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1、企業文書質量及收文發文管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 文書管理制度一、文書管理規定（一）總則第一條為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據中央關于文書處理的有關規定，結合我公司的實際情況，特制訂本制度。第二條文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發的各種文件、資料。第三條按照黨政分工的原則，全公司各類文件分別由黨委辦公室和總經理辦公室歸口管理。（二）收文的管理第四條公文的簽收1凡來公司公啟文件（除公司領導訂啟的外）均由公司收發員登記簽收2、（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）后分別交黨委、總經理辦公室（以下簡稱總辦）機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。2對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。第五條公文的編號保管1“兩辦”機要秘書對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的應由公司領導親啟文件，公司領導啟封后，也應分別交“兩辦”辦理正常手續。2本公司外出人員開會帶回3、的文件及資料應及時送交“兩辦”機要秘書進行登記編號保管，不得由個人保存。第六條公文的閱批與分轉1凡正式文件均需分別由“兩辦”主任（或副主任）根據文件內容和性質閱簽后，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導（或分管領導）親自閱簽后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。2一般函、電、單據等，分別由“兩辦”機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個部門會辦的文件，應同主辦部門聯系后再分轉處理。3為加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。第七條文件的傳4、閱與催辦1傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。2閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”，“兩辦”應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。3閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要需取走文件或其附件，須辦理借閱手續，以防止丟失泄密。4文件閱完后，應送交“兩辦”機要秘書，切忌橫傳。5總辦機要秘書對文件負有催辦、檢查、督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立5、即指定專人辦理，不得將文件壓放分散。如需備查，應按照有關保密規定，并征得“兩辦”同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。6按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由“兩辦”機要室通知其到機要室閱文。（三）發文的管理第八條發文的規定1全公司上報下發正式文件的權力分別集中在黨委和總經理辦公室，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。2各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作而要求發文的，應分別向黨委、總經理辦公室提出發文申請，并將文件底稿分別交“兩辦”審核。黨委、總經理辦公室同意發文，則“兩辦”分別按黨、政機構設置與業務分工統一歸口后6、，以“黨字”、“公司字”發文。群眾團體文件由黨委批轉。3對全公司影響較大，涉及兩個以上公司領導分管范圍的文件，須由黨委書記或總經理批準簽發。其余文件均由分管公司領導批準簽發。第九條發文的范圍1凡是以黨委、公司名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報等，均屬發文范圍。2黨委、公司下發文件主要用于：（1）公布全公司規章制度；（2）轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件；（3）公布公司體制機構變動或干部任免事項；（4）公布全公司性的重大生產、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；（5）發布有關獎懲決定和通報；（6）其他有關全公司的重大事項。3黨委、公司上7、行文、外發文主要用于：（1）對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；（2）同其他公司聯系有關公司重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。4在公司日常生產、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批準后，由主管業務科室書面或口頭通知執行，一般不用公司文件發布。5凡各業務科室形成的材料如開專題會議所作的決定，一般的形式不應發文，不備查考，可以科室名義用工作簡訊的形式發會議紀要。6各業務科室與其他公司發生的一般業務聯系，可用各科室的名義對外發函（應各自編號備查），不必用公司名8、義發文。（四）發文程序與要求第十條發文程序規定1各單位需要發文，應事先向黨委、總辦提出申請。2總辦同意發文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令、上級指示或工作實際需要草擬文件初稿。3草擬文稿必須從全公司角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水筆和彩筆書寫。