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1、實(shí)業(yè)公司會(huì)議計(jì)劃、準(zhǔn)備與記錄管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 會(huì)議管理制度 1、目 的：為規(guī)范公司會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量，降低會(huì)議成本，特制定本制度。 2、適用范圍：本制度適用于廣州市xxxx實(shí)業(yè)有限公司廣州總部會(huì)議管理。 3、管理權(quán)責(zé)： 3.1 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司會(huì)議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。 3.2 會(huì)議提擬人或主辦部門（含各中心/部門）負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作，并有權(quán)對(duì)違反本制度的行為提出處罰。 3.3 會(huì)議的審批權(quán)限詳見(jiàn)“5.1會(huì)議提擬與審批”。 4、會(huì)議分類： 序 號(hào)會(huì)議名稱主題/特點(diǎn)類 別主 持 人參 2、加 人 1例 會(huì) （含早會(huì)）固定時(shí)間、固定匯報(bào)程序， 盡量解決即席提出的問(wèn)題。公司例會(huì)主辦中心/部門 負(fù)責(zé)人部門/中心或公司 全體人員 2動(dòng)員會(huì)發(fā)言固定、沒(méi)有討論程序公司臨時(shí) 行政會(huì)議主辦中心/部門 負(fù)責(zé)人會(huì)議提擬人提擬 3研討會(huì)對(duì)某一課題或問(wèn)題切磋、探 討，不一定有結(jié)果公司臨時(shí) 行政會(huì)議中心/部門 負(fù)責(zé)人會(huì)議提擬人提擬 4鑒定/評(píng)審會(huì)對(duì)某事物的價(jià)值、性能，質(zhì) 量鑒別，必須有結(jié)論公司臨時(shí) 行政會(huì)議集團(tuán)總經(jīng)理或其指定會(huì)議提擬人提擬 5專題會(huì)為某一專題而開(kāi)，必須有結(jié) 論公司臨時(shí) 行政會(huì)議提擬人指定會(huì)議提擬人提擬 6評(píng)比會(huì)一般在年底或某一重大活動(dòng) 結(jié)束后召開(kāi)公司例會(huì)人力資源中心 總監(jiān)會(huì)議提擬人提擬 3、7總結(jié)會(huì)總結(jié)前一段工作，研究、部 署下階段工作公司例會(huì)中心/部門 負(fù)責(zé)人會(huì)議提擬人提擬 8匯報(bào)會(huì)下級(jí)向上級(jí)或有關(guān)人員匯報(bào) 工作情況公司臨時(shí) 行政會(huì)議會(huì)議提擬人指定會(huì)議提擬人提擬 9調(diào)度會(huì)任務(wù)安排，人員派遣，設(shè)備 物資情況的調(diào)動(dòng)公司臨時(shí) 行政會(huì)議會(huì)議提擬人提擬會(huì)議提擬人提擬 10部門例會(huì)各中心/部門固定匯報(bào)程序部門會(huì)議中心/部門負(fù)責(zé)人自定 5、管理內(nèi)容： 5.1 會(huì)議提擬與審批。 5.1.1 公司月度例會(huì)無(wú)須提擬和審批。 5.1.2 公司臨時(shí)行政會(huì)議、公司年度例會(huì)由集團(tuán)總經(jīng)理直接提擬或由議題涉及業(yè)務(wù)的主辦部門負(fù)責(zé)人提擬、集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)。 5.1.3 部門會(huì)議由各部門自行安排，但會(huì)議時(shí)間、參加人等4、，不得與公司會(huì)議沖突。其中，中心/部門會(huì)議屬非例會(huì)性質(zhì)且需另行核給專項(xiàng)費(fèi)用的，應(yīng)向上一級(jí)主管部門報(bào)批同意；屬例會(huì)性質(zhì)的，由本中心另行提擬方案呈報(bào)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。 5.2 會(huì)議計(jì)劃與統(tǒng)籌。 5.2.1 每月28日前，總經(jīng)辦應(yīng)與各部門協(xié)調(diào)確定下月計(jì)劃召開(kāi)的臨時(shí)行政會(huì)議，統(tǒng)一報(bào)集團(tuán)總經(jīng)理審批后，匯同公司月例會(huì)編制月度會(huì)議計(jì)劃，于月底前發(fā)放至各部門負(fù)責(zé)人。 5.2.2 凡總經(jīng)辦已列入計(jì)劃的會(huì)議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時(shí)行政會(huì)議時(shí)，會(huì)議召集部門應(yīng)提前2天完成會(huì)議提擬和報(bào)批手續(xù)，并報(bào)請(qǐng)總經(jīng)辦調(diào)整會(huì)議計(jì)劃。未經(jīng)總經(jīng)辦同意，任何人不得隨意打亂正常會(huì)議計(jì)劃。 5.2.3 會(huì)議安排的原則為：小會(huì)5、服從大會(huì)，局部服從整體，臨時(shí)會(huì)議服從例會(huì)。各類會(huì)議的優(yōu)先順序?yàn)椋汗纠龝?huì)、公司臨時(shí)行政會(huì)議、部門會(huì)議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會(huì)議不受此限。 5. 3 會(huì)議準(zhǔn)備。 5.3.1 會(huì)議通知遵照以下規(guī)定： 1、已列入月度會(huì)議計(jì)劃表的會(huì)議，月中無(wú)調(diào)整的，不再另行通知，由中心/部門按計(jì)劃表直接通知與會(huì)人； 2、屬下列情況之一者，按“誰(shuí)提擬，誰(shuí)通知”的原則進(jìn)行會(huì)議通知： （1）未列入月度會(huì)議計(jì)劃而臨時(shí)提擬的會(huì)議； （2）雖然已列入月度會(huì)議計(jì)劃，但需對(duì)會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)安排等作特別說(shuō)明； （3）其它提擬人認(rèn)為應(yīng)另行通知的情況。 