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1、企業公司會議紀要整理與印發管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總 則第一條 為規范會議程序，提高公司總體決策管理能力和辦事效率，保證公司各項管理工作規范、高效、有序，特制定本制度。第二條 會議召開應遵循如下原則：（一）高效原則。會議召開應確有必要，注重實效，主題鮮明，準備充分，嚴禁召開沒有明確目的、缺乏實際內容的研討會、座談會、經驗交流會等。（二）精簡原則。大力精簡會議，盡量縮短會期和控制會議規模，減少與會人員。盡量控制大型會議召開；能合并召開的會議統籌合并召開；對可開可不開的會議堅決不開；對能會下協調2、解決或用其他方式解決問題的盡量不開會議。（三）節約原則。會議要厲行勤儉節約，嚴禁鋪張浪費。第三條 與會人員應對會議的各自的表決意見及有關保密內容必須做到：不該說的不說，不該問的的不問，不該看的的不看，并嚴格遵守執行會議的各項決定。第四條 會議按類別、內容不同由相關單位和部門組織，會議管理歸口行政綜合部，負責指導和統籌協調公司各類會議工作，制定和修訂會議管理有關規章制度并監督執行。第五條 本制度適用于公司及所屬各單位各類會議的組織管理。第二章 會議類別第六條 本制度所指的會議包括公司總經理辦公會議、中層干部會議、經濟分析會、經營管理協調會議、專題會議、部門日常管理例會和接待會議等。第七條 專題會3、議指公司有關生產管理、安全管理、質量管理、市場管理、資金管理、經營管理、預算管理、合同評審等會議。第一節 總經理辦公會議第八條 總經理辦公會議是對公司發展和管理中的重大事項的研究與決策。內容包括但不限于組織實施公司董事會的決議、分解落實公司年度計劃、討論確定公司發展戰略目標和投融資計劃；對公司生產經營中的重大事項進行分析、研究、決策，特別就安全生產、市場開拓和資金管理等問題進行工作部署，明確生產、市場、財務等關鍵環節的指導意見；討論公司重要人事任免、機構設置以及制度審議等。第九條 總經理辦公會議原則上每月召開一次。特殊情況可臨時召開。第十條 召開總經理辦公會議由公司總經理批準并主持，公司副總經4、理、董事會秘書、總會計師（財務總監）等高管成員參加，參加會議的人員應積極發言、明確表態。總經理辦公會研究討論專題問題時，如有必要可通知相關部門負責人列席。第十一條 總經理辦公會由公司行政綜合部通知、記錄和整理紀要。第二節 中層干部會議第十二條 中層干部會議是公司圍繞戰略發展、重大決策和重大事項等工作而適時召開的會議。會議傳達、落實公司管理理念、思想、重大決策、決定；通報公司生產經營、市場、財務管理和發展情況，總結工作情況，統一思想、明確責任；激發中層干部的工作積極性，提高凝聚力、戰斗力和工作效率。第十三條 中層干部會議包括周例會、月例會、季度例會、半年工作會議等。 第十四條 召開中層干部會議由5、公司總經理批準并主持，參加人員原則上為公司各單位、部門主管及以上人員。 第十五條 中層干部會議由公司行政綜合部通知、記錄和整理紀要。第三節 經濟分析會第十六條 經濟分析會是公司對月（季）度生產經營完成情況進行總結分析、查找問題、制定措施并解決問題的會議。會議聽取各單位、部門有關上月工作匯報和總結，由會議主持人對此作出明確的評價，針對存在的問題分析原因，指出計劃完成較差或執行不力的責任部門或人員，提出解決辦法，分析、研究和落實改進方案，明確提出并責成相關部門按照會議要求保質保量完成規定的任務。第十七條 經濟分析會原則上每月的第一個周一召開，特殊情況可臨時召開。第十八條 召開經濟分析會議由公司總經6、理批準并主持，參加人員原則上為公司各單位、部門主管及以上人員。第十九條 公司經濟分析會議由公司行政綜合部通知、記錄和整理紀要。第四節 經營管理協調會議第二十條 經營管理協調會議是公司每周經營管理工作的通報會議。會議在聽取有關部門每周工作情況匯報的基礎上，及時協調解決各部門提出的問題，討論研究并提出本周經營管理工作計劃。