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1、農化公司財務費用報銷規(guī)范制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 財務報銷制度 第一章：總則 第一條：為了加強公司內部管理，規(guī)范公司財務報銷行為,合理控制費用支出，特制定本制度。 第二條：本制度根據公司的實際情況，將報銷分為差旅費、辦公費、招待費、交通費、通訊費等,以下分別說明相關的借款流程及各項支出具體的財務報銷制度和報銷流程。 第三條：本制度適用公司總部。 第二章：費用報銷基本制度及基本流程 第四條：報銷人必須取得合法有效的報銷單據(發(fā)票)。 第五條：費用報銷單填寫及票據粘貼要求： 1、報銷單據填寫應力求整潔美觀，不2、得隨意涂改； 2、報銷單封面與封面后的托紙必須大小一致，各票據不得突出于封面和托紙之外（票據過大時應按封面大小折疊好）； 3、各票據應均勻貼在報銷單封面后的托紙上，整份報銷單各部分厚度應盡量保持一致； 4、若報銷票據面積大小相同或相似（如車票等），需有層次序列張貼； 5、報銷單據金額、類型相同的（如車票等），應盡量張貼在一塊，并按金額大小排列； 6、報銷票據在粘貼時，確保審核人能夠完全清楚地審閱到報銷金額； 7、報銷單據一律用黑色鋼筆或簽字筆填寫； 8、報銷單各項目應填寫完整，大小寫金額一致，并經部門領導有效批準； 9、有實物的報銷單據須由驗收人驗收后在發(fā)票背面簽名確認，需入庫的實物單據應附入3、庫單； 10、出租車票據需注明業(yè)務發(fā)生時間、起至地點、人物事件等資料；11、報銷時，除發(fā)票之外，需要有采購明細或招待明細等。如果只有收據，沒有發(fā)票的，需要在收據上注明用途和明細。 第六條：單筆報銷總額超過2000元，需要提前一天通知財務備款。 第七條： 在一個預算期內，各項費用的累積支出原則上不得超出預算，超出預算納入對部門負責人的考核，特殊情況需公司負責人審批并執(zhí)行追加預算程序。 第八條：費用報銷基本流程： 財務審批采取逐級審批制，經辦人部門經理-出納初審（包括發(fā)票是否符合要求、報銷范圍和標準是否符合規(guī)定）分管領導總經理財務復審（包括流程是否走完、發(fā)票是否符合要求、報銷范圍和標準是否符合規(guī)定4、）出納付款。按權限規(guī)定，可在中間終止。第九條：差旅費報銷 1、因公出差的辦理程序 1.1因公出差的員工必須事先填寫“出差申請單”；銷售體系需要填寫“行程表”，注明出差隨同人員、時間、地點、事由、天數、所需資金，經部門負責人、公司負責人審批簽字。 1.2出差人員借款需持批準后的“出差申請單”或“行程表”填寫“借款申請單”，由部門負責人批準，公司負責人審批，財務負責人核準后方可借款，原則上前次出差沒有報銷，本次出差不予借款。 1.3凡與原“出差申請單”規(guī)定的地點、天數、人數、交通工具不符的差旅費不予報銷，因特殊原因或情況變化需改變路線、增加天數、人數、改乘交通工具需經部門負責人、公司負責人簽署意見5、后方可報銷。 1.4出差期間發(fā)生的共同費用報銷，報銷單需有同行人員簽名確認。 1.5出差人員應在回公司后五個工作日內辦理報銷事宜，根據差旅費標準填寫“費用報銷單”，后附“出差申請單”或“行程表”，執(zhí)行費用報銷流程。 2、非銷售體系差旅費標準 職務住宿標準 伙食補助 交通費市內交通補助 通話補助實習生30元/天 35元/天 車程5小時內硬座 硬臥10元/天 每天3元員工40元/天 40元/天 車程5小時內硬座 硬臥10元/天 每天5元部門主管 60元/天 40元/天車程5小時內動車 硬臥20元/天 每天10元部門經理 80元/天 60元/天 車程5小時內動車 硬臥20元/天 每天15元總監(jiān)、副總6、120元/天80元/天高鐵、軟臥（實報實銷每天15元總經理實報實銷實報實銷高鐵、飛機實報實銷實報實銷補充說明： 2.1 非銷售體系報銷說明2.2住宿費報銷時必須提供住宿發(fā)票，實際發(fā)生額未達到住宿標準金額，差額不予補償，超出住宿標準部分由出差人自行承擔。 