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1、小額貸款公司辦公區(qū)域、會(huì)議及文件管理制度匯編編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 總 綱為加強(qiáng)綜合部管理，使各項(xiàng)管理制度與公司的實(shí)際和發(fā)展需要相適應(yīng)，并規(guī)范我部門(mén)員工行為，我部門(mén)特制定本制度。大理州xx小額貸款股份有限公司綜合部管理制度是綜合部管理的重要文件，其管理依據(jù)是大理州xx小額貸款股份有限公司管理制度和大理州xx小額貸款股份有限公司員工守則。本制度的修改須經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)；重大事項(xiàng)的更改須報(bào)董事會(huì)核準(zhǔn)。適用范圍本部門(mén)的管理，除應(yīng)遵守國(guó)家和地方有關(guān)法令、公司管理制度外，都應(yīng)按本制度辦理。本規(guī)范適用于綜合部全體員工。行政2、管理第一章 總則1為規(guī)范綜合部部門(mén)管理，維護(hù)部門(mén)正常辦公秩序，提高工作效率，且有利于員工各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展，特制定本規(guī)范。2綜合部全體員工均須按規(guī)定執(zhí)行。第二章 綜合部日常管理辦法一、禮儀規(guī)范1綜合部人員須保持儀容儀表整潔，言談舉止文明禮貌，不得穿著短褲、背心、拖鞋上班。2文明禮貌待人，上班時(shí)間不得串崗、嬉鬧、高聲喧嘩。 3上班時(shí)間嚴(yán)禁聚眾閑聊或影響、妨礙他人工作；有必要進(jìn)行集體討論時(shí)，在會(huì)議室內(nèi)進(jìn)行。4準(zhǔn)時(shí)上下班，對(duì)所擔(dān)負(fù)工作爭(zhēng)取時(shí)效，不拖延，不積壓。5保持個(gè)人辦公臺(tái)面整潔，做好辦公室日常清潔維護(hù)。6對(duì)所保管的文書(shū)、財(cái)物及其一切公物應(yīng)盡善保管，不得私自攜出或出租、出借。7對(duì)于所辦事項(xiàng)不得私自3、收受任何饋贈(zèng)或向往來(lái)客戶(hù)挪借、索取財(cái)物。8工作時(shí)間不得接待私人來(lái)訪或撥打私人電話(huà)。9維護(hù)公司信譽(yù)，不作任何有損公司信譽(yù)、形象的行為。10不私自兼任公司以外的職業(yè)。11服從上級(jí)指揮，如有不同意見(jiàn)，應(yīng)先執(zhí)行，后陳述。12不得任意翻閱不屬于自己負(fù)責(zé)的文件、帳簿或函件。13員工之間在工作上、生活上應(yīng)該互相幫助、互相支持、互相諒解。14努力學(xué)習(xí)綜合部各項(xiàng)業(yè)務(wù)，提高業(yè)務(wù)水平，為公司的發(fā)展作出積極的貢獻(xiàn)。二、綜合部工作計(jì)劃沒(méi)有計(jì)劃的行為是無(wú)效率的行為。綜合部強(qiáng)調(diào)對(duì)部門(mén)、員工行為的計(jì)劃性要求，用以明確和把握我們的工作方向，同時(shí)提高工作效率與工作效益。因此，通過(guò)對(duì)計(jì)劃體系的規(guī)定，并通過(guò)相關(guān)計(jì)劃流程和計(jì)劃表格的制4、作，實(shí)現(xiàn)工作計(jì)劃的確立、執(zhí)行和評(píng)估。（一）部門(mén)年度發(fā)展計(jì)劃1綜合部經(jīng)理于每一年度末制定下一年度的發(fā)展計(jì)劃。2綜合部年度發(fā)展計(jì)劃經(jīng)部門(mén)全體職員討論制作，公司總經(jīng)理核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。3綜合部年度發(fā)展計(jì)劃是綜合部、個(gè)人月度工作計(jì)劃的基礎(chǔ)和依據(jù)。4審議流程部門(mén)年度計(jì)劃審議流程圖（二）部門(mén)、員工月度工作計(jì)劃1綜合部經(jīng)理、個(gè)人在每月度底分別進(jìn)行部門(mén)、個(gè)人下月度工作計(jì)劃安排。2月度工作計(jì)劃通過(guò)對(duì)月度工作計(jì)劃表的制作來(lái)完成，在該表格中應(yīng)該相應(yīng)地填寫(xiě)部門(mén)、員工下月工作內(nèi)容安排和時(shí)間控制。