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1、信息科技公司費用報銷流程及審批管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: XX信息科技有限公司費用報銷管理制度第一章 總則第一條：為了加強總公司內部及分公司和子公司管理，規范公司費用報銷流程,合理控制費用支出，特制定本制度。第二條 ：本制度根據公司的實際情況，制定相關報銷規定。第三條 ：本制度適用總公司各部門及分公司和子公司。第二章費用報銷制度及流程第四條：原始憑證有效性的規定1、報銷人應取得真實合法的原始憑證（1）、有效發票至少需要印有兩個章：國家或地方稅務局專用章（印制）+發票專用章，如少其中一個章，發票無效。（22、）、財政機關批準并統一監制的行政事業性收據；（3）、郵政、銀行、鐵路系統的各類帶印戳的收據、支出證明單；2、發票的真假辨別：發票章的單位名稱需要和網上注冊的名稱一致，可以登錄發票上提供的查詢網址進行核實，但是在出差中也不太方便隨時核對發票的信息，建議大家到正規的地方消費索取發票，避免出現假票現象，假發票不予以報銷。3、經辦人員因特殊原因確實不能取得合法憑證時，允許以普通收據報銷（總額不超過按規定允許報銷范圍內金額的50%）；對于既沒發票，也沒收據的，一律不予報銷；辦公室行政費用取得的收據除外。第五條：費用報銷單填寫及票據粘貼要求：1、報銷單據填寫應力求整潔美觀，不得隨意涂改；2、業務員差旅費報3、銷單與后面的原始憑證粘貼單須大小一致，各票據不得突出于報銷單和粘貼單之外（票據過大時應按報銷單大小折疊好）；3、各票據應均勻貼在報銷單封面后的粘貼單上，整份報銷單各部分厚度應盡量保持一致；4、若報銷票據面積大小相同或相似（如車票等），需有層次序列張貼；5、報銷單據金額、類型相同的（如車票等），應盡量粘貼在一塊，并按金額大小排列；6、報銷票據在粘貼時，確保審核人能夠完全清楚地審閱到報銷金額；7、報銷單據一律用黑色鋼筆或簽字筆填寫；8、報銷單椐各項目應填寫完整，大小寫金額要一致，并經部門領導批準才有效；報銷單據不得涂改，粘貼好后請仔細核對金額，票據金額與填寫金額不符，財務不予報銷。9、有實物的報銷4、單據須由驗收人驗收后在發票背面簽名確認，需入庫的實物單據應附入庫單；10、出租車票據需注明業務發生時間、起止地點、人物事件等資料，每張出租車票背面需有部門主管簽字確認；第六條：在一個預算期內(一個月)，業務員各項費用的累積支出原則上不得超出預算，超出預算部分不予報銷。第七條：費用報銷基本流程：1、總公司：經辦人填寫報銷單部門負責人審批會計主管審核報銷憑證總務部總監審批財務負責人簽字確認出納簽字放款經辦人簽名收款2、分公司和子公司：經辦人填寫報銷單部門負責人審批分公司和子公司會計主管審核報銷憑證總務部總監審批（電子版）出納簽字放款分公司和子公司會計主管簽字確認。注：原則上分公司和子公司在每個月月5、底編寫本分公司和子公司費用預算表下個月的，按照上述流程申請款項，不得使用收入款項支付費用第八條 ：報銷時間的具體規定1、 為了提高費用報銷工作效率，各部門應在每月10號后派專人將費用報銷單遞交到財務部,月底之前財務部完成審核并付款，逾期一律不予受理。2、 超過兩個月以上（含兩個月）的費用將不予報銷，視自動放棄。第九條：差旅費報銷1、公司人員因公外出所發生的交通費、市內差旅費、住宿費、餐費等按規定標準在限額內實行實報實銷，超出標準部分自行承擔。2、出差補貼及標準區域項目一般員工經理總監備注省外住宿標準100元/晚120元/晚150元/晚雙人房在標準基礎上加多20元，自行解決住宿的，按照60元/晚6、補貼（可使用其他發票代替）交通費高鐵、火車、客車高鐵、火車、客車高鐵（優先），飛機經濟艙總監坐飛機出差需要提前向財務部報備，其他人員按照高鐵費用報銷，多出自行承擔。