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1、商貿公司文件收發、印章電話使用等管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 辦公管理制度為完善公司的行政管理機制，建立規范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項行政工作有章可循、照章辦事，特制訂本制度。 文件收發規定一、公司的文件由綜合部擬稿，并由總經理簽發。 業務文件由相關部門擬稿，分管副總經理審核、簽發。 屬于秘密的文件，核稿人應該注“秘密”字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規定，由專人印制、報送。 二、已簽發的文件由核稿人登記，并按不同類別編號后，按文印規定處理。 文件由擬稿人校對，審核后方能復印2、蓋章。 三、公司的文件由綜合部負責報送。送件人應把文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并報告報送結果。 秘密文件由專人按核定的范圍報送。 四、經簽發的文件原稿送綜合部存檔。 五、外來的文件由綜合部負責簽收，并于接件當日填寫閱辦單，按領導批示的要求送達有關部門，辦好文件閱辦；屬急件的，應在接件后即時報送。 六、文件閱辦部門或個人，對有閱辦要求的文件，應在三日內辦理完畢，并將辦理情況反饋至辦公室。三日內不能辦理完畢的，應向辦公室說明原因。 印章管理規定第一章 總則第一條 印章是公司經營管理活動中行使職權的重要憑證和工具，印章的管理，關系到公司正常的經營管理活動的開展，甚至影響到公司的3、生存和發展，為防止不必要事件的發生，維護公司的利益，特制定本辦法。第二條 商貿公司授權由綜合部負責“海藥集團中藥商貿有限公司”“公司法人名章”“流通事業部”“臨床事業部”“OTC事業部”印章的保管和使用；業務部負責“業務部”、“海藥集團中藥商貿有限公司合同專用章1-3號”、“發票專用章1-3號”的保管和使用；財務部負責“財務部”、“海藥集團中藥商貿有限公司財務專用章”、“公司法人名章”的保管和使用；招商部負責“海藥集團中藥商貿有限公司招商部”印章的保管和使用；質管部負責“海藥集團中藥商貿有限公司質管部”、“質管驗收章1-4號”印章的使用和保管；儲運部負責“海藥集團中藥商貿有限公司儲運部”、“發4、貨專用章”、“出庫專用章”印章的保管和使用；第二章 印章的領取和保管第三條 商貿公司各類印章由各崗位專人依職權領取并保管。第四條 印章必須由各保管人妥善保管，不得轉借他人。第五條 商貿公司建立印章管理卡，專人領取和歸還印章情況在卡上予以記錄。第六條 印章持有情況納入員工離職時移交工作的一部分，如員工持有公司印章，須辦理歸還印章手續后方可辦理離職手續。第三章 印章的使用第七條 商貿公司各級人員需使用印章須按要求填寫印章使用單，將其與所需蓋章的文件一并逐級上報，經公司主管經理審批。經批準后方可交印章保管人蓋章。第八條 印章保管人應對文件內容和印章使用單上載明的簽署情況予以核對，經核對無誤的方可蓋章5、。第十條 在審核過程中被否決的，該文件予以退回。第十一條 涉及法律等重要事項需使用印章的，須依有關規定經集團公司法律事務中心審核簽字。第十二條 業務人員依日常的權限及常規工作內容自行使用“發票專用章”無須經上述程序。第十三條 用印后該印章使用單作為用印憑據由印章保管人留存，定期整理后歸檔。第十四條 商務人員因工作需要攜帶空白合同的，合同專用章保管人可預先在公司統一印刷的空白合同上蓋章后交商務人員使用，但必須辦理合同領用手續，并要求在合同簽署后立即將存根返回，存檔備查。第十五條 印章原則上不許帶出公司，確因工作需要將印章帶出使用的，應事先填寫印章使用單，載明事項，經公司總經理批準后由兩人以上共同6、攜帶使用。第四章 責任第十六條 印章保管人必須妥善保管印章，如有遺失，必須及時向公司領導報告。第十七條 任何人員必須嚴格依照本辦法規定程序使用印章，未經本辦法規定的程序，不得擅自使用。第十八條 印章保管人員應遵守公司的保密規定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項。第十九條 違反本辦法的規定，給公司造成損失的，對違紀者予以行政處分，造成嚴重損失或情節嚴重的，移送有關機關處理。辦公用品購置領用規定一、 公司各部門所需的辦公用品，在上月22日前由各部門對本部門整理匯總后填寫*月*部辦公用品需求計劃，經主管經理審批后交綜合部，報總經理審批后購置。