熱水器品牌企業市場服務熱線管理制度.doc
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上傳人:職z****i
編號:1102201
2024-09-07
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1、熱水器品牌企業市場服務熱線管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: XX中國市場XX服務熱線管理制度XX年XX中國市場XX服務熱線管理制度編 號編制: 客服部日 期:XX年01月01日頁 數批準日期:XX年01月 01日版 本XX-1.0版編訂部門XX中國市場分發部門XX中國市場各部門1、目的為了進一步規范服務標準,樹立良好的企業形象;為保證與客戶溝通渠道的暢通,確保信息的及時傳遞,提高服務效率,樹立企業對外形象,特制定本制度。2、適用范圍本制度適用于國內營銷中心客服部3、服務對象所有致電XX服務熱線人員4、定義4.2、1銷售類電話:通過熱線了解XX產品,咨詢購買、代理等相關的電話。4.2 售后類電話:通過熱線進行產品性能咨詢,故障報修,網點查詢,產品真偽查詢,服務投訴等的電話。4.3廣告類電話:主要是非銷售和售后類的廣告推銷等的電話。 5、具體細則5.1呼叫中心平臺建立5.1.1通過搭建專業的呼叫中心,進行專業化呼叫平臺操作,服務熱線設定企業彩鈴,宣傳企業形象。利用呼叫系統,綁定各個職能部門電話直線,采用語音導航選擇,呼叫用戶根據自身需求選擇轉接功能。(安裝/維修服務、技術支持、銷售咨詢)5.2熱線電話接聽5.2.1 安裝/維修咨詢服務熱線對外保持每天上午8時至晚上20時暢通,正常上班采用固話直線接聽,非上3、班時間轉接至技術支持手機接聽,以保證上班時間熱線有人接聽。熱線電話響起3聲內必須接聽,如當值人員未能接聽,其他人員必須采取搶接措施。電話要按照規定使用文明用語。受理首語:您好,XX,請問有什么可以幫您;受理結語:感謝您致電XX,再見!5.2.3通過電話溝通,對來電者的問題給予耐心的解答和處理,并同步登記入熱線電話來電記錄表,對于未能即時處理的問題,做好相關登記,4小時內給予二次外呼回復處理。5.3服務熱線的維護如發現客戶服務電話長久未有來電時,應及時撥測,檢查電話線路是否正常,如線路發生故障,應及時與IT部聯系及時修復。5.3.2不得使用熱線電話對外進行外呼,避免長時間占用熱線線路,造成線路繁4、忙,影響用戶呼叫。 5.4服務熱線記錄工作時間內的XX來電,都應該詳細記錄來電事項及內容,非工作時間手機轉接不方便記錄的重要來電或者留言系統,應該在次日予以補錄,確保所有來電有記錄追溯。5.5電話服務質量要求5.5.1認真受理各項業務,清楚受理業務的注意事項,掌握快速處理業務的能力,對于自身能力或業務范圍內的事項,與客戶約定回復時間后,落實解決處理方案,按約定時間給予回復或要求相關人員按約定時間回復。 5.5.2對于廣告類電話,應采用委婉的態度進行推辭,不得粗言對待,影響公司形象。5.5.3不得以任何理由拒接、掛斷服務熱線電話來電。5.5.4在電話接聽過程中,如因特殊情況通話時間過長,應請求客5、戶諒解,用另外一部電話立即回復客戶,避免通話時間過長影響其他客戶的電話接入。5.6接電話特殊情況處理指引聽不清對方講話時:“對不起,聽不清您的聲音,請您再說一遍好嗎?或請您聲音稍大一些好嗎?”5.6.2對方聽不清我們的聲音,不停地“喂”時:“我能聽見您的聲音,請講。”需要對方等待時:“請您稍等。”當讓對方等待時間過長時:“對不起,讓您久等了。”5.6.4遇到對方反映服務熱線難撥時:“對不起,線路忙,讓您久等了,請問有什么可以幫您?”遇到對方撥錯號碼時:“對不起,您撥錯了,這里是XX熱水器服務熱線。”遇到客戶要求查詢各部門領導電話需要反映問題時:“請問您要反映哪方面的問題,我可以幫您嗎?”(按正6、常程序受理,如正常業務可以告知領導直線,如廣告類電話不得隨意透露)6、考核辦法6.1 考核辦法根據每月服務熱線來電登記記錄,市場信息反饋等綜合評定,對熱線接聽第一責任人(技術支持)做相應考核。6.2激勵兌現時間與辦法6.2.1通報時間月8日前公布上月考核結果,并進行全國通報。6.2.2兌現時間:正負激勵每月15日直接在工資中體現。6.3過程考核6.3.1接到投訴接線服務態度差,或者通話過程與來電方發生爭吵,直接掛斷對方電話等,給予責任人負激勵20-50元/次。6.3.2未能按約定時間給予來電方進行回復,或引起二次客訴的,對直接責任人負激勵10-50元/次。6.4結果考核6.4.1對熱線電話來電記錄表記錄不完善的,導致信息無法追溯,對直接責任人給予負激勵10-20元/次。6.4.2 對于漏接熱線來電,對直接責任人給予負激勵10元/次,如有引起重大客訴的,對直接責任人給予負激勵50-200元/次。9、其他附表:9.1表1:熱線電話來電記錄表10、附則8.1本制度由XX中國市場制定,XX中國市場根據市場變化保留修訂權。8.2本規定試行期:XX年01月01日至XX年12月31日,自發文之日起執行。XX中國市場XX年一月一日