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1、公司員工日常費用報銷制度及流程編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一部分 總則 第一條 為了加強公司內部管理，規范公司財務報銷行為，倡導一切以業務為重的指導思想，合理控制費用支出，特制定本制度。 第二條 本制度適用公司全體員工。 第二部分 日常費用報銷制度及流程 第一條 日常費用報銷相關人員的職責范圍： 1. 報銷人員提交經合理審批的費用申請單及支持文件并對其（包括但不限于發票）真實性、準確性、完整性負責。2. 費用報銷申請應在費用發生之日起30天內完成相應的審批并提交至財務部。3. 報銷人員根據費用性質填寫對應單據2、；嚴格按單據要求項目認真寫；金額大小寫須完全一致(不得涂改)；簡述費用內容或事由；將所有發票及其他支出文件完整清晰地分類粘貼于報銷申請后。4. 各部門負責人應嚴格按照預算，審核業務真實性，控制本部門的費用支出。5. 財務負責審核業務票據的合法性、業務發生的合理性、審核費用支出是否在預算之內以及審批流程是否符合規定。第二條 日常費用主要包括差旅費、業務招待費、公務交通費、團隊建設費、行政費用、固定資產和無形資產購置以及其他費用等。在一個預算期間內，各項費用的累計支出原則上不得超出預算。 1. 差旅費1.1 定義：指員工因公往返自己常駐工作地和差旅目的地之間所發生的交通費、住宿費、出差補助等費用，3、包括國內差旅費和國際差旅費。常駐工作地根據國家行政區域劃分，以地區或市為標準判斷；在常駐工作地所在的地區或市內的往返不算出差。1.2 費用標準：表一：國內差旅費執行標準 分類職別出差地交通費標準（元/天）住宿最高標準差旅往返交通及住宿差旅補助標準一類二、三類總裁/CEO實報實銷實報實銷由公司行政統一訂購100元/人/天經理及總監80300250員工級50250200表二：國際差旅費執行標準 分類職別交通工具最高標準市內交通住宿最高標準（元/天）差旅往返交通及住宿差旅補助標準總裁/CEO飛機（公務艙）實報實銷實報實銷由公司行政統一訂購200元/人/天經理及總監飛機（經濟艙）100元/人/天1004、0員工級飛機（經濟艙）700（港澳臺）500（其他）注：除有CEO事前書面批準的情況外，出差補助超標準的部分不予報銷。1.3 總體報銷原則 在不超出上述標準范圍內實報實銷。出差前需要在“釘釘”上提出出差申請，根據系統引導填寫相關內容進行提交，系統將按照設置好的審批流程進行審批差旅費報銷審批流程。 出差時由對方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關費用。1.4 出差地分類北京、上海、廣州、深圳為一類地區；其他省會城市為二類地區；其他非省會城市為三類地區。1.5 出差交通費 交通費需憑真實發票報銷，公司派車出行則不再予以報銷交通費。 出差地當地交通：優先使用公共交通工具，例如地鐵、公交等5、，如有特殊情況需要打的或者使用滴滴叫車，需要總裁審批。 每次出差允許報銷的交通費限額出差天數（返回日期出行日期1）交通費標準，報銷交通費應以實際發生的票據進行報銷，不允許使用其他替代發票（特別不允許使用公交充值卡發票）。1.6 出差補助 出差補助天數按法定工作日計算。 出差補助直接填寫報銷，可不必提供發票。2. 業務招待費22.1 定義：企業為經營業務的合理需要而支付的餐費和應酬相關的費用（如餐飲、娛樂、禮品、住宿等支出）。公司部門之間以及部門內部的團隊建設費按照人力資源部相關政策執行不在此列。2.2 費用標準:各部門的業務招待費由部門負責人統一管理提報，業務招待費執行標準200元/人。 除有6、CEO事前書面批準的情況外，業務招待費超標準的部分不予報銷。2.3 相關規定: 金額在 100 元以上的業務招待費報銷，需要提供銀行卡刷卡聯或銀行卡/信用卡刷卡記錄回單，網上支付可附網絡支付記錄；以及實際消費場所的真實發票，不能用其他發票替代；所有招待費發生前需要向CEO請示審批，否則不能報銷。 各部門業務招待費按月由部門負責人統一申請報銷，在填寫招待費報銷單時，應在業務招待費用申請表中列明的必要項目為：客戶名稱、人數、招待事由、人均標準、發生時間、費用金額，如未能按照上述要求列出明細內容，財務有權給予駁回。 各部門需嚴格控制招待費報銷，據實報銷，嚴禁冒用、亂用餐費發票進行招待費報銷，如發現舞7、弊行為將根據公司相關人事制度對其進行處罰。3. 公務交通費1233.1 定義：指員工在工作時間范圍內因外出辦理公事而發生的交通費用，包含打車費、地鐵公交車費及相關過路過橋費和停車費等。