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1、商貿有限公司全體員工辦公環境維護管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 辦公環境維護管理制度第一章 總則第一條 目的：為規范員工日常行為，維護公司辦公環境衛生，創造整潔有序的工作氛圍與和諧的人際關系，特制定本管理規范。第二條 適用范圍：XX市XX商貿有限公司全體員工。第三條 原則：公司全體員工必須嚴格遵守，它是評價員工個人行為標準的依據。第二章著裝方面第三條上班著裝應得體，干凈整潔。第四條凡涉及從事對外聯系、對外接待及對外大型社會活動等有關公司公共形象的員工，必須著整潔的職業正裝，商場專柜人員必須按照各商場或專柜要2、求統一著裝。第三章維護整理整潔第五條辦公桌椅管理1、桌椅擺放整齊、表面無灰塵、雜物；2、離開座位時，桌面資料、文件等擺放整齊；下班后，桌面僅擺放電話、筆筒、文件框、水杯，且需擺放整齊；3、座位桌面的中央放置電腦顯示器，文件框統一放在電腦顯示器左側，電話、筆筒等放在電腦顯示器的右側，不得用物品遮擋電腦顯，立式電腦主機箱應放置于辦公桌下面；4、辦公桌下面放置推柜、紙簍、計算機主機、電源插座，不應有其他物品；5、員工離開辦公桌或會議室，應將座椅歸位；6、注意保持地面清潔，若有物品或垃圾掉落地面應及時清理；7、推柜上不得堆放物品。第四條文件柜及文件管理1、文件柜擺放整齊，保持整潔、無灰塵、無雜物；2、3、不同規格尺寸的文件夾應分別擺放；3、工作時不使用的文件夾應保管于文件柜中，并擺放整齊；4、文件夾的夾脊需注明標識，標識需清楚且便于查找；5、不使用的文件應及時清理銷毀。第五條辦公設備的管理1、辦公設備包括：顯示器、傳真機、復印機、打印機、電腦主機等；2、使用傳真機、打印機或復印機后，使用者需將稿件帶走，并同時清理所產生的錯誤報告、廢紙等，不得堆放于辦公設備上或附近；3、由人事行政部行政專員負責辦公設備的日常檢查及維修維護；4、辦公設備表面應保持整潔并不得放置物品；5、有節能功能的設備在暫時不使用時應調整為節能狀態；第六條辦公環境管理1、辦公區域內的“地面、墻面、天花板、窗臺、門窗、玻璃、電源開4、關、空調、燈、消防箱、滅火器、看板、標語”如出現破損等問題，發現后應及時向人事行政部反饋，由行政專員負責及時處理；2、各部門辦公垃圾下班前統一放置大垃圾桶，大垃圾桶內的垃圾由衛生區域負責值日部門統一清理至辦公樓下物業垃圾歸集處；3、公共走廊區域及辦公通道范圍內禁止堆放任何物品；4、辦公區域內所使用的纜線應有效捆扎并布置于地板卡槽內；5、下班時要關閉門窗、照明設備及其他辦公設備電源，并需在離開時檢查門禁。第七條會議室使用管理1、公司各部門使用會議室應提前一日到人事行政部辦理預約登記手續，行政專員可根據輕重緩急調整使用，如臨時取消預約，應及時通知行政專員，行政專員在會前需提前半日完善以下事項：1）5、保證會議室衛生清掃整潔，無污漬垃圾；2）會議室桌椅擺放整齊，完好無損且數量符合會議參會人數使用；3）會議室辦公設備完好無損，正常使用；4）會后對參會部門使用后的清掃、清潔工作進行監督檢查，并詳細記錄反饋部門主管。2、使用部門應在會議前及時將標牌狀態調整為“已預約”，會議開始后狀態調整為“使用中”，結束后應及時恢復為“閑置”狀態，會后使用部門應完善以下事項：1）會前對會議室進行檢查，桌椅擺放是否整齊、衛生環境是否整潔并記錄對相關責任部門進行反饋；2）對會議期間產生的垃圾、茶水污漬等清掃干凈；3）對會議室桌椅擺放整齊全部歸位；4）會議室辦公設備電源關閉，并檢查完好。