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1、公司行政管理制度（印章、辦公用品、保密）編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 行政管 理制度 第一章總則第一條 目的：適應公司管理需要，規范行政管理行為。第二條 本制度規定了行政事務活動中公文管理、會議、接待、辦公用品、后勤保障、檔案、保密、車輛管理等的工作程序與行為規范。第二章公文管理第三條管理部是公司文件處理的管理機構，負責公司文件的管理工作，并指導各部門文件處理工作。第一節公文擬制第四條公司文件由公司領導親自擬制或由管理部根據公司領導決策和意圖擬制。部門文件由部門自行擬制。第五條文件擬制的基本要求：準確反映公司決策2、和領導意圖。觀點鮮明、條理清楚、層次分明，結構嚴謹、文字練達、標點符號使用恰當，人名、地名、時間、數字、引文要準確。合理使用文種。聯合行文，要征求各聯合部門的意見或由各聯名部門共同起草。第六條 管理部對文件印制質量、行文的文種與格式負責。第七條 擬稿人負責校核文件。對外文件由管理部負責審核。文件校核主要有以下幾方面內容:1是否確需行文。2內容是否符合公司決策及有關的規章和規程，是否同已發布的相關文件相銜接。3提出的措施和辦法是否符合實際，切實可行。4內容涉及的部門是否經過協調、會簽，意見是否一致。5文字表達是否準確、簡明扼要、條理清楚、語法規范，打印有無錯誤。6文件格式是否符合要求，文種的選擇3、是否適當，編號是否正確，發布范圍是否合理。第二節文件審批、發放第八條 文件發文前均應送相關主管領導審批，明確發文范圍。文稿一經領導審批，一般不得再行修改。如確需修改的，需報經原審批領導復審。領導審批稿件應歸檔保存，以備查閱。第九條 根據公司領導工作職責分工，文件審批權限為：一般日常生產營運事務的文件，由總經理簽發；部門文件由管理部復核后發放；凡政策性強、涉及的問題比較敏感，涉及到公司內部重大政策的財務、預算、計劃、人事任免（依據干部任免權限）、機構設置及編制、經濟合同、協議以及以公司名義發布、上報的等方面的文件，由總經理審批；凡公司的重大決策、重大項目、重要人事（部門經理及以上）調整等，對公司4、產生重大影響的文件，送總經理審閱后，還需呈公司董事長簽發。第十條 管理部在繕印文件時，應按領導審批的范圍份數進行印制，做到迅速準確、字樣清晰、裝訂整齊、符合格式。校對人對復印的稿件負責。秘密文件的印刷、校對按保密制度指定專人進行。第十一條 發文要登記，填寫發文登記表。公司行文統一編號為：公司正式文件*文第號公司會議紀要*會議紀要（）號密級文件應在文件首頁右上角標注密級標識。第十二條 收文應記錄，并做好分類管理、傳閱、保存工作。員工調離時應辦理文件移交手續。第十三條 公司外來文件應由管理部負責登記、擬辦、送領導批辦。領導批辦的文件事項由指定部門落實，管理部督辦并匯報。第十四條 領導批辦文件時應具5、體明確：傳閱層次、辦理要求、完成時間、辦理部門，防止批辦的工作因含糊而未及時落實。第十五條承辦部門負責人應及時組織落實領導批辦的工作任務，凡屬本部門職權范圍內的事項，應直接予以解決；涉及其它部門業務的事項，主辦部門要主動會同有關部門辦理；須報請公司領導審批的重要事項，應由主辦部門提出處理意見，如涉及其它部門時應協商并取得一致意見，然后送請公司領導審批。辦理完畢，通知管理部核驗，文件移交管理部保存歸檔。第十六條利用傳真系統傳送文件時，必須確認文件的實收情況。凡需存檔或送請領導批示的傳真件應復制后再行處理，以利長期保存。第三章印章管理第十七條管理部負責公司所有印章的管理工作，應建立印章管理臺帳，對6、用印情況進行督導。公司各類印章均指定專人進行保管，暫定下列印章和相應保管人：1. 公司行政章、合同專用章由管理部經理保管。2. 公司財務專用章和法人代表章由財務部負責人保管。3. 發票專用章由財務部出納保管。第十八條印章保管人必須認真履行用印登記制度，注明用印人姓名、用印事由(內容)、用印日期、領導簽字、借印歸還日期等主要事項。