公司辦公文件及后勤管理制度.doc
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上傳人:職z****i
編號:1102148
2024-09-07
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1、公司辦公文件及后勤管理制度編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號: 一、1S整理: 將工作場所任何東西區(qū)分為有必要的與不必要的東西明確地、嚴(yán)格地區(qū)分開來; 不必要的東西要盡快處理掉,決定物品的放置位置。a . 目的 1.塑造清爽的工作場所2.物品雜亂無章的擺放,增加了尋找工具、零件等物品的困難,浪費(fèi)時間。b注意點(diǎn):要有決心C實(shí)施步奏1.全面檢查自己的工作場所(文件柜的底部,桌子的底部,這些都是現(xiàn)場檢查時應(yīng)特別需要注意的地方)。兩點(diǎn):看得見的要整理,看不到的更要進(jìn)行整理。客廳、陽臺、各個房間。2.對管轄區(qū)域的物品、文件、空間做2、盤點(diǎn)并區(qū)分其“要”和“不要”。通過調(diào)查使用頻度,依據(jù)必要品的使用頻率和常用程度基準(zhǔn)表決定物品的“要”與“不要”見 表一 準(zhǔn)確地區(qū)分需要還是想要,是非常關(guān)鍵的問題 清理非必需品時必須把握好的是看物品現(xiàn)在有沒有使用價值,而不是原來的購買價值,也就是使用價值大于購買價值。必要品的使用頻率和常用程度基準(zhǔn)使用程度使用頻率物品是必需品還是非必需品處理方法低一年沒用過一次且不能使用的物品丟棄在過去6個月未使用過一次的物品集中存放,建立一個檔案,并定期檢查。中三個月用一次集中存放一個月使用一次的放在使用地高一星期用一次放在使用地三天用一次放在方便就可以取到的地方每天都用放在離工作場所最近的顯眼處也許要用的物品3、放在職場附近3.分類清理:設(shè)備:電腦、打印機(jī)、文具、書籍。空間:柜架、桌椅、儲物箱等。物品:個人用品、裝飾品 、文件。3.1無使用價值的物品(丟棄):已損壞而無法使用了的錘、套筒、刃具等工具過時的報表、資料;停止使用的標(biāo)準(zhǔn)書等過時表格、文書;無法修理好的器具設(shè)備等;過期、變質(zhì)的物品。 3.2清理非必需品柜子、工具箱、抽屜、柜中的雜物,過期的報刊、雜志,空的罐子,已損壞的工具或器皿,窗臺、貨架上,長時間不用或已不能使用的設(shè)備、工具、材料、文件,在你的辦公場所、桌椅下面、還有顯示寫字板上報廢的文具、過期的文件、材料、表格、速記記錄等。3.3造成行為不便的物品。取放物品不方便的盒子。需要翻過幾層?xùn)|西4、才能找到的。3.4占據(jù)工作重要位置的閑置物品偶爾使用的物品。誰都知道那是無用的物品。工作崗位上只能擺放當(dāng)天工作所需的必需品。3.5清理不常使用的物品對需要的物品調(diào)查使用頻度,決定日常用量及放置位置。 3.5.2制訂廢棄物處理方法 。每日自我檢查:(制度)沙發(fā)上、窗臺上、暖氣上禁止擺放任何物品。 1次/日擺放整齊 辦公桌、椅、柜(櫥)、等物品放置要規(guī)劃有序,布局美觀。 1次/日文件夾、正在使用的文件、票據(jù)、電話、茶杯等物品,要求放置整齊有序1次/日作為企業(yè)中的一員,你如何通過自己的行動,為貫徹和推行5S來作出自己的努力呢?養(yǎng)成每天循環(huán)整理的習(xí)慣整理是一個永無止境的過程,現(xiàn)場每天都在變化,昨天的必5、需品,今天就有可能是多余的。比如你昨天拿著訂書機(jī)訂了一堆的書面材料,但今天你不訂了,這個訂書機(jī)是不是多余了,昨天必需的物品,到今天可能是多余的,今天的需要與明天的需求必然有所不同。整理,是一個循環(huán)的工作,根據(jù)需要而隨時進(jìn)行,需要的留下,不需要的馬上放在另外一邊,如果僅是收拾一下,就完全失去了整理的意義。制度,每2日上會(3分鐘會議)總結(jié)一次。對沒做到的加強(qiáng)。二、2S整頓對整理之后留在現(xiàn)場的必要的物品分門別類放置,排列整齊。 