房地產(chǎn)公司行政部管理制度辦公室職責(zé).doc
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上傳人:職z****i
編號:1102337
2024-09-07
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1、房地產(chǎn)公司行政部管理制度(辦公室、職責(zé))編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號: 一、行政部管理條例 第一章 總則 第一條 為加強公司管理,維護公司良好形象,特制定本規(guī)范,明確要求,規(guī)范行為,創(chuàng)造良好的企業(yè)文化氛圍。 第二章 細則 第二條 服務(wù)規(guī)范: 1.儀表:公司職員工應(yīng)儀表整潔、大方; 2.微笑服務(wù):在接待公司內(nèi)外人員的垂詢、要求等任何場合,應(yīng)注釋對方,微笑應(yīng)答,切不可冒犯對方; 3.用語:在任何場合應(yīng)用語規(guī)范,語氣溫和,音量適中,嚴(yán)禁大聲喧嘩; 4.現(xiàn)場接待:遇有私人客人進入工作場地應(yīng)禮貌勸阻,上班時間(包括午餐時間)2、行政部內(nèi)應(yīng)保證有人接待; 5.電話接聽:接聽電話應(yīng)及時,一般鈴響不應(yīng)超過三聲,如受話人不能接聽,離之最近的職員應(yīng)主動接聽,重要電話作好接聽記錄,嚴(yán)禁占用公司電話時間太長;接聽時統(tǒng)一以“您好,名師裝飾工程有限公司”開頭。 第三條 辦公秩序 1.工作時間內(nèi)不應(yīng)無故離崗、串崗,不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩,確保辦公環(huán)境的安靜有序。 2. 職員應(yīng)在每天的工作時間開始前和工作時間結(jié)束后做好個人工作區(qū)內(nèi)的衛(wèi)生保潔工作,保持物品整齊,桌面清潔。 3. 各部門專用的設(shè)備由其部門指定專人定期清潔,公司公共設(shè)施則由行政部負責(zé)定期的清潔保養(yǎng)工作。 4. 發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備(包括通訊、照明、影音、電腦等)損壞或發(fā)生故障時,員3、工應(yīng)立即向行政助理報修,以便及時解決問題。 第三章 責(zé)任 本制度的檢查、監(jiān)督部門為公司行政部共同執(zhí)行,違反此規(guī)定的人員,將給予50-100元的扣薪處理。 二、行政部物資管理條例 第一章 總則 為使行政部物資管理合理化,滿足工作需要,合理節(jié)約開支,特制訂本規(guī)定,此規(guī)定的執(zhí)行部門為行政部。 第二章 物資分類 1.公司行政部物資分為低值易耗品、管制品、貴重物品、實物資產(chǎn)。 2.低值易耗品:筆、紙、電池、訂書釘、膠水等 3.管制品:訂書機、打洞機、剪刀、美工刀、文件夾、計算器等 4.個人保管物品:個人使用保管的三百元以上并涉及今后的費用開銷的物資; 5.實物資產(chǎn):物資價格達300元以上,如:空調(diào)、計算4、機、攝像機、照相機。 第三章 辦公用品物資采購 1.公司辦公用品物資的采購,原則上由行政部統(tǒng)一購買,屬特殊物資經(jīng)總經(jīng)辦同意,可由申購部門自行購買。 申購物品應(yīng)填寫物品申購單,300元以內(nèi)物品申購交部門經(jīng)理同意,行政部批準(zhǔn);300元以上(含300元)部門經(jīng)理同意,行政部審核,交總經(jīng)理審批。 2.物資采購由行政部指定專人負責(zé),并采取以下方式: 1)定點:公司定大型超市或其他固定商家進行物品采購。 2)定時:每月月初進行物品采購。 3)定量:動態(tài)調(diào)整,保證常備物資的庫存合理性。 4)特殊物品:選擇多方廠家的產(chǎn)品進行比較,并填寫價格比較表,擇優(yōu)選用。 第四章 物資領(lǐng)用管理 1.公司根據(jù)物資分類,進行不5、同的領(lǐng)用方式: 2.低值易耗品:直接向行政部物品保管人員簽字領(lǐng)用 3.管制品:直接向行政部物品保管人員簽字領(lǐng)用 4.