酒業(yè)公司市場費(fèi)用及報(bào)銷管理制度.doc
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上傳人:職z****i
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2024-09-07
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1、酒業(yè)公司市場費(fèi)用及報(bào)銷管理制度編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號: 目 錄市場費(fèi)用管理辦法 -03費(fèi)用報(bào)銷制度 -09市場費(fèi)用管理辦法第一章 市場費(fèi)用執(zhí)行市場費(fèi)用的執(zhí)行采用報(bào)批制度,分為費(fèi)用申請、費(fèi)用使用、費(fèi)用核銷三個(gè)管理環(huán)節(jié)市場費(fèi)用申請1. 公司各市場費(fèi)用執(zhí)行主體(市場部、分公司、辦事處)依據(jù)業(yè)務(wù)開展的需要,在預(yù)算范圍之內(nèi)獨(dú)立制定費(fèi)用使用的具體計(jì)劃,并逐級報(bào)批申請。各執(zhí)行主體對費(fèi)用計(jì)劃的合理性、專業(yè)性負(fù)主要責(zé)任;2. 公司性廣告和品牌宣傳費(fèi)用由市場部、品牌部按預(yù)算申請,并按流程和管理權(quán)限簽批;3. 產(chǎn)品促銷費(fèi)用由市場部2、設(shè)計(jì)促銷活動后按預(yù)算申請,并按流程和管理權(quán)限簽批;4. 區(qū)域促銷費(fèi)用由各辦事處制定費(fèi)用使用計(jì)劃后按預(yù)算申請,并按流程和管理權(quán)限簽批;5. 因市場情況發(fā)生變化導(dǎo)致已申請的區(qū)域市場費(fèi)用中的具體項(xiàng)目不能執(zhí)行或者執(zhí)行方式與申請存在差異時(shí),可由分公司、辦事處申請對費(fèi)用變更后使用6. 如市場有特殊情況,需先實(shí)施后補(bǔ)報(bào)告的,必須由實(shí)施人寫清楚詳細(xì)實(shí)施情況,并注明批準(zhǔn)人(分管副總以上)、實(shí)施人,報(bào)至市場部登記,待市場部落實(shí)清楚后予以先登記督查,負(fù)責(zé)此事的實(shí)施人在事后,應(yīng)立即補(bǔ)辦手續(xù),如不及時(shí)補(bǔ)辦的,按不申請?zhí)幚?. 原則上品鑒會地點(diǎn)必須在該城市設(shè)置四家固定地點(diǎn),在該店內(nèi)做好客情關(guān)系,做到免費(fèi)陳列及良好的氛圍營3、造。區(qū)域市場費(fèi)用使用管理1. 辦事處作為區(qū)域市場費(fèi)用使用管理的主體責(zé)任人,對區(qū)域市場費(fèi)用使用的真實(shí)性、有效性和手續(xù)清楚完備負(fù)有主要責(zé)任2. 若區(qū)域市場費(fèi)用由贈酒或促銷禮品形式支付的,需由申請人填寫贈品領(lǐng)用單,經(jīng)辦事處經(jīng)理同意后領(lǐng)取發(fā)放并填寫贈品發(fā)放表區(qū)域市場費(fèi)用的核銷1、 區(qū)域市場費(fèi)用核銷時(shí)需填寫市場費(fèi)用核銷清單經(jīng)客戶及辦事處經(jīng)理簽署后傳至市場部,逐級審批后核銷,辦事處應(yīng)準(zhǔn)備好相關(guān)文件以備審計(jì)監(jiān)察部監(jiān)察審計(jì)。2、 辦事處應(yīng)按費(fèi)用項(xiàng)目的規(guī)定準(zhǔn)備核銷憑證,妥善保管供公司審查1) 實(shí)物部分保存年限應(yīng)大于半年,經(jīng)辦事處經(jīng)理、市場督導(dǎo)現(xiàn)場清點(diǎn)并填制實(shí)物銷毀清單后當(dāng)場銷毀。市場部應(yīng)核對審計(jì)期間累計(jì)的報(bào)賬數(shù)4、量和實(shí)物數(shù)量。半年內(nèi)市場部未到辦事處審計(jì)的,辦事處可將超過保存期限已報(bào)帳的實(shí)物自行銷毀,并填寫實(shí)物銷毀清單備查。