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1、企業會議規范管理制度（內容、流程等）編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 會議管理規定1.目的為進一步規范公司會議管理，使會議務實高效，溝通迅速，確保會議內容及議定事項落實到位，提升公司運營效率，特制訂本制度。2.范圍本制度適用于公司規定的定期會議以及組織的各種臨時性會議。3會議分類31公司會議1）總經辦會議2）生產例會3）質量例會4）營銷例會5）年終總結會32部門會議33晨會34.其他會議4會議內容41公司會議總經辦會議會議內容（1）傳達學習、貫徹落實上級的重要指示、會議和決定。（2）各職能中心負責人就本部門工作進行部2、署，即結合本部門的工作職責匯報上月工作完成情況以及未完成原因，提出下月計劃。（3）研究決定公司日常工作中的有關事項，通報、交流重要工作情況。（4）研究分析公司生產、質量、安全形勢，制定工作方針、工作計劃、目標、措施、策略。（5）討論決定公司制定和發布的綜合性文件及公司管理規章、規定。（6）需要總經辦集體研究解決的其它重大事項。生產例會會議內容（1）各車間匯報上周生產完成情況，以及未完成的原因；（2）分析影響產量的主要問題以及糾正預防措施；（3）生產部布置本周生產計劃與任務等。質量例會會議內容（1）匯報當月質量工作的情況以及公司存在的主要質量問題；（2）匯報原材料、半成品、成品檢驗過程中存在的質3、量問題；（3）通報重大質量事故以及解決方案，并制定糾正預防措施，提出下一步的改進方案等。營銷例會會議內容（1）匯報公司當月銷售工作情況，產品銷售情況以及市場占有率，反饋產品存在的主要問題等；（2）對下一工作月度銷售工作進行預測；（3）研究行業發展趨勢及銷售工作的對策；（4）近期所需要的支援支助等。年終總結會會議內容（1）對一年來的工作進行回顧和分析；（2）總結一年來的公司所取得工作成績和缺點；（3）總結一年來的成功的經驗與教訓，對以往工作的經驗和教訓進行分析,研究,概括,集中,并上升到管理的高度來認識；（4）根據今后的工作任務和要求,吸取前一年工作的經驗和教訓,明確努力方向,提出改進措施等。44、2部門會議421各部門每周須定期召開由部門負責人主持召開的專題會議，傳達公司會議精神、講評部門工作要點、落實各項管理措施、幫助下屬解決工作中遇到的困難和問題，并對下一步工作進行指引。422對于質量方面出現的產品不合格、過程中不合格、原材料不合格等質量問題，由品管部牽頭組織可隨時召集相關部門負責人參加會議，進行分析、評審等，并對會議議定的事項進行記錄備案。423對于營銷方面合同訂單評審由營銷部牽頭組織召集相關部門負責人參加會議，對合同訂單進行評審分析，并對會議議定的事項進行記錄備案。43晨會各部門就當前一天的工作進行總結，對當天的工作進行簡單部署。44其他會議公司或各職能部門解決工作中臨時出現的5、問題及公司生產與質量方面等緊急情況而召集的臨時會議。4. 5會議的申請、審批4.5.1申請與審批原則：召開會議必須主題明確，準備充分，內容充實，時間簡短。能合并召開的會議需合并召開，能不開的會堅決不開。4.5.2公司級會議：會議召開需提前一個工作日申請。申請人需向總經辦提交有部門責人簽認的會議申請表。申請表需注明開會理由、會議主要議題、參會人員、協助支援的部門、會議起止時間與地點(會議如所需經費應注明金額及來源）。總經辦將審核會議的必要性等項，行政部協助總經辦對會議時間和地點作綜合調配，以解決可能存在的會議時間和地點上的沖突。