第十九條凡以公司名義制發的文件，須有總經理簽發的文稿，方予用印。文件用印后，文稿連同加蓋印章的兩份正式文件存檔保管。如發現文件不符合要求，監印人有責任向有關人員提出意見，經修正，送總經理簽字后，方予用印并填寫用印登記，第二十條合同（協議）的用印應經公司總經理簽批，方可加7、蓋我司合同專用章，并將公司領導的批示連同已蓋章的合同（協議）的原件和復印件一起存檔；并要求合同內容完整，經辦人簽字。第二十一條公司原則上不出具空白用印件。確需空白加印件時必須經公司總經理以上領導審批。第二十二條借用公司印章外出辦事必須經公司總經理簽批，并按所規定的時限交還。第二十三條對于私自使用印章或借出印章后使用超出簽批范圍的，要根據情節輕重予以處理。第二十四條印章保管人所屬部門經理對印章保管人運用印章負有監督責任，并相應承擔領導責任。第二十五條各部門如需使用印章，應向管理部申請刻制。如因部門變動停止使用時，應將原印章交管理部封存或銷毀。第四章會議與接待第二十六條管理部負責公司及副總經理以上8、領導主持召開的各種會議的組織和服務工作。第二十七條準確了解領導的意圖，掌握會議主題、會議時間、會議地點、要求出席人員、與會人員應準備的材料等，及時通知到位，必要時留下通知記錄。第二十八條會議期間，根據不同層次的會議要求，提供相應的會議服務：會場準備與布置、會議記錄、茶水供應、通訊服務、滿足領導臨時需求、與會者生活安排等。第二十九條會后清理會場，打掃衛生，編制會議紀要等。第三十條公司來客通常由管理部負責接待。接待人員應熱情大方，遵守員工文明禮儀規范，維護公司形象和利益；并根據來訪意圖正確及時引導來客與相關部門或領導會見。第三十一條公司重要客人應安排好會客地點，供應茶水，并根據領導意圖安排好生活。9、第五章辦公用品管理第三十二條辦公用品由管理部負責管理。第三十三條辦公用品使用由需用部門造采購計劃，管理部審核后報總經理審批。管理部負責采購。第三十四條單價2000元以上、使用年限二年以上的物品或單價2000元以上生產線上使用的物品為公司固定資產類，管理部驗收入庫，經財務部做固定資產登記后，方可報銷沖帳。第三十五條單價2000元以下的物品為耐用低值易耗品。購入各類耐用低值易耗品，管理部做好耐用低值易耗品登記后，方可報銷沖帳。第三十六條耗材(包括各類紙張、筆芯、墨水、涂改液等等)按計劃購買管理部驗收入庫后方可報銷沖帳。第三十七條管理部應逐步建立辦公用品耗用量標準，做到有計劃、有臺帳、有控制、有考核10、。第六章檔案管理第一節總則第三十八條為對公司的文件檔案實行規范化管理，提高存檔文件材料的質量，方便查尋和參閱，特制訂本規定。第三十九條本規定所指之文件檔案，為公司在經營活動中形成的以文件資料、電報、傳真、書信、圖表、簿冊、像片、錄音帶、錄相帶、電腦盤片等載體記載的各種有價值的記錄資料。第二節文件資料的歸檔第四十條凡與公司生產經營、業務拓展活動相關的，具有查考、利用價值的文件材料均應列入歸檔文件的范圍。第四十一條對擬歸檔的文件資料，在歸檔之前,應根據該文件的時間、內容、形式和簽發部門，進行準確分類。第四十二條為了方便查尋，對已經分類好的文件要登記、立卷，并填寫詳盡的卷內文件目錄和案卷目錄。機密文11、件另類歸檔。第四十三條對同一卷內的文件的排列要遵循如下原則：1 保持聯系，便于查找；2 按重要程度或形成時間排列；3 批復、批示在前，請示、報告在后；4 正件在前，附件在后；5 正本在前，定稿在后；6 轉發件在前，被轉發件在后；檢查工作形成的調查報告等結論性材料在前，依據性材料在后。第四十四條歸檔的文件原則上要求為原件,并要求字跡清楚、無污損或殘缺,特殊情況只能存復制件或殘損件的,要在目錄的備注檔內注明原由。為使入卷的文件整齊、美觀、方便查閱，文件的簽發件和印發件可分開存放。