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1、集團企業辦公室職能及員工崗位管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一一、 辦公室職能概述在公司內主要承擔如下職能：在總經理領導下全面負責企業的人事、行政事務，積極貫徹行政管理方針、政策，為實現上傳下達和各部門之間的協調運作提供管理上的支持和后勤保障。二、 辦公室組織結構辦公室主任行政部主管人力資源主管行政部專員人事專員三 辦公室各崗位辦公室職責概述：在總經理的領導下全面負責本公司各項是事務的處理，指導下屬部門員工開看工作，為公司的良好運營提供服務支持。主要工作：1、 負責審核各類管理制度，并指導下屬部門員工依照制2、度展開工作；2、 負責公司管理流程優化和人力資源規劃工作；3、 負責公司各方面的重要會議和重大活動的組織籌備。4、 負責安排公司后勤保障工作，并審批各項改善員工工作、生活條件的意見、建議。5、 負責組織編制公司財產、物質的采購計劃及預算，嚴格控制辦公經費支出6、 負責指導、管理、監督分管部門員工的業務及工作，并負責部門員工的培訓、考核等工作。7、 掌握人事、行政系統工作的情況和人事、行政管理工作的運作情況，適時向總經理匯報。8、 審核、審批企業辦公用車、基礎建設、固定資產采購等的申請。關鍵業績指標1、 辦公費用預算達成率2、 辦公室工作計劃完成情況3、 固定資產流失率4、 核心員工流失率5、 3、員工滿意度行政主管職責概述： 負責行政資產管理、車輛管理、后勤服務等工作，確保公司各項業務正常開展，實現年度經營目標。主要工作：1、 編制行政管理制度，總經理審批后組織執行。2、 負責公司日常辦公用品和低值易耗品的購買、發放、管理等工作。3、 負責起草年度、季度、月度、行政后勤相關工作計劃。4、 對公司技術和非技術性資料進行分類建檔、借閱登記，做好重要資料的保密工作。5、 建立公司所有的檔案，并及時予以更新：負責車輛的調度、維護與保養，控制企業交通費用。6、 協助進行接待事務的組織、安排和實施。7、 負責低值易耗品和各類固定資產的統計和管理，并匯總申購行政辦公物資。8、 負責對直接下屬進行考核4、，并監督其日常工作。9、 組織協調本公司的后勤工作，包括辦公環境、員工宿舍等。關鍵業績指標1、 辦公用品采購按時完成率2、 行政辦公設備完好率3、 行政公文起草及時率4、 領導滿意度人力資源主管職責概述：全面負責人事管理制度的制定及各項事務的處理工作。主要工作：1、 組織編制各項人事管理規章制度，經辦公審核、總經理批準后貫徹執行，并監督和檢查規章制度的執行情況。2、 負責編制公司年度費用預算，經辦公審核、總經理審批后監督實施。3、 安排日常會議，協調總經理和公司各部門的工作，并協助各部門舉辦活動。4、 組織對公司的安全、環境和衛生進行管理，為公司的生產與運營創造良好的環境。5、 組織編制公司的5、文件編碼，并組織相關人員對各類型的文件、檔案進行建檔、保管。6、 負責部門員工的選拔、配用、培訓、考核等工作。關鍵業績指標1、 人事工作計劃完成情況2、 人事費用預算達成率3、 部門管理費用控制4、 部門協作滿意度人事、行政專員職責概述：在人事、行政主管的領導下完成企業的日常人事、行政事務工作，并負責來訪客人的接待。主要工作1、 負責辦公用品的登記、發放、維護等工作。2、 負責對公司各種文書和檔案進行編碼。登記，并依據歸檔要求進行歸檔。3、 負責公司內外各種來往文件的核對、下發和傳達工作。4、 負責起草會議文件，并做好會議記錄。5、 負責辦公文件的打印工作，管理傳真機、復印機等辦公設備。6、 6、負責考勤統計工作。7、 負責監督公共區域的衛生清潔工作，保持辦公環境的整潔優美。8、 妥善安排來訪人員，做好來訪登記和接待工作。9、 統計各部門提供的的人事、行政財產物資申請表，并上報主管。10、 負責管理部門員工考勤工作，并對員工考勤情況進行匯總統計。11、 協助人事、行政主管控制各項人事、行政費用支出。12、 完成領導交辦的其他任務。