理結果和日期，然后存檔。2、行文標準2.1公司文件類根據用途，公司文件分外行文與內行文。外行文指公司對外的各種正式公文與函件，主要包括合同、函、意向書、協議、承諾書、問卷、公告、通知等，也包括公司向集團呈報的上行文，如總結、計劃、報告、請示、報總部審批備案等的制度等公文。內行文指僅用于公司內部交流、會商、通報、規定、紀要、存檔、標準所用的各種正式與非正式文件。主要包括交流材料、項目材料、報告、案例分析、總結、計劃、會議紀要、部門申請、公司17、規章制度、檔案目錄等。2.2、行文標準2.2.1題目一般情況：黑體，3號，3倍行距，居中。題目較長須分行顯示，標準為：黑體，3號，1.5倍行距，另空一行。有副標題的，標準為：主標題為黑體，3號，副標題為仿宋，小3號，1.5倍行距，另空一行。2.2.2正文（1）、字體、字號與行距全部采用仿宋字體，首行縮進兩字符。外行文字號采用4號字，行距固定值28磅。內行文非正式文件一般采用小4號字，1.5倍行距。正式文件采用外行文標準。行文一般要求：言簡意賅，語言通順流暢，用詞恰當。（2）、標號根據需要，預設5級標號：1級標號：為“一、”，頂格，一般要求加粗。如特別需要突出標題或美觀排版，可設為2倍行距，或段18、前段后間距設為0.5行（以下同）。2級標號：為“（一）”，左空2字，或首行縮進2字符。3級標號：為“1、”，左空2字，或首行縮進2字符。4級標號：為“（1）”，左空2字，或首行縮進2字符。5級標號：為“”，左空2字，或首行縮進2字符。一般情況，均需按級別循序使用標號。若文章結構層次不太復雜，可將3級標號“1、”直接用作2級標號。一般不允許反序使用。特殊公文需要的，也可采用“第一條”格式，條下的標號要求仍須遵從5級標號要求。（3）、段落段落正文一般左空2字或首行縮進2字符。使用硬回車結束另起一段。段前段后間距一般設為0，有特殊需要的可設為0.5行。（4）、標點符號標點符號應根據行文語言正確使用。19、必須在全角狀態下輸入。（5）、特殊格式2.2.3表格一般情況圖標要求簡潔直觀。數據表一般采用Word、excel原表數據，以便改動。特殊情況采用圖片格式粘貼。格式要求：外行文，小四號，內行文，五號，仿宋字體，背景無填充顏色，全表格線，默認粗細。特別情況可根據需要調整。標題居上，根據章節及表格循序情況設置，格式為：“表2-5:XXXXXXXXX表”。2.2.4頁碼居中插入頁碼，采用普通格式。1.3附件正文中有附件的，一般在附件位置標明“見附件”。有多個附件的，一般在其后附加該附件的順序數，采用“見附件1”的格式。特殊情況，確有必要且附件較多時，可在正文結束后單獨附加附件列表，字體行距同正文，每行20、均加粗顯示。附件內容一般在正文結束后的下一頁附加。多個附件的，在一個附件內容結束后的下一頁附加。格式為：新頁首行頂格寫“附件1：”，另起一行寫附件題目及正文。一般情況附件行文標準依照本暫行辦法標準。若附件僅為參考性或重要性較低時，可參照內行文相關標準。1.4封面需添加封面時，題目放在封頁第五行處，即首行后空4行后寫。采用黑體、2號字、加粗、居中。題目多行時采用2倍行距。封面落款一般為公司名稱與成文時間，放在距封頁尾行4行處，采用仿宋體、4號字、加粗、居中、2倍行距。1.5簽章一般簽章應將公司名稱、部門名稱、成文時間等信息全部蓋壓，如不能全部蓋壓時，應首先蓋壓時間，或在時間上加蓋印章。騎縫章盡量21、使每頁均有，必須確保首頁與尾頁上的外弧線清晰。簽章要清晰端正居中。1.6裝訂標準外行文一般比較正式，普通裝訂一般為左側裝訂，在距離頁面上下緣約7厘米處分別裝訂，裝訂距離左側頁面1厘米。如加裝簡易塑封面的，也須先裝訂后再加裝塑封面，以免文件脫落缺頁。頁面設置一般為：左側4厘米，右側2.5厘米。上下頁邊距根據情況適當調整，以美觀為準。內行文，正式公文遵從外行文裝訂標準。非正式公文，一般采用簡單裝訂，只在左上角處裝訂即可。頁邊距左右對稱設置，根據需要調整以上文字僅為“當當城”書面材料參考標準，如有改動，另行通知。3、文件管理制度3.1目的及范圍：建立公司文件制作、審核、批準、發放、回收及更新、保存等22、程序，確保公司文件得到及時準確的處理和安全有效的運轉。該程序適用于以上環節所涉及的相關部門及個人。3.2工作流程：文件分類：3.2.1通用文件：指公司在生產經營活動中普遍使用的文件，分為內部文件、外來文件和外送文件。3.2.2內部文件：即公司制作的只在公司內部使用的文件。如會簽單、報告、工作聯系函、會議文件等。3.2.3外來文件：即公司收到的由外單位制發的文件。如法律法規、政府來文、供方來文、顧客來文、公共事業單位來文等3.2.4外送文件：即公司制作的對外發出的文件。如對政府、顧客、公共事業單位發出的文件等3.2.5專用文件：只在公司一定工作部門或業務范圍內使用的專門文件。總要求：3.2.6文23、件處理必須做到及時、準確、安全。3.2.7內外行文要求做到格式統一、要素完整、文號分明。3.2.8文件的管理一般要經過如下幾個環節：（1）、編制：文件由相關部門或個人擬寫，并進行編號登記；若以公司名義對外行文則由行政辦公室統一編號。（2）、批準：文件內容和發放范圍由相應的部門經理審核簽發；需要多個部門批準的，須進行會簽，簽發時須注明簽發時間。（3）、登記：收發文（除便條、介紹信、回執等）應登記在相應的收文發文登記本上或直接在文件上簽收并及時整理文件目錄。（4）、發放：資料員根據批準的發放范圍進行分發。制度文件換版時，由行政辦公室根據發放清單發出新版文件。（5）、借閱：文件需要借閱或復印時，借閱24、人應填寫文件借閱登記表或圖紙借閱登記表。公司文件不外借給其他單位，如遇特殊情況，需經總經理批準。（6）、歸檔：將整理過的有保存價值的文件向行政辦公室移交，無歸檔或存查價值的文件，經鑒別和部門領導確認后銷毀。（7）、在文件處理時限方面，一般文件2個工作日，加急文件1個工作日（加急文件可加蓋加急章）。第十八條 員工用餐及餐廳管理制度1、餐費標準：中午為員工免費提供午餐，每人8元/份標準。2、就餐時間：11:0013:00。3、公司統一放假期間餐廳不提供服務。4、因公外出誤餐者，可申報誤餐費：午餐8元。5、員工自備餐具用餐。6、各部門于前一天將用餐人數報給后勤部門，如因特殊情況增減餐數，請及時告知后勤部，以免造成浪費等現象。7、請文明用餐：餐廳內不得隨地吐痰、吸煙、禁止喧嘩、按規定取食，避免浪費。