審批確定后，會議召集人需在確定的會議召開時間前至少提前2個小時工作時6、間通知參會人。4.5.3部門級會議：由各單位負責人組織召開。使用會議室時，請先與行政部確認會議室使用情況，如與公司級會議發生沖突時，公司級會議優先使用公司會議室及相關設備。4. 6會議的準備與安排會議的準備：明確會議的目標與程序；以邏輯順序排列內容標題，準備好主題；議事日程或資料會前發放；事先告訴與會主持人和主持人的準備；區分參會發言者與旁聽者，做好座位安排；明確會議記錄人和記時員；與參會者會前必要的協調溝通；規劃好每個議題所花費的時間，以及整個會議的時間；會議所需品的物品的準備如茶具飲品、投影儀、電腦、音箱設備等，會場地點的安排等，需向行政部尋求支援時，行政部需向提出者提供協助，并于會前157、分鐘準備完畢。所有與會人員需分別作好與此次會議有關的準備工作。4. 7會議舉行和決議 參會人員均需于會前5分鐘到達會議現場，并主動簽到。主持人要掌握會議開始時間，會議開始介紹議程，并且說明會議的目標；按議程計劃依次推進會議進程，并鼓勵每人發言及進行有效提問； 會議各項議程之決議，原則上務必于現場達成。若因權限等因素無法現場達成決議，則主持人需于會后及時向上呈報，明確決議。4. 8會議記錄主持人安排記錄人員，記錄人員需按會議記錄表中的要求詳細填寫，尤其需明確會議的決議措施、以及責任人、完成時間、驗證人等。會議記錄表編制后于會議結束后，3個工作日內送達總經辦。總經辦視情協助監督會議決議的實施。4.8、 9決議執行與驗證各執行部門或責任人需按時保質完成會議決議要求的各項內容。 各驗證部門或驗證人需按時驗證執行的效果，必要時需由總經理親自確認。5. 0會議紀律與監督5.0.1缺席請假：凡明確規定的參會人員，原則上不得缺席請假。確有特殊情況不能參加會議者，必須至少提前20分鐘向會議主持人請假或征得主持人同意，并需指定代理人參加會議。5.0.2遲到早退：參會人員必須按照通知要求按時參加，因特殊情況不能按時到會的，最少應在會前20分鐘主動向會議組織者說明原因。禁止遲到早退且未征得會議組織者的同意、甚至不通知會議組織者的現象發生。5.0.3會場紀律：參會人員需自覺維護會場秩序，集中精力開好會議。會議期9、間需將通訊工具關閉或調成靜音,會議期間一般不得接打電話特殊情況需接打電話者須征得會議主持人的同意。不得交頭接耳、隨意走動或長時間滯留會場外，不得影響會議發言。不得從事與會議無關的其他事情。5.0.4會場清理：行政部需確保會議結束后會場清潔、桌椅擺放整齊，投影機、電腦等用具必須及時歸還完好。5.0.5會議監督：公司內各類會議的監督工作由總經辦安排人員執行，包括安排人員參與會議。5. 1違規違紀的對策措施5.1.1為確保公司會議室得到合理的利用、為提高會議效率，對違反本規范規定的現象，公司將采取相應的對策措施，督促其改正、改進。具體的對策措施，詳見本規范下頁表格中的內容規定。會 議記 錄 和 簽到10、 未 于會 后 工 作時5 會議 申請者 向愛 心基金 捐獻 20 元 。 會 議記 錄 和 簽到 的 內容 出 現 與事6 會議 組織者 向愛 心基金 捐獻 20 元 。 5.1.2通告公布：對違規違紀者每次采取的對策措施，由行政部統計并通告公布。5.1.3愛心基金：公司設立愛心基金，對違規違紀的對策措施中包括向公司愛心基金捐款，每次每筆捐款由行政部負責收取現金。5. 2資料運用保存5.2.1會議組織部門和文案對會議產生的相關記錄妥善保存，以備必要之追溯。5.2.2行政部對每月會議情況進行統計分析，以利提高會議效率、提高會務管理。5.2.3行政部對每月會議情況的統計分析，需及時向管理體系負責11、人提報。5. 