二、 各部門上報的所需購置辦公用品，統一到綜合部領用，并辦7、理領用手續。三、 需購置的大額辦公器材的使用，由總經理審核并報董事長批準后辦理。 四、各部門所用的專用表格等印刷品，由部門自行制定格式，按規定報主管經理審批后，聯系中藥公司印刷公司印制。 五、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。 六、個人領用的辦公用品、用具要妥善保管，不得隨意丟棄和外借，工作調動時，必須辦理移交手續，如有遺失，照價賠償。七、所有員工要勤儉節約，杜絕浪費，努力降低辦公費用。電話使用規定一、公司為各部門配置的電話是為工作使用，不得用于私人目的；二、各廠區內部之間聯系，應使用內線號碼，并結合網絡等其他聯系方式以節省費用；三、電話應專人保管，定期清潔，不得其他部門人員借用；公司8、考勤制度一、為加強考勤管理，維護工作秩序，提高工作效率，特制定本制度。 二、公司員工必須自覺遵守勞動紀律，按時上下班，不遲到，不早退，工作時間不得擅自離開工作崗位，外出辦理業務前，須經本部門負責人同意，。 三、周一至周五為工作日，周六、周日為休息日。因工作需要加班的，由各部門負責人自行安排，節日值班由集團公司統一安排。 四、嚴格請、銷假制度。員工因私事請假1天以內的（含1天），由部門負責人批準；1天以上的，由副總經理批準。副總經理和部門負責人請假，一律由總經理批準。請假員工事畢向批準人銷假。未經批準而擅離工作崗位的按曠工處理。 五、上班時間開始后5分鐘至30分鐘內到班者，按遲到論處；超過30分9、鐘以上者，按曠工半天論處。提前30分鐘以內下班者，按早退論處；超過30分鐘者，按曠工半天論處。以指紋考勤為準。 六、1個月內遲到、早退累計達3次者，扣發5天的基本工資；累計達3次以上5次以下者，扣發10天的基本工資；累計達5次以上10次以下者，扣發當月15天的基本工資；累計達10次以上者，扣發當月的基本工資。 七、曠工半天者，扣發當天的基本工資、效益工資和獎金；每月累計曠工1天者，扣發5天的基本工資、效益工資和獎金，并給予一次警告處分；每月累計曠工2天者，扣發10天的基本工資、效益工資和獎金，并給予記過1次處分；每月累計曠工3天者，扣發當月基本工資、效益工資和獎金，并給予記大過1次處分；每月累10、計曠工3天以上，6天以下者，扣發當月基本工資、效益工資和獎金，第二個月起留用察看，發放基本工資；每月累計曠工6天以上者（含6天），予以辭退。 八、工作時間禁止打牌、下棋、串崗聊天等做與工作無關的事情。如有違反者當天按曠工1天處理；當月累計2次的，按曠工2天處理；當月累計3次的，按曠工3天處理。 九、參加公司組織的會議、培訓、學習、考試或其他團隊活動，如有事請假的，必須提前向組織者或帶隊者請假。在規定時間內未到或早退的，按照本制度第五條、第六條、第七條規定處理；未經批準擅自不參加的，視為曠工，按照本制度第七條規定處理。 十、員工按規定享受探親假、婚假、產育假、結育手術假時，必須憑有關證明資料報主11、管經理批準；未經批準者按曠工處理。員工病假期間只發給基本工資。 十一、員工的考勤情況，由各部門負責人進行監督、檢查，部門負責人對本部門的考勤要秉公辦事，認真負責。如有弄虛作假、包庇袒護遲到、早退、曠工員工的，一經查實，按處罰員工的雙倍予以處罰。凡是受到本制度第五條、第六條、第七條規定處理的員工，取消本年度先進個人的評比資格。 檔案管理制度一、嚴格執行黨和國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機密安全。 二、各部室應在每年元月底向集團公司檔案室移交上年度文書檔案并履行清交手續。 三、各部門應明確規定檔案責任人，檔案責任人（檔案員）對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。 四、歸檔資料必須12、符合下列要求： 文件材料齊全完整； 根據檔案內容合并整理、立卷； 根據檔案內容的歷史關系，區別保存價值、分類、整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。 五、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續，重要資料借閱需先請示分管領導。 六、加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。 保密管理制度為保守公司秘密，維護公司利益，制訂本制度。 一、全體員工都有保守公司秘密的義務。在對外交往和合作中，須特別注意不泄露公司秘密，更不準出賣公司秘密。 