第八條 餐廳衛生管理 1、餐廳就6、餐時段：早餐08：50前，午餐12：00-13：00間微飯，8：50后及12：00前嚴格不允許在餐廳微波爐熱飯及就餐，違規一次按10元/次處罰；2、每日在公司餐廳就餐員工，應在就餐后清理就餐殘渣、污漬，保證桌面使用后的清潔干凈；3、就餐員工需對微波爐托盤及爐壁上澗出的湯汁進行清理，保證微波爐的整潔干凈；4、就餐員工需對餐廳的地面進行清掃，保證地面干凈無污漬，椅子擺放整齊歸位。5、每日由餐廳衛生檢查值班部門對餐廳衛生清潔工作進行檢查，發現清潔不到位的相關責任人要求其重新清掃，達到標準為止（詳見附件三辦公室餐廳衛生檢查值班表及附件四餐廳衛生檢查記錄表）；第九條 空調維護使用1、各辦公室的空調由各部7、門主管負責空調的使用與管理；2、空調使用要求：季節開機室溫空調設定溫度夏季3026冬季820 注：開機室溫以空調調節器上顯示的溫度為標準。3、合理的空調開關時間：早上8:00-12:00；下午13:00-17:10（下班提前20分鐘關閉空調），特殊情況（如公司召開會議或有客人來訪等）除外。4、凡違反“空調使用要求”開啟使用空調的部門責任人處罰50元/次，凡出現下班忘關空調的責任人處罰100元/次。第十條 衛生間衛生管理維護1、衛生間的日常衛生維護由辦公室各部門輪流值日，對衛生間的門、地面、垃圾桶、便池進行清掃、清潔，沖洗，并由值日部門將辦公室垃圾清理到樓下物業垃圾回收桶；2、凡值日部門未按規定8、時間及標準清理衛生間，對部門相關責任人按10元/次處罰。（詳見附表二衛生間清潔值班表）第四章禮儀規范第十一條電話禮儀1、電話鈴響3聲以內必須接聽電話，語氣要熱忱親切，不生硬，語速適中。用語應盡量簡潔、明確，以減少通話時間，避免耗時占線的現象。2、接打電話應先問候“早上好”或“下午好”或“您好”，接打電話過程中要使用文明用語。3、電話、手機鈴聲的音量應調整適當，音量不得過大，不應影響他人工作。4、提倡幫助周圍不在座位的同事接聽電話，并記錄來電信息。5、不允許員工使用公司設備及資源撥打私人電話。6、會議中應將移動電話設置到振動或關閉狀態，不得接打電話。7、凡上述規定違反一項按10元/次處罰；第十二9、條工作行為舉止1、不做任何損害公司利益的事情；2、會見客人，應起立迎接、握手致意、示意就座；3、與客人同行，注意為客人領路；4、客人來訪時，前臺應電話通知被訪人員，被訪人員須到前臺處引領。會談結束后，被訪人員需將客人送至電梯間；5、未經允許，不得將來訪客人帶入辦公區域；6、參加會議時應提前到會、認真聽會、做好記錄，不看與會議無關的材料，不打斷或影響他人發言、不打瞌睡、不做雜事，不頻繁進出會場，不遲到、不早退；7、工作時間內，不做與工作無關的事情：不閑聊、不看與工作無關的書籍/報刊/雜志/網站、不玩電腦游戲；8、辦公區域內必須保持安靜，不得高聲喧嘩，不得影響他人工作；9、播放多媒體文件應使用耳機10、，不得影響其他人工作；10、節約用紙，除對外使用或需存檔的文件外，盡量兩面用紙。打印機紙槽內不放紙。第十三條吸煙管理：吸煙人員需在指定場所吸煙，煙灰應彈入煙缸內，煙蒂應在煙缸內熄滅，嚴禁在辦公區域、會議室等非指定場所吸煙。第五章檢查制度第十四條為了更好的落實執行本規范，特成立衛生環境檢查工作小組：檢查小組成員：總經理助理、貨品主管、財務主管、人事行政主管、企劃部主管。