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1、公司綜合辦公室日常工作規范制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 綜合辦公室管理制度 一、印鑒管理1、公司行政、財務、合同等公務用章實行統一管理，專人負責。2、要建立登記制度，加強監控，嚴格把關，出現問題要追究管理人的責任。3、公務用章，必須置于保險柜存放，不準將印章放于明處。4、因簽訂合同或特殊情況需將印章攜帶外出的，需報經項目經理批準，由印章管理人登記備案，并專人保管，以防失竊。5、印章管理人要經常檢查，定期清潔，確保良好使用效果。本人外出時，經項目經理同意后，可將印章委托保管，并辦理好相關手續。6、公文、合同、信2、函、重要資料及日常事務性等用章需由項目經理批準。7、使用印章時由使用人將材料整理完備并填寫登記表后，按規定報批方可蓋章。8、使用印章應將時間、編號、用章部門、內容、經辦人等相關情況詳細登記，已備查閱。9、加蓋印章后，對于上報下發的公文、函件、資料等入工作需要，應復印留存。用章情況，管理人同機輸入計算機內，已備審查。10、加強用章管理，確保萬無一失。杜絕因使用和管理不當造成經濟損失和引起經濟糾紛。否則，將承擔為此造成的相關責任。二、辦公財產管理1、 綜合辦要嚴格審查、核定各部門申報的辦公用品購置計劃，嚴格控制辦公費用支出。2、 辦公用品由綜合辦統一購置、保管，未經批準不得隨意購置（特殊情況例外）3、。3、 綜合辦嚴格執行辦公用品領用手續，厲行節約，遵循領用定時、限額、限量原則。領用者應妥善保管并節約使用辦公用品。4、 各部門要由專人負責領取物品，并在領取單上簽字，由綜合辦登記造冊保管。5、 各部門辦公用品或財產要認真管理，實行部門領導負責制，辦公財產在保修期內如有損壞由保修單位負責維修，保修期后如因部門原因或個人原因損壞、丟失，由部門或個人負責。6、 單位任何辦公用品及財產不得流失或據為己有，否則，將追究相關人員責任。7、 因工作需要配備給個人的用品，在工作調動或離崗之前，必須歸還單位，正常易損品除外。8、 綜合辦要將公司所有財物分類記入臺帳，定期盤點、核查，并將核查情況匯總上報總經理。4、三、會務管理1、 綜合辦須及時發出會議通知，并向與會者明確召開會議的時間、地點、參加人員、會議內容、目的以及與會人員須攜帶的文件材料和其它相關事項。2、 綜合辦須認真做好會議記錄，并做到會議結束后的文件退收工作，會議文件的立卷歸檔，會議文件匯編，完善會務工作。3、 對相關部門執行會議決議情況進行督辦，并將其執行結果注冊歸檔。4、 內部會議必須做到保密。5、 若舉辦大型會議，必須事先開好工作人員會，讓其明確與會者的各自分工，以便各負其責，相互銜接，密切配合，保證會議順利進行。6、 愛護會議室的設施，保持會議室清潔，任何人不得將會議室的桌椅、茶具、煙缸等財產帶出去。四、公司日常支出的核準1、各部門5、辦公費由綜合辦嚴格參照年初預算支出計劃中的數額核定，差旅費用標準依據財務管理制度中的規定執行。2、各種費用的報銷先由部門負責人簽字、會計審核票據，然后由綜合辦主任核準、簽字，最后由總經理批準簽字后支付。五、 公司人員的聘用1、填寫本公司求職申請表。a) 各部門在年初須將人力資源計劃表、部門年度增員計劃說明表上交綜合辦主任，綜合辦整理綜合后，將人員招聘計劃表上報總經理。