2) 單據(jù)部份(主要指收據(jù)、協(xié)議、照片、實(shí)務(wù)銷毀清單等)保存年限不少于一年,由辦事處留存,年終時(shí)按照方案分類整理成冊,作為審計(jì)憑證備查,超過公司要求保存年限后,經(jīng)分公司、辦事處經(jīng)理與市場督導(dǎo)聯(lián)合簽字確認(rèn)后方可銷毀。3、 辦事處應(yīng)建立區(qū)域市場費(fèi)用(含費(fèi)用申請、核銷、促銷品、贈酒)使用臺賬,并于每月同經(jīng)銷商、市場部至少對帳一次。市場費(fèi)用核銷一、核銷時(shí)間每月1-10日核銷上月開展的品鑒會,實(shí)際開展場地及時(shí)間允許與簽呈提報(bào)時(shí)間有差異,但開展場次不能超過簽呈申請量,且實(shí)際開展差異需在結(jié)案報(bào)告上5、給予說明。二、促銷活動費(fèi)用1、陳列費(fèi)(1)需提供該費(fèi)用的報(bào)告,與超市、賣場等簽訂的協(xié)議,收款的發(fā)票(或收據(jù));(2)該網(wǎng)點(diǎn)的門店及產(chǎn)品陳列的照片(需附當(dāng)?shù)禺?dāng)期報(bào)紙);(3)實(shí)施情況一覽表中要填寫網(wǎng)點(diǎn)的名稱、詳細(xì)地址、負(fù)責(zé)人(或相關(guān)聯(lián)系人)的手機(jī)及辦公室電話。2、促銷人員費(fèi)用需提供報(bào)告、工資表、外聘人員使用情況一覽表(如有暗促或兼職等請注明其在網(wǎng)點(diǎn)的真實(shí)身份)。3、旅游活動(1)需提供該費(fèi)用的報(bào)告,(2)旅游合同,發(fā)票,旅游行程表,(3)參加者在旅游景點(diǎn)的集體合影(嚴(yán)禁電腦合成),往返交通工具的票據(jù),(4)旅游人員登記表,活動期間的銷量證明。4、刮獎(jiǎng)卡(公司統(tǒng)一投放)(1)、刮獎(jiǎng)卡兌現(xiàn)的禮品價(jià)值6、在500元以內(nèi)(含),憑刮獎(jiǎng)卡直接核報(bào);(2)、刮獎(jiǎng)卡兌現(xiàn)的禮品價(jià)值超過500元的,憑刮獎(jiǎng)卡、中獎(jiǎng)?wù)呱矸葑C復(fù)印件、獎(jiǎng)品發(fā)放登記表核報(bào)。5、二批、終端促銷活動(1)需提供該費(fèi)用的報(bào)告,(2)贈品的發(fā)票(或收據(jù)),(3)活動網(wǎng)點(diǎn)簽字蓋章的收條,(4)促銷活動情況一覽表,活動期間的銷量證明。6、其他促銷活動(1)、團(tuán)購渠道促銷活動需提供報(bào)告、促銷贈品發(fā)票(或復(fù)印件)、團(tuán)購政策兌現(xiàn)登記表,活動期間的銷量證明。(2)、在超市、賣場、煙酒店等針對消費(fèi)者的促銷活動按公司統(tǒng)一相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。三、產(chǎn)品包量銷售預(yù)支返利費(fèi)用(1)需提供該費(fèi)用的報(bào)告,(2)與酒店或超市等終端簽訂的協(xié)議,(3)收款的發(fā)票或收據(jù),(4)實(shí)7、施情況一覽表中要填寫終端的名稱、地址、電話號碼(可附酒店訂餐名片),負(fù)責(zé)人(或相關(guān)聯(lián)系人)手機(jī)號;(5)費(fèi)用中如有贈送對方個(gè)人好處費(fèi)請?zhí)崆白⒚鳎⑻顚懬闆r說明由經(jīng)辦人員及部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。四、廣告宣傳費(fèi)用1、電視、電臺、網(wǎng)絡(luò)等廣告(1)需提供該費(fèi)用的報(bào)告,(2)合同,發(fā)票,(3)第三方的監(jiān)播證明 (或電視臺(或電臺)、網(wǎng)站的播出證明),或市場督導(dǎo)的證明,(4)對方的收款證明,經(jīng)銷商的代墊證明,(5)公司的支付說明、廣告實(shí)施情況一覽表。2、報(bào)紙、雜志等廣告(1)需提供該費(fèi)用的報(bào)告,(2)合同,發(fā)票,(3)排期表、合同中約定發(fā)布的所有樣報(bào)或樣刊,(4)對方的收款證明,(5)經(jīng)銷商的代墊證明,(6)8、公司的支付說明,廣告實(shí)施情況一覽表。