3員工月度工作計(jì)劃交綜合部經(jīng)理核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。4綜合部月度工作計(jì)劃交總經(jīng)理核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。5月度工作計(jì)劃的完成情況將5、作為部門(mén)、員工工作評(píng)估的主要依據(jù)之一。6審議流程部門(mén)月度計(jì)劃審議流程圖三、違紀(jì)行為（一）相關(guān)名詞定義1警告：一次性罰款100元；2記小過(guò)：一次性罰款300元，并由綜合部通報(bào)全公司予以批評(píng)；3記大過(guò)：一次性罰款500元，不得參與年終薪酬調(diào)整考核評(píng)定，并由綜合部通報(bào)全公司予以批評(píng)；4辭退：扣除所有未結(jié)工資，并由綜合部通報(bào)全公司。（二）員工具有下列行為之一者，予以警告處分，造成損失者賠償另計(jì)（累計(jì)警告三次以上予以記小過(guò)處分。）1上班時(shí)間從事私事者；2浪費(fèi)原材料或因過(guò)失造成損失情節(jié)較輕者；3妨礙現(xiàn)場(chǎng)工作秩序或違反安全、衛(wèi)生守則者；4未經(jīng)主管同意，私自調(diào)班調(diào)休者；5發(fā)現(xiàn)有損綜合部利益的事件，知情不報(bào)者；6、6損壞文件或積壓公務(wù)者；7在辦公室或工作場(chǎng)所發(fā)泄個(gè)人情緒者；8經(jīng)上級(jí)認(rèn)定具有同等情節(jié)，或違反公司其它管理制度之相應(yīng)條款者。（三）員工具有下列行為之一，予以記小過(guò)處分，造成損失賠償另計(jì)（累計(jì)記小過(guò)三次以上給予記大過(guò)處分。）1對(duì)上級(jí)指示或有期限的命令，無(wú)正當(dāng)理由而未能如期完成者；2直屬主管對(duì)所屬人員明知舞弊有據(jù)，而予以隱瞞庇護(hù)或不予舉報(bào)者；3因疏忽致使機(jī)器設(shè)備或物品遭受損害或傷及他人，但情節(jié)較輕者；4上班時(shí)間睡覺(jué)或在工作場(chǎng)所喧嘩、嬉戲、吵鬧，嚴(yán)重妨礙他人工作者；5攜帶危險(xiǎn)物品進(jìn)入公司者；6未經(jīng)許可，私自出借公司財(cái)物者；7工作時(shí)間酗酒滋事，影響工作秩序者；8未經(jīng)使用人或主管允許擅自操作機(jī)械設(shè)備尚未造7、成損失者；9違反公司其它管理制度之相應(yīng)條款者。（四）員工具有下列行為之一者，予以記大過(guò)處分，造成損失者賠償另計(jì)（當(dāng)年累計(jì)記大過(guò)三次者予以辭退。）1擅離職守，或擅自變更工作方法，使公司蒙受較大損失者；2對(duì)主管或同事打擊報(bào)復(fù)，或不服從主管人員安排和指揮，經(jīng)指出仍不改正者；3泄漏公司機(jī)密；4偽造出勤記錄；5遇緊急事故借故離開(kāi)，臨危不救，致使部門(mén)蒙受重大損失或同事受到人身傷害者；6違反公司其它管理制度之相關(guān)條款者。（五）員工具有下列行為之一者，予以辭退（造成損失者賠償另計(jì)。）1不按作業(yè)流程操作，致使設(shè)備受損或材料浪費(fèi)，情節(jié)嚴(yán)重者；2刪除、毀棄公司文件資料，或遺失公司絕密文件資料者；3在公司以外兼職或經(jīng)8、營(yíng)與本公司同類(lèi)業(yè)務(wù)者；4模仿公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字或篡改公司文件者；5發(fā)表虛假或誹謗言論，影響公司聲譽(yù)者；6擅離職守，導(dǎo)致事故，給公司造成損失或給員工造成較大傷害者；7在對(duì)外活動(dòng)中給公司形象造成重大損害者；8消極怠工，不按時(shí)完成上級(jí)交辦的工作任務(wù)者；9違反公司其它管理制度之相關(guān)條款者；10情節(jié)特別嚴(yán)重者將移送公安機(jī)關(guān)處理。四、監(jiān)督檢查為確保綜合部工作質(zhì)量，落實(shí)管理責(zé)任，保證日常監(jiān)督檢查制度有效執(zhí)行，特制定本辦法。（一）監(jiān)督檢查對(duì)象本部門(mén)所有員工（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1. 