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1、光學有限公司辦公用品管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總則第一條 目的為規范公司辦公用品的申購、入庫、保管、發放、使用、報廢、盤存、交接程序,使之管理有序，責任明確，節儉節約，避免浪費，特制訂本制度。第二條 適用范圍 本制度適用于XX市XX光學有限公司（以下簡稱公司）所有的辦公用品的申購、入庫、保管、發放、使用、報廢、盤存、交接等管理。第二章 辦公用品管理細則第三條 辦公用品的分類辦公用品分為低值易耗品和高值保管品兩類3.1 低值易耗品：筆記本、簽字筆、圓珠筆、鉛筆、刀片、膠水、膠帶、塑料直尺、膠紙座2、筆筒、文件架、大頭筆、介刀、綁帶、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、復印紙、打印紙、便簽紙、橡皮擦、原子筆、筆芯、夾子、涂改液、白板筆、螢光筆、記事本、電風扇、線插板、剪刀、訂書針、釘書機、打孔機、計算器、電話機、裝訂機、文檔夾、印泥、碳粉、墨盒、油墨、工卡等價值較低的日常用品；3.2 高值管理品為：電腦、打印機、文件柜、空調、相機、投影儀、辦公桌椅等價值較高的物品。第四條 辦公用品的管理責任部門4.1 公司辦公用品的管理統一歸口為公司人事行政部。 人事行政部應當于每月月初的1號-5號完成公司辦公用品使用計劃和上月辦公費用報表上交公司副總裁審核。4.2 辦公費用報表分常規費用和非常規費用兩大類：3、4.2.1其中常規費用對應日常耗用的低值易耗品的費用，月初需由各部門負責人制定相應的月支出計劃，當月的支出應當限定在月初的計劃經費之內，如有超支的，需要列出超支的緣由。超支巨大的需做當面解釋。 4.2.2非常規費用對應高值管理品一項，高值管理品不設月度計劃，根據實際需要情況通過正常審批程序購置。人事行政部需于月初列出各部門的費用支出詳細統計情況上交公司總裁。第五條 辦公用品的申購及審批 5.1 月度計劃需求：辦公用品采用統一采購，各部門于當月31日（最后一天）之前做好下月申購計劃，并填寫好月度辦公物品需求表（見表單1），由部門主管審核后交由人事行政部，由人事行政人員對月度辦公物品需求表進行審核4、，根據庫存情況匯總后填寫物品請購單（見表單2），由人事經理審核，副總裁審批，交由采購部統一采購。逾期未提交的，視為當月采購無需求。5.2 急需物品：由需求部門填寫物品請購單并注明加急原因，部門主管確認后，提交至人事行政部，人事經理審核，副總裁審批，交由采購部加急采購。5.3 在填寫月度辦公物品需求表、物品請購單必須清晰注明所需辦公用品的名稱、規格及數量，不易識別的要提供樣品或圖紙圖樣，不能提供的與人事行政部詳細溝通確認，以避免誤買。5.4 申購用品到位后，由人事行政部指定人員按購貨清單進行驗收，核對品種、規格、數量與質量。5.5 辦公用品驗收后，由人事行政部指定人員登記入帳、入庫。5.6 辦公5、用品由人事行政部依照實際需要建立安全庫存，以保證日常辦公性的需要。第六條 辦公用品的領用6.1 對新入職的管理崗位人員：由人事行政部在其入職當天按配備標準填寫物品領用單，人事經理審批后，交由新進職員確認并簽名后一次性發放。6.2 各部門申購的辦公用品，由部門根據月度辦公物品需求表、物品請購單填寫物品領用單（見表單3），經部門負責人審核后，由人事行政部按單進行分發； 超過請購單范圍的依庫存情況確認是否發放。