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1、公司辦公室綜合部行政工作管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 辦公室綜合部管理制度為完善公司行政管理機制，建立規范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項行政工作有章可循、照章辦事，特制訂本制度。一、工作職責范圍;綜合部工作的職責范圍：行政管理、人事管理、項目拓展管理。1、擬定公司發展規劃和經營方針、目標，編制經濟責任制方案。起草公司合同及行政工作安排、總結、報告等文件。2、負責公司各種相關證件、資質的年檢考核工作。3、負責保管好公司公章、業務章、工程章、合同章，并做好使用登記工作。4、管理公司的車輛2、電腦、電話、傳真機、復印機等辦公設備。5、負責員工的考勤管理工作及員工的錄用、考核、獎懲、離職工作。6、負責人事檔案、技術檔案、文書檔案等資料的歸檔和管理。7、負責按月繳納公司的電話費、水、電、暖、氣、網費等物業管理費用。8、負責采購、分發、管理公司的辦公用品、圖書、音像資料等。9、做好各種文件的收發、傳遞、催辦、整理等工作。10、負責協同工程部制作招投標文件等工作。11、負責公司辦公會議的召集和會議紀錄，整理會議紀要和決定，印發相關文件，并負責督促檢查文件的執行情況;。12、督促檢查部門職責和員工崗位責任制的落實。搞好綜合管理，協調公司各部關系。13、負責員工的社會保險工作。14、負責員工3、后勤工作，搞好員工的工作餐。15、負責監督檢查公司的衛生清潔工作，為員工創建良好的工作環境。16、處理好公司與外部的公共關系，做好接待工作。17、完成公司領導臨時交辦的任務。二、具體工作規定;第一條文件收發規定一、公司的文件由辦公室擬稿。文件形成后，屬董事會的由董事長簽發，屬公司的由總經理簽發。二、業務文件由有關部門擬稿，分管副總經理或總工程師審核、簽發。三、屬于秘密的文件，核稿人應該注“秘密”字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規定，由專人印制、報送。四、已簽發的文件由核稿人登記，并按不同類別編號后，按文印規定處理。五、文件由擬稿人校對，審核后方能復印、蓋章。六、董事會和公司的文件由辦公室負4、責報送。送件人應把文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并報告報送結果。七、秘密文件由專人按核定的范圍報送。八、經簽發的文件原稿送辦公室存檔。九、外來的文件由辦公室文書負責簽收，并于接件當日填寫閱辦單，按領導批示的要求送達有關部門，辦好文件閱辦；屬急件的，應在接件后即時報送十、文件閱辦部門或個人，對有閱辦要求的文件，應在三日內辦理完畢，并將辦理情況反饋至辦公室。三日內不能辦理完畢的，應向辦公室說明原因。第二條文印管理規定;一、所有文印人員應遵守公司的保密規定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項。二、打印正式文件，必須按文件簽發規定由總經理簽署意見后打印。各部門草擬的文件、合同、資料等，5、由各部門自行打印。打印文件、發傳真均需逐項登記，以備查驗。三、文印人員必須按時、按質、按量完成各項打字、傳真、復印任務，不得積壓延誤。工作任務繁忙時，應加班完成。辦理中如遇不清楚的地方，應及時與有關人員校對清楚。四、文件、傳真等應及時發送給有關人員。因積壓延誤而致工作失誤或造成損失的，追究當事人的責任。五、嚴禁擅自為私人打印、復印材料，違犯者視情節輕重給予罰款處理。第三條辦公用品購置領用規定一、辦公室負責公司辦公用品、辦公設備、低值易耗品的采購、保管與發放。二、各部門將所需辦公用品提前半個月報至辦公室、由辦公室文員列表報辦公室負責人審核，較大金額物品由須總經理批準，統一購買。三、負責購發辦公用6、品的人員要建立臺帳，辦好入庫、出庫手續。出庫一定要由領取人員簽字。四、公司新聘工作人員的辦公用品，辦公室根據部室負責人提供的名單和用品清單，負責為其配齊，以保證新聘人員的正常工作；除正常配給的辦公用品外，若還需用其它用品的須經辦公室主任批準方可領用。五、負責購發辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、優質、庫存合理、開支適當、妥善保管。六、各部門應本著節約的原則領取、使用辦公用品，并指定專人管理辦公用品。七、辦公室統一建立各部門耐用辦公用品檔案，并定期檢查使用情況，如非正常損壞或丟失由當事人賠償。八、辦公室負責收回集團調離人員移交的辦公用品和物品。九、勞保用品的配給，由辦公室根據各部門的實際工作需要7、統一購買、統一發放。第四條檔案管理規定;一、歸檔范圍：公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協議、合同、通告、通知等具有參考價值的文件材料。二、檔案管理：1、專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。2、要分門別類的整理與歸檔，做到方便查詢，科學分類，保存完整。三、檔案的借閱與索取：1、總經理、副總經理、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續，直接提檔；2、公司其他人員需借閱檔案時，要經主管批準，并辦理借閱手續；3、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，8、如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經理批準方可摘錄和復制，一般內部檔案應由辦公室主任批準方可摘錄和復制。四、檔案的銷毀：1、任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料；2、若按規定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀，一般內部檔案，須經公司辦公室主任批準后方可銷毀。3、經批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監督銷毀。第五條xx管理規定一、公司印鑒由總經理辦公室主任負責保管。二、公司印鑒的使用一律由主管許可后管理印鑒人方可蓋章，如違反此項規定造成的后果由直接責任人員負責。三、公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應統一編號登記9、，以備查詢，存檔。四、xx后出現的意外情況由批準人負責。第六條xx管理規定;一、介紹信種類：存根介紹、信箋介紹、證明信（材料）。二、xx一般由辦公室負責保存。三、介紹信開具要嚴格履行審批手續。一般事宜由部門負責人簽字后辦公室審批，重要事宜需由公司總經理審批，方可開具。四、嚴禁開出空白xx。第七條證件年檢辦理規定一、公司各類證件年檢與考核工作包括：營業執照、組織機構代碼、安全生產考核、資質證考核、工程規費考核及三類人員、造價員、建造師等的培訓與考核工作。二、辦公室主任負責公司的每一項有關資質考核和年檢工作，并安排文員具體工作事宜，由文員經辦，不得貽誤。第八條對外接待工;作一、接待客人時面帶微笑，10、;與賓客談話時應站立端正，講究禮貌，用心聆聽，不搶話，插話，爭辯，講話時聲音適度，有分寸，語氣溫和文雅，不大聲喧嘩。聽到意見、批評時不辯解、冷靜對待，及時上報。二、遇到服務對象詢問，做到有問必答。不能說不、不知道、不會、不管、不明白、不行、不懂等，不得以生硬、冷淡的態度待客。三、尊重服務對象風俗習慣，不議論、指點，不譏笑有生理缺陷的客人。四、接轉電話時，要先說“您好，然后仔細聆聽，聲調溫和，勿忘使用本崗位禮貌用語。第九條保密機制不向客戶或外部人員談論公司的一切內部事務。一切內部文件、資料、報表、總結等，都應做到先收鎖再離人，保證桌上無泄密。第十條本規定如有未盡事宜或隨著公司的發展有些條款不適應工作需要的，各部門可提出修改意見交總經理辦公室研究并提請總經理批復。第十一條本規定xx歸辦公室。第十二條本規定從發布xx生效。