關鍵業績指標1、 文件歸檔及時率2、 文件檔案保管完整率3、 文件發放及時率4、 辦公設備完好率5、 會議文件起草及時率辦公室管理條例 辦公室管理制度 一、辦公室管理條例第一章 總則第一條 為加強公司管理，維護公司良好形象，特制定本規范，明確要求，規范行為，創7、造良好的企業文化氛圍。第二章 細則第二條 服務規范：1.儀表：公司職員工應儀表整潔、大方；2.微笑服務：在接待公司內外人員的垂詢、要求等任何場合，應注釋對方，微笑應答，切不可冒犯對方；3.用語：在任何場合應用語規范，語氣溫和，音量適中，嚴禁大聲喧嘩；4.現場接待：遇有客人進入工作場地應禮貌勸阻，上班時間（包括午餐時間）辦公室內應保證有人接待；5.電話接聽：接聽電話應及時，一般鈴響不應超過三聲，接聽電話時首先應答：“你好，萊蕪安防服務運營中心,請問有什么可以幫你？”如受話人不能接聽，離之最近的職員應主動接聽，重要電話作好接聽記錄，嚴禁占用公司電話時間太長。第三條 辦公秩序1.工作時間內不應無故離8、崗、串崗，不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩，確保辦公環境的安靜有序。2.職員間的工作交流應在規定的區域內進行（大廳、會議室、接待室、總經理室）或通過公司內線電話聯系，如需在個人工作區域內進行談話的，時間一般不應超過三分鐘（特殊情況除外）。3.職員應在每天的工作時間開始前和工作時間結束后做好個人工作區內的衛生保潔工作，保持物品整齊，桌面清潔。4.各部門專用的設備由其部門指定專人定期清潔，公司公共設施則由辦公室負責定期的清潔保養工作。5.發現辦公設備（包括通訊、車輛、電腦等）損壞或發生故障時，員工應立即向辦公室報修，以便及時解決問題。第三章 責任本制度的檢查、監督部門為公司辦公室共同執行，違反此規定的人9、員，將給予50-100元的扣薪處理。二、辦公室物資管理條例第一章 總則為使辦公室物資管理合理化，滿足工作需要，合理節約開支，特制訂本規定，此規定的執行部門為辦公室。第二章 物資分類1.公司辦公室物資分為低值易耗品、管制品、貴重物品、實物資產。2.低值易耗品：筆、紙、訂書釘、膠水等3.管制品：訂書機、檔案盒、剪刀、工具箱、文件夾、計算器等4.個人保管物品：個人使用保管的三百元以上并涉及今后的費用開銷的物資；5.實物資產：辦公桌、椅、電腦等第三章 辦公用品物資采購1.公司辦公用品物資的采購，原則上由辦公室統一購買，屬特殊物資經辦公室同意，可由申購部門自行購買。申購物品應填寫物品申購單，300元以內10、物品申購交部門經理同意，辦公室批準；300元以上（含300元）部門主管同意，辦公室審核，總經理審批。2.物資采購由辦公室指定專人負責，并采取以下方式：1)定點：公司定大型超市進行物品采購。2)定時：每月月初進行物品采購。3)定量：動態調整，保證常備物資的庫存合理性。4)特殊物品：選擇多方廠家的產品進行比較，擇優選用。第四章 物資領用管理1.公司根據物資分類，進行不同的領用方式：2.低值易耗品：直接向辦公室物品保管人員簽字領用3.管制品：直接向辦公室物品保管人員簽字領用4.貴重物品：根據專立文件的領用程度來領用5.實物資產：由辦公室設立實物資產管理臺帳，以準確記錄固定資產的現狀第五章 公司物資借11、用1.凡借用公司辦公器材，需填寫物資借用單，并由部門主管簽字認可2.借用物資超時未還的，辦公室有責任督促歸還3.借用物資發生損壞或遺失的，視具體情況照價或折價賠償第六章 附則1.新進人員到職時有管理部門通知，向辦公室領用辦公物品；人員離職時，必須向辦公室辦理辦公物品歸還手續，未經辦公室認可的，其它部門不得為其辦理離職手續。2.辦公室有權控制每位員工的辦公物品領用總支出。3.本辦法由人事部解釋、補充、修改時亦同，經總經理批準頒行。四、公司值班管理條例一、總則：為保障公司正常工作秩序不間斷和財物安全，特制定本制度。二、管理體制1.員工值日：公司依據自身情況，設立公司或部門值日制度；2.部門主管值班12、：公司依據自身情況，設立公司部門主管值班制度。三、管理要點和內容(一).員工值日。1.目的：維護公司日常工作秩序，及時聯絡、處理事務；2.一般以工作時間為責任時間；3.值班要點：1).巡察辦公場所保潔情況；2).電話記錄、處理、轉送；3).領導交辦任務。(二).部門主管值班1.目的：以公司業務工作為主；2.