二、公司秘密是關系公司發展和利益，在一定時間內只限一定范圍的員工知悉的事項。公司秘密包括下列秘密事項： 1、公司經營發展13、決策中的秘密事項； 2、人事決策中的秘密事項； 3、銷售政策； 4、銷售協議； 5、重要的合同、客戶和合作渠道； 6、公司非向公眾公開的財務情況、銀行賬戶賬號； 7、董事會或總經理確定應當保守的公司其他秘密事項。 三、屬于公司秘密的文件、資料，應標明“秘密”字樣，由專人負責印制、收發、傳遞、保管，非經批準，不準復印、摘抄秘密文件、資料。 四、公司秘密應根據需要，限于一定范圍的員工接觸。接觸公司秘密的員工，未經批準不準向他人泄露。非接觸公司秘密的員工，不準打聽公司秘密。 五、記載有公司秘密事項的工作筆記，持有人必須妥善保管。如有遺失，必須立即報告并采取補救措施。 六、對保守公司秘密或防止泄密有功14、的，予以表揚、獎勵。 違反本規定故意或過失泄露公司秘密的，視情節及危害后果予以行政處分或經濟處罰，直至予以除名。 七、檔案室、微機室等機要重地，非工作人員不得隨便進入；工作人員更不能隨便帶人進入。 八、辦公室應定期檢查各部門的保密情況。 安全保衛制度為維護正常的工作秩序，確保財產安全，特制訂本制度。 一、安全保衛工作，要認真落實責任制。總經理是公司安全保衛的第一責任人，應把安全保衛工作切實提上議事日程，進行研究、部署，對本公司的安全保衛工作負全責。 二、成立以總經理任組長、副總經理任副組長、各部門負責人為成員的安全保衛工作領導小組，定期檢查安全保衛工作，發現問題，及時采取措施解決。 三、根據實15、際需要，綜合部主任兼職安全保衛干事，負責安全保衛工作，切實負起安全保衛責任。 四、落實防火措施，設置的消防栓，不得用作他用，專人應定期檢查消防栓是否完好無損；配備的各種滅火器，要按規定期限更換滅火藥物；防火通道必須保持暢通，嚴禁堆放任何物品堵塞防火通道。 五、抓好安全用電： 1、電線、電器殘舊不符合規范的，應及時更換； 2、嚴禁擅自私接電源和使用額外電器，不準在辦公場所使用電爐； 3、嚴禁吸煙和使用明火。 六、落實防盜措施： 1、財務室要安裝防盜門窗和自動報警器，下班時要接通報警器的電源； 2、重要部門的房間要設置防盜門窗，辦公房間無人時要關好門窗和電燈； 3、公司財物不得隨便放置，重要文件及16、貴重物品必須鎖好； 4、車輛停放時應采取必要的防盜措施。 七、安全保衛人員要有高度的責任感，經常檢查、督促安全保衛措施的落實情況，發現問題，及時消除隱患。因對工作不負責任而造成事故的，一律追究責任；情節嚴重構成犯罪的，移交司法部門追究刑事責任。 八、全體員工都有遵守本制度及有關安全規范的義務。凡違章造成事故的，一律追究責任；情節嚴重構成犯罪的，移交司法部門追究刑事責任。 車輛管理制度一、公司車輛由綜合部統一管理、調度。各部門公務用車，由部門負責人先向綜合部申請，說明用車事由、地點、時間，綜合部根據需要統籌安排派車。 二、車輛使用按先上級、后下級；先急事、后一般事；先滿足工作任務、接待任務，后其17、他事的原則安排。三、外單位借車，需經總經理批準后方可安排。 四、車輛駕駛實行專人專車，專車專管。五、車輛在下班后或節假日必須停放公司指定的倉庫，并采取必要的防盜措施。 六、車輛用油及維修由安全運管中心負責管理和維護。 十、車輛在外加油須經公司領導審批，否則不予報銷。 十一、駕駛員不得私自出賣油料和將油料贈送他人，如有發現，按貪污論處。 十二、車輛有關證件及資料由駕駛員妥善保管。 衛生管理制度為創造一個舒適、優美、整潔的工作環境，樹立公司的良好形象，制定本制度。 一、衛生管理的范圍為公司各部門的辦公室、會議室、微機室、衛生間、走廊、門窗等辦公場所及其設施的衛生。 二、衛生清理的標準是：門窗（玻璃18、窗臺、窗欞）上無浮塵；地面無污物、污水、浮土；四周墻壁及其附屬物、裝飾品無蜘蛛網、浮塵；照明燈、電風扇無浮塵；書櫥、鏡子上無浮塵、污跡，書櫥、檔案櫥內各類書籍資料排列整齊，無灰塵，櫥頂無亂堆亂放現象；辦公桌上無浮塵，物品擺放整齊，水具無茶銹、水垢；桌椅擺放端正，各類座套干凈整潔；微機、打印機等設備保養良好，無灰塵、浮土；衛生間洗手盆臺面、墻面、地面、便池清潔干凈，無雜物、無異味。 三、衛生清理實行部門責任制，部門負責人為責任人。各部門辦公室的衛生，由各部門負責日常保潔。公共衛生清理實行區域負責，詳見值日表。四、責任區衛生清理每周集中進行一次，日常保潔每月由綜合部牽頭進行衛生檢查評比。 五、各部門要認真對待衛生清理和衛生檢查評比工作，積極主動地搞好衛生清理，不得因衛生清理不達標而影響公司的整體評分。 六、衛生檢查評比結果累計存檔匯總，列入年終評先樹優工作的內容。