第四十五條歸檔資料應包括下列內容：公文資料：公司紅頭文件、總公司文件、重要會議紀要、經營決策、人事任免、規章制度、重要外12、來文件、法律法規、合同等等；人事檔案：履歷表、身份證、學歷證明、資格證明、業績證明、簡歷、聘用合同書、考核記載、重大活動記載、重大獎懲記載、照片、培訓記載等等；財務檔案：原始憑證、票據管理、各總分類帳、現金帳、報表等等；技術檔案：企業產品標準體系、工藝文件、技術規范、質量管理文件、各種質量活動記錄、外來標準等等；設備檔案：設備臺帳、設備技術與使用說明書、合格證明、安裝調試記錄、運行記錄、大修記錄、事故記錄、技改記錄、圖紙、計量器具校驗等等；其它：公司各類證書、榮譽、資質、供方資料、客戶資料等等。第三節檔案資料的管理第四十六條公司的所有文書類檔案資料由管理部集中收存管理，財務報表、憑證、帳簿等財13、務文件由財務部專人保管，員工人事檔案交由管理部統一保管，設備檔案由工程部整理保存，技術資料由技術部整理保存。第四十七條公司員工因工作需要，需從檔案管理部門借閱已歸檔的文件資料的，須經總經理或管理部經理批準，機密文件應得到總經理批準，并辦理登記手續。并必須在指定期限內歸還；借走的文件不得涂改、復印、摘錄、撕毀或轉借他人。第四十八條已歸檔的文件要定期清理，對內容已發生變化并與新文件內容有出入或相抵觸、有效期已過失去保存意義和查考價值、分發較廣且有出處可查的一般性文件以及機密文件的草稿，在經檔案管理部門負責人同意并報公司領導批準后集中予以銷毀。第七章保密制度第四十九條密級文件分“機密”和“絕密”兩種14、。密級文件由公司領導指定專人負責起草，起草的密級稿件應注明“機密”或“絕密”，起草完畢后及時送交專職打字員打印；密級件作廢的稿紙不得隨便擺放在桌上、字紙簍里，應妥善保管，集中銷毀。第五十條打印密級件時，應在材料封面打印上“機密”或“絕密”標注，無關人員不得站在周圍觀看；對于電子密級件要加密；密級件的校對，應由起草人負責，不得隨便讓他人幫忙校對。第五十一條文件交接由管理部文件專人或公司領導指定人員負責，交接后應及時采取保密措施，不得隨便放置。嚴格按控制范圍傳遞文件，不得讓非批準承閱人員接觸。第五十二條文件、資料的保管一方面要保證資料完整，不丟失、不損壞，同時對密級件又要進行保密。各部門的文件管理15、由相應責任人負責，下班或離開辦公室時應鎖好文件柜，把密級件妥善放好后才能離開；檔案管理人員不得將自己的鑰匙隨便交給他人使用。第五十三條密級資料包括：重大經營決策、暫不公開的決定、重要客戶信息、財務報表、財務帳、關鍵技術文件與核心工藝文件、不合格產品質量信息等等。第五十四條密級文件的銷毀應經總經理批準，銷毀時不得隨便扔進紙簍，須使用碎紙機或焚毀，由二人監銷，并做好登記。第五十五條相關人員應樹立高度保密意識，遵守公司的保密制度，嚴守公司機密；不得與無關人員談及或在公眾場合談及公司的機密內容；不得傳播機密。第五十六條發現失密、泄密現象，要妥善處理，及時上報。第五十七條凡違反本規定者，視其情節可給予經16、濟處罰、通報批評、追究法律責任等不同的處罰。第八章車輛管理第五十八條叉車、小車由專人負責維護和保養及專人駕駛，不得隨便讓他人駕駛，如果出現非固定司機開車而造成車輛損失的，由責任人負全部責任。第五十九條立健全車輛檔案，車輛的有關資料及有關有效證件交檔案管理員負責管理。第六十條輛行駛中應特別注意安全行駛及遵守交通規則，嚴禁酒后駕駛、帶情緒駕駛車輛，杜絕交通事故的發生。第六十一條司機定期檢查和維護保養，保證車況處于良好狀況，可隨時調派使用；第六十二條車輛不使用時應按規定停放在指定的停車位置；第六十三條車輛出現故障時，駕駛員應及時申請維護，填寫“車輛維修表”，經核實后，進行維修，如途中發生故障就近修理，回廠后，立即補單。第九章電話傳真第六十四條使用電話,應注意簡明扼要，提倡一分鐘電話；上班時間，要盡量少打、短打私人電話。第六十五條當電話鈴響時，聽到的員工，均有義務接轉電話。第六十六條長途電話管理：為降低成本，由管理部購買長話卡，限額發放，使用方法另行通知。第六十七條傳真機設專人管理，傳真件的收發由專人負責并登記，為保證傳真機線路的暢通，配備傳真機的電話一律禁止通話使用。第六十八條電話屬公司公共財物，各位員工應自覺愛護、減少損壞。第六十九條通訊費的報銷辦法另行規定。