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1、港灣工程公司辦公室收文管理辦法編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 港灣公司收文管理辦法第一章 總則第一條 為規(guī)范和嚴(yán)肅公司收文工作，提高收文、辦文效率，特制定本管理辦法。第二條 公司的收文由辦公室統(tǒng)一管理，辦公室同時負(fù)責(zé)收文的歸檔。第三條 本規(guī)定所指收文，僅指公司外部的收文；公司內(nèi)部的收文依照發(fā)文管理辦法、檔案管理辦法等文件中相關(guān)條款辦理。第二章 收文程序第四條 收文程序包括登記、分文、批辦、分辦、催辦等程序。（一）來文收集、登記。1、外部來文按來源方式分為兩種：1）經(jīng)辦人參加各種會議或通過其它形式取回的政府批文、合同2、等文件資料。2） 信函、傳真等形式收到外部的正式來文。2、對于由經(jīng)辦人從外部帶回的文件資料，經(jīng)辦人必須在當(dāng)日工作時間內(nèi)交到辦公室，特殊情況經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可于下個工作日送辦公室。經(jīng)辦人從外部帶回的公文未在規(guī)定時間交辦公室，在考核結(jié)果中對經(jīng)辦人進(jìn)行責(zé)任處理。3、外部收文由辦公室秘書在收文登記表上登記，經(jīng)辦人必須提供對方單位經(jīng)辦部門或經(jīng)辦人名稱和辦公電話（“收文登記表”見附表）。辦公室秘書在收文文件上加蓋收文章。（二）分文、呈批。辦公室主任根據(jù)事情的輕重緩急，在文件呈批表（見“發(fā)文管理制度”）上加蓋“特急”和“急件”字樣，簽署處理意見。按審批權(quán)限、業(yè)務(wù)性質(zhì)分類，分別呈相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱。辦公室積壓文件未3、及時上傳下達(dá)，在考核結(jié)果中對辦公室相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行責(zé)任處理。（三）文件批閱。公司領(lǐng)導(dǎo)批閱文件，“特急”文件須馬上批辦，“急件”須當(dāng)天批辦。所有文件都必須在兩個工作日之內(nèi)閱批完畢，由辦公室及時交承辦單位。公文審批未按規(guī)定時間完成，在考核結(jié)果中對相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行責(zé)任處理。（四）歸檔文件在辦理完畢后，先放置經(jīng)辦部門，由經(jīng)辦部門在年底整理、立卷、歸檔。（五）文件分辦、傳閱。1、需要復(fù)函的文件需要復(fù)函時，將領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)的文件及其他所有文件資料、文件呈批單交由辦公室通知相關(guān)部門辦理文件領(lǐng)用手續(xù)后領(lǐng)取文件。由相關(guān)人員按規(guī)定辦理回復(fù)。2、不需要復(fù)函的文件不需要復(fù)函的文件送相關(guān)部門或人員閱處。（六）文件催辦。辦公室負(fù)責(zé)對4、公文的辦理進(jìn)行催辦。跟蹤公文的傳遞和進(jìn)程，督促經(jīng)辦部門在規(guī)定時間內(nèi)完成公文的辦理。對出現(xiàn)的問題負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)，協(xié)調(diào)無效或超出協(xié)調(diào)權(quán)限及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)辦理情況。第五條 經(jīng)辦人文書辦理期限。1. 傳真、機(jī)密文件等由批文領(lǐng)導(dǎo)在批示中寫明辦理期限。2. 一般文件以文到三日內(nèi)處理完畢為原則。3. 合同審批等特殊文件，按實(shí)際需要在既定期限內(nèi)處理完畢。4. 來文定有答復(fù)期限者，應(yīng)于來文所定期限內(nèi)處理完畢。5. 傳閱文件須在當(dāng)天完成。6. 經(jīng)辦人未在規(guī)定期限內(nèi)處理完畢，在考核結(jié)果中對經(jīng)辦人進(jìn)行責(zé)任處理。第三章 附則第六條 本管理辦法由辦公室負(fù)責(zé)解釋。第七條 本管理辦法的擬定或者修改由辦公室負(fù)責(zé)，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。第八條 本管理辦法自頒布之日起實(shí)施。附表一、收文登記簿收文登記簿日期序號文件名來文單位、經(jīng)辦人、電話文件類別呈批時間審批人經(jīng)辦部門送辦時間辦理情況備注