明確數(shù)量,并進(jìn)行有效地標(biāo)識。A.目的: 工作場所一目了然 ,非擔(dān)當(dāng)者的其他人員也能明白要求和做法。不同的人去做,結(jié)果應(yīng)是一樣的(已經(jīng)標(biāo)準(zhǔn)化)。消除找尋物品的時間 ,能立即使6、用與取出。井井有條,消除過多的積壓物品。整頓是一種科學(xué),它定出了標(biāo)準(zhǔn)化,誰到這個工作崗位,什么東西放在哪里已變成一種習(xí)慣B.注意點(diǎn): 這是提高效率的基礎(chǔ)任意決定物品的擺放必然不會使你的工作速度加快,它只會讓你的找尋時間加倍。C.實(shí)施要領(lǐng): 1.前一步驟整理的工作要落實(shí),整理是整頓的基礎(chǔ),沒有整理就無法整頓。 1.1.徹底地進(jìn)行整理1.1徹底地進(jìn)行整理,只留下必需物品;1.1在工作崗位只能擺放最低限度的必需物品;1.1正確地判斷出是個人所需還是小組(部門)共需品。2.流程布置,確定放置場所 2.1放在崗位上的哪一個位置比較方便?進(jìn)行布局研討;(如物品放置個人處后,我們整頓的目的就無法達(dá)到。)2.7、2物品的保管要 定點(diǎn)、定容、定量。2.3將經(jīng)常使用的物品放在工作地點(diǎn)的最近處;2.4特殊物品必須設(shè)置專門場所并由專人來進(jìn)行保管(比如:印章);2.5物品的放置場所原則上要100%設(shè)定。3.規(guī)定放置方法、明確數(shù)量 3.1物品按用處或按種類來區(qū)分放置;3.2擺放方法各種各樣,例如:架式、箱內(nèi)、工具柜、懸吊式,各個崗位提出最適合各自工作需要的想法;3.3盡量立體放置,充分利用空間;3.4便于拿取和先進(jìn)先出4.進(jìn)行標(biāo)識4.1采用不同色的膠帶等標(biāo)識;為擺放長久物品和固定永久性物品設(shè)置標(biāo)志。4.2用隔板或書夾、擋板等來劃分區(qū)域,區(qū)分的各種標(biāo)識。放置場所和物品一對一表示。D實(shí)施步奏第一步:分析現(xiàn)狀在進(jìn)行分析8、的時候,從物品的名稱,物品的分類,還有物品的放置這幾個方面進(jìn)行規(guī)范化第二步:物品分類在整頓時,要根據(jù)物品各自的特征進(jìn)行分類,把具有相同特點(diǎn)或具有相同性質(zhì)的物品劃分到同一個類別,并制訂標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,確定物品的名稱,標(biāo)識物品的名稱。類別文件名稱各種情報工程情報累、化學(xué)情報類工具加累財務(wù)文件類原始憑證、每月憑證運(yùn)作程序質(zhì)量文件、各種相關(guān)制度第三步:決定儲存方法要點(diǎn):對于物品的存放,一般應(yīng)進(jìn)行定制管理。根據(jù)物流運(yùn)動的規(guī)律性,按照人的生理、心理、效率及安全的需求來科學(xué)地確定物品的場所和位置,實(shí)現(xiàn)人與物的最佳結(jié)合的管理方法。場所、物品的存放位置、標(biāo)識等三方面的含義都要固定。 對于自由位置放置的,適用于物流系9、統(tǒng)中的那些不用放回去、不重復(fù)使用的物品。對不同物品加以區(qū)分,不同位置的劃分也可以采用可移動的線條或銜接支架來加以分割,表示位置暫時固定,標(biāo)識與定制管理。 文件柜整理 推行程序步奏:(1)進(jìn)行現(xiàn)場定制管理,明確管理內(nèi)容。工作空間 人與物品的聯(lián)系 物品的分類與作用 。管理方法:存檔管理:選用合適的文件夾、文件柜、等物品來按類存檔。日常存放:設(shè)置專門的文件柜用來存放文件,設(shè)置標(biāo)識、條形帶、便于取放。分析問題,提出方案。人、物結(jié)合是不是很自然,空間的利用是不是可以增大?分析之后再進(jìn)行定制設(shè)計,為了達(dá)到布置的詳細(xì)化,合理化,簡明化,簡單化。