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1、公司產品技術文件及圖紙編制銷毀等管理辦法編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、 目的和適用范圍 為規范管理公司的產品圖樣和技術文件，本制度規定了公司設計的產品圖樣、技術文件及外來圖紙的存檔、保管、復制、發放、更改、使用及回收處理， 望各部門互相監督、共同遵守。本制度適用于公司所有的產品圖樣和技術文件的管理。 二、 職責 技術部是產品圖樣和技術文件的歸口管理部門，負責產品圖樣和技術文件的編制、保管、發放、復制、更改、回收及歸檔管理。 各接收部門負責產品圖樣和技術文件的正確使用及妥善保管。三、制度內容1、 產品圖樣和技術2、文件的編制和發放 1.1設計員按照設計程序完成對產品圖樣和技術文件的設計、編制，標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、工藝、標準化、批準等欄中應簽署齊全，簽署不全的技術文件視為無效文件，不得投放到相關部門，更不得使用；1.2經過審核、校對、批準等完整簽字后，加蓋部門印章，交資料管理員統一管理。1.3需要下發的產品圖樣和技術文件經過復印之后，加蓋“受控”章和“日期”章，產品圖樣屬于試制產品蓋“試制”章，經技術部負責人批準后下發各部門，并做好發放記錄。1.4每年應根據圖紙使用情況，將更改較多的圖紙進行更換。1.5需向供方或外協廠提供圖紙資料，由采購部向技術中心辦理申領手續，經設計者校核、技3、術中心負責人批準，進行發放，并做好發放記錄1.6 由供方提供的外協件產品資料，經技術部與供方共同確認后移交技術中心，由技術中心復印下發有關部門。1.7外來圖紙、技術文件經技術中心與供方共同確認后交資料管理員管理，需要發放時，由資料管理員發放并做好發放記錄。2、產品圖樣和技術文件的更改2.1更改原則技術文件的更改，不得降低產品質量的規定；技術文件更改后應正確、完整、統一、清晰；更改必須履行簽字手續，并保證更改前的原文件有據可查；技術文件按審批后的“更改通知單”進行原件的更改，對已發放的文件進行更換或更改。2.2技術文件更改方法使用技術文件更改通知單方式修改的文件，要在通知單上注明是永久更改，還是4、臨時更改，臨時更改要說明有效期限。永久更改必須修改存檔圖紙、電子檔圖紙，修改量大時變更版本號。如果更改通知單注明是現場圖紙劃改的，憑批準的更改通知單，交給圖紙使用部門，請配合提供在用圖紙更改。更改時在文件尺寸、文字、符號、圖形處，用細實線劃去，被劃去部分應能清楚地看出更改前的內容，然后填寫新的尺寸、文字、符號、圖形，在更改部位附近寫上更改標記、劃改人署名、標注日期。換頁或換圖更改，憑批準的更改通知單換圖更改，收回的圖紙必須加蓋作廢章，標明作廢日期，重新換發新圖紙。新發放的圖紙標明版本號加蓋紅色“受控”章和發放日期章。技術文件更改涉及到采購外協單位的，更改通知單應發到采購部，由采購部配合跟供應商5、聯系配合更改。更改通知單發放必須與之前發放圖紙的部門相同。更改通知單應編號，按年月加自由順序號，其原件存檔備查。2.3更改的標記劃改時在靠近圖樣與文件的更改部位，寫上更改標記：用加圓圈的小寫英文字母表示（如：a、b、c）。更改的內容，如地方緊湊，允許劃掉更改部分，在附近空白處寫上新內容，自更改標記處引出一條帶箭頭的細實線指向更改處。部分圖形的更改，用點劃線將更改部分圍上，然后用細實線打“”，另在圖紙空白處給出新圖形。整個視圖的更改，用細實線劃去，在附近或采附件給出新圖，標明更改處數。更改標記一般按每張圖樣或文件編排，但對多張表示同一代號的圖樣或文件，更改標記應按全份圖樣或文件編排，并填寫在需要6、更改的各張圖樣或文件上。凡經更改的圖樣或文件，均應在更改欄中填寫：A.更改標記；B.同一標記下的更改處數；C.更改通知單編號；D.更改人簽字；E.更改日期。