b) 應聘人員應有面試邀約表、面試安排表、求職申請表、復試人員初審信息表。c) 新員工應有員工入職登記表、員工基本信息表、員工轉正申請表。d) 凡有以下情形之一者，除因情況特殊經總經理核準者外，不得任用。2、 剝奪公民權利尚未復權6、者。3、 受有期徒刑公告或通緝，尚未結案者。4、 吸食毒品或其他代用品者。5、 身體缺陷、患傳染病或健康欠佳者。6、 未滿十五歲者。六、辭退和辭職一、為加強本公司紀律，提高員工隊伍素質，增強公司的活力，促進公司的發展，特制定本條例。二、公司對有下列行為之一者，給予辭退：1、一年之內記過三次者。2、連續曠工4日或月累計曠工4日及以上者，全年累計曠工14日者。3、營私舞弊，挪用公款，收受賄賂、酬金者。4、工作疏忽，貽誤要務，致使公司蒙受重大損失者。5、違抗命令，擅離職守，情節嚴重者。6、聚眾罷工、怠工，造謠生事，破壞生產秩序者。7、仿效上級主管人員簽字，盜用印鑒或涂改公司文件者。8、有破壞、竊取、7、毀棄、隱匿公司設施、財物及文件資料等行為，使公司業務遭受損失者。9、品行不端、行為不檢，屢教不改者。10、擅自離職為其它公司工作者。11、違背國家法令或公司規章，情節嚴重者。12、泄露業務秘密，情節嚴重者。13、為個人利益虛報工單、冒領各項費用者。14、年終考績不合格者。15、工作期間因受刑事處分者。16、員工在試用期內被發現不符合錄用條件者。17、嚴重損毀公司形象，影響惡劣者。三、本公司辭退員工時，應于事前七日內告之，并由其所在主管向員工出具員工辭退通知書。 四、被辭退員工無理取鬧、糾纏領導，影響本公司正常生產和工作秩序的，本公司將報公安部門，按照治安管理處罰條例的有關規定處理。 五、綜合部8、在辭退員工后，應及時登記并更新員工花名冊記錄。 六、公司各部門辭退員工必須經綜合辦備案，總經理審核批準方可執行。 七、本公司員工因故辭職時，應首先向綜合辦索要離職申請表，填寫后交上級主管簽發意見，再送綜合辦審核。 八、公司員工無論以任何理由提出辭職申請，自提出之日起，交接所有崗位工作及相關資料，交接完全后方可辭職。 九、員工辭職申請被核準后，在離開公司前應填寫移交清單，辦理移交手續。 十、員工辭退、辭職手續未按規定程序辦理，公司有關部門應視其情況，按有關規定妥善處理，否則由部門負責人承擔責任。七、教育與培訓一、 本公司舉辦各種定期或不定期的業務教育與培訓，為公司打造高績效的團隊。二、 有關教育9、與培訓，其參加人員、課程、時間、地點等按公司員工培訓計劃辦理。三、 本公司為了教育與培訓的順利執行，需指派有關人員擔任課務負責人，被指派者不得借故推諉，而應認真負責各項事務。四、 員工培訓分為： 1、職前培訓：新進人員應實施職前培訓，由綜合辦統籌辦理，具體內容為：（1） 公司簡介及綜合管理制度的講解。（2） 業務特點、作業規定及工作需求的說明。（3） 指定有經驗的專業人員輔導作業。 2、在職培訓員工應不斷研究學習本職技能，各級主管應隨機施教，以求精進。 3、專業培訓：視業務需要，挑選優秀干部到各職業培訓機構接受專業培訓。回公司后就“理論與實踐的結合”提交書面報告，開課講授，使本公司同事共享其利10、；或邀請專業學者來本公司做系列專題講座，以增進員工專業綜合素質。五、 員工培訓待遇及義務 1、公司委派專職人員學習，其學費、旅差費按公司規定給予報銷。 2、凡參加各類短期培訓者，需由本人向公司綜合辦公室提出申請，根據公司需要，由總經理批準方可參加。 