3、戶外大牌、高炮、過街天橋、燈箱、燈桿旗等廣告(1)需提供該費(fèi)用的報(bào)告,(2)合同,發(fā)票,(3)照片(需附當(dāng)?shù)禺?dāng)期報(bào)紙,遠(yuǎn)、中、近三景照片,如該廣告亮化還需附夜景照片),(4)戶外廣告登記證,驗(yàn)收確認(rèn)表、對方的收款證明,(5)經(jīng)銷商的代墊證明,(6)公司的支付說明,戶外廣告實(shí)施情況一覽表。4、售點(diǎn)廣告、專賣店門頭牌等(1)需提供該費(fèi)用的報(bào)告,(2)合同,發(fā)票,(3)照片(需附當(dāng)?shù)禺?dāng)期報(bào)紙,如該廣告亮化還需附夜景照片),(4)驗(yàn)收確認(rèn)表、對方的收款證明,(5)經(jīng)銷商的代墊證明,(6)制作材質(zhì)明細(xì)表,(7)公司的支付說明,戶外廣告實(shí)施情況一覽表。5、公交車廣告9、(1)需提供該費(fèi)用的報(bào)告,(2)合同,發(fā)票,(3)照片(需附當(dāng)?shù)禺?dāng)期報(bào)紙,并要求每輛車的照片都能看出前后車牌及左右車身和線路), (4)戶外廣告登記證,驗(yàn)收確認(rèn)表、對方的收款證明,(5)經(jīng)銷商的代墊證明,(6)公司的支付說明,戶外廣告實(shí)施情況一覽表。五、品鑒會費(fèi)用(1)需提供該費(fèi)用的報(bào)告,(2)發(fā)票(不同時(shí)間開展費(fèi)用發(fā)票不能連號)(3)客情維護(hù)實(shí)施情況一覽表(表內(nèi)要填寫參加人員姓名、單位、職務(wù)、電話、贈酒品種及數(shù)量等詳細(xì)資料)。(4)按照合同約定情況,本著先申請(填寫簽呈)后實(shí)施的原則,待實(shí)施完畢由當(dāng)事銷售人員提請,辦事處主任簽字確認(rèn)后交由財(cái)務(wù)核銷。3.1.2小品會的方案必須在經(jīng)銷協(xié)議內(nèi)注明前10、三個(gè)月啟動期執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)。(注:小品會可根據(jù)情況提前預(yù)計(jì)下月的小品會場次以總簽呈方式進(jìn)行申請)凡市場銷售人員按市場推廣方案可使用小酒作為公關(guān)及品鑒用酒,須填寫客情酒領(lǐng)用單并詳細(xì)記錄使用方向。(5)所屬各區(qū)域的辦事處負(fù)責(zé)小品會費(fèi)用的核報(bào),報(bào)銷時(shí),必須附上品鑒會總結(jié)結(jié)案表。(6)所核銷單據(jù)必須與就餐地點(diǎn)對應(yīng),由我公司承擔(dān)比例餐費(fèi)的費(fèi)用應(yīng)按照實(shí)際發(fā)生費(fèi)用出具發(fā)票(如餐費(fèi)500元,我公司承擔(dān)XX%比例,不管我公司承擔(dān)多少比例,費(fèi)用核銷時(shí)都應(yīng)該提供500元的票據(jù)),否則不予核銷。(7)小品會每桌飲用酒標(biāo)準(zhǔn)為2瓶10年(500ml)和2瓶15年(500ml)專用光瓶酒,此標(biāo)準(zhǔn)為上限。飲用酒需回收瓶蓋進(jìn)行核銷11、,由辦事處銷售內(nèi)勤監(jiān)管,嚴(yán)禁將小品會辦成吃喝會。六、公關(guān)贈酒(1)需提供該費(fèi)用的報(bào)告;(2)實(shí)施情況一覽表(表內(nèi)要填寫受贈人姓名、單位、職務(wù)、電話、贈酒品種及數(shù)量、贈送時(shí)間等詳細(xì)資料);(3)如贈送給單位還需提供對方的收條(如贊助活動贈酒還需提供現(xiàn)場照片)。七、促銷品(1)需提供該費(fèi)用的報(bào)告;(2)促銷品發(fā)票(或收據(jù));(3)促銷品發(fā)放明細(xì)表。 第二章 市場費(fèi)用監(jiān)察市場部對市場費(fèi)用執(zhí)行的真實(shí)性,管理合理性,存檔手續(xù)完備性進(jìn)行定期和隨機(jī)的現(xiàn)場審計(jì),并定期對審計(jì)監(jiān)察結(jié)果予以回饋,每月在公司領(lǐng)導(dǎo)允許的情況下,在公司的審計(jì)簡報(bào)上對一些典型審計(jì)監(jiān)察結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。市場部對于市場費(fèi)用違規(guī)的處罰規(guī)定如下:(一12、) 市場為市場推廣費(fèi)違規(guī)處罰的調(diào)查處理機(jī)構(gòu)。(二) 責(zé)任主體:省區(qū)經(jīng)理、辦事處經(jīng)理。