4文稿擬就后，擬稿人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級。5“兩辦”應根據公司的要求和上級有關指示精神及有關文件規定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿，應退9、回擬稿人重新擬稿。6經“兩辦”審查修改后的文稿，送部門主管核稿（對文稿內容、質量負責）。7對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬稿部門重新謄寫清楚。8需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽。9文稿審核會簽后，按批準權限的規定分別呈送公司領導審定批準簽發。10經領導批準簽發后的文稿交“兩辦”機要秘書統一編號送打字室打印。11文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在所發文稿上簽名。12文件應由“兩辦”派專人按數印刷，再由“兩辦”機要秘書分發并檢查落實情況，對印刷質量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發。（五）文件的借閱和清退第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門10、負責人簽寫便條，有密級的文件須“兩辦”主任同意后方可借閱。第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃。第十三條“兩辦”機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本公司文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作（一般為月底一小清，季末一中清，年終一總清）。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。第十四條各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。（六）文件的立卷與歸檔第十五條文件的歸檔范圍1凡下列文件統一由“兩辦”負責歸檔：（1）上級機關來文，包括上級對公司報告11、申請的批復；（2）黨委、公司發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的各類計劃統計、季度、年度報表等；（3）公司黨委會、總經理辦公室、公司管理委員會、中層干部會以及各種專業例會記錄；（4）公司黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等公司一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；（5）有保存價值的來信來訪記錄及處理結果；（6）參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上的匯報發言材料等；（7）上級機關領導同志來廠檢查、視察工作的報告、指示記錄，以及本公司向上級做工作匯報的提綱和材料；（8）反映本公司生產、12、經營活動，先進人物事跡及廠領導工作等的音像攝制品；（9）公司日志和大事記；（10）公司向上級請示批復的文件及上報的有關材料。2業務科室、各群眾團體日常工作中形成的活動資料由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。第十六條立卷要求1文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。2立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。3要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料要及時立卷歸檔。4上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完，6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份，接交部門各留存一份備查。（七）文件的13、銷毀第十七條對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，“兩辦”機要室應定期清理造冊，并按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。第十八條經審核同意銷毀的文件，應派專車分別由“兩辦”機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷毀。二、文件打印實施細則第一條凡以公司或黨委名義上報下發的文件、報表工作計劃、總結、請示、報告、簡報、紀要通知、通報、通告、信函、規章制度、宣傳教育材料、任免決定、表彰或處理決定，以及公司領導批準翻印的文件、材料均屬打印范圍。第二條由歸口部門負責擬訂、編寫的帶有全局性指導意義的全公司性的月（季）生產、工作計劃，和一個時期全公司性的工作安排，以及重要專題會議的紀要等，也應安排打印。14、第三條不需上報的各部門的工作計劃，臨時性工作安排，非全公司性活動講課提綱，非上報的一般表格、一般技術資料和便函都不屬打印的范圍。第四條凡需打印的文件、資料應在其底稿首頁附上“發文單”，經主管部門負責人審查同意并經審核修改、統一編號后，經有關部門會簽，分管公司領導簽發，方能交付打印。第五條打字員接稿后，應認真檢查文件簽發手續是否完備，書寫是否工整，是否符合文件歸檔要求等，對發文手續不全、書寫不符合要求的文件，打字員有權拒絕打印。第六條打字室要建立打字登記簿，對各類文件材料按規定內容和要求統一登記。并根據總辦安排的輕重緩急次序執行。打字時要做到快速、準確，排版要合理美觀。第七條打字員要嚴格遵守保密15、制度，不得將打字的內容向外泄露，與工作無關人員不得進入打印室。第八條打字員要愛護打印設備和物品，按規定做好維護保養工作和物品領用登記及費用統計工作。第九條文稿打完后，打字員要把原稿和打字清樣交給“兩辦”秘書或擬稿人校對。