要做到:最優(yōu)的空間利用 最大的操作便利 最小的改進(jìn)費(fèi)用 最少的心10、情不暢 最廣的統(tǒng)一規(guī)范 最佳而又靈活的彈性 最美的協(xié)調(diào)布局 整頓表對象具體物品標(biāo)示定位工具文具賬票類 檔案類印章類第四步:實(shí)施按照決定的儲放方法,把物品放在該放的地方,不要造成有些物品沒有家。工作場所的定置制度(要點(diǎn)); 一套齊全的工具、文具(盡量地限制每人所使用的文具和工具,每人最多就是一套)對于使用頻率不高的文具,如訂書機(jī)等,可以讓整個辦公室共用一套,文件存放在一個定點(diǎn)。在工作崗位只能擺放最低限度的必需物品筆、墨、橡皮、尺子等辦公用具整理,放置 1次/日2.物品的定置制度(要點(diǎn));文件存放在一個定點(diǎn);在儲存的過程中,最好無紙化,文件的傳遞等盡可能的用電腦。使用的物品放置場所等基本狀況的表示11、板。它的具體位置在哪里?做什么,數(shù)量多少,甚至說,誰來管理等等重要的項(xiàng)目,讓人一看就明白。因?yàn)?S的推動,它強(qiáng)調(diào)的是透明化、公開化。名稱:xxxx 標(biāo)示顏色:數(shù)量:幾個月/多少 地點(diǎn):. 將不經(jīng)常使用的文件資料進(jìn)行分類編號整齊存放于文件柜中。 1次/日. 將經(jīng)常使用的文件資料進(jìn)行分類整理,每日必用、常用和常不用三種,常不用的文件要盡快處置,整齊放于辦公桌抽屜或文件柜中 1次/日. 對文件(包括電子文檔)作盤點(diǎn),把文件分為必要(有效)和不要(過期無效)的,不要的全部銷毀,必要文件進(jìn)行整理、存檔。 1次/日. 電腦硬盤里的電子文檔、資料分類必須條理清晰, 1次/日制度,每2日上會(3分鐘會議)總結(jié)12、一次。對沒做到的加強(qiáng)。三、3S清掃A目的:保持前面整理、整頓的結(jié)果。 通過整理、整頓,必須物品處于能立即取到的狀態(tài),取出的物品還必須完好可用,這是清掃的最大的作用。將工作場所清掃干凈。保持工作場所干凈、亮麗的環(huán)境。有物品的位置無塵土,保持舒適的心情與心情B注意點(diǎn): 責(zé)任化、制度化。 C. 實(shí)施要領(lǐng): 1.建立清掃責(zé)任區(qū)。責(zé)任區(qū)表區(qū)域責(zé)任部門清掃內(nèi)容招待廳輪流煙灰、澆花、喂魚、地面無塵實(shí)驗(yàn)室銷售部銷售部人員(老楊、張風(fēng))煙灰、窗臺、桌面文件擺放等財務(wù)室文件擺放、文具、私人物品放置等總經(jīng)辦總經(jīng)理煙灰、熱水器、私人物品放置等副總辦室副總(無人時或繁忙時由財務(wù)部門負(fù)責(zé))文件擺放、煙灰、私人物品放置等每13、個部門需有一個副負(fù)責(zé)部門。當(dāng)一個部門繁忙時,由另一個部門來輔助。沒有清理或其他問題記錄后2部門需一同負(fù)責(zé)。執(zhí)行例行掃除,清理臟污,人人參與,責(zé)任到部門每周一次大掃除、每日保持房間干凈、整頓后的物品歸位3.最高領(lǐng)導(dǎo)要以身作則。清掃是每一個人都去參與,責(zé)任貫穿到每一個人,清掃與點(diǎn)檢、保養(yǎng)工作要充分地結(jié)合,杜絕雜亂,最終要建立清掃的基準(zhǔn)。(關(guān)鍵就在于領(lǐng)導(dǎo)。如果領(lǐng)導(dǎo)能堅持這樣做10天,大家都會很認(rèn)真地對待這件事情,很多公司推行,靠著行政命令去維持,缺少的就是領(lǐng)導(dǎo)的以身作則,人人參與)。D清掃制度: 清掃內(nèi)容每日自我檢查。1次/日整理、整頓后物品、文件每日確保放置整齊、干凈,無無用的物品,保持整理的目的14、。桌面干凈整潔、無垃圾、無雜物遺落 ,每天5分鐘清掃 每天下班后5分鐘。無無用的手稿與工作無關(guān)的文件、卡片、冊子、檔案、報刊等。1次/日招待人走后,需立即清理招待用品、桌面。四、4S清潔將上面的整理、整頓、清掃實(shí)施的做法制度化、規(guī)范化,并貫徹執(zhí)行及維持結(jié)果。 A目的: 維持上面的成果 成為管理和制度化,是標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ),企業(yè)文化開始形成。推行透明管理。B.