如無高鐵和火車，需要坐飛機需要總務部總監批準并向財務部報備餐費30元/天50元/天80元/天一日三餐標準，實報實銷，多出自行承擔當地交通公交車、地鐵公交車、地鐵的士類實報實銷，除總監外，其他人原則上不允許搭的士類車輛，如特殊情況搭乘，需要經過總務部總監批準，并按照實際車費的15%報銷省內住宿標準100元/晚120元/晚150元/晚雙人房在標準基礎上加多20元，自行解決住宿的，按照60元/晚補貼（可使用其他發票代替）交通費高鐵，客車高7、鐵，客車高鐵，客車實報實銷，自駕車出差的，按照一個人的交通費標準的2倍報銷餐費30元/天50元/天80元/天實報實銷，多出自行承擔當地交通公交車、地鐵公交車、地鐵的士類實報實銷，除總監外，其他人原則上不允許搭的士類車輛，如特殊情況搭乘，需要經過總務部總監批準，并按照實際車費的15%報銷公司本市內住宿費不報銷不報銷60元/晚交通費公交車、地鐵公交車、地鐵的士類實報實銷，自駕車出差的，按照滴滴打車系統金額報銷，并且一個人的交通費標準報銷，餐費10元/頓15元/頓25元/頓實報實銷，多出自行承擔（注：以上標準僅限因公出差，業務員在本市內因本職工作需要拜訪客戶不予以報銷，其他人員如有和公司特殊約定，不8、在本標準范圍內）2.1、住宿費報銷時必須提供住宿發票，實際發生額未達到住宿標準金額，差額不予補償，超出標準部分自行承擔。2.2、出差期間招待客戶需要事先經總務部總監同意后方可報銷招待費，回來后補辦申請手續。2.3、出差時由對方單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關費用。2.4、不同級別的人員一同出差所乘交通工具可享受最高級別所使用的工具。2.5、部門經理以下（含部門經理）出差確需乘坐飛機的，一律先申請，經總務部總監批準后方可乘坐飛機。2.6、到達目的地后，除總監外，其他員工原則上（市內）不得乘坐出租車，應乘坐公交汽車和地鐵。因特殊原因等需乘坐出租車的，應在出租車票背面詳細注明時間、起止地9、點及事由。2.7、住宿費標準為一個標準間標準。同性兩人一道出差可一同住宿的可按照雙人房住宿標準。2.8、出差人員報銷差旅費時，需附出差清單（注明出差日期、事由、地點、到達時間、報銷金額），同時注明有無住宿費，貼上住宿票費用包干部分憑發票報銷（發票金額大于費用包干標準的按標準報銷，發票金額小于費用包干標準的按實際金額報銷）。2.9、報銷差旅費必須在回公司3天內辦理報銷手續，繳還預支差旅費，否則作為挪用公款處理。第十條：辦公用費用管理1、辦公費用包括印刷各種帳表、打印紙、辦公用品、筆墨、印制名片、郵寄、書報等費用。總務部行政組對所整個公司發生的辦公費負責，總務部行政科及各部門總監對所屬單位發生的辦10、公費用負有監管和控制責任。2、辦公用品采購和印刷各種帳表等由總務部行政科負責采購、印刷。3、各部門工作所需用的專用表格等印刷品，由部門自行制定格式，按規定報總務部總監審批后，由總務部行政科統一安排廣告公司印制。4、各部門所需辦公用品，在每月5號前編寫“辦公用品計劃書”，經財務科主管和總務部總監審批后交由行政科統一采購；5、各部門所需購置的辦公用品，統一到總務部行政科領用，并辦理領用登記，同時記入部門費用；6、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。7、個人領用的辦公用品、工刃量具要妥善保管，不得隨意丟棄和外借，工作變動時，必須辦理移交手續，如有遺失，照價賠償。8、公司辦公費用報銷必須嚴格按公11、司費用審批程序執行，對各部門每月超出預算的所有辦公費用將不予審批；第十一條：業務招待費管理1、招待費包括因公請客的餐費、禮品費、旅游費、贈送商品、贈送返利卡開支等。2、各部門因公招待必須事先申請總務部總監批準，如有特殊原因，必須事先電話請示批準，不允許先斬后奏。參與招待活動的人員中，以最高級別的人員為報銷申請人，不得指定下級人員提出申請并自已審批報銷。3、招待費發票日期欄必須填寫清楚并說明招待事由，應詳細注明招待時間、地點、對方人員、己方陪同人員等信息。4、其它非公招待客人及先斬后奏的一律個人承擔。第十二條：交通費1、市內非業務人員辦理公司相關事務，原則上應盡量乘坐公交車和地鐵，特殊情況下需要12、乘坐出租車的，必須事先取得部門總監的批準,報銷憑證上需注明時間、路程起始點、外出工作內容，并按照實際車費的15%予以報銷。2、非業務員自駕車因公外出辦事，不得超過公司核定標準，超支部分自行承擔；除和公司有特殊約定外。第十三條：通訊費1、員工因公發生的通信費用不予以報銷，代理記賬部門的正式員工按照50元/月定額報銷，其他員工不予以報銷。2、各部門要嚴格控制辦公室電話的使用情況，員工除了因公業務需要之外，不得使用公司電話另作他用。第十四條：配送費用1、配送費用包括：快遞費用、物流費用；送貨車輛的通行費、停車費、燃料費等；外叫人力車、機動車費用；雇傭搬運工人工費用以及其他有關倉儲支出等。2、所有有關13、公司的配送費用由總務部行政科負責。3、代理記賬發生的實際業務配送費用，實報實銷。