第二十一條 經營管理協調會議原則上每周一召開，時間控制在60分鐘內。第二十二條 召開經營管理協調會議由公司總經理批準并主持，參加人員原則上為公司各單位、部門主管及以上人員。第二十三條 經營管理協調會由公司行政綜合部通知、記錄和整理紀要。第五節 專題會議第二十四條 專題會議是分析、7、研究公司近期生產管理、安全管理、質量管理、市場管理、資金管理、經營管理、預算管理、合同評審等方面存在的突出問題，提出解決辦法，明確并責成相關部門按照會議要求保質保量完成規定的任務的會議。第二十五條 專題會議由公司總經理批準，分管的公司高管成員主持，公司各單位、部門的相關負責人參加。 第二十六條 專題會議由所屬分管部門組織并承辦通知、記錄和整理紀要，行政綜合部協調安排會議室。第二十七條 專題會議結束后2個工作日內，由承辦部門將有關的專題會議紀要經會議主持人審核簽發后執行，同時報送行政綜合部備案。第六節 部門日常管理例會第二十八條 公司各部門必須有效地召開部門日常管理例會，充分發揮“上情下達，下情8、上傳”的橋梁紐帶作用。第二十九條 部門日常管理例會至少涵蓋如下內容：傳達貫徹公司會議、文件及領導指示精神；了解本部門及下屬本期工作完成情況，總結存在的問題，提出相應的處理意見；制訂下期工作計劃，研究分析部門開展各項工作過程中存在的問題，確定改進辦法，制訂有效的預防措施；分析部門員工提出的工作問題并討論研究相關解決辦法和改進措施；以恰當的形式開展批評和自我批評，融洽部門成員之間的關系，營造團結進取的氛圍；安排專題培訓等。第三十條 部門日常管理例會原則上每周召開一次，由部門負責人主持，必要時邀請分管領導參加。第三十一條 公司各部門必須保存完整的部門日常管理例會原始簽到記錄和會議記錄，保存期為1年。9、第七節 對外接待會議第三十二條 對外接待會議主要包括政府機關和上級領導來公司檢查、指導工作的匯報會議。第三十三條 對外接待會議視來賓級別和來訪目的由公司總經理或相關的分管副總經理接待，相關部門負責人參加；屬于業務對接的由公司分管副總經理和指定人員接待。第三十四條 對外接待會議屬公司層面的由公司行政綜合部負責聯系和組織；屬于業務對接和專題內容的由公司對接部門負責聯系和組織，公司行政綜合部配合協調會議室、安排接待等工作。第八節 其他會議第三十五條 公司黨委會、黨員大會、職代會（工代會）、團代會、董事會、監事會及團隊研討等其他會議，可根據實際或部門職責按照相關規定由公司有關部門對應組織。第三章 會議10、的組織、管理和服務第一節 會議的組織第三十六條 會議的題擬為充分有效利用公司會議資源，公司各類會議的召開必須由主辦部門提前提擬，履行審批程序，經批準后方可組織實施。第三十七條 會議的審批（一）臨時召開的公司級內部小范圍會議須經分管領導批準，公司級大型會議須經總經理批準。（二）本制度已列出的會議按照規定程序批準。第三十八條 涉及公司多個部門共同召開并有公司領導參加的會議，由會議主要牽頭部門與行政綜合部聯系，備案會議情況；需行政綜合部協調安排的，由行政綜合部統一安排。第三十九條 會議組織包括但不限于會議通知、會議時間、會議地點、會議主持人、參會人員、會場安排、會場布置、會議設施準備、會議材料擬稿和11、發放、會議記錄、會議錄音錄像攝影、會議紀要以及會場橫幅、會議宣傳等。第四十條 會議的通知（一）會議需提前通知，一般會議應提前一個工作日以電話或其他方式通知，大型會議需至少提前2個工作日下發正式書面通知。（二）會議通知包括但不限于會議時間、地點、參會人員、會議內容和要求等。第四十一條 會議的準備（一）做好會議通知，確保應到人員按時參會。（二）做好會場的落實和安排，包括會場環境的布置和設施檢查及服務。（三）做好參會人員的引導和組織。（四）重要接待會議應制定會議及接待方案，方案內容包括但不限于接機接站、車輛調度、餐飲、住宿、橫幅、席簽、攝影攝像、公共活動等安排。第二節 會議室的管理與服務第四十二條 12、公司會議室由行政綜合部統一管理，按照誰使用誰負責的原則，由相關部門負責使用過程中的管理。