3、員工參加培訓其計劃表、記錄表、考核表如實填寫后存檔。八、考勤管理辦法為了使本公司員工養成守時出勤的習慣，遵守勞動紀律，提高工作效率，創造一個良好的工作環境，特制定公司員工出勤管理辦法。凡本公司員工的出勤管理，均依照本辦法之規定執行。一、公司員工工作日上下班時間規定：公司本部員工： 上午：8：3012：00 下午：1：005: 00 二、公司員工11、周工作天數規定：1、公司本部員工周工作天數需根據公司的工作情況而定，通常為6天制。特殊情況下具體工作天數由綜合辦公室擬定，呈報總經理核準后執行。2、公司工程項目部員工的周工作天數，根據項目的施工情況，由項目部經理擬定，呈報總經理核準后執行。三、一般出勤規定：1、遲到：上班后十五分鐘內未進行打卡簽到，視為遲到。上班后半小時未到視為曠工半天。有偶發事件遲到需報主管部門核準，辦理請假手續。遲到次數的計算以月為限。累計遲到三次（不含三次）不滿六次按曠工半天計，累計遲到超過六次按曠工一天計，以后每遲到三次按曠工半天計。2、早退：下班前十五分鐘內進行指紋簽退。提前二十分鐘指紋簽退，視為早退。月早退累計超過12、三次，未滿六次按曠工半天計，累計超過六次按曠工一天計，以后每遲到三次按曠工半天計。3、曠工：請假未批準或假期已滿未續（續假需請部門主管呈報總經理批準）而擅自不到者，視為曠工。員工曠工一天扣發當日工資，曠工兩天或兩天以上加倍扣發。連續曠工四天或全月累計曠工四天以上者解聘。員工曠工不滿半天按半天計。四、公司員工加班：員工每日應辦事項，應當日完成。如遇特殊情況或緊急事務，必須在上班時間外完成，須填寫加班申請單，且必須在規定時間內完成。因故不能加班者，事先征得部門主管同意，方可離開工作崗位。各部門對所屬人員的加班申請事項應認真核實。員工在加班時間內擅離職守且完不成任務，除不核發加班費外，還要視情節輕重13、予以懲處。加班結束后，要在加班單上注明加班時間內的工作內容。公司員工在國家法定日加班，由總經理酌情考慮。五、哺乳期間女員工上下班規定：哺乳期間女員工上下班時間：上班前可晚半小時簽到，下班前可提前十五分鐘簽退。六、公司所屬員工的考勤，從已聘用并通知上班之日起開始，月底由部門主管將考勤表呈報總經理，總經理核準簽字后交財務主管，依公司相關規定辦理。九、員工請假管理辦法為了使公司內部管理規范化、制度化，使公司員工請假時有章可循，特制定本辦法，凡公司員工請假，均依照本辦法之規定執行。 一、請假手續公司本部員工請假，先到綜合辦公室領取請假申請表，填妥請假日期、請假事由及相關項目，報請部門直接上級主管核準后14、方可請假離開工作崗位，綜合辦公室記載、匯總、存檔。二、請假權限公司本部員工請假2天含2天之內 部門主管批準，3天及3天以上須向總經理作請假說明，總經理批準后到綜合辦公室辦理請假手續。三、請假須知：1、 公司本部員工請假申請表交由綜合辦公室存檔管理。2、 公司員工如遇急重病或突發事故不能親自辦理請假手續，必須在當日委托同事或以電話口頭請假，假滿返回后補辦請假手續，不得超過三天。3、 員工請病假三天（含三天）以上，必須附有醫院證明于當日或次日交部門主管并呈報總經理處，辦理病假手續。4、 員工請假若理由不充分或妨礙工作開展，部門主管可酌情不予準假、延期給假或縮短假期。5、 請假未核準而先行離開或假期15、已滿且不到勤者，以曠工論處。6、 員工若發現請假記載有誤（只限當月），應即時向部門主管查詢更正。 