一般以下班時間或節假日為值班時間；3.值班要點：1).接待下班后來客；2).處理未完成工作；3).處置下班后的突發、緊急事件；4).值班人員接打值班電話，應記錄來電時間、單位、授話人、主要內容；5).值班接待來賓要記錄來訪時間、單位、來訪人、主要內容，提出處理意見；6).值班人員要按規定準確13、填寫值班日志。五.接聽值班電話應注意：1.禮貌相待：不論打進、接入，應主動通報公司名稱、職務、姓名，如對方未通報，應客氣詢問清楚；2.使用語言文明，切忌粗聲粗氣；3.對重要或較長的電話內容，可請對方復述一遍；4.對要求打公司領導的電話，首先問清對方的單位名稱、職務、姓名，然后婉轉回答“請您稍等，我給您找一下”之類的話再處置；5. 對打聽事情、咨詢類擔心條態度和藹、禮貌對待、恰到好處地回答；6. 除緊爭情況隨時報告外，一般將若干電話內容集中到一起，有條理地予以報告；7.加大節假日值班力量，由公司部門主管帶班，征求下屬中同意后排定值班表，印發各有關部門和人員；8.根據需要，可安排公司單身職工多兼值14、班工作，并給予適當的加班補貼。六.附則1.員工值日、部門主管值班為義務值班，必要時可予輪休。本制度由人事部解釋、補充，經總經理批準頒行。辦公室各部門績效考核（主要以表格的形式）人事、行政專員部考核表員工姓名：-職位：-部門：-1、 主要完成情況序號主要工作內容考核內容目標完成情況考核分數1負責公司各類辦公文件的檔案管理分值考核得分2負責公司內外各種來往文件的上傳下達工作3按領導安排負責會議文件的起草工作4負責管理話機、復印機等辦公設備5負責員工人事資料的建立、維護和及時更新2、 工作能力考核項目考核內容分值考核得分自評考核人考核得分辦公自動化設備的操作能力熟練使用計算機、打印機等溝通協調能力善15、于與人溝通，能有效的協調各方面的關系關注細節能力在日常工作開展中對細節問題給予足夠的重視，并能就可能發生的細節問題制定預防措施3、 工作態度考核項目考核內容分值考核得分自評考核人考核得分紀律性出勤率、狂功率、遲到率責任感有較強的責任感，能保質保量完成工作任務，可放心交付工作主動性自覺做好本職工作，無需他人監督行政、人事專員主要考核指標細化表考核項目考核指標權重評價標準評分工作業績文件、檔案管理10分1.未能及時完成上下級各項工作任務的傳達，每出現1次，扣2分；2.未能及時傳達公司重要精神和文件，扣2分；3.對各文件、員工檔案的管理不夠及時、準確、完整，每出現一次扣3分。4.對日常辦公用品的管理16、發放不及時，扣3分;職責管理15分1. 對公司重大會議和決定的記錄，不夠及時、準確，每發現一次扣3分；2. 對辦公職能的檢查不到位，每發現一次扣7分；3. 對費用的控制不到位，扣5分；員工信息了解情況15分1.不能夠及時準確全面的把握員工信息，扣5分；2.不能及時掌握各部門的用人需求，扣5分；3.不能夠及時發布招聘信息，扣5分工作配合情況5分1. 未盡全力解決員工提出的問題，扣2分；2. 與其他部門的溝通協調不到位，扣2分；3. 未能及時發現各部門存在的問題，扣1分考核管理情況10分1. 對員工的管理考核不到位，每出現一次扣5分；2. 對公司日常工作的管理不到位，扣5分工作態度工作主動性35分17、1. 出勤率達到100，得滿分，遲到或早退一次扣5分;2. 考核期間累計遲到、早退三次以上者，減20分；3. 無故曠工一次，減10分；工作責任心10分1. 對部門的工作，未能及時安排，每發現一次扣2分；2. 除做好自己的本職工作外，還主動承擔公司內部額外的工作，加5分；總分合計：辦公室常用表格報銷申請單申請人部門時間原因金額合計（大寫）申請人簽名：辦公室簽名：總經理簽名：萊蕪安防運營中心 月份簽到表姓名/日期161718192021222324252627282930請假條請假人部門請假事由請假日期自 年 月 日 至 年 月 日請假 日 時負責人簽字部門經理簽字姓名民族出生日期學歷畢業學院性別政治面貌聯系方式應聘職務家庭住址薪資要求教育經歷工作經歷自我評價人力資源部意見車輛加油記錄車牌號日期時間里程起止加油金額備注員工離職申請表姓名性別年齡單位職務服務年限離職原因自動被動擬離職日期單位主管簽章人力資源部簽章批示備注