6.3辦公室人員對于常規性的文具有需要領用的，在填寫好物品領用單標明用途，部門主管審核后，由人事行政部根據庫存數量及以往領用情況進行發放和監督；6.4 領用人員必須嚴格履行手續，應填寫物品領用6、單后領用和發放，嚴禁先借后領的行為；第七條 辦公用品的保管7.1 辦公用品管理人員必須清楚地掌握辦公用品庫存情況，經常整理與清掃，必要時要實行防蟲等保全措施。 7.2 辦公用品倉庫由人事行政部辦用用品專管人員負責定期盤點。7.3 備用的辦公用品由人事行政部統一保管。公司為人事行政部劃定相應的存放區域，實行封閉保存。由各部門申請的辦公用品應當及時發放。7.4 發放出去的辦公用品應當由人事行政部做好相應的領用記錄物品領用記錄清單（見表單4），明確領用部門，領用人，領用日期，并定期盤點。7.4 對于大件管理品實行保管責任制，實行使用人、領取人、保管責任人三合一的辦法，對保管責任進行歸屬。人事行政部將7、根據不同時期的現實情況合理編訂納入保管責任制的大件管理品目錄（見表單5）。現階段的大件管理品范圍暫定為：電腦及其配件、電話機、電風扇、計算器。7.5 對因個人工作失誤、非正常使用而對辦公用品造成的重大異常損耗，將根據個人責任的程度，由責任人承擔所造成相應損失部分的賠償。（責任認定分3等，含完全責任、一般責任和輕微責任，分別對應80%，50%，20%的損失賠償比例。損失的計算按歷史采購成本計算，根據人事行政部事先公布的該類辦公用品的使用年限(大件管理品目錄（見表單5）)，在計提折舊后得出。如存在產品更新換代，市面購置價值降低的，也可以直接按重置成本計算，兩種賠償計算方式可以由賠償人選擇。）7.68、 實行定期盤存制。盤存頻率為一月/次，人事部將于每月的25號至31號內抽取時間進行大件管理品的盤存。盤存內容包括檢查相應的辦公用品的存在情況，問題情況，并讓相應的保管人簽字確定，以便及時地發現問題，處理問題。第八條 辦公用品的報廢公司對高值管理品的報廢實行審批管理。各單位、部門如有高值管理品損壞，不能使用的，應當依據以下程序進行處理。8.1 對簡單問題的可以自行維修處理。但對有保修服務品，且在保修期內的，不得擅自自行處理。8.2 可維修品出現問題的應當提交維修申請單（見表單6）至人事行政部統一進行處理。8.3 對維修不成的高值管理品實行報廢處理。報廢應當是在對可能維修的，在提交過維修申請，經過9、維修但無法修好的情況下，或者是對無條件維修的，經過了人事行政部的故障認定，方可由該管理品的保管人填寫報廢申請單（見表單7），經人事行政部簽字確認后報廢事項方為成立。報廢品原購買價值單件超過1000元的，須報請公司副總裁的批準；原購買價值單件超過5000元的，須報請公司總裁的批準。8.4 高值報廢品在得到報廢審批后應當由人事行政部進行回收處理，以求極可能的開源節流。8.5 高值管理品在完成報廢程序后，應當從大件管理品目錄上核銷，核銷時應做紅筆登記，并附上報廢申請單。第九條 辭職清退情況處理。對于有提出辭職的員工，在辦理辭職手續時，必須在辦理完辦公用品清退手續后方可辦理工資的領取事項（詳見離職交接10、清單）。第三章 附則 第十條 解釋權本制度的解釋權在法律允許的范圍內歸公司人事行政部所有。第十一條 公布實施本制度制定后經由總裁審批后公布，并自發布之日起實施。第十二條 相關表單、附件表單1：月度辦公物品需求表 HR014-01表單2：物品請購單 HR014-02表單3：物品領用單 HR014-03表單4：物品領用記錄清單 HR014-04表單5：大件管理品目錄 HR014-05表單6：維修申請單 HR014-06表單7：物品報廢申請單 HR014-07表單8：辦公物品管理臺帳 HR014-08附件1：辦公用品申購發放流程 HR014-附件1附件2：新入職的管理崗位人員-標準配置 HR014-附件2