部門(mén)重點(diǎn)工作、年度計(jì)劃(工作要點(diǎn)、重要工作部署)、重要文件、重要規(guī)章制度和重要決定事項(xiàng)的貫徹落實(shí)情況；2公司領(lǐng)導(dǎo)的重要批示、臨時(shí)交辦事9、項(xiàng)的落實(shí)情況；3經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示、需要督辦的各部門(mén)的請(qǐng)示、報(bào)告辦理情況及部門(mén)要求幫助解決的有關(guān)問(wèn)題的落實(shí)情況；4個(gè)人月度工作計(jì)劃完成情況；5管理與創(chuàng)新情況。（三）監(jiān)督檢查方式1經(jīng)理、副經(jīng)理、主管日常巡查；2員工月初工作計(jì)劃報(bào)告及月末工作總結(jié)；3公司績(jī)效年終考核。4部門(mén)專(zhuān)項(xiàng)督辦結(jié)束后，按要求填寫(xiě)監(jiān)督檢查評(píng)分表（包括監(jiān)督項(xiàng)目、監(jiān)督內(nèi)容、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)評(píng)價(jià)、辦結(jié)結(jié)果統(tǒng)計(jì)、檢查反饋等）整理歸檔。第三章 辦公區(qū)域管理辦法一、辦公環(huán)境管理（一）衛(wèi)生區(qū)域劃分1公司公共區(qū)域衛(wèi)生是指獨(dú)立辦公室、走廊（通道）、洗手間、會(huì)議室等的清潔衛(wèi)生。辦公室衛(wèi)生包括：每日地面衛(wèi)生的清潔、垃圾的清運(yùn)、下班前辦公區(qū)域的整理。走廊10、（通道）衛(wèi)生包括：走廊（通道）地毯/地面/墻壁的清潔、走廊（通道）兩側(cè)的防火器材/報(bào)警器/植物的清潔。洗手間衛(wèi)生包括：洗手間地面、墻壁、窗戶(hù)、便槽、便池、垃圾簍、隔板等的清潔衛(wèi)生。會(huì)議室衛(wèi)生包括：會(huì)議室的日常清潔、會(huì)議前/會(huì)議后的徹底清潔（包括地面、墻壁、窗戶(hù)、黑板、講臺(tái)、立架、飲水機(jī)、垃圾簍等）。（二）注意事項(xiàng)1注意保持辦公室的環(huán)境衛(wèi)生，不得隨地吐痰、亂丟雜物，辦公用品、文件資料、器具等須陳設(shè)整齊，并每日清理一次，嚴(yán)禁將衣物、箱架、雨衣（傘）、頭盔等私人物品擺放到辦公室內(nèi)，下班后應(yīng)整理好桌面物品，嚴(yán)禁亂擺亂放。2辦公室內(nèi)的各種設(shè)施（包括燈管、電話(huà)、電腦等）未經(jīng)同意不準(zhǔn)隨意拆裝，如出現(xiàn)故障須即11、時(shí)通知綜合部要求維修，凡擅自拆裝或者損壞的，照價(jià)賠償。3公共辦公室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙（除吸煙區(qū)外），嚴(yán)禁將煙頭扔進(jìn)紙簍。4下班后務(wù)必關(guān)好門(mén)窗，關(guān)閉空調(diào)、燈管、電腦等電源。5未經(jīng)他人允許，不準(zhǔn)私用他人電話(huà)，隨意翻閱他人辦公資料，更換臺(tái)、凳、電話(huà)等。6. 凡新入職職員，必須了解清潔衛(wèi)生的重要性與必要的衛(wèi)生知識(shí)。二、辦公用品管理（一）日常辦公用品管理1文具（1）由專(zhuān)人負(fù)責(zé)辦公用品的采購(gòu)與領(lǐng)用登記，并保管采購(gòu)申請(qǐng)表；（2）負(fù)責(zé)人須特別注意隨時(shí)檢查復(fù)印紙、文本裝訂耗材（鐵圈、封面紙、封面薄膜）及文件夾的存量，以保證公司辦公的正常進(jìn)行。2茶、水（1）由綜合部負(fù)責(zé)茶、水等日用品的采購(gòu)與使用登記；（2）負(fù)責(zé)人應(yīng)定時(shí)檢12、查飲用水、茶葉、水杯的存量，及時(shí)購(gòu)買(mǎi)補(bǔ)充，以保證正常的辦公秩序；（3）綜合部舉辦培訓(xùn)等大型活動(dòng)時(shí)，負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)了解情況，備足茶、水、杯用品，以保證活動(dòng)的正常進(jìn)行。