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1、公司財務費用支出與報銷時間、單據填寫要求制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 費用支出與報銷管理制度1、總則1.1、為規范公司財務管理活動、合理控制費用開支、規范費用報銷流程，促進公司管理體系建設，特制定本制度1.2、本制度管理范圍包括車輛的維護、加油和路橋費、員工差旅、策劃推廣、辦公設備與用品、會務接待、水電氣、辦公電話與網絡等費用的報銷管理。1.3、本制度適用于公司所有費用使用的申報、審批、報銷以及財務賬務處理的管理。2、審批原則2.1、堅持費用“有規可依、有據可查、計劃管理、分級負責”的支出與報銷準則。2. 22、按照“合理開支、嚴格控制”的管理原則，執行“前帳不清，后款不借”的控制要求。2.3、由各部門負責人對本部門報銷費用用途的真實性、合理性進行一級審查，由綜合管理部負責人對各部門需報銷費用使用的規范性進行二級審查，由財會部門對報銷票據的合法性、規范性進行三級審查，由總經辦進行最后的審核批準。 3、審批與報銷流程審批分為財務審核和財務批準。財務審核由會計負責，財務批準由總經理或經總經理授權的副總經理負責。3.1、部門負責人對費用報銷人提交的費用單據和用途進行審核；涉及到差旅費用的，需要對“所因何事、去往何地、所需時間、預期結果以及費用預估”進行審核。3.2、綜合管理部負責人對費用報銷人提交的表單數3、據進行費用支出合理性的審計；對經過所在部門負責人審核的差旅費用單據，根據差旅費用標準和事項達成等情況進行審核。3.3、財務主管對相關數據的準確性、真實性和所提供票據的規范性進行審核。3.4、總經辦對費用使用效果和支出的合規性以及何時予以報銷進行核定。4、費用報銷時間要求4.1、臨時接待費、差旅費、會務費、辦公費、行政后勤的生活與設備設施維修費、車輛維修費、加油費、路橋費、停車費和洗車費等，應在費用事項結束后的三個工作日內進行報銷。4.2、屬于主營業務涉及到的相關費用和履行業務合同產生的費用，其報銷應在事項結束后的五個工作日內進行報銷。4.3、如因會務或臨時性業務需要在酒店或者飯店的接待（包括餐4、飲和住宿）以簽單掛賬方式結算的，以甲乙雙方約定的結算時間進行報銷。4.4、以簽單掛賬方式進行費用結算的，只能設定一個有簽單掛賬權限的人員，并報綜合管理部和財務部進行備案。4.5、出差借款和差旅費用，如有特殊原因不能在規定時間內進行報銷的，應在一周內辦理報銷手續。4.6、所有因公所借備用金或者差旅期間發生的費用或者其它應報費用未在規定時限進行報銷的，自規定時限次日起按借款額的1%罰款，每遲滯一天遞增0.5個百分點的罰款。5、報銷單據填寫要求5.1、單據填寫時，金額的大寫小寫必須易認與規范。5.2、格式單據表格中金額大寫如遇空位，須用“”符號填寫，金額小寫數字前須加上“￥”符號填寫。5.3、報銷差5、旅費填寫費用報銷單，依據已審批的出差申請單，并附上差旅費用報銷明細表。6、報銷單據的要求6.1、對原始單據的要求6.1.1、有發票和沒有發票的，須分開填寫費用報銷單。6.1.2、有費用發票的，發票必須真實、合法、準確和完整，費用報銷人須對所提供的發票合法性以及與費用事項的一致性負責。6.1.3、沒有發票的單據，必須標明具體項目和實際費用，不得出現模糊、涂改、挖補的現象。6.2、原始單據的粘貼：粘貼范圍，應以粘貼單的大小為界，須緊靠粘貼單頂界和右界從右往左橫向粘貼，覆蓋粘貼的相鄰票據間須留出一定間隔距離，票據較多時，可分行粘貼，不得豎向粘貼。63、原始票據必須按類別、大小規格分別粘貼，不可類別和6、規格都不分地混合粘貼。6.4、不符合上述規定要求的報銷單據，綜合管理部有權退回，財務部門有權拒絕報銷。