第四十三條 會議室的日常管理包括但不限于會議室的安排使用、環境保潔、設施管理、會議服務等。第四十四條 會議室要做到會議召開前30分鐘各項工作準備結束，會后30分鐘會場清潔工作結束，特殊情況根據實際情況另行安排。第四十五條 公司各部門召開會議需要使用會議室的，由會議主辦部門提前半天與行政綜合部聯系安排。使用時，務必保持環境整潔和設施安全；使用后，負責將會議室恢復原樣。第四十六條 重要會議的會議室服務，由行政綜合部根據實際情況安排。其他日常及業務會議由會議組織部門安排服務。第四章 會議資料管理第一節 會議紀要的13、整理與印發第四十七條 會議紀要的整理和會議以其他形式公開內容由會議組織部門負責擬寫和下發。（一）總經理辦公會議、中層干部會議、經濟分析會、經營管理協調會議須整理會議紀要，會議紀要與公司規章制度具有同等的效力。（二）專題會議根據安排整理會議紀要。（三）其他各類會議可視情況整理成會議紀要和其他形式的簡報等。第四十八條 會議紀要的簽發 總經理辦公會議、中層干部會議、經濟分析會、經營管理協調會議結束后，公司行政綜合部及時整理會議紀要，報公司總經理審核、簽發后印發。其他會議紀要由會議組織部門及時整理，報分管領導審核簽發后印發。會議紀要的發放范圍與會議參會人員范圍一致。第四十九條 會議紀要整理和印發應在214、個工作日內完成，特殊情況除外；若會議紀要決定事項涉及保密內容，應派人直接送達簽收。第二節 會議紀要的格式第五十條 各種會議紀要行文的印制格式原則上要求按照公司統一要求制作，主要包含以下基本要點：（一）文本全部使用A4型紙。（二）文頭用“某某公司某某會議紀要(可分兩行排列)”的指定標題，用小二號方正小標宋簡體，正文部分用小三號仿宋體。（三）如需要標識秘密等級或緊急程度，以三號黑字體頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如兩類標識需要同時標識，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。（四）紀要編號由公司簡稱首字母和排序數字組成，標識在標題下第1行右側對齊。（五15、）會議紀要基本信息包括會議內容、會議時間、會議地點、主持人、參會人員、列席人員、缺席人員。（六）基本信息與會議議題之間用橫向隔開，每個議題序號為“記錄+數字”形式，內容包括議題標題和決議內容。（七）會議紀要要標明簽字欄，每頁下方及尾頁由參會人員簽字。第三節 會議資料的存檔第五十一條 各類會議資料必須存檔。總經理辦公會議、中層干部會議、經濟分析會、經營管理協調會議和公司級專題、接待等會議資料由行政綜合部負責按季度分類分次存檔。按年度移交公司檔案室；其他會議資料由各承辦部門自行存檔。第五十二條 公司重大會議等會議資料存檔實行一會一存。存檔內容包括會議通知、會議記錄、文字和宣傳資料、影像錄音資料、圖16、片及會議紀要等。第五章 會議精神的督辦 第五十三條 公司行政綜合部負責對總經理辦公會議、中層干部會議、經濟分析會、經營管理協調會議及有關專題會議的重大決定事項進行督辦。第五十四條 對會議的決議和明確的內容，責任部門和人員必須認真履行，按照會議要求的時間完成，相關部門、人員予以支持、配合。第五十五條 公司行政綜合部負責對會議決定事項進行分類整理，按照會議要求的時間對有關責任人和責任部門進行逐項督辦，并定期向公司領導匯報。第六章 會議紀律和要求第五十六條 會議開始前必須由本人簽到，如不能到會應向會議主持人履行請假手續。第五十七條 不允許遲到、早退，中間有急事需離開會場應向會議主持人請假。 第五十八條 會議期間應將移動通訊工具關機或置于振動位置，如遇緊急事情應到會場外接聽。 第五十九條 會議發言要言簡意賅，按照規定時間發言。第六十條 會議務求精簡高效，嚴肅認真，若無特殊情況，會議時間應控制在120分鐘內。各級會議主持人應主動接受監督。第六十一條 會議期間與會人員注意傾聽他人發言，積極參與討論，充分尊重他人，不提倡對某一問題無休止地爭論。第七章 附則第六十二條 本制度自下發之日起執行。第六十三條 本制度解釋權歸公司行政綜合部。