貴重物品:根據(jù)專立文件的領(lǐng)用程度來領(lǐng)用 5.實物資產(chǎn):由行政部設(shè)立實物資產(chǎn)管理臺帳,以準(zhǔn)確記錄固定資產(chǎn)的現(xiàn)狀 第五章 公司物資借用 1.凡借用公司辦公器材,需填寫物資借用單,并由部門主管簽字認可 2.借用物資超時未還的,行政部有責(zé)任督促歸還 3.借用物資發(fā)生損壞或遺失的,視具體情況照價或折價賠償 第六章 附則 1.新進人員到職時有管理部門通知,向行政部領(lǐng)用辦公物品;人員離職時,必須向行政部辦理辦公物品歸還手續(xù),未經(jīng)行政部認可的,其它部門不得為其辦理離職手續(xù)。 2.行政部有權(quán)控制每6、位員工的辦公物品領(lǐng)用總支出。 3.本辦法由人事部解釋、補充、修改時亦同,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。 三、傳真使用管理辦法 (一)、總則:為加強公司傳真使用管理,特制定本辦法。 (二)、使用范圍 1.本辦法適用于公司使用傳真機的各種情況。 2.使用范圍包括本地、國內(nèi)、國際傳真。 (三)、傳真的接收管理 1.傳真件的接收納入公司收發(fā)管理辦法范圍內(nèi),由收發(fā)員統(tǒng)一接收。 2.傳真件接收后,填寫收件登記簿,并及時分發(fā)收件部門和人員。涉及公司事務(wù)的原件在行政部留存,業(yè)務(wù)部門留復(fù)印件。 3.公司傳真機應(yīng)隨時處地開機接由狀態(tài)。 (四)、傳真的發(fā)送管理 1.各部門和人員發(fā)送傳真,由收發(fā)員統(tǒng)一發(fā)送;重要文件可由當(dāng)事人親自7、發(fā)送。 2.傳真發(fā)送,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),填寫發(fā)文登記簿表,并及時發(fā)送出去;因故不能發(fā)送,應(yīng)及時通知有關(guān)當(dāng)事人迅速另行處理。 3.傳真原件留存行政部。 (五)、附則 傳真電話不能被占為普通電話使用,以免延誤傳真收發(fā)。 四、公司值班管理條例 一、總則:為保障公司正常工作秩序不間斷和財物安全,特制定本制度。 二、管理體制 1.員工值日:公司依據(jù)自身情況,設(shè)立公司或部門值日制度; 2.部門主管值班:公司依據(jù)自身情況,設(shè)立公司部門主管值班制度。 三、管理要點和內(nèi)容 (一).員工值日。 1.目的:維護公司日常工作秩序,及時聯(lián)絡(luò)、處理事務(wù); 2.一般以工作時間為責(zé)任時間; 3.值班要點: 1).巡察辦公場所保潔8、情況; 2).電話記錄、處理、轉(zhuǎn)送; 3).領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)。 (二).部門主管值班 1.目的:以公司業(yè)務(wù)工作為主; 2.一般以下班時間或節(jié)假日為值班時間; 3.值班要點: 1).接待下班后來客; 2).處理未完成工作; 3).處置下班后的突發(fā)、緊急事件; 4).值班人員接打值班電話,應(yīng)記錄來電時間、單位、授話人、主要內(nèi)容; 5).值班接待來賓要記錄來訪時間、單位、來訪人、主要內(nèi)容,提出處理意見; 6).值班人員要按規(guī)定準(zhǔn)確填寫值班日志。 四.值班規(guī)定 1.遵守值班紀(jì)律,按時交接班,有事須先請假,以便安排臨時代替人員; 2.值班時堅守崗位,不得聚眾打牌、看電視、嗑睡; 3.在規(guī)定的時間做好防盜、防9、火等工作,尤其加強對重點部位的監(jiān)管; 4.接待來賓外松內(nèi)緊、熱情招呼,具有高度警惕性,善于鑒別來人意圖,要守口如瓶,不能隨便亂說; 5.值班人員密切關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)活動行蹤,遇到緊急情況即能取得聯(lián)系,須將公安、消防、醫(yī)院、供水、供氣、供電、通訊等部門及火車、飛機、出租車的地址、電話、路線等信息置于明顯處,以備應(yīng)急需要; 6. 遇到緊急事件,首先要冷靜,敢于負責(zé),一方面大膽采取應(yīng)急措施,以免貽誤;另一方面及時匯報主管領(lǐng)導(dǎo)或和公安部門報警。 