3.2 相關規定： 市內外出辦公交通：優先使用公共交通工具，例如大巴、地鐵、公交等，如有特殊情況需要打的或者使用滴滴叫車，需要CEO審批。 公務交通費報銷以月度為單位，員工應匯總當月所有公務交通費報銷原始單據并統一填寫一張報銷申請單進行報銷，分開填報的費用報銷單財務部不予處理。 員工在填寫公務交通費報銷單時，應具體列明公務事由、發生時間、出發地和目的地以及費用金額等內容，如未能按照上述要求列出明細內容，財務有權給8、予駁回。4. 團隊建設費44.1 定義：公司部門內部以及部門之間組織團隊活動時所發生的餐飲、娛樂等費用。4.2 費用標準：按行政部每年確認并發布的標準執行；如遇特殊情況超出標準額度的，以CEO審批的郵件為準。5. 行政費用55.1 定義：行政費用主要包括：1）辦公樓相關費用，如租金物業費、公共事業費、維修維護費、行政管理費；2）設備租賃和維修費；3）辦公費；4）印制費；5）開辦費；6）硬件和軟件運維費；7）設備服務費；8）低值易耗品；9）辦公電話、傳真及網絡費；10)服務器托管；11）寬帶費用；12）電話費等。5.2 原則：以上項目支出原則上統一由行政部負責購買、保管和發放，特殊情況可根據實際9、工作需要由部門自行購買和保管，但須在行政部進行備案，行政部視為部門領用處理。5.3 管理辦法：行政相關的費用采取預算加審批制度的管理。行政部每月15號提交下一個月（N+1）的預算包括實際發生的預算（用于損益表的預估）以及實際支付的預算（用于現金流量預估）給到財務及總裁辦。每個月的20號之前總裁就下一個月（N+1）的預算進行審批。一旦超出預算需要寫明原因報總裁審批方能支付。5.4 相關規定： 行政部支付代采買款項，如：部門特殊需求耗材及費用，市場部進行促銷活動所需耗材（可以由行政部統一代為購買但相關預算及費用核銷需要走市場費用而非管理費用），需附相應部門的經總裁審批的預算單。6. 固定資產和無形10、資產購置66.1 定義：固定資產是指使用期限在一年以上的經營性房屋、建筑物、機器、設備、器具和工具等；不屬于生產經營主要設備的物品，但單位價值在2000元（含）以上且使用期限超過兩年的也可以作為固定資產管理。無形資產是指企業為生產商品、提供勞務、出租給他人，或為管理目的而持有的、沒有實物形態的非貨幣性長期資產，主要包括各種軟件。6.2 相關規定： 公司的固定資產以及無形資產統一由需要部門上報行政部進行審核，公司購買固定資產以及無形資產須經公司財務以及CEO雙重審批。經審批后由行政部統一購買、保管和發放，其他部門不得自行購買和保管，如有發生公司一律不予報銷。第四條 費用報銷的一般流程:報銷人整理11、報銷單據并填寫對應費用報銷單 須辦理申請或出入庫手續的應附批準后的申請單或出入庫單部門經理審核簽字財務部門復核總經理審批到出納處報銷。 (二)報銷流程 1、 公司人力資源部每月初(10日前)將本月員工手機費執行標準(含特批執行標準)交財務部。 2、 財務部通知員工于每月中旬(20日前)按話費標準將發票交財務部集中辦理報銷手續。 3、 財務部指定專人按日常費用的審批程序集中辦理員工手機費報批手續。 4、 員工到財務部出納處簽字領款(每月25日前)。 5、 固定電話費由行政部指定專人按日常費用審批程序及報銷流程辦理報銷手續，若遇電話費異常變動情況應到電信局查明原因，特殊情況報總經理批示處理辦法。 12、2. 審批:按日常費用審批程序審批。 3. 員工持審批后的報銷單到財務處辦理報銷手續。 第十二條 辦公費、低值易耗品等報銷制度及流程 (一)管理規定:為了合理控制費用支出,此類費用由公司行政部統一管理，集中購置,并指定專人負責。 (二)報銷流程 1.購置申請: 公司行政部每季度根據需求及庫存情況按預算管理辦法編制購置預算，實際購置時填寫購置申請單按資產管理辦法規定報批。 2.報銷程序：報銷人先填寫費用報銷單(附出入庫單)，按日常費用審批程序報批。審批后的報銷單及原始單據(包括結賬小票)交財務部，按日常費用報銷流程付款或沖抵借支。 3.費用歸集：財務部按月根據行政部提供的各部門領用金額統計表，歸13、集核算各部門相關費用。庫存用品作為公共費用，待實際領用時分攤。 第十三條 招待費、培訓費、資料費及其他報銷制度及流程 4.其他費用：根據實際需要據實支付。 ( 二)報銷流程： 1. 招待費由經辦人按日常費用報銷一般規定及一般流程辦理報銷手續。 2.培訓費由人力資源部人員根據審批程序及報銷程序辦理報銷手續。 3.資料費在報銷前需辦理資料登記手續，按審批程序審批后的報銷單及申請表到財務處辦理報銷手續。 