3、會(huì)議通知期一般應(yīng)提前一天以上，通知對(duì)象為與會(huì)人、會(huì)務(wù)服務(wù)提供6、部門； 4、會(huì)議通知形式一般為電話通知。但需對(duì)會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)安排等作特別說(shuō)明的會(huì)議，應(yīng)以會(huì)議通知單進(jìn)行書(shū)面通知；涉及多個(gè)部門和參加人數(shù)眾多的大型會(huì)議，主辦部門還應(yīng)編制詳細(xì)的會(huì)議計(jì)劃通知相關(guān)部門。 5.3.2 會(huì)議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定： 1、會(huì)議提擬部門應(yīng)提前做好會(huì)議資料（如會(huì)議議程議題、提案、匯報(bào)材料、計(jì)劃草案、決議決定草案、與會(huì)人應(yīng)提交資料等）準(zhǔn)備的組織工作； 2、會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)提前做好會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作，如落實(shí)會(huì)場(chǎng)，布置會(huì)場(chǎng)，備好座位、會(huì)議器材、茶具茶水等會(huì)議所需的各種設(shè)施、用品等； 3、公司總部召開(kāi)的公司級(jí)會(huì)議會(huì)務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口總經(jīng)辦負(fù)責(zé)。 4、部門在總部召開(kāi)的會(huì)議需7、用公共會(huì)場(chǎng)的，應(yīng)向會(huì)議室管理部門（人力資源部）書(shū)面提出，由會(huì)議室管理部門（人力資源部）統(tǒng)籌安排。 5.4 會(huì)議組織。 5.4.1 會(huì)議組織遵照“誰(shuí)提擬，誰(shuí)組織”的原則。 5.4.2 會(huì)議主持人須遵守以下規(guī)定： 1、主持人應(yīng)不遲于會(huì)前5分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，檢查會(huì)務(wù)落實(shí)情況，做好會(huì)前準(zhǔn)備。 2、主持人一般應(yīng)于會(huì)議開(kāi)始后，將會(huì)議的議題、議程、須解決問(wèn)題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問(wèn)題等，進(jìn)行必要的說(shuō)明。 3、會(huì)議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議進(jìn)行中的實(shí)際情況，對(duì)議程進(jìn)行適時(shí)、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時(shí)間和中止與議題無(wú)關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會(huì)議效率。 4、屬討論、決策性議題的會(huì)議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議作出8、結(jié)論。對(duì)須集體議決的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時(shí)提交與會(huì)人表明意見(jiàn)；對(duì)未議決事項(xiàng)亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會(huì)議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見(jiàn)。 5、主持人應(yīng)將會(huì)議決議事項(xiàng)付諸實(shí)施的程序、實(shí)施人（部門）、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間等會(huì)后跟進(jìn)安排向與會(huì)人明確。 5.4.3 與會(huì)人須遵守以下規(guī)定： 1、應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，并在會(huì)議簽到表（詳見(jiàn)附件3）上簽到。 2、會(huì)議發(fā)言應(yīng)言簡(jiǎn)意賅，緊扣議題。 3、遵循會(huì)議主持人對(duì)議程控制的要求。 4、屬工作部署性質(zhì)的會(huì)議，原則上不在會(huì)上進(jìn)行討論性發(fā)言。 5、遵守會(huì)議紀(jì)律，與會(huì)期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到振動(dòng)或?qū)⑹謾C(jī)呼叫轉(zhuǎn)移至部門另一未與會(huì)人處，原則上不允許接聽(tīng)電話，如須接聽(tīng)，請(qǐng)離開(kāi)會(huì)場(chǎng)。 6、做好本人的會(huì)議紀(jì)錄。 9、5.4.4 多個(gè)部門參加的臨時(shí)行政會(huì)議原則上由集團(tuán)總經(jīng)理主持，集團(tuán)總經(jīng)理另有授權(quán)的，從集團(tuán)總經(jīng)理授權(quán)。 5.4.5 公司月度例會(huì)、臨時(shí)行政會(huì)議一般應(yīng)控制在2小時(shí)以內(nèi)，根據(jù)會(huì)議進(jìn)行情況確需延時(shí)的，主持人須征得與會(huì)人員同意。 5.4.6 主持人為會(huì)議考勤的核準(zhǔn)人，考勤記錄由會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)。 5.5 會(huì)議記錄。 