五.接聽值班電話應(yīng)注意: 1.禮貌相待:不論打進、接入,應(yīng)主動通報公司名稱、職務(wù)、姓名,如對方未通報,應(yīng)客氣詢問清楚; 2.使用語言文明,切忌粗聲粗氣; 3.對重要或10、較長的電話內(nèi)容,可請對方復(fù)述一遍; 4.對要求打公司領(lǐng)導(dǎo)的電話,首先問清對方的單位名稱、職務(wù)、姓名,然后婉轉(zhuǎn)回答“請您稍等,我給您找一下”之類的話語再處置; 5. 對打聽事情、咨詢類要態(tài)度和藹、禮貌對待、恰到好處地回答; 6. 除緊爭情況隨時報告外,一般將若干電話內(nèi)容集中到一起,有條理地予以報告; 7.加大節(jié)假日值班力量,由公司部門主管帶班,征求下屬中同意后排定值班表,印發(fā)各有關(guān)部門和人員; 8.根據(jù)需要,可安排公司單身職工多兼值班工作,并給予適當(dāng)?shù)募影嘌a貼。職位描述(行政部經(jīng)理)崗位職責(zé)管理權(quán)限:受總經(jīng)理的委托,行使對公司行政后勤、人事、展廳、保衛(wèi)工作的指揮、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、管理的權(quán)力,并11、承擔(dān)執(zhí)行公司各項規(guī)程、工作指令的義務(wù)管理責(zé)任:對所分管的工作全面負責(zé)職責(zé)一:全面負責(zé)行政部日常工作 組織制定行政部年度、月度工作目標(biāo)及工作計劃,并組織實施;負責(zé)參加總經(jīng)理辦公會、重大業(yè)務(wù)會議,并負責(zé)記錄; 負責(zé)督辦、檢查總經(jīng)理辦公會及部門經(jīng)理例會決議的執(zhí)行情況; 組織起草公司重要文件,定期提交公司工作簡報; 組織起草公司各項管理規(guī)章制度并監(jiān)督實施; 參與公司重大決策的研討和制定; 負責(zé)組織策劃公司的重大公關(guān)和慶典活動; 負責(zé)組織外事接待活動,妥善處理各種對外事務(wù); 審核、控制公司辦公費用及接待費用職責(zé)二:組織危機管理工作及外部投訴處理。 1、組織公司危機管理工作,包括危機預(yù)防、危機發(fā)生時的及時12、處理及危機發(fā)生后的企業(yè)形象恢復(fù); 2、組織公司外部投訴處理工作,并協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決 職責(zé)三:協(xié)調(diào)公司各部門之間的關(guān)系。 1、負責(zé)組織各部門的信息傳遞工作,保證各部門信息溝通順暢; 2、協(xié)調(diào)各部門的工作行為,使工作流程順暢,實現(xiàn)共同的戰(zhàn)略目標(biāo); 3、負責(zé)公司的年終總結(jié)工作,包括會議安排及跟催各部門編寫總結(jié)報告 職責(zé)四:負責(zé)公司對外形象宣傳、公共關(guān)系和公司企業(yè)文化建設(shè) 1、代表公司與相關(guān)部門、上下級單位往來,保持與政府部門及相關(guān)企業(yè)的良好合作關(guān)系; 2、負責(zé)公司的對外工作,協(xié)調(diào)公司與政府部門及企業(yè)的關(guān)系; 3、負責(zé)組織公司企業(yè)文化建設(shè),提煉和宣傳企業(yè)理念,舉辦各種活動,促進員工凝聚力。 職責(zé)五:負13、責(zé)工會日常工作。 1、負責(zé)起草工會年度工作計劃; 2、策劃落實各期工會活動 職責(zé)六:內(nèi)部組織管理。 1、負責(zé)將部門工作計劃分解到個人,并監(jiān)督計劃完成情況; 2、評價考核下屬員工工作完成狀況; 3、控制部門預(yù)算使用情況。 職責(zé)七:負責(zé)人事招聘、培訓(xùn)及人事檔案的建立。1、根據(jù)各部門的用工要求招聘員工;2、根據(jù)工作性質(zhì)組織員工培訓(xùn); 3、建立健全人事檔案職責(zé)八:公司形象的維護及安全的保障1、領(lǐng)導(dǎo)公司內(nèi)部外部環(huán)境衛(wèi)生整體布局的工作;2、建立健全安保制度,確保公司人身財產(chǎn)安全; 主要職責(zé)范圍:負責(zé)主持本部的全面工作組織并督促部門人員全面完成本部職責(zé)范圍內(nèi)的各項工作任務(wù);貫徹落實本部崗位責(zé)任制和工作標(biāo)準(zhǔn),14、加強與有關(guān)部門協(xié)作配合;負責(zé)組織行政后勤、人事、保衛(wèi)工作管理制度的擬訂、檢查、監(jiān)督和執(zhí)行;負責(zé)組織行政年、季、月度行政后勤、人事、保衛(wèi)工作計劃。