注意點(diǎn): 制度化,定期檢查。 C.實(shí)施要領(lǐng): 1.前面3S工作 完成。 2.主管經(jīng)常帶頭巡查,以表重視一旦開始了實(shí)施5S就絕對不能半途而廢,否則就會很快地退回到原來的狀態(tài)。3清潔是貫徹整理、整頓、清掃標(biāo)準(zhǔn)化的一個流程,所以應(yīng)將非必需品從崗位上全15、部撤走,而且要迅速地撤下來,絕不能以明天的心態(tài)來對待。D推行步奏:一、制定目視管理的標(biāo)準(zhǔn):( 一、辦公桌、公共場所)項(xiàng)目內(nèi)容得分問題點(diǎn)整理每張臺都有一套辦公用具。不能用的文具也在臺面。私人物品隨意擺放。堆放了許多文件、報表。空間用來堆放雜物。下班時桌面上是否干凈利落。整頓辦公文具、文件等沒有進(jìn)行定位。辦公時間,抽屜上鎖,其他人拿不到物品。公共物品也放在個人抽屜。桌面物品有無控制在最低數(shù)量清掃臺面物品擺放雜亂無章,有明顯灰塵。煙灰缸未倒煙灰,辦公垃圾多日未傾倒。房間內(nèi)煙味濃重。客人走后是否立刻打掃現(xiàn)場。 (二、文件資料)項(xiàng)目內(nèi)容得分問題點(diǎn)整理各種新舊版本并存,分不清誰新誰舊和孰是孰非。過期的仍然16、在使用。關(guān)鍵文件隨意放置。整頓未能分門別類,也沒有用文件柜,文件夾來存放沒有定點(diǎn)擺放,四處都是。文件種類繁多,難以管理。區(qū)域文件無標(biāo)示、無定位。清掃文件柜、文件夾等污跡明顯關(guān)鍵文件隨意亂放。1.貫徹前3S的制度與2.制定獎罰措施:對于沒達(dá)到制度或各種管理標(biāo)準(zhǔn)的,采取每次上會點(diǎn)名提醒:人名不能點(diǎn),只能點(diǎn)沒做好的事,和相關(guān)負(fù)責(zé)部門。(由于我們公司屬于非常小的公司,人員都在可監(jiān)視范圍之內(nèi),靠人治就能夠?qū)崿F(xiàn),盡量少用法治強(qiáng)行的。以激勵為住)總經(jīng)理經(jīng)常帶頭巡查(一周一到兩次),以表重視。清潔:不僅僅是“清凈整潔”,而且還包括“美化正常”。也就是說,除了維持前3S的效果以外,更要通過各種目視化的措施來進(jìn)行17、點(diǎn)檢工作。五、5S素養(yǎng)通過晨會等手段,培養(yǎng)每位成員養(yǎng)成良好的習(xí)慣,并遵守規(guī)則做事。開展容易,但長時間的維持必須靠素養(yǎng)的提升。 A.目的: 培養(yǎng)具有好習(xí)慣、遵守規(guī)則的員工 營造團(tuán)體精神 B.注意點(diǎn): 長期堅持,才能養(yǎng)成良好的習(xí)慣。 C.實(shí)施要領(lǐng): 1. 對于規(guī)定的事情,大家要嚴(yán)格地按要求去執(zhí)行。養(yǎng)成一種習(xí)慣,習(xí)慣會成自然。2. 持續(xù)推行4S直到成為全員共有的習(xí)慣。3. 訓(xùn)練(對人員進(jìn)行5S教育、實(shí)踐)。 4. 制定晨會(3分鐘會議)。程序:4.1時間:周3周5 早 8:30-8:354.2 召集人:總經(jīng)理 4.3 會前:召集人提前通知。4.4 出席人員:所有人(公司人比較少,而且目前沒有規(guī)定出部門負(fù)責(zé)人)4.5會議地點(diǎn):4.6.會議程序:4.6.1各部門2日情況總結(jié)、按照每一步奏的表格說明。4.6.2簡單評價(包含定期的評價,不定期的評價,討論的會議記錄)4.6.3提出問題、合理化建議。4.6.4布置后兩天內(nèi)容(書面計劃書) 。5. 鐵門緊鎖的時代,已不能符合時代的要求,現(xiàn)在有時還能看見緊鎖的鐵門、工具箱,這些與5S精神是相違背的。要想進(jìn)行徹底的修養(yǎng),必須胸懷共產(chǎn)主義大志,保持公開的狀態(tài)。每一個員工都能節(jié)省進(jìn)而根除浪費(fèi),養(yǎng)成勤儉創(chuàng)業(yè)的好習(xí)慣,做好自我管理。每一個員工感覺到推動5S,只有持之以恒才能見效 。
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