四、請假管理：1、 公休假依法律、法規之規定，并結合公司的實際情況如期休假或推遲休假。2、 事假需本人親自辦理，提前申請，一般一次不超過三天，全年一般不超過二十天。超過規定期限按曠工論處，且假期內不發工資。3、 工傷假：因公受傷，經醫院證明確實無法工作者，準請工傷假。4、 婚假：公司員工結婚，給假10天，假期內工資照發。5、 女員工分娩，假期20天，特殊情況適當延長假期，假期內工資照發。6、 員工本人或配偶的直系親屬去世，一般給假3天，假期內工資照發。超過3天后的時間段，工資停發。 十、臨時人員管16、理辦法一、雇用1、各部門招聘臨時人員，應填“臨時人員雇傭核定表”經綜合辦通過，總經理核準后，方可雇傭。2、臨時人員報到時，各部門應向綜合辦提交臨時人員的相關資料供綜合辦備案。二、管理1、臨時人員于工作期間可請工傷假、事病假以及婚、喪假，其請假期間除工傷假外均不發給工資。2臨時人員的考勤、出差，工地期間歸項目部管理，在公司期間歸綜合辦管理。三、停止雇用臨時人員于工在期間如有不能勝任工作或者工作期滿，雇用部門應予終止雇用，終止雇用的臨時人用應填寫“離職申請（通知單）”經主管核簽后，送到綜合辦，憑此結算薪資。十一、物品采購、入庫、出庫、歸還管理辦法為了切實使公司在物品采購、使用方面節省支出、降低消耗17、提高物品的使用效率，特制定本辦法。一、物品的采購：1、 凡公司購買的工作所需用品，原則上均納入公司年度購物計劃，并填制年度購物呈報表，經綜合辦主管核準，報總經理批準備簽字后，方可購買。2、 臨時急需購買之物品，在保證質量的前提下，價格要低于或等于市場價，不得以高于市場的價格購買物品。公司本部物品采購人員在購買物品前要填寫采購申請表，經綜合辦主管核準，報總經理批準簽字后方可購買，并作為到財務部報賬的原始憑證之一。3、 物品的采購原則上由物品采購人員和出納（會計）一起購買，不得由一個人購買。4、 如所購物品屬瑕疵產品或偽劣產品，由采購人員負責退貨，若給公司造成經濟損失，由采購人員照價賠償。二、物18、品的入庫與出庫：（4） 采購人員將物品購回后要填寫物品入庫單，憑銷貨發票和入庫單到財務部按規定辦理報銷手續。入庫單上必須要有經辦人、物品保管人、項目部負責人簽字和綜合辦主管的認可簽字。物品入庫后，保管、會計要及時填寫臺帳。（5） 出庫：物品出庫時，待綜合辦主任簽字后，物品保管員和領用人員要在物品出庫單上同時簽字。領用耐用品，要在出庫單上注明出庫物品的品牌、規格、型號及新舊、完好程度等情況，同時注明領用事由，歸還時間等內容。領用消耗品數量較大時，物品保管員和物品領用人員均需在物品消耗單上按要求填寫相關內容并簽名，公司本部報綜合辦主管簽字認可；項目部報項目部經理簽字認可。三、物品的歸還：7、 領用19、人將所用的物品歸還時，物品保管員要對物品的完好狀況，損毀程度仔細檢查，并將檢查情況計入物品歸還記錄單，報綜合辦主管或項目部經理復檢，同意入庫后方可入庫。8、 如果所歸還的物品損毀情況嚴重超出正常使用時磨損、折舊的范圍，物品保管員按照公司的相關規定，有權要求物品領用人做出相應的賠償，并將情況上報綜合辦主管。四、如領用之物品價格昂貴，物品損毀程度嚴重或丟失，要將情況如實上報總經理，由總經理做出處理。具體細則參考辦公用品管理制度十二、檔案管理檔案管理要由專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。一、檔案分類和內容1、技術檔案：包括 以 為代碼。