2.3報銷天數按照交通工具出發(fā)時間到返回時間計算，12點之前出發(fā)及12點之后返回按一天計算，反之則按半天計算。 2.4伙食和交通補助依據實際出差天數憑相應發(fā)票結算，原則上采用額度內實報實銷形式，特殊情況需要上報公司負責人審批。 2.5出差期間招待客戶需要事先經公司負責人同意后方可報銷招待費，回來后補辦招待申請程序。 2.6出差時由對方單位提供7、餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關費用。 2.7不同級別的人員一同出差所乘交通工具可享受最高級別所使用的工具。 2.8部門經理以下（含部門經理）出差確需乘坐飛機的，一律先申請，經公司負責人批準后方可乘坐飛機。 2.9到達目的地后，除公司負責人外其他員工原則上（市內）不得乘坐出租車，應乘坐公交汽車。因特殊原因等需乘坐出租車的，應在出租車票背面詳細注明時間、起止地點及事由。 2.10上述住宿費標準為一個標準間標準。同行兩人一道出差可一同住宿的僅享受一個標準間住宿標準。 2.11出差期間因公招待客人、其招待費已報銷的，應扣除招待當天的伙食補貼。 2.12出差時間不足一天，視實際誤餐數執(zhí)行。出差在28、0公里以內（含市內），不享受伙食補助。3銷售體系差旅費報銷標準級 別交通工具住 宿餐 補共計通訊費大區(qū)經理火車硬臥、汽車80元/天60元/天140元/天15元/天區(qū)域經理火車硬臥、汽車60元/天40元/天100元/天10元/天業(yè)務助理火車硬臥、汽車40元/天40元/天80元/天5元/天（出差）初級業(yè)務助理火車硬臥、汽車30元/天35元/天65元/天3元/天（出差）補充說明：3.1大區(qū)經理或區(qū)域經理如有特殊情況需乘坐飛機，必須提前向主管領導請示。經批準后，按火車硬臥標準報銷。業(yè)務助理和初級業(yè)務助理不允許坐飛機。3.2公司不鼓勵營銷人員自駕車出差，如確有實際情況需自駕車出差，需要駕駛證、行車證等證9、件齊全，車輛保險完善。費用憑當天加油票和過路、橋票報銷，每天交通費用數額大區(qū)經理最高不得超過60元，區(qū)域經理最高不得超過50元，維修費及違章罰款不予報銷。出現交通事故自行處理。業(yè)務助理不允許自駕車出差。3.3所有差費憑實際票報銷，遺失不補。地級市之間的車票必須為正規(guī)的電腦打印票，嚴禁更改票額和日期，也不能以其他票充當。每天的住宿費必須齊全，由所住賓館開具發(fā)票或收據，并加蓋印章。據實報銷，并和出差地一致，每十天為一組，住宿費超限額的按照最高限額報銷，低于最高限額的以補助形式報銷。沒有住宿費發(fā)票（或收據），又不能說明原因的，視為曠工。票據造假者，一經查出，按曠工雙倍處罰。3.4就餐以發(fā)票形式報銷，10、特殊情況沒有發(fā)票的，以補助形式報銷。3.5通訊費以公司登記的手機為準，報銷時必須為通訊公司機打正式發(fā)票（不得重復打印發(fā)票，充值卡發(fā)票不能報銷），全年控制在規(guī)定總數以內，超額自負，節(jié)約不歸自己。3.6傳真、特快等辦公費用憑發(fā)票實報，由公司全額擔負。3.7營銷員在市場出差天數以260天為上限，超過260天后出差費用不再報銷。3.8所有營銷員統(tǒng)一回公司開例會，來回長途車票公司全額承擔（手續(xù)費不予報銷），特殊情況乘飛機或自駕車最高按照火車硬臥標準報銷。3.9初級業(yè)務助理和業(yè)務助理的差旅費由公司和區(qū)域經理按照5：5比例分擔。3.10市場推廣人員差旅費由公司承擔。3.11差旅費公司和個人按照3：7比例進行11、分擔。