4.其他費用報銷參照日常費用報銷制度及流程辦理。 第二部分 借支管理規定及借支流程 第四條 借款管理規定 (一) 出差借款：出差人員憑審批后的出差申請表按批準額度辦理借款，出差返回5個工作日內辦理報14、銷還款手續。 (二) 其他臨時借款，如業務費、周轉金等，借款人員應及時報帳，除周轉金外其他借款原則上不允許跨月借支。 (三) 各項借款金額超過2000元應提前一天通知財務部備款。 (四) 借款銷賬規定：(1) 借款銷帳時應以借款申請單為依據，據實報銷，超出申請單范圍使用的，須經主管領導批準，否則財務人員有權拒絕銷帳；(2)借領支票者原則上應在5個工作日內辦理銷帳手續。 (五) 借款未還者原則上不得再次借款，逾期未還借支者轉為個人借款從工資中扣回。 第一條 借款流程 (一) 借款人按規定填寫借款單，注明借款事由、借款金額(大小寫須完全一致，不得涂改)、支票或現金。 (二) 審批流程：主管部門經理15、審核簽字財務經理復核總經理審批。 (三) 財務付款：借款憑審批后的借款單到財務部辦理領款手續。 第四部分 工薪福利及相關費用支出制度及流程 第十四條 工薪福利等支出包括工資、臨時工資、社會保險及各項福利等，此類費用按照資金支出制度相關規定執行。 第十五條 工薪福利支付流程 (一) 工資支付流程：(1)每月20日由人力資源部將本月經公司總經理審批后的工資支付標準(含人員變動、額度變動、扣款、社會保險及住房公積金等信息)轉交財務部；(2)總經理提供職工月度獎金分配表；(3)財務部根據獎金表及支付標準編制標準格式的工資表；(4)按工薪審批程序審批；(5)每月25日由財務部通過銀行代發形式支付工資；(16、6)每月末之前員工到財務部領工資條并與工資卡內資金進行核實。 (二)臨時工資支付流程同工資支付流程。 (三)社會保險及住房公積金支付流程：(1)由人力資源部將由公司總經理審批后的支付標準交財務部進行相關的財務處理；(2)住房公積金由人力資源部按工薪審批程序申請轉帳支票支付；社會保險金由財務部協助人力資源辦理銀行托收手續，財務部收到銀行托收單據應交人力資源部專人簽字確認，若有差異應查明原因并按實際情況進行調整。 (四)其他福利費支出由公司人力資源部按審批后的支付標準填寫報銷單經部門經理簽字確認財務經理進行財務復核報總經理審批，審批后的報銷單及支付標準交財務部辦理報銷手續。 第五部分 專項支出財務17、報銷制度及流程 第十六條 專項支出主要包括軟件及固定資產購置、咨詢顧問費用、廣告宣傳活動費及其他專項費用等。 第十七條 軟件及固定資產購置報銷財務制度及流程。 (一) 填寫購置申請：按公司資產管理制度相關規定填寫資產購置申請單并報批。 (二) 報銷標準：相關的合同協議及批準生效的購置申請。 (三) 結賬報銷：(1)資產驗收(軟件應安裝調試)無誤后，經辦人憑發票等資料辦理出入庫手續，按規定填寫報銷單(經辦人在發票背面簽字并附出入庫單)；(2)按資金支出規定審批程序審批；(3)財務部根據審批后的報銷單以支票形式付款；(4)若需提前借款，應按借款規定辦理借支手續，并在5個工作日內辦理報銷手續。 第十18、八條 其他專項支出報銷制度及流程 (一) 費用范圍：其他專項支出包括其他所有專門立項的費用(含咨詢顧問、廣告及宣傳活動費、公司員工活動費用、辦公室裝修及其他專項費用)支出。 (二) 費用標準：此類費用一般金額較大，由主管部門經理根據實際需要向總經理提交請示報告(含項目可行性分析、費用預算及相關收益預測表等)，經總經理簽署審核意見后報董事長及其授權人審批。 (三) 財務報銷流程 1.審批后的報告文件到財務部備案，以便財務備款。 2.簽訂合同：由直接負責部門與合作方簽訂正式合作合同，(合同簽訂前由公司法律顧問的審核，合同應注明付款方式等)。 3.付款流程：(1)由經辦人整理發票等資料并填寫費用報銷19、單(填寫規范參照日常費用報銷一般規定)；(2)按審批程序審批：主管部門經理審核簽字 財務復核 總經理審批；(3)財務部根據審批后的報銷單金額付款；(4)若需提前借款，應按借款規定辦理借支手續，并在5個工作日內辦理報銷手續。 第六部分 報銷時間的具體規定 第十九條 為了協調公司對內、對外的業務工作安排，方便員工費用報銷，財務部將報銷時間具體安排如下： 1.財務報銷：公司財務部每周四為財務報銷日。若當月的最后一個報銷日在該月的28日以后，為了便于財務部集中時間月末結賬，該報銷日停止財務報銷。 2.借支及其他業務的不受以上的時間限制，可隨時辦理。 第七部分 附則 第二十條 本制度解釋權歸公司財務部。 第二十一條 本制度經總經理辦公會議討論通過并由董事長或其授權人簽字后生效。