3會議管理要領5.3.1提高會議成效的要領第一條要嚴格遵守會議的開始與結束時間。第二條開會有主題、有決議、有跟進、有結果。第三條要把會議事項的進行順序與時間的分配預先告知與會者。第五條應當指導和控制討論，每一項議程中引導討論。第六條在必須延長會議時間內，應取得大家的同意，并決定延長的時間。第七條應當指定發言人。第八條讓每個人都能積極參與和發言，積極傾聽所有的發言，并提出有效的提問。第九條閱讀身體語言。第十條在會議背離議程安排時能進行干涉。第十一條總結并就關鍵點達成一致。第十二條應當把決議付諸實行的程序整理出，加以確認。第十三條堅持協商的行動，直至完成。第十四條發言人發言言簡意賅，12、勿讓別人打斷你的發言，也勿打斷別人的發言，第十五條使用恰當的身體語言。5.3.2會議禁忌事項第十六條發言時不可長篇大論，滔滔不絕（原則上以3分鐘為限）。第十七條不可從頭到尾沉默到底。第十八條不可采用不正確的資料。第十九條不要盡談些期待性的預測。第二十條不可做人身攻擊。第二十一條不可打斷他人的發言。第二十二條不可不懂裝懂胡言亂語。第二十三條不要談到抽象論或觀念論。第二十四條不可對發言者吹毛求疵。第二十五條不要中途離席。第二十六條不要隨便就座，需對準座位入座。第二十七條不要太多人參加。 違反會議規定的對策措施（規范5.1.1）序號違規違紀現象對策措施1未得到會議組織者同意之遲到早退5分鐘內；主持人13、現場予以警告。510分鐘；向愛心基金捐獻10元。1120分鐘；向愛心基金捐獻10元。超過20分鐘。視為無故缺席。2無故缺席。每人次向愛心基金捐獻30元。3會議未經總經辦審批。會議組織者向愛心基金捐獻30元。4會議申請通過審批卻未如期召開，未及時通知到總經辦、行政部等相關部門。會議申請者向愛心基金捐獻20元。5會議記錄等資料未于會后工作時間3個工作日內送達總經辦，且無合理的解釋。會議申請者向愛心基金捐獻20元。6會議記錄和簽到的內容出現與事實嚴重不符。會議申請者向愛心基金捐獻20元。7干擾會場秩序。視具體情況，決定相應對策措施。8其它異常現象。視具體情況，決定相應對策措施。9以上對策措施適用于公14、司級會議，以及使用公司會議室召開的會議。7、作業流程圖：會議管理流程圖主流程 支流程責任部門工作內容簡述表單記錄會議申請填寫申請單部門簽認申請審批會址時間確認會議通知會前準備現場簽到議程展開形成決議出席統計公 布出席統計效果驗證資料運用保存OKNGNGOK申請人1.申請時需填申請單2.需部門負責人簽認。會議申請表總經辦正常會議由總經辦審批；緊急或特殊會議由總經理審批。會議申請表總經辦行政部行政部根據會議室的使用現狀及總經辦的指示，通知申請部門最終的會址與時間。會議申請表總經辦由會議申請部門通知各參會人員，并保留申請表。會議申請表申請人行政部1.主持部門和各參會人員會前分別充分準備；2.行政部協15、助。主持部門會議議題的收集、準備內部溝通單主持部門1.各參會人員現場簽到， 不許代簽、故意誤簽。2.會前發放會中所用資料；會議簽到表主持部門主持部門按會前準備展開具體的會議議程。會議議程主持部門總經辦1.各項議程需形成決議；2.必要時需于會后及時呈報總經辦審批。會議紀錄表行政部行政部統計參會人員的出席情況，包括遲到人員和時間、以及缺席等。會議簽到表行政部行政部根據會議統計，將出席情況予以公布。會議紀錄表執行部門各執行部門需按時保質完成會議決方的要求。會議紀錄表驗證單位總經辦1.各驗證部門需按時驗證執行的結果；2.必要時，需呈報總經理審核。會議紀錄表主持部門綜合分析運用會議參會和決議執行等方面的資料，以利提高會議效率。以上8、本制度解釋權歸總經辦，本制度執行自總經理批準之日起施行。