5.5.1 公司各類會(huì)議均應(yīng)以專用記錄本進(jìn)行會(huì)議記錄。 5.5.2 公司各類會(huì)議原則上應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)記錄。會(huì)議記錄員的確定應(yīng)遵守以下規(guī)定： 1、各部門應(yīng)常設(shè)一名會(huì)議記錄員（一般為本部門的內(nèi)務(wù)文員，名單報(bào)總經(jīng)辦備案），負(fù)責(zé)本部門會(huì)議及本部門負(fù)責(zé)組織的會(huì)議的記錄工作。 2、會(huì)議記錄遵照“誰(shuí)組織，10、誰(shuí)記錄”的原則，如有必要，主持人可根據(jù)本原則及考慮會(huì)議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，臨時(shí)指定會(huì)議記錄員。 3、集團(tuán)總經(jīng)理主持的公司例會(huì)、臨時(shí)行政會(huì)議原則上由集團(tuán)總經(jīng)理秘書(shū)負(fù)責(zé)會(huì)議記錄工作，集團(tuán)總經(jīng)理另有指定的，從集團(tuán)總經(jīng)理指定。 5.5.3 會(huì)議記錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定： 1、以專用會(huì)議記錄本做好會(huì)議的原始記錄及會(huì)議考勤記錄，根據(jù)需要整理會(huì)議紀(jì)要。 2、會(huì)議記錄應(yīng)盡量采用實(shí)錄風(fēng)格，確保記錄的原始性。 3、對(duì)會(huì)議已議決事項(xiàng)，應(yīng)在原始記錄中括號(hào)注明“議決”字樣。 4、會(huì)議原始記錄應(yīng)于會(huì)議當(dāng)日、會(huì)議紀(jì)要最遲不遲于次日呈報(bào)會(huì)議主持人審核簽名。 5、做好會(huì)議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時(shí)將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的會(huì)議簽到11、表的考勤記錄報(bào)考勤人員。 5.5.4 下列情況下，應(yīng)整理會(huì)議紀(jì)要： 1、公司各類臨時(shí)行政會(huì)議； 2、須會(huì)后對(duì)會(huì)議精神貫徹落實(shí)進(jìn)行跟進(jìn)的會(huì)議； 3、其它主持人要求整理會(huì)議紀(jì)要的會(huì)議。 5.5.5 會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。公司各類臨時(shí)行政會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要須報(bào)總經(jīng)辦一份存檔備查。 5.5.6 會(huì)議原始記錄的備檔按以下規(guī)定： 1、本部門負(fù)責(zé)組織的公司各類行政會(huì)議的會(huì)議記錄，由本部門常設(shè)會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)日常歸檔、保管，但用完后的記錄本應(yīng)作為機(jī)要檔案及時(shí)轉(zhuǎn)總經(jīng)辦統(tǒng)一歸檔備查。 2、本部門會(huì)議記錄由本部門常設(shè)會(huì)議記錄員統(tǒng)一歸檔備查。 5.5.7 會(huì)議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調(diào)12、閱應(yīng)嚴(yán)格按公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 5.6 會(huì)議跟進(jìn)。 5.6.1 會(huì)議決議、決策事項(xiàng)須會(huì)后跟進(jìn)落實(shí)的，遵照“誰(shuí)組織，誰(shuí)跟進(jìn)”的原則；會(huì)議主持人另有指定的，從主持人指定。 5.6.2 集團(tuán)總經(jīng)理主持的會(huì)議的會(huì)后跟進(jìn)工作原則上由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)落實(shí)，集團(tuán)總經(jīng)理另有指定的，從集團(tuán)總經(jīng)理指定。 5.6.3 會(huì)議跟進(jìn)的依據(jù)以會(huì)議原始記錄及會(huì)議紀(jì)要為準(zhǔn)。 5.7 獎(jiǎng)懲。 5.7.1 獎(jiǎng)勵(lì)。按獎(jiǎng)懲管理制度執(zhí)行。 5.7.2 遲到、早退、缺席。 1、遲到。所有參加會(huì)議的人員在會(huì)議規(guī)定召開(kāi)時(shí)間后5分鐘內(nèi)未到的，計(jì)為遲到。 2、早退。凡參加會(huì)議人員，如未經(jīng)主持人同意在會(huì)議召開(kāi)結(jié)束前5分鐘提前離開(kāi) 會(huì)場(chǎng)的，計(jì)為早退。 3、缺席。凡必須參加會(huì)議人員未經(jīng)請(qǐng)假擅自不參加會(huì)議或請(qǐng)假未批準(zhǔn)而不參加會(huì)議的，計(jì)為缺席。 5.7.3 處罰。 1、無(wú)正當(dāng)理由遲到、早退每次處10元的罰款。 2、無(wú)正當(dāng)理由缺席每次處以20元的罰款。 3、凡因通知原因造成應(yīng)參加會(huì)議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達(dá)人承擔(dān)。 6、 附則。 6.1 本制度由集團(tuán)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋。 6.2 凡本制度未明確規(guī)定的獎(jiǎng)懲，按獎(jiǎng)懲管理制度有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 6.3 本制度由集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效，自頒布之日起執(zhí)行。