（二）固定資產(chǎn)管理1綜合部對(duì)公司所有固定資產(chǎn)進(jìn)行登記注冊(cè)；2固定資產(chǎn)因價(jià)值減損擬報(bào)廢或閑置而無(wú)再使用價(jià)值者，由使用者按要求填寫(xiě)固定資產(chǎn)處分申請(qǐng)單一式二聯(lián)，注明申請(qǐng)單位、日期、財(cái)產(chǎn)編號(hào)、名稱(chēng)、數(shù)量、購(gòu)入日期、處分原因、處分方式及其他有關(guān)資料分別轉(zhuǎn)送財(cái)物部填入購(gòu)買(mǎi)金額、累計(jì)折舊、殘值后，依核決權(quán)限送呈簽核；3固定資產(chǎn)如遭竊盜或破壞者，由綜合部經(jīng)理應(yīng)提出損失清單及向警察單位報(bào)案辦理。（三）申購(gòu)1在節(jié)約總成本和控制辦公費(fèi)用總額度基礎(chǔ)上，由負(fù)責(zé)13、人統(tǒng)一購(gòu)置公司的辦公日用品和低耗品在為公司。2由負(fù)責(zé)人統(tǒng)一處理辦公設(shè)備維修、郵件投遞等業(yè)務(wù)委托。3負(fù)責(zé)人須對(duì)固定供應(yīng)商建立完整的檔案系統(tǒng)，以節(jié)約成本之原則，選擇、跟換供應(yīng)商。4公司各業(yè)務(wù)部門(mén)將需要購(gòu)置的固定資產(chǎn)以申請(qǐng)單形式上報(bào)綜合部，經(jīng)批準(zhǔn)后，由負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、供應(yīng)商、價(jià)格進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析、比較，作出清單，遞交總經(jīng)理批示，經(jīng)批準(zhǔn)后由綜合部下達(dá)采購(gòu)指令，予以履行同供應(yīng)商進(jìn)行市場(chǎng)詢(xún)價(jià)、報(bào)價(jià)、談判及草擬合同條款，最后確定采購(gòu)價(jià)格及合同條款，委任采購(gòu)人員進(jìn)行其它后續(xù)工作。合同文本交綜合部門(mén)備案。（四）領(lǐng)用1負(fù)責(zé)人應(yīng)制作辦公用品申購(gòu)表，并在每季度末發(fā)放和回收該表，統(tǒng)計(jì)下月辦公文具用品需14、求。2每季度前，負(fù)責(zé)人把各部門(mén)的文具申領(lǐng)情況及文具庫(kù)存情況匯總，經(jīng)綜合部經(jīng)理審核后，交總經(jīng)理審批，確定文具采購(gòu)計(jì)劃。3每月8號(hào)，負(fù)責(zé)人必須完成文具的采購(gòu)工作，8號(hào)后各部門(mén)人員可至綜合部領(lǐng)用文具。（五）移交、變更職責(zé)1負(fù)責(zé)人移交固定資產(chǎn)管理權(quán)限前，須提前清點(diǎn)所有負(fù)責(zé)管理資產(chǎn)，并與資產(chǎn)管理相關(guān)表格一一對(duì)應(yīng)，如有嚴(yán)重與實(shí)際不符的情況，經(jīng)過(guò)經(jīng)理審核之后，須照價(jià)賠付；2承接人接手前，應(yīng)清點(diǎn)并整理相關(guān)物品，并按要求填寫(xiě)辦公用品責(zé)任變更表。三、電腦設(shè)備、其他設(shè)備管理辦法（一）電腦1負(fù)責(zé)人根據(jù)公司文件類(lèi)別建立完整清晰的目錄及子目錄系統(tǒng)；2根據(jù)保密原則需要，由負(fù)責(zé)人對(duì)行政、業(yè)務(wù)文件目錄設(shè)定統(tǒng)一管理的電腦密碼；315、部門(mén)員工不得私設(shè)電腦密碼；4對(duì)于聯(lián)網(wǎng)的電腦，部門(mén)員工在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下，不得向計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)拷入（出）軟件；5所有電腦不得私自安裝游戲軟件；6文件檔案的備份由相關(guān)負(fù)責(zé)人管理；7軟盤(pán)、U盤(pán)在使用前，必須確保無(wú)病毒；8部門(mén)員工在使用完電腦后，應(yīng)及時(shí)退出系統(tǒng)，下班離開(kāi)公司前應(yīng)將電腦退出系統(tǒng)并正常關(guān)機(jī)；9任何人未經(jīng)同意，不得使用其他部門(mén)的電腦。