校對者校完后應在原稿上簽字，以示負責。第十條凡是以黨委、公司名義上報下發的文件材料（見第一條范圍）分別由“兩辦”或擬稿人負責校對，由總經理辦事處打字室負責打印、裝訂，達到字跡清晰、版面清潔、裝訂整齊。由“兩辦”機要員上報下發。以部門名義下發的生產工作計劃安排、專題會議紀要，由歸口部門負責校對、打印和發送。第十一條“兩辦”秘書對文件的差錯情況要進行登記考核。第十二條打印文件要嚴格16、按照審批份數印刷，打印者不得私自增加份數或私自留存。三、企業報刊、郵件、函件收發實施細則第一條全公司公私報刊、外來郵件、外發公啟、函件由收發室負責收發。第二條外發函件要求。1各部門因公需外發函件，經辦人員應于每天下午點以前將函件送到收發室，另填寫掛號、平信外發登記表。2每天下午點以前，收發室應清點當日外發函件，送交郵局寄發。第三條外來郵件管理。1外來郵件一律經公司收發室簽收分發。2凡掛號、包裹單、匯款單、貨運單等由收發室通知收件人到收發室當面簽收。3一般公啟函件和公司職工私人信件，由收發室開具清單分放到各部門信報箱內。4私人不明平信一律放到信架（信袋）內，由個人自取。5不論公私郵件，收發室應隨17、到隨清，及時分發，不得丟失損壞，擱置延誤。對國外來函應檢封口、郵戳，如發現拆封或郵票被撕應拒絕簽收，并向郵局反映，查明原因。6凡掛號信、匯款單、包裹單、貨運單等的收件人，在收發室通知發出后，應隨即到收發室領取郵單，并及時去郵局取款取件。超期罰款，收發室概不負責。第四條報刊訂購與收發。1報刊訂購。（1）訂購時間：上半年報刊月訂購，下半年報刊月訂購。（2）訂購手續：不論單位和個人，均需先到收發室查閱報刊目錄，再將需要訂購的報刊代號、名稱、出版日期、單價、訂購份數、期數填寫清楚交收發員核對算價，確認無誤后，當面繳款開票。公費訂購報刊由收發員持訂單到財務部門辦理付款托收手續。歸口管理報刊公費訂購的部門18、除按上述要求填寫預訂單外，還須填寫報刊分發清單，詳細寫明各種報刊分發到哪些部門或員工。2報刊收發。（1）收發員每天對郵局送來的報刊應對照郵局分送清單分類清點，發現有差錯應及時登記并要求補缺退余。（2）收發員收到郵局送來的報刊后應及時分發，不得耽擱延誤。收發員清點分發報刊時間為小時，任何人不得進入收發室。（3）每天分發到各部門信報箱的報刊應隨附分發清單。（4）各部門應固定專人按時領取報刊和公啟函件。領取時，要對照分發清單清點檢實簽名，發現差錯，應當面向收發員提出增補退換要求，并進行差錯登記。當面未提出，則視為分發無差錯。第五條收發員應堅守工作崗位，節假日、星期日應有人值班，節假日應采取換休形式。19、第六條收發室內外應保持整齊清潔。第七條收發室由部門負責管理，其工作質量由部門進行檢查、考核，并承擔責任。四、印章管理實施細則（一）印章種類第一條種類1公章：各公司向主管機構登記之公司印鑒及特定業務專用的公司印章。2職章：（1）總經理刻有公司名銜及職別的印章。（2）刻有職別及特定業務專用的主管印章。3職銜簽字章：各部門經理級以上主管刻有職銜及簽名的印章。4部門章：刻有公司及部門名銜的印章。如為不得對企業外行文之部門，應于部門章上加注“對內專用”的字樣。5校對章、騎縫章、附件章：刻有公司名銜及“校對章”或“騎縫章”、“附件章”等字樣的印章。第二條印章的材質及形式所有印章均為圓形橡皮質。（二）印章使20、用第三條監印人員（1）各公司公章及總經理職章之監印人員應簽請本企業總經理核定后任用。（2）特定業務專用的圖記及總經理職章、公章之監印人員應簽請各公司總經理核定后任用。（3）各部門主管的職銜簽字章及部門章由各部門主管指定監印人員。（4）監印人員不在時，應由代理人代為監印，代理人的任用應依前三款的規定簽準或指派。第四條印章蓋用（1）行文時應請監印人員依據規定于函件、文稿及底本上用印。（2）其他文件需蓋用印章者，經辦人應填具“蓋用印章申請單”一式二聯，經呈準后憑以申請用印，監印人員除于文件上用印外，還應于“蓋用印章申請單”正面加蓋使用的印章，并收存第一聯，第二聯退回經辦部門存查。第五條印色使用公章、21、職章以紅色印泥或紅色打印水用印。（三）印章管理第六條印章的核定及制發部門（1）公章、總經理之職章及職銜簽字章均經總經理核定，由總經理室統一制發。（2）總管理處各部、室、中心的部門章或特定業務之主管職章經各部（室）經理（主任）核定，由總經理室統一制發。（3）各事業部經理的職銜簽字章、特定業務之主管職章及各部門的部門章經各公司總經理核定后，由總經理室統一制發。第七條印章登記 業務主辦部門需用特定印章或業務專用印章向有關主管機構報備時，該印章的登記、更換、撤銷等的手續，均由該主辦部門辦理。第八條印章申請1印章制發的申請因業務需要或組織變更，由主辦部門填具“請（制）發印章申請表”一份，送交印章管理部門22、依本規則第六條的規定呈請核定后由管理部門制發。2印章換發的申請（1）印章因印文磨損申請換發時，由監印人員填具“請（換）發印章申請表”一份，于備注欄拓具印模，敘明制發日期，送交印章管理部門依本規定第六條規定呈請核定后由管理部門換發。（2）原有廢舊印章應于換發的印章收到后一周內，由監印人員依本規則有關規定辦理。3印章補發的申請（1）印章毀損或遺失時，監印人員除向該印章登記機構報備并依法公告作廢外，應填具請（補）發申請表一份，于備注欄敘明原印的種類、字體、制發日期、毀損或遺失經過及失職人員的懲處，并經管理部門依本規則第六條規定呈請核定后，由管理部門補發。（2）補發印章的文字體應有異于原印章，以示區別23、。（3）遺失的印章尋獲時，應即交由監印人員于兩日內依本規定第九條規定辦理。4印章增發的申請（1）一種印章以制發一枚為原則，但如因業務需要或受地區限制需增發者，由業務主辦部門依本條第一款規則申請。（2）增發的印章應由管理部門斟酌實情設法加以區別。第九條印章繳銷1廢舊、撤銷或遺失尋獲的印章，應由監印人員填具“繳銷印章申請表”一份，送交印章管理部門依本規則第六條的規定呈請核定后，檢具繳銷之印章，送繳管理部門撤銷。2印章管理部門收到繳銷的印章，即斟酌實情予以保存或截角注銷。 第十條印章管理1各種印章由各監印人員負責保管，如有遺失或誤用情事由監印人員負完全責任。2印章管理部門應指定專人負責印章的制發、換發、補發、稽查等管理工作，并設立“印章登記表”，拓具印模、樣本，依序裝訂成冊，以利管理。3印章不固定換發年限，印章管理人員每年至少應稽查一次。4主管、監印人員或印章管理人員交接時，應拓具印模樣本列冊專案移交，并報送印章管理部門。