本著合理節(jié)約的原則,編制后勤用款計劃,搞好行政后勤預(yù)算工作;做好公司固定資產(chǎn)及其他財產(chǎn)管理工作。建立固定資產(chǎn)帳冊,并定期做好固定資產(chǎn)盤點和維護;負責(zé)公司內(nèi)部治安管理工作。維護內(nèi)部治安秩序,搞好治安綜合治理,預(yù)防犯罪和治安災(zāi)害事故的發(fā)生;負責(zé)做好公司用水、電的管理工作。認真抓好水、電的計量基礎(chǔ)管理工作,定期檢查和維修計量器具,搞好電器設(shè)備和線路的保養(yǎng)維修工作;負責(zé)組織部門人員的培訓(xùn)教育工作,定期開展崗位優(yōu)質(zhì)服務(wù)和業(yè)務(wù)競賽評比活動;有權(quán)向主管領(lǐng)導(dǎo)提議下屬人15、選,并對其工作考核評價;按時完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦其他工作任務(wù)。 所屬部門:行政部直屬上司:總經(jīng)理職位描述(行政助理)崗位職責(zé)1、協(xié)助行政部經(jīng)理完成公司行政事務(wù)工作及部門內(nèi)部日常事務(wù)工作2、負責(zé)公司快件及傳真的收發(fā)及傳遞3、各項規(guī)章制度監(jiān)督與執(zhí)行4、參與公司績效管理、考勤等工作5、獎懲辦法的執(zhí)行6、協(xié)助行政部經(jīng)理進行內(nèi)務(wù)、安全管理,為其他部門提供及時有效的行政服務(wù)7、會務(wù)安排:做好會前準(zhǔn)備、會議記錄和會后內(nèi)容整理工作8、負責(zé)公司各部門辦公用品的領(lǐng)用和分發(fā)工作9、參與公司行政、營運事務(wù)管理10、對外相關(guān)部門聯(lián)絡(luò)接待,對內(nèi)接待來訪、接聽來電、解答咨詢及傳遞信息工作11、做好材料收集、檔案管理、文書起草、16、公文制定、文件收發(fā)等工作12、協(xié)助辦理面試接待、會議、培訓(xùn)、公司集體活動組織與安排,節(jié)假日慰問等13、協(xié)助行政部經(jīng)理做好公司各部門之間的協(xié)調(diào)工作所屬部門:行政部 直屬上級:行政經(jīng)理職位描述(營運部主管)崗位職責(zé):在行政部經(jīng)理的指引下,統(tǒng)籌展廳內(nèi)外部的工作1、 負責(zé)展廳內(nèi)外部環(huán)境的衛(wèi)生和安全2、 負責(zé)展廳內(nèi)各種物件飾品的維護3、 負責(zé)展廳內(nèi)各種燈光音響影像設(shè)備的正常運行4、 檢查報刊資料的使用、增補和更新情況所屬部門:行政部直屬上司:行政部經(jīng)理崗位描述(展廳接待)崗位職責(zé): 1.展廳來客的迎接和問侯; 2.引導(dǎo)來訪用戶給設(shè)計師接待; 3.在洽談區(qū)和客戶休息區(qū)域為用戶提供相應(yīng)的服務(wù); 4.銷售和售17、后服務(wù)熱線的管理; 5.用戶電話的接待和轉(zhuǎn)接給相關(guān)銷售、設(shè)計師、服務(wù)顧問; 6.用戶信息的記錄和分配; 7.用戶投訴的轉(zhuǎn)接; 8.展廳來電量、客流量的統(tǒng)計和定期反饋; 9. 收發(fā)快件等行政事務(wù)。所屬部門:行政部直屬上司:營運部主管職位描述(展廳維護)崗位職責(zé):1、展廳外部環(huán)境的衛(wèi)生及安全維護2、展廳內(nèi)衛(wèi)生及安全維護3、展廳內(nèi)物件及飾品擺放4、展廳內(nèi)照明設(shè)備的維護5、展廳內(nèi)音響視頻設(shè)備的維護6、按照展廳營運檢查表分時段對展廳進行檢查7、固定資產(chǎn)管理所屬部門:行政部直屬上司:營運部主管職位描述(保潔)崗位職責(zé):1、 負責(zé)公司內(nèi)部外部的衛(wèi)生打掃及維護2、 每半小時巡場檢查一次3、 每天下班時清理完所有的垃圾4、 完成上級安排的其他工作所屬部門:行政部直屬上司:營運部主管