（二）傳真機(jī)、復(fù)印件1由綜合部安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)復(fù)印機(jī)的維護(hù)與保養(yǎng)，任何人必須聽(tīng)從安排，不得有故意損壞機(jī)器的行為；2復(fù)印機(jī)發(fā)生故障應(yīng)立即關(guān)機(jī)，負(fù)責(zé)人須做好標(biāo)識(shí)注明，并第一時(shí)間通知維修公司前來(lái)維修，待復(fù)印機(jī)完全修好后方可作業(yè)；3負(fù)責(zé)人應(yīng)擔(dān)保復(fù)印紙張供應(yīng)及碳粉補(bǔ)充以使復(fù)印工作16、得以順利進(jìn)行；4節(jié)約用紙，復(fù)印完后，注意保持復(fù)印區(qū)域整潔；5禁止幫非公司人員復(fù)印文件資料；6部員上下班時(shí)應(yīng)檢查復(fù)印機(jī)的開(kāi)關(guān)情況。（三）固定電話(huà)管理1公司電話(huà)是公司與外界、內(nèi)部部門(mén)之間交流信息、聯(lián)絡(luò)工作的重要工具。原則上部門(mén)員工不得打私人電話(huà)，特殊情況需用電話(huà)要經(jīng)部門(mén)經(jīng)理同意后方可使用；2員工正常工作聯(lián)絡(luò)應(yīng)長(zhǎng)話(huà)短說(shuō)，提高效率。通話(huà)時(shí)間應(yīng)控制在3分鐘以?xún)?nèi)，特殊情況不超過(guò)5分鐘；3電話(huà)鈴響3聲內(nèi)就要接聽(tīng)電話(huà)，且使用文明禮貌語(yǔ)言，如“您好，xx小貸”；4接聽(tīng)電話(huà)須認(rèn)真仔細(xì)聽(tīng)取對(duì)方講述的內(nèi)容，必要時(shí)可禮貌要求對(duì)方重復(fù)，重要事項(xiàng)要做出書(shū)面記錄，并及時(shí)知會(huì)相關(guān)人員。四、信函、快遞管理（一）信函收發(fā)1綜合部對(duì)17、外信函之收發(fā)的負(fù)責(zé)人為指定專(zhuān)人統(tǒng)一辦理，負(fù)責(zé)人為各級(jí)文件管理的直接承擔(dān)者。2負(fù)責(zé)人在收文后必須先根據(jù)信函的分類(lèi)及時(shí)編號(hào)、登記，按要求填寫(xiě)收、發(fā)文登記表，并附信函處理單。分送有關(guān)人員傳閱承辦，同時(shí)請(qǐng)傳閱人或承辦人在收文簽字簿上簽收，負(fù)責(zé)人對(duì)有回復(fù)要求的信函須跟蹤閱辦人及時(shí)反饋閱辦結(jié)果，并對(duì)文本進(jìn)行復(fù)印和留檔。3綜合部的各類(lèi)信函均屬內(nèi)部機(jī)密文件，任何員工不得截留、泄露和私自外帶，違者予以記大過(guò)處罰或嚴(yán)重者或追究法律責(zé)任。4信函傳真的發(fā)文工作亦由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，需發(fā)涵者將文稿經(jīng)綜合部經(jīng)理簽字后交專(zhuān)人登記發(fā)文摘要、分類(lèi)編號(hào)、發(fā)送后歸還原稿人。5.每月未，負(fù)責(zé)人應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊(cè)。每半年將經(jīng)綜合部經(jīng)理確18、認(rèn)的確無(wú)使用價(jià)值之文、報(bào)刊可作一次銷(xiāo)毀，并按要求填寫(xiě)檔案資本銷(xiāo)毀情況記錄表。6.對(duì)綜合部所有訂閱的報(bào)刊由員工將重要信息摘錄后交專(zhuān)人按分類(lèi)歸檔，員工必須做好登記造冊(cè)工作。每月未，員工應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊(cè)。7.每半年將綜合部經(jīng)理確認(rèn)的確無(wú)用之文、報(bào)刊可作一次銷(xiāo)毀，專(zhuān)人定期檢查檔案保管狀況，對(duì)破損的檔案進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制或作其它技術(shù)處理。（二）快遞管理1綜合部快遞統(tǒng)一由專(zhuān)人負(fù)責(zé)收發(fā)工作。2員工在領(lǐng)取和外發(fā)快遞時(shí)，應(yīng)在負(fù)責(zé)人處，按要求填寫(xiě)快遞收發(fā)登記表。五、圖書(shū)管理（一）管理事宜1綜合部所屬圖書(shū)是專(zhuān)供相關(guān)公司內(nèi)人士參閱，由專(zhuān)人統(tǒng)一保管，于每年6月、12月下旬詳實(shí)盤(pán)點(diǎn)。