(三) 責(zé)任劃分原則:出現(xiàn)違規(guī)操作市場推廣費(fèi)用或監(jiān)督執(zhí)行不力,原則上將按以下比例劃分處理責(zé)任,1. 有省區(qū)經(jīng)理且有辦事處經(jīng)理的分公司,省區(qū)經(jīng)理承擔(dān)40%,辦事處經(jīng)理承擔(dān)60%,2. 只有省區(qū)經(jīng)理的分公司,省區(qū)經(jīng)理承擔(dān)100%,3. 只有辦事處經(jīng)理的分公司(辦事處),辦事處經(jīng)理承擔(dān)100%。(四) 違規(guī)界定及處理:1. 未按費(fèi)用申請或變更申請按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行的,每次罰款500元;2. 未按規(guī)定準(zhǔn)備和保存核銷資料的,每次罰款500元;3. 遲緩報(bào)帳(執(zhí)行項(xiàng)目已結(jié)束一個(gè)月以上的),每次罰款500元,特殊情況需單獨(dú)向市場部說13、明;4. 未申請(含臨時(shí)性申請)或未經(jīng)過相關(guān)負(fù)責(zé)人允可,先執(zhí)行后申請或變更的,每次罰款1000元,并且公司將有權(quán)對此類費(fèi)用的申請不予批準(zhǔn);5. 虛報(bào)、假報(bào)、超報(bào)的,能及時(shí)進(jìn)行全額追回或在下次報(bào)帳時(shí)扣除的,處已相關(guān)責(zé)任人2000元罰款,若無法全額追回或無法在下次報(bào)帳時(shí)扣除的,由相關(guān)責(zé)任人全額賠償并處以2000元罰款; 6. 無故截留且利潤化費(fèi)用的,每次罰款2000元,且公司不予核報(bào)該部分費(fèi)用;7. 貪污竊取市場費(fèi)用的,直接責(zé)任人處以金額2倍的罰款后直接開除和追究其法律責(zé)任;8. 其它有悖于常理的違規(guī)行為,根據(jù)情況,處以罰款1000-2000元;9. 若市場費(fèi)用的操作一經(jīng)發(fā)現(xiàn)是違規(guī)的,若未核報(bào),公14、司有權(quán)取消該核報(bào);若客戶已核報(bào)了,公司又無法按期追回,需全額賠償;10. 若在一個(gè)年度銷售周期內(nèi),一個(gè)辦事處違規(guī)3次或以上,辦事處經(jīng)理直接開除;11. 若事先發(fā)現(xiàn)有違規(guī)行為且及時(shí)進(jìn)行了制止或向市場部進(jìn)行了說明或投訴,可免于說明或投訴人相關(guān)責(zé)任。(五) 處罰流程:相關(guān)罰款一并從責(zé)任人工資里扣除,若罰款超出該月工資范圍,即向公司財(cái)務(wù)交納剩余罰款。費(fèi)用報(bào)銷制度一、目的為明確費(fèi)用的申請、批準(zhǔn)、審核、報(bào)銷職責(zé),規(guī)范報(bào)銷流程及憑證,特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司所有部門包括辦事處的費(fèi)用的報(bào)銷,包括辦公費(fèi)用、員工費(fèi)用、車輛費(fèi)用、應(yīng)酬費(fèi)、差旅費(fèi)等;固定資產(chǎn)購置/包材的采購不在本制度規(guī)范。三、費(fèi)用審15、核1、費(fèi)用經(jīng)辦人原則上應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后的7個(gè)工作日內(nèi)填制報(bào)銷憑證,履行報(bào)銷手續(xù),當(dāng)月費(fèi)用在當(dāng)月辦理報(bào)銷,特殊情況可另行處理。2、報(bào)銷憑證根據(jù)對應(yīng)的金額,依照相應(yīng)的審批權(quán)限,經(jīng)相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后,方可提交報(bào)銷。經(jīng)本部門審核或經(jīng)歸口管理部門復(fù)審的報(bào)銷憑證,可提交財(cái)務(wù)部門審核報(bào)銷。3、費(fèi)用審核原則上應(yīng)在收到報(bào)銷憑證3個(gè)工作日內(nèi)完成,審核完畢由審核人簽名。