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企業公司辦公室接待考勤與文件書籍管理制度
企業公司辦公室接待考勤與文件書籍管理制度.doc
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文件會議
上傳人:職z****i 編號:1102076 2024-09-07 4頁 23.04KB

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1、企業公司辦公室接待考勤與文件書籍管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 為了規范辦公秩序,提高本公司工作質量與效率,結合公司制定的工作手冊,特制定如下辦公管理制度。希全體職工認真執行。一、辦公室接待工作1、外來人員洽談業務或其他事務時,由辦公室人員專門接待,做好對客人的接待服務,并要明確的了解客人的來意。若辦公室人員未在場的,則由其他在場人員負責接待。2、首問責任制。即外來人員洽談事務時,由第一接待人對客人提出的問題作出解釋;需要領導或其他人員解釋的,第一接待人應及時向客人介紹,并將客人帶到相關人員的辦公室;相關人2、員未在場時,接待人員應將客人的情況作詳細記錄,留下聯系方式,并及時轉告有關人員。3、上班時間內,公司員工原則上不得長時間會見與工作無關的親朋好友。4、接待工作完畢,接待人員應立即整理好接待區的衛生清潔。二、考勤管理1、辦公室指派專人負責公司考勤管理,員工到班時應先簽到。2、如因事不能按時到班的,需向考勤人員說明,并在公示牌上公示。3、公司實行輪流值班制,由辦公室安排值班次序,每日做好交接班。值班主要任務:A、工作時間內及中午留守辦公室;B、監督檢查各區域衛生狀況;C、下班時最后下班,并與物管交接清楚后,方能離開公司。三、文件、書籍管理公司所有辦公文件、書籍由辦公室派專人管理。1、項目已完成的文3、件、書、表、圖等,由項目負責人匯集完整,交辦公室專人保管。2、項目未完成的文件、書、表、圖等,由項目經辦人員負責保存。待項目完成后,交辦公室專人保管。3、辦公室負責檔案管理的人員,應將文件、書、表、圖等做好分類,并逐一登記、建檔,妥善保管。4、公司員工需借用已建檔的檔案,須先寫借條注明歸還日期(限期1個月),并在使用后及時歸還。借用期限已到,但還需要繼續借用的,先辦理歸還手續后,再辦理借用手續。5、文件、書籍和檔案管理人員必須每月整理一次,當月已收集完整的所有文件, 并編制相關文檔保管目錄。四、電腦管理1、員工對公司配備自己使用的電腦應妥善保管和維護,并保持系統資料的完整性。不得故意造成損害。4、2、電腦系統如出現故障,使用人員應及時報告負責人,以便及時維修,保障業務工作順利進行。3、不得利用電腦進行與工作無關的活動。五、辦公用品采購及管理1、公司日常辦公用品由辦公室統一負責采購。各部門應提前將所需辦公用品清單報辦公室,采購人員在采購前需征詢各部門意見,做好采購項目統計,并列出采購清單,經公司負責人審查后,進行采購。日常用品發放需做好登記,使用人員簽字。人為損壞的照價賠償。2、重要辦公用品(如電腦等)和經久耐用的辦公用品(如辦公桌等),辦公室應逐一進行統計,并建立該類辦公用品檔案。3、所有員工對自己使用的辦公用品都應加以愛護,并妥善保管。六、清潔衛生管理1、公司辦公室內要經常保持良好的5、秩序。每個辦公區和公共區域要隨時保持清潔、美觀,以樹立公司的良好形象。2、辦公區衛生實行分區負責制:1)、各辦公桌區域及獨立辦公室的衛生,由各辦公室人員自行負責整理。2)、辦公室負責下列區域的衛生整理:A、大廳接待區; B、會議室; C、大廳內花卉; D、經理辦公室。3)、環評部負責下列區域的衛生整理:A、辦公大廳除接待區以外的其余區域(含廳內衛生間); B、平臺。4)、男廁所衛生,由 等同志負責整理;女廁所衛生,由 等同志負責整理。5)、窗戶衛生,主要由 等同志負責,其他同志協作。6)、公司原則上至少每半年請清潔公司徹底整理一次衛生。3、每天早上上班時,先做好各自負責區域的衛生,再進行例行辦公。4、各衛生區原則上每周至少進行一次地毯吸塵。5、公司不定期檢查各個區域的衛生狀況。對衛生不合格區域的有關人員,在工資中扣發1020元現金。七、辦公區安全管理1、辦公室人員負責辦公大門的開關,并妥善保管好鑰匙。2、每天下班前,各辦公人員應先將空調、電腦、門窗、水管、電燈、電源總閘等進行關閉,辦公室人員應進行全面檢查。3、下班前應清空所有垃圾桶內垃圾及煙灰缸內煙頭等,并帶出辦公區。 xx年8月3日
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