2圖書(shū)按書(shū)名、出版社名稱(chēng)、數(shù)冊(cè)、金19、額按類(lèi)型編號(hào)，員工由于工作需要借閱的須在負(fù)責(zé)人處登記借期、歸還期，并按要求填寫(xiě)圖書(shū)登記冊(cè)。如遇清點(diǎn)期限或公務(wù)上需參考將隨時(shí)通知收閱，借書(shū)人不得拒絕。3一般情況下，圖書(shū)只得在司內(nèi)閱讀，借書(shū)冊(cè)數(shù)以三冊(cè)為限，借書(shū)期限不得超出過(guò)二周，若要續(xù)借者，重新到綜合部處登記。4對(duì)圖書(shū)有損壞或遺失者，要作出一定的賠償。（二）管理流程1工作人員如因工作需要購(gòu)買(mǎi)書(shū)籍，須填寫(xiě)購(gòu)書(shū)申請(qǐng)表并按表格要求注明書(shū)名、用途、數(shù)量、預(yù)計(jì)金額等，交綜合部經(jīng)理簽批意見(jiàn)；2將簽批意見(jiàn)后的申請(qǐng)表格，交負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后，呈報(bào)總經(jīng)理審批；3審批后書(shū)籍的購(gòu)買(mǎi)，由綜合部或由所需員工自行購(gòu)買(mǎi)，屆時(shí)視實(shí)際情況由綜合部經(jīng)理確定；4書(shū)籍購(gòu)買(mǎi)后，先到負(fù)責(zé)人處辦理20、登記備案手續(xù)，再辦理書(shū)籍借用手續(xù)；5書(shū)籍采購(gòu)報(bào)銷(xiāo)時(shí)，憑經(jīng)審批的購(gòu)書(shū)申請(qǐng)表及有效票據(jù)，由綜合部經(jīng)理復(fù)核簽名，呈報(bào)總經(jīng)理審批后方可報(bào)帳；6當(dāng)書(shū)籍使用人員調(diào)崗或離職時(shí)，應(yīng)將書(shū)籍退返負(fù)責(zé)人消檔。 六、訪客接待基本禮儀1客人來(lái)訪時(shí)，應(yīng)立刻從椅子上站起來(lái)，并禮貌性招呼一聲“您好”，當(dāng)對(duì)方遞過(guò)名片來(lái)時(shí)，應(yīng)用雙手接過(guò)來(lái)，并念出對(duì)方的姓名和公司名稱(chēng)。2引導(dǎo)訪客到上司辦公室或會(huì)客室時(shí)，在離位前應(yīng)先把桌上的信函資料合起并放好，避免讓人看到或遺失。3在走廊、樓梯陪同訪客行走時(shí)，要配合訪客步調(diào)，在訪客右側(cè)前一公尺處引導(dǎo)。在轉(zhuǎn)彎或上樓梯前應(yīng)先有所指示動(dòng)作，讓訪客明白所往去處。4在到達(dá)目的地前，要指明“就在這里”，在打開(kāi)門(mén)21、之前要先敲門(mén)。如果門(mén)向外開(kāi)，應(yīng)用手按住門(mén)，讓訪客先行進(jìn)入并指引落座；如果門(mén)向內(nèi)開(kāi)，應(yīng)先進(jìn)入，按住門(mén)后再請(qǐng)?jiān)L客入內(nèi)。5進(jìn)入室內(nèi)后，應(yīng)請(qǐng)客人坐上位（離入口較遠(yuǎn)處），并說(shuō)“請(qǐng)坐，稍候”。退出會(huì)客室時(shí)，應(yīng)以正面倒走方式退出，并關(guān)上門(mén)，掛上“訪客中”字樣的牌。6面談時(shí)，應(yīng)當(dāng)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候端飲品（茶、水），飲品應(yīng)放在盤(pán)中端出并放在訪客正面的桌面上，并做出請(qǐng)用的手式。面談時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，應(yīng)當(dāng)在適當(dāng)時(shí)間入內(nèi)添加茶水；面談結(jié)束后，應(yīng)將訪客的物品交給對(duì)方，若發(fā)現(xiàn)訪客離開(kāi)后有遺忘之物，應(yīng)馬上上報(bào)處理。7辦公室人員在訪客走后，要對(duì)會(huì)客室進(jìn)行整理，處理善后事務(wù)。為了避免新訪客到來(lái)久等，整理工作要利落、敏捷。如距下一位訪客來(lái)臨有22、一段時(shí)間，應(yīng)先開(kāi)窗通風(fēng)。煙缸里如有前一位訪客的煙蒂，應(yīng)馬上清除。