當公司的安標產品在主要結構及涉及安全設計變更時，需要安標管理部門重新審核備案后，再由技術中心按公司程序文件的相關規定進行管理。借（通）用件的圖樣更改應慎重，不得破壞借（通）用件的性質。否則，應繪制新圖樣，另編代號，并相應更改與其有關的一切圖樣及文件，而原通用件和借用件的圖樣仍予以保留。3、 產品圖樣和技術文件的管理和存檔 3.1產品圖樣和技術文件是公司進行生產和各項管理工作共同的數據必須加強管理，技術部門應指派一名專職資料管理員負責各種技術7、文件的登記、保管、復制、收發、存檔和保密工作，保證技術資料的完整、統一等。若暫時未指定資料管理員，由部門指定人員暫行代理。部門負責人和資料管理員一同負責技術資料的保密、發放和存檔。3.2資料檔案袋應有款號，以便查找，存檔應登記建立臺帳，按產品、款號分類存放，排列整齊，標簽清楚，取用方便。3.3每一個項目完工后，項目負責人應在十五日內完成項目資料整理，交資料管理員備份、存檔。3.4歸檔后資料不外借，當其他部門有特殊需要，必須出借時，必須填寫申請表，經負責人批準后方可借出。3.5設計更改的產品圖樣和技術文件歸檔后，被替代的技術資料蓋“作廢”章，另行存放。3.6外單位提供的圖紙、資料均由管理員進行登8、記分類，建立文件目錄，用專用文件柜存放，并做好標識。3.7資料管理員如對技術資料保管不善，如丟失或違反本制度時，情節輕的給予批評，情節嚴重的經濟處罰。 4、 產品圖樣和技術文件的回收和銷毀 4.1 屬下列情況應將產品圖樣或技術文件收回 原自制件生產后改為取消該件或替代的零部件的產品圖樣或技術文件原自制件生產后改為外購或外協生產的零部件的產品圖樣或技術文件原外購件或外協生產后改為自制件的零部件的產品圖樣或技術文件誤發給部門的產品圖樣或技術文件技術資料更新、修改或其他原因需更換時，在發新版本的同時將舊版收回并 在文件發放/回收記錄內記錄。臨時或舊版的技術更改單、技術通知單、臨時生產用圖及由于新文件9、重新制定而作廢的舊文件。4.2生產用圖、技術資料如有損壞或丟失，應追求其責任，按有關規定處理，并提出補領申請，經技術副總批準，由技術中心補發。圖紙在使用過程中因損壞、弄臟而殘缺不全、字跡不清無法繼續使用的，可憑舊圖紙到技術中心以舊換新。4.3各相關部門必須嚴格執行收回舊版文件換發新版文件的規定和及時回收暫不使用的文件的規定。對以各種借口不執行以上規定者，由技術中心報上級領導處理，同時技術中心應拒不發給新文件，由此造成的一切后果與損失由不執行上述規定者負全部責任。4.4收回的舊版文件副本，技術中心予以銷毀。舊版文件正本加蓋“作廢”章后，作為知識積累的需要予以保存三年，但須與其它有效文件嚴格隔離，10、作廢文件嚴禁使用，但用作參考時可借閱。4.5屬下列情況應將產品圖片或技術文件進行銷毀圖紙或文件臟污、損壞，不完整、看不清尺寸、圖形的圖紙已經多次修改，以換新版的車間回收的上年生產圖，有嚴重臟污的經有關人員評審認為無保留價值的4.6 銷毀 由于新技術的不斷更新，越積越多的技術資料占據不必要的空間，因此要對技術資料進行銷毀或清除。 需要銷毀的技術資料，經資料管理員提出，部門負責人連同有關設計人員進行認真核實核對，然后將銷毀理由和銷毀文件上報上級領導簽字批準后方可銷毀。 銷毀的紙質文件必須經過粉碎機或燒掉，光盤等文件必須錘擊粉碎。5、標準資料管理制度標準資料由技術中心統一管理，并登記造冊；標準資料一律不外借，有關部門需要相關標準資料時，允許復印，并辦理登記手續。要注意標準情報工作，注意新舊標準的更替，及時采集、使用新標準，做好舊標準回收工作，并歸檔。 本標準由技術中心歸口管理附錄產品技術資料發放表序號資料類別發 放 部 門份數1產品圖紙發電機：生產部波特利尼：裝配車間、鈑金車間、質檢部各1份2材料明細表發電機：生產部、庫管部波特利尼：裝配車間、鈑金車間、質檢部、庫管部各1份5技術更改通知、技術通知發電機：生產部、庫管部波特利尼：裝配車間、鈑金車間、質檢部、庫管部以上部門涉及才發放各1份6產品開發日程表、產品開發通知說明各1份