7、費用支付單據說明7.1、目前在用的涉及費用報銷支付單據有借款申請單、費用報銷單和差旅費用報銷單三種。7.2、暫時未能及時取得發票或相關票據的，須填報借款申請單，按照臨時借款辦理；待取得相關票據以后，再根據程序進行核銷。7.3、預支、預借和報銷的款額超過1000元及以上的，原則上以銀行轉賬的方式支付。特別情況下需要現金的，須經總經辦批準。8、臨時性費用需求的申報流程可以參照費用報銷流程，個別差異點如下：8.1、須事先向綜合管理部報備，按照程序進行報批，未經批準者一律不得報銷。8.2、因情況特7、殊，不能在第一時間通過程序核定但確實急需臨時性業務相關費用支出的，須電話請示相關部門負責人及總經理，經電話或微信或QQ非正式批準同意后，方可費用使用，待回到公司后按程序補辦手續。8.3、戶外拓展、外訓、公司聚餐、年會等活動開展需要經費的，綜合管理部或活動主辦部門須擬定書面報告，載明活動類別、舉辦地點、參加人數、活動規格、預估經費等，經總經辦核定后，由財務部門按照支付和報銷流程進行預支和報銷。9、業務接待與差旅用餐的管理要求9.1、非差旅過程中，因公司業務需要接待的，屬于總經辦接待層級的，由總經辦自行安排；總經辦以外的部門需要安排接待的，須經綜合管理部報備，并由綜合管理部報請總經辦核準后，方可進8、行接待事宜。9.2、原則上，總經辦以外部門在公司所在地的接待費用標準分為兩個等級：普通級的，每人三十五元以內；特別級，每人七十元以內。9.3、總經辦以外人員差旅中，因業務需要予以接待客戶的，對方人數在三人以內，按照每人四十元以內標準執行；超出三人但在五人以內，按照每人五十元以內標準執行；確實需要提高招待規格的，必須經總經辦核準并向綜合管理部進行備案（原則上不得超出每人七十元的標準），方可進行。9.4、總經辦以外部門人員差旅過程中，每人每天標準不超過五十元（不足整天的，按早餐十元、中餐與晚餐各二十元標準執行）；如因工作需要公司以外人員同行協助事務辦理的，按照每人三十五元以內的標準，超出部分由事務9、經辦人自理。10、業務接待住宿的管理要求10.1、因業務給予接待的人員需要安排住宿的，接待部門相關人員需要提前提交申請，在經過所在部門和總經辦審批后轉綜合管理部給予安排和備案。10.2、接待安排住宿的，原則上以經濟酒店和非星級酒店普通標房為首先，特別需要的，應經總經辦核準。10.3、總經辦以外部門人員差旅過程中需要住宿的，按照經濟酒店優選、非星級酒店普通標房次選的規格執行；同性別二人及以上人員一起出差的，按照經濟酒店或非星級酒店普通標房雙人間標準；超出雙人安排后的單數人員，可以增開房間。11、差旅過程中，如有接待方提供餐飲與住宿方面安排或由綜合管理部等提前預定食宿方面的，不得再度提出相關費用報10、銷申請。12、借款管理12.1、原則上試用時長不足半個月的員工不允許借款；特殊情況時，由其所屬部門領導簽字（視為擔保）同意后方可。12.2、因公務所需借取備用金的，借款時應在借款申請單中寫明“xx備用金借款”字樣，由所在部門負責人簽批后予以借款，該借款可在提交相關費用報銷單沖抵后循環使用，當備用金使用項目結束時須并按歸還到財務部門并給予該借款完結的手續辦理。12.3、無論差旅需要或是備用金的申領，均須符合“前帳未清，后款不借”的原則。12.4、因業務需要長期駐外的部門或者個人，可按照經費預算的具體情況申請月度備用金。12.5、結束差旅或駐外或調職、離職等現象出現，必須回公司辦理費用報銷或財務結算手續。12.6、因臨時接待、差旅、會務、行政辦公文具用品設備設施購置與維修、社保、廣告宣傳、培訓、招聘以及車輛維修、加油、路橋、停車、洗車等費用，可在已經申請報批的前提下自行墊付或者預先借支。13、附則13.1、本管理制度核定權屬總經辦。13.2、本管理制度的制訂、修訂和解釋權屬于綜合管理部。附圖示