4、自營貨車、電瓶車以及外叫車輛的運費報銷，附“配送費用明細表”、“送貨單”和費用報銷單，同時提供相應有效票據。5、托運費報銷，附上物流處托運登記表托運回單，填寫費用報銷單；6、計劃物流因工作確需雇傭搬運工的以及其他有關費用支出，按公司費用審批程序執行。第十六條：培訓費1.培訓費用由總務部行政科統一進行預算、統一管理、統一安排。2.費用發生前使用部門應向總務部行政科申報員工培訓計劃、培訓時間、所需經費，經總務部財務科審核，總總務部監審批后各送一份至總務部財務科和行政科備案。3.費用使用部門應嚴格按照計劃在申請范圍內14、使用費用。第十七條：會議費1.各部門因工作需要參加各種會議的，應寫申請報告，詳細注明會議性質、內容、目的、會議地點、參會人數、會議天數及所需經費，后附“會議邀請函”，經部門負責人核實、總務部總監簽字后方可前往，會議結束后應及時到財務科辦理報銷手續。2.參會人員應嚴格控制費用開支，不得無故超支和浪費資源，厲行節約，反對鋪張浪費；3.會議結束后5日內按規定辦理費用報銷手續，報銷單據后附經審批的申請報告及“會議邀請函”。第十八條：倉庫、辦公室租賃費、水電費等固定費用，由行政科根據真實合法單據申請報銷，社保費由人事科根據實際情況向財務科報備。第十九條：未涉及的其它事項發生的費用，根據實際情況，由行政科15、上報總務部總監酌情處理。第三章借款標準及流程第二十條：借款標準1、員工因公（因私一律不予借支）需要借款，一般不超過其半個月工資總額，超過時須有公司擔保人（未特別指明擔保人時，現金借款單上的部門負責人為默認的擔保人，借款人未能償還借款，由擔保人承擔連帶還款責任）；2、試用期員工原則上不允許借款，確需借款的由主管領導擔保，方能辦理手續，若借款人未能償還借款，主管領導應負連帶責任。3、員工因公需要借款時，應合理預計所需金額并填寫借款單，經有效批準后到財務科領取現金；在原有借據未辦理報銷手續或未還清欠款的不得再借。4、員工完結事務后，在報銷時扣回借款，交回剩余現金。因特殊原因當時不能扣回借款或交回現金16、的，在本月發放工資時扣回。5、單筆借支或報銷金額超過3000元，需要提前一星期通知財務科出納備款，并向總務部申請。第二十一條：借支流程借支人寫借支單擔保人簽字部門負責人審批財務負責人審批總經理審批會計主管審核報銷憑證出納審核并付款借款人領款簽字第四章 費用審批管理第二十條：費用審批管理1、公司所有貨幣資金收付審批權限屬公司總務部總監。2、董事長和總務部總監外出時可以指定授權人（或電話授權），經公司財務負責人審核后予以支付，對不符合公司財務制度的單據，有權拒絕支付，董事長和總務部總監回來后需要立即補辦審批手續。3、審批人應當根據上述貨幣資金授權批準權限的規定，嚴格在授權范圍內進行審批，不得超越審17、批范圍。4、貨幣資金支付的批準方式為書面形式。5、公司對貨幣資金支付的審批建立以“誰批準、誰負責”為原則的責任追究制度，審核人、批準人要對由本人審核、批準支付的貨幣資金負責任，以防范貨幣資金風險，保證貨幣資金的安全。對于違反公司財務制度的規定而批準支付的單據，各相應審核人或審批人以失職論處，并對由此引起的不良后果負連帶責任。6、報銷人徇私舞弊、弄虛作假，對違規違紀金額不予報銷；對已經報銷的，除退回違規報銷金額外，同時對報銷人予以違規報銷金額15倍的罰款，情節嚴重者一律開除并做進一步處理。7、審核人、審批人在資料不全、原始憑證不充分、項目不真實的情況下簽字準予報銷的，對審核人及審批人予以違規報銷18、金額10%-50%的罰款。8、因審核過失造成借款人未在規定期間內報帳沖銷借款，或者無法從工資扣回逾期借款者，經辦責任人（含：各級審批人）應承擔不低于流失款總額50%的經濟責任。按責任人基本工資比例分別承擔相應損失金額，并在壞帳當期應發工資中扣還。9、財務人員在收到報銷單據后應審核報銷單據是否填寫、粘貼規范，是否經過有效批準，所附單據是否合法合規等，對符合要求的報銷單據應及時審核并經總務部總監審批后交與出納付款，對不符合要求的應退回報銷人并向報銷人說明退回理由。10、出納收到報銷單后應檢查部門負責人、各部門總監，公司總務部總監、會計簽名是否齊全，對審批手續齊全的報銷單據應及時給予報銷，對于不符合審批手續的報銷單出納有權拒絕報銷或付款。第五章附則第二十一條：本制度從宣布之日起生效，解釋和修改權屬總公司總務部。第二十二條：各子公司及分公司按照本制度執行。如有特殊情況，各子公司及分公司根據自身實際情況在總公司制度的框架內，制定各子公司及分公司費用報銷制度，并報送董事長審批備案后方能生效。 XX信息科技有限公司