4、審核內(nèi)容包括:費(fèi)用報(bào)銷是否經(jīng)費(fèi)用發(fā)生部門經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)審批;需歸口管理部門復(fù)審的費(fèi)用是否已經(jīng)審核;報(bào)銷內(nèi)容是否符合公司規(guī)定;報(bào)銷憑證是否真實(shí)、合法、齊全;審批權(quán)限是否在合法授權(quán)范圍及額度內(nèi);5、在審核中發(fā)現(xiàn)手續(xù)不完備,憑證缺失、填寫錯(cuò)誤等不符點(diǎn),16、審核部門應(yīng)退回,由經(jīng)辦人補(bǔ)辦后重新提交審核。四、報(bào)銷管理1、駐外人員原則上每月報(bào)銷一次,各辦事處人員的報(bào)銷票據(jù)由各辦事處負(fù)責(zé)人簽字后交由公司財(cái)務(wù)審核,無辦事處負(fù)責(zé)人簽字的任何單據(jù),不論其寄回單據(jù)是否合理合法,均不得報(bào)銷,直接寄到公司的郵寄費(fèi)由個(gè)人自付。2、費(fèi)用報(bào)銷單應(yīng)嚴(yán)格按公司要求妥善貼好,不符合標(biāo)準(zhǔn),或填報(bào)單據(jù)不符、金額不符、重復(fù)報(bào)銷,一律退回業(yè)務(wù)人員。3、單據(jù)報(bào)銷規(guī)定填寫和粘貼方法:、差旅費(fèi)報(bào)銷單A、填寫內(nèi)容按照差旅費(fèi)報(bào)銷單單上的要求填寫。B、粘貼注意事項(xiàng):將各類車標(biāo)按面額的大小分類粘貼,并在粘貼處注明各類面額票據(jù)的張數(shù)和總金額,不得將票據(jù)粘貼超過粘貼單的范圍。C、報(bào)銷必須后附出差申請單。17、費(fèi)用報(bào)銷單A、填寫內(nèi)容按單上的要求填寫。費(fèi)用一般是指所有人員在工作中所產(chǎn)生的辦公、餐費(fèi)等(不含差旅費(fèi))。B、粘貼注意事項(xiàng):原則上只報(bào)銷發(fā)票;對于無發(fā)票或以沖抵發(fā)票報(bào)帳的,充抵票據(jù)與正式發(fā)票分別張貼,不能在一個(gè)報(bào)銷單中報(bào)銷,后附書面形式的情況說明。C、餐飲發(fā)票200元以上必需要附餐館的菜清單(辦事處品鑒會除外)。4、所有報(bào)銷的所附單據(jù)不符合經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實(shí)際規(guī)定,不予報(bào)銷,單據(jù)不予退回。五、承擔(dān)責(zé)任劃分1、所有部門人員報(bào)銷單據(jù),如一旦查出報(bào)銷單據(jù)有問題的,個(gè)人退出全部所報(bào)金額,并罰以該報(bào)銷單據(jù)金額的100%的罰款。2、所有部門人員報(bào)銷單據(jù),部門負(fù)責(zé)人簽字審核其報(bào)銷內(nèi)容是否符合公司規(guī)定;報(bào)銷憑證是否真18、實(shí)、合法、齊全;審批權(quán)限是否在合法授權(quán)范圍及額度內(nèi);如一旦查出報(bào)銷單據(jù)有問題的,部門負(fù)責(zé)人罰以該報(bào)銷單據(jù)金額的80%的罰款。3、所有部門人員報(bào)銷單據(jù),如一旦查出報(bào)銷單據(jù)有問題的,相關(guān)監(jiān)管責(zé)任人罰以該報(bào)銷單據(jù)金額的5%的罰款,4、所有部門人員報(bào)銷單據(jù),財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字審核其報(bào)銷單據(jù)是否是真的,附件是否齊全;如一旦查出報(bào)銷單據(jù)有問題的,財(cái)務(wù)經(jīng)理罰以該報(bào)銷單據(jù)金額的5%的罰款。5、所有部門人員報(bào)銷單據(jù),如一旦查出報(bào)銷單據(jù)有問題的,總經(jīng)理和執(zhí)行副總經(jīng)理監(jiān)管不力各承擔(dān)5%的罰款。六、廣告制作審批及費(fèi)用報(bào)銷流程區(qū)域在制作門頭時(shí),必須有廣告公司跟店主簽訂的安裝協(xié)議,保質(zhì)期內(nèi)出現(xiàn)的店招破損、掉落等所有質(zhì)量原因均由廣告公司負(fù)責(zé);
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