3.12營銷員年初第一次出差可向公司借款一次，大區(qū)經理（產品經理）5000元，區(qū)域經理3500元，業(yè)務助理3000元。3.13、 實習學生每月借款最高額2500元，每月向公司及時報清賬目后，方可支取下次費用。3.14如個人有應收款，財務在借款或工資中扣除應收款后再支給差費。：3.15業(yè)務員出差每天應將當天差旅費整理好，每10天作為一組進行粘貼報賬3.16回公司后3天內必須整理報完所有費用。3.17推廣人員、業(yè)務助理差旅費由主管區(qū)域經理審核簽字，區(qū)域經理差旅費由主管大區(qū)經理審核簽字，大區(qū)經理差旅費由主管副總審核簽字。3.18報賬流程：個人填單區(qū)域經理（或大區(qū)經理）審核財務稽查主管領導抽查 12、公司領導抽查財務報賬。3.19罰則：（1）財務審核發(fā)現賬目數額不對，有權予以差額的2-5倍處罰當事人。（2）財務審核發(fā)現票面有弄虛作假現象，予以數額的3-5倍處罰當事人。（3）公司領導會同財務部每月抽檢不低于30%的差費票據，發(fā)現有不實問題，每次處罰主管簽字人員100元，財務審核人員50元。并通報批評。3.20非質量原因的退貨和調貨費用，由所在區(qū)域經理、大區(qū)經理按照8：2承擔。3.21促銷費用：（1）各區(qū)域推廣費總額：重點產品及A類產品銷售額3%，年底結算，重點產品及A類產品實際凈銷售額的3%以內的費用由公司承擔，節(jié)約不歸己，超出部分由公司和市場各承擔50%（市場承擔部分由片區(qū)和大區(qū)按8:2的13、比例分擔）。（2）、各區(qū)域進行的所有促銷活動必須提前提出推廣方案， 經主管大區(qū)經理（或部長）審核，市場部按審批權限批準，并經公司財務備案后，方可實施。（3）、促銷費用報銷：促銷費用必須有客戶的確認簽字單和費用發(fā)票，并附提前批準備案的推廣方案，經主管大區(qū)經理簽字同意、市場部批準、公司財務審核、主管領導簽字后方可按制度報銷。3.22查罰、協調、賠償費用累計總額不得超過區(qū)域總銷售額的0.3%，低于0.3%由公司全部承擔，節(jié)省不歸己，如超出總銷售額的0.3%，則超出部分由公司和責任區(qū)域按5：5進行分擔。另外單筆罰款在5000元以上的，超出5000元部分的20%在年底獎金中扣出。3.23未提前備案或未經14、批準的費用或超出規(guī)定由區(qū)域承擔的費用，由區(qū)域經理和大區(qū)經理按照8：2分擔。第十條：辦公費報銷 行政部負責辦公用品統(tǒng)一采購，填寫購買辦公用品借款單，后附“辦公用品請購單”，執(zhí)行公司借款流程。 行政部采購專員在借款之后3個工作日內，必須采購完成并辦理報銷事宜，執(zhí)行公司費用報銷流程。 第十一條：業(yè)務招待費 1.公司級招待費用原則上由行政部統(tǒng)一安排，統(tǒng)一結算。 2.部門因公需招待時，應事先申請，經公司負責人批準后方可招待。 3.進行招待申請時應填寫“業(yè)務招待申請單”，應詳細注明招待時間、地點、對方人員、己方陪同人員等信息。 4.其它非公招待客人一律由個人承擔 5招待標準工作餐：每人15元以下宴會標準：15、每人50以下；自助餐：每人80以下招待標準視招待人和接待人身份而定，普通員工及主管人員招待原則上以工作餐標準為主，經理、總監(jiān)級別招待客人以宴會標準為上線。副總和總經理招待客人以自助餐標準為上線。超出招待標準，需要接待人上一級領導批準，否則不予以報銷。特殊接待不在此標準之列，但特殊接待程序需要總經理審批。第十二條：交通費 原則上應盡量乘坐公交車，特殊情況經部門經理以上（含）事先批準，可以乘坐出租車。報銷憑證上需注明時間、路程起始點、外出工作內容。 第十三條：通訊費 （未出差）1.普通員工手機通訊補助每月通過工資發(fā)放，不再報銷； 2.凡由公司委托銀行代扣手機費的，由辦公室按照實際金額填寫費用報銷單16、報銷； 3.