總之，無(wú)論在何時(shí)，或處于何種狀態(tài)，辦公室人員都應(yīng)以最快捷的速度迎接訪客。第四章 會(huì)議管理辦法一、辦法說(shuō)明會(huì)議是綜合部決議產(chǎn)生、工作明確、意見(jiàn)交流的正式方式與場(chǎng)合。會(huì)議區(qū)分為定期例會(huì)與非定期會(huì)議，規(guī)定的人員必須準(zhǔn)時(shí)參與，指定人員作好會(huì)議記錄，與會(huì)人員遵守會(huì)議秩序安排同時(shí)提高會(huì)議效率。二、定期例會(huì)會(huì)議名稱(chēng)時(shí)間安排參加人員會(huì)議內(nèi)容召集人員綜合部例會(huì)每周一上午召開(kāi)綜合部人員安排本周工作相關(guān)情況綜合部主管月度總結(jié)會(huì)每月第一天召開(kāi)總經(jīng)理綜合部主管工作人員進(jìn)行上月工作總結(jié)、及下月工作規(guī)劃報(bào)告總經(jīng)理三、非定期會(huì)議會(huì)議名稱(chēng)時(shí)間安排參加人員會(huì)議內(nèi)容召23、集/主持人員臨時(shí)會(huì)議不定時(shí)總經(jīng)理綜合部主管其他有關(guān)人員特殊事宜總經(jīng)理各部門(mén)經(jīng)理四、會(huì)議安排1綜合部?jī)?nèi)會(huì)議由專(zhuān)人安排；2主會(huì)人會(huì)前一天需向負(fù)責(zé)人告知會(huì)議安排、會(huì)議內(nèi)容；3負(fù)責(zé)人須提前四小時(shí)以上，書(shū)面通知與會(huì)人地址、時(shí)間、內(nèi)容；4負(fù)責(zé)人會(huì)場(chǎng)安排與整理；五、會(huì)議紀(jì)律1會(huì)議組織人應(yīng)認(rèn)真籌備會(huì)議，避免低效率開(kāi)會(huì)。與會(huì)者可暢所欲言，但會(huì)議決定形成后必須嚴(yán)格執(zhí)行并嚴(yán)守秘密，且開(kāi)會(huì)時(shí)應(yīng)關(guān)閉手機(jī)至振動(dòng)。2開(kāi)會(huì)期中，須進(jìn)行記錄；并于會(huì)后將會(huì)議摘要決定整理、打印、轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及負(fù)責(zé)人備案。3各部員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，并按要求填寫(xiě)會(huì)議簽到表。4堅(jiān)持服從與公司級(jí)會(huì)議不沖突的原則。六、會(huì)議流程第五章 文件管理辦法一、文件種24、類(lèi)1決議：適用于董事會(huì)、股東會(huì)對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排；2通告：適用于一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)；3通知：適用于發(fā)布規(guī)章、傳達(dá)要求、員工的職務(wù)任免聘用、會(huì)議；4通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、員工違紀(jì)處罰；5報(bào)告：適用于向上級(jí)部門(mén)匯報(bào)工作、反映情況，不需要上級(jí)回復(fù)及批示；6請(qǐng)示：適用于向上級(jí)部門(mén)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，需要上級(jí)批示；7會(huì)議紀(jì)要：適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和決定事項(xiàng)；8函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽業(yè)務(wù)、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題等。二、發(fā)文程序1凡以部門(mén)名義制發(fā)的文件，一般文件由綜合部經(jīng)理簽發(fā)；2.