第十五條檢查時間1、辦公室餐廳環境衛生由每日衛生檢查值日部門負責監督檢查，對每天中午就餐人員的餐后清掃清潔情況進行檢查，發現衛生不到位的情況下當天進行整改并清潔完畢，詳見附件三辦公室餐廳衛生檢查值日表及附件四餐廳環境衛生檢查記錄表11、；2、行政專每周一次不定期對各公辦室的辦公環境進行檢查，對各部門員工著裝禮儀，桌面辦公維護，文件柜、各辦公區域衛生狀況等進行檢查，詳見附件一辦公區域衛生環境周檢查表，檢查完畢在公司部門群通報并張貼；3、根據辦公區域檢查項目（見附件一辦公區域衛生環境周檢查表），工作小組每周五下午大掃除后統下進行檢查，并填寫衛生檢查表并通報。4、凡上述1-3項，相關責任未檢查或未整改到位按10元/次/人進行處罰。第十六條衛生檢查小組現場檢查時，如發現問題需下達整改通知單并限期整改到位；事后應跟蹤整改效果，并形成檢查報告予以公示。第六章附則第十七條 本規范由人事行政部負責制定，并經總經理審批通過自頒布之日起正式執行12、。附：1、辦公區域衛生環境周檢查表 2、辦公室衛生間清潔值日表 3、辦公室餐廳衛生檢查值日表4、 餐廳衛生檢查記錄表附件一：辦公區域衛生環境周檢查表受檢部門： 檢查日期： 年 月 日項目檢查內容檢查得分整改措施備注著裝上班著裝應得體，干凈整潔。（2分）辦公區域桌椅擺放整齊、表面無灰。（1分）桌面資料、文件等擺放整齊；（2分）電腦顯示器，文件框或書立統一放在顯地器的左側，電話、筆筒等放在顯示器的右側，主機箱應放置座位下面。（1分）座位下面放置推柜、紙簍、計算機主機、電源插座，不應有其他物品。（2分）桌柜上面不應有雜物。（1分）辦公室垃圾應及時清理干凈。（1分）。公共走廊區域及辦公通道范圍內禁止堆13、放任何物品（1分）文件及文件柜文件柜擺放整齊，保持整潔、無灰塵、無雜物。（2分）不同尺寸的文件夾不能混放，應分開擺放。（1分）不使用的文件應及時清理銷毀。設備保持整潔并不得放置物品。辦公設備1、 門窗明凈、清潔、無污漬；2、 打印機、電話機清潔干凈無污跡；3、 打印機上無雜物，廢紙等；辦公環境飲水機是否干凈無污漬；公告欄沒有過期的公告物品盆景擺設無黃葉、枯死及干渴未澆水；餐廳環境1、 餐桌明凈、無污漬及殘渣湯汁；2、 椅子擺放整齊；3、 微波爐清潔干凈，微盤、壁爐無污漬；衛生間環境1、 便池干凈無污漬；2、 垃圾桶清收干凈；3、 地面無污漬、灰跡及垃圾物體；4、 衛生間門干凈無污漬；附件二：辦14、公室衛生間清潔值日表日期值日部門星期一人事行政部星期二財務部星期三工程企劃部星期四貨品部星期五貨品部星期六貨品部星期日貨品部備注：1、由各值日部門主管指定相關責任人對衛生間進行清理清收及垃圾處理； 2、次日由行政專員負責對值日部門的清潔工作進行檢查，發現清潔不到位地方要求重新清掃清潔；發現未清掃或重新清掃不符合標準的責任部門按10元/次處罰。 附件三：辦公室餐廳衛生檢查值日表日期值日部門星期一人事行政部星期二財務部星期三工程企劃部星期四銷售部星期五貨品部星期六貨品部星期日貨品部備注：1、由各值日部門主管指定值班人員中午監督檢查餐廳衛生環境； 2、值日檢查人員有責任告知當天就餐人員清潔事項及結果檢查，并填寫檢查記錄表； 3、因值日部門未檢查，由人事行政部發現衛生處理不到位直接追責部門負責人，按相應規定進行處罰并于部門群內通告。 附件四：餐廳衛生檢查記錄表序號值日部門檢查項目需整改 項目檢查人 簽字餐桌微波爐餐廳地面餐廳椅子是否干凈無殘渣、無污漬是否干凈無湯汁，無污漬無就餐垃圾及污漬是否擺放整齊歸位注：1、每日值班部門責任人對檢查項目結果進行填定并簽名備注； 2、凡由行政專員發現值日部門未檢查或餐廳未清潔的現象發生，一律處罰值班部門責任人5元/次。