固定電話實行定額制，由辦公室統(tǒng)一報銷。 第十四條：未涉及的其它事項發(fā)生的費用，根據實際情況，由公司財務部上報總經理辦酌情處理。 第三章：報銷時間的具體規(guī)定 第十五條：為了方便員工費用報銷，財務部將報銷時間具體安排如下： 1公司財務部根據實際情況在每星期集中定時進行財務報銷。 2借款不受以上的時間限制，可隨時辦理。 第四章：借款標準及流程 第十六條：借款標準 1.員工借款須確有公務需要，個人借款一般不超過其半個月工資額，超過時須有公司擔保人（未特別指明擔保人時，現金借款單上的部門負責人為默認的擔保人，借款人未能償還借款，由擔保人承擔連帶還款責任）。 2.試用期員工原則上不允許借款，確17、需借款的由主管領導擔保，方能辦理手續(xù)，若借款人未能償還借款，主管領導應負連帶責任。 3.員工因公需要借款時，應合理預計所需金額并填寫借款單，經有效批準后到財務部支取現金。 4.辦公人員借用公款，在原有借據未辦理報銷手續(xù)或未還清欠款的不得再借。 5.借款人員完結事務，在報銷時扣回借款，交回剩余現金。因特殊原因當時不能扣回借款或交回現金的，在本月發(fā)放工資時扣回。 6.個人非公原因一律不得向公司借支。 第十七條：借款流程 財務復核部門經理審批借款人取款并簽字副總或總經理審批借款人填寫借款單 第五章：費用審批管理第十八條：費用審批管理。 1.公司負責人在授權內行使審批權。 2.公司所有貨幣資金支付的審18、批權限原則上由公司負責人統(tǒng)一審批。 3.公司負責人外出時可以指定授權人（電話授權），報財務備案，由公司財務負責人進行復核，對不符合公司財務制度的單據，財務有權拒絕辦理，公司負責人回來后要立即補辦批準手續(xù)。 4.審批人應當根據上述貨幣資金授權批準權限的規(guī)定，嚴格在授權范圍內進行審批，不得超越審批范圍。 5.貨幣資金支付的批準方式為書面方式。 6.公司對貨幣資金支付的審批建立以 “誰批準，誰負責”為原則的責任追究制度，審核人、批準人要對由本人審核、批準支付的貨幣資金負責任，以防范貨幣資金風險，保證貨幣資金的安全。對于違反公司財務制度的規(guī)定而批準支付的單據，各相應審核人或審批人以失職論處，并對由此引19、起的不良后果負連帶責任。 7.報銷人營私舞弊、弄虛作假，對違規(guī)違紀金額不予報銷，對已經報銷的，除退回違規(guī)報銷金額外，同時對報銷人予以違規(guī)報銷金額510倍的罰款，情節(jié)嚴重者一律開除并做進一步處理。 8.審核人、審批人在資料不全、原始憑證不充分、項目不真實的情況下簽名準予報銷的，對審核人及審批人予以違規(guī)報銷金額10%-50%的罰款。 9.因審核過失造成借款人未有效報帳沖銷借款，或者無法從工資扣回逾期借款者，經辦責任人（含：各級審批人）應承擔不低于流失款總額50%的經濟責任。按責任人基本工資比例分別承擔相應損失金額，并在壞帳當期應發(fā)工資中扣還。 10.財務人員在收到報銷單據后應審核報銷單據是否填寫、20、粘貼規(guī)范，是否經過有效批準，所附附件是否合法合規(guī)等，對符合要求的報銷單據應及時制作報銷憑證并交與出納處付款，對不符合要求的應退回報銷人并向報銷人說明退回理由。 11.出納收到報銷單后應檢查部門負責人、公司負責人（副總）是否齊全，對審批手續(xù)齊全的報銷單據應及時給予報銷，對于不符合審批手續(xù)的報銷單出納有權拒絕報銷或付款。 第六章：附 則 第十九條：本制度解釋權歸公司財務部和辦公室所有。 第二十條：本制度經公司內部討論通過并后生效，修改亦同。 XX 農化公司 XX年12月附件一： 公司銷售人員出差行程表姓名：職務：編號時間年 月 日 時 日 時地點 縣+具體地址 縣+具體地址出差事項 【約見（公司+職務+姓名 ）談（事情）1 23456附件二出差審批單單位： 年 月 日姓 名部 門職位出差地點出差事由起止時間 年 月 日 時 至 年 月 日 時主管領導簽字備 注