重要文件需請(qǐng)示總經(jīng)理同意后，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)擬稿，由總經(jīng)理簽發(fā)；3總經(jīng)理簽發(fā)的文件底稿，25、由負(fù)責(zé)人進(jìn)行登記，統(tǒng)一編號(hào)后打印、校對(duì)，蓋章后發(fā)出；4以綜合部名義發(fā)文的文件，由文件起草人打印、校對(duì)，蓋章后發(fā)出；4復(fù)印公司內(nèi)部傳閱文件，使用已復(fù)印過(guò)的單面紙或進(jìn)行雙面復(fù)印，以節(jié)省開(kāi)支；5發(fā)文要有記錄，文件接收人需要在發(fā)文登記表簽名。三、文件編排1公文一般由發(fā)文字號(hào)、緊急程度、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、印章（簽名）、成文時(shí)間、抄報(bào)及抄送單位等部分組成。2發(fā)文字號(hào)格式：部門(mén)簡(jiǎn)稱(chēng)+（年號(hào)）+文件編號(hào)（*號(hào)），例如綜合部發(fā)文：綜合（2008）012號(hào)，表示綜合部2008年發(fā)的第12次公文。3緊急文件分別標(biāo)明“特急”、“急件”。4公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括文件的主要內(nèi)容，并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類(lèi)，標(biāo)題舉例：26、“關(guān)于*請(qǐng)示”（報(bào)告、通知、決定、通報(bào)）。5公文除會(huì)議紀(jì)要外，應(yīng)加蓋印章，印章加蓋應(yīng)騎年壓月。6公文統(tǒng)一簡(jiǎn)體字，題目用宋體字，正文用仿宋體。7公文編排規(guī)程，一律參照國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式四、文件處理流程（一）一般文章發(fā)文流程（二）重要文章發(fā)文流程（三）對(duì)外文章發(fā)文流程五、文件保管1公文收、發(fā)完畢后，負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)將公文整理立卷，以便日后查閱；2沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)綜合部經(jīng)理批準(zhǔn)后，可以定期銷(xiāo)毀。第六章 印章管理辦法一、印章種類(lèi)1部門(mén)章：刻有綜合部名稱(chēng)的印章。其不對(duì)外單位的部門(mén)章可加注對(duì)內(nèi)專(zhuān)用；2職銜簽字章：刻有綜合部負(fù)責(zé)人以上職銜及簽名的印章。二、印章使用規(guī)定1以部門(mén)名義于授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)廠27、商、客戶(hù)及內(nèi)部規(guī)章典范的核決行文由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽章，蓋部門(mén)經(jīng)理簽字章。2各部門(mén)于經(jīng)辦業(yè)務(wù)的權(quán)責(zé)范圍內(nèi)及對(duì)于公民營(yíng)事業(yè)、民間機(jī)構(gòu)、個(gè)人的行文以及收發(fā)文件時(shí)，蓋部門(mén)章。三、印章保管、交接和停用1部門(mén)的印章由經(jīng)理制定專(zhuān)人管理，經(jīng)理簽字章由本人自行管理。2部門(mén)印章的新刻、改刻與廢止遵循公司規(guī)定流程辦理。新刻的印章須在負(fù)責(zé)人留樣存檔；廢止的印章由負(fù)責(zé)人收回后統(tǒng)一交實(shí)物資產(chǎn)管理員保管。新刻或廢止印章須在印章管理表上記錄。3部門(mén)印章如發(fā)生遺失，必須立即報(bào)告，并按相關(guān)規(guī)定辦理掛失手續(xù)。四、印章使用1加蓋部門(mén)印章前應(yīng)由經(jīng)理確認(rèn)，并在印章使用登記表上登記。2加蓋印章一律用朱紅印泥（除簽字章外），蓋章時(shí)影印必須端正、清晰。3部門(mén)印章一般不外借使用，確因工作需要必須攜帶外出使用的，須得到經(jīng)理審批，并在印章借用登記表上簽字后方可借出，但借用人須妥善保管，用完立即歸還。第七章 附則1本制度之解釋權(quán)、修改權(quán)歸綜合部。2本制度自頒發(fā)之日起執(zhí)行。核準(zhǔn)人：執(zhí)行日期：