2、銷售部檔案：包括 以 為20、代碼。3、行政人事檔案包括：包括 以 為代碼。4、財務檔案包括：包括 以 為代碼。5、公司電子檔案：包括 以 為代碼。6、機密檔案: 包括 以 為代碼7、其它檔案: 包括 以 為代碼二、檔案的編制和要求1、檔案編制方式：檔案要素包括檔案的類別、年限、屬性、密級和正文（如無法確認屬性要素的，由管理人員列入其他類檔案區別管理，），檔案轉入時，管理員有權要求成檔人員確認檔案現狀。檔案入庫，管理員應進行識別并列入目錄。2、如編制機密檔案，應識別密級和機要部分的屬性，以確定妥善的保管方式；機密檔案在取得的同時應注明相關作者和涉密人員的姓名，以及有權使用人員的名單、崗位和權限。3、檔案目錄是檔案查找的索引21、和工具，目錄由標題、編碼、頁碼、密級和保存年限組成，置于檔案首頁，以便查找。4、需調閱相關檔案，必須事先聯系并取得授權。三、檔案存放管理交接原則 1、檔案按照年度建立，每年度為一卷，統一的年度編碼在卷首標明，并在檔案封面上注明。 2、凡交接檔案，要求：先交驗檔案目錄；再抽樣驗收檔案總量的50%，各類比例相當，查驗有否短缺、偽造、標注不明等；再抽取30%的檔案作為流動樣本，驗收是否符合工作流程（查流轉記錄或模擬流轉）。檔案接轉時，雙方應約定最后簽字交接的時間，一般為五個工作日（供接收方查對和交接方介紹的時間）。四、檔案的存、撤、銷、并、分規定和流程1、檔案封存，由管理員接收時確定封存檔案的價值和22、屬性，進而編碼、編目，納入檔案庫；2、檔案撤銷，由管理員向相關部門聯系并取得撤檔批示，在目錄上標注撤檔時間，記入撤檔子目，封存六個月后自動銷毀；3、檔案銷毀，由管理員備案后，按時銷毀，銷毀時有兩人以上在場實時監控；4、檔案合并，由管理員根據檔案的相關性和同類性進行合并，合并后在原目錄和檔案庫里注明合并后的檔案編碼、類別、子目及案卷；5、檔案分立，根據檔案的不同屬性和互異性分立，分立后在原目錄和檔案庫里注明分立后的檔案編碼、類別、子目及案卷。6、檔案被其他人員借用或調閱后，管理員應及時索取并按原途徑歸檔，除按規定記錄使用情況外，還應對檔案的完整性、真實性作檢查，并按事實記錄。7、如檔案不符合封存23、要求或借用前后有異，管理員應陳述理由并查明原因，及時提出要求或采取工作措施，以確保檔案完整、安全。8、檔案調閱，由要求調閱人將相關人員授權證明或本崗位工作需要的證明交給管理員，由管理員要根據所需調閱的檔案的密級程度配合調閱。調閱不同于借用，如需借用，借用人需按規定填寫檔案資料借用單，同時對所借用的資料的安全性和完整性負責。調閱必須于當天交還，借用可約定日期，超過約定日期需重新檢驗檔案的真實完整性。9、檔案使用后回收，是檔案管理的一個重要環節。管理員要及時驗證檔案的使用后狀態，并對此作好記錄。如發現異常情況，向使用人詢問并作好相關的措施，以保護檔案的安全。10、如加密的檔案使用后未及時交還，使用人要給出書面的說明，如有共同使用人，應給出證明。如有泄露，權限審批人負同等責任。11、檔案限密原則：由檔案制作部門和人員根據檔案的屬性來進行限密，也可由公司領導對檔案進行臨時限密，管理員也可根據檔案的性質進行限密，所有已限密的檔案都必須有相關密級的標識，同時采取相應的保密措施。12、檔案保存失去其價值，由管理員根據銷毀檔案的程序，報批后銷毀。銷毀時要有兩人以上在場，互相做出證明并在檔案卡上簽名，未解密的檔案一般不銷毀，如有必要，則由相關權限的人員自行銷毀。