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1、小公司財務、費用報銷管理制度及會計崗位職責編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目錄第一章 公司財務管理基本制度3一、財務部職責范圍3二、借款和各種費用開支標準及審批制度4三、日常費用報銷4第二章 財務部綜合會計崗位職責5第三章 財務部出納員崗位職責6第四章 財務基礎工作規范7一、 票據71、 票據的種類72、 票據的報銷要求7二、 憑證81、憑證的編號82、憑證的編制人員83、憑證的填寫要求84、憑證的審核85、憑證的保管8三、 帳簿8四、 報表8五、 主要科目解釋91、 預付帳款92、 應付帳款93、 工程施工94、2、 管理費用95、 經營費用9六、 應付帳款的確認原則9七、處罰辦法10第一章 公司財務管理基本制度公司相關人員應認真貫徹執行國家有關財政法規及會計制度，敬業愛崗，不做有損于公司的事。嚴格按照本財務制度做好自己的本職工作。對待工作認真踏實，樹立為客戶服務意識。一、財務部職責范圍1、認真貫徹執行國家有關財務管理的法律法規，確保財務工作的合法性。2、建立健全公司各種財務管理制度，嚴格按照財務工作程序執行。3、采取切實有效的措施保證公司資金和財產的安全，維護公司的合法權益。4、編制和執行財務預算、財務收支計劃，督促有關部門和個人加強資金回流，確保資金的有效供應。5、進行成本、費用預測、核算、考核和控制3、，督促有關部門降低消耗、節約費用，提高經濟效益。6、建立健全各種財務帳目，編制財務報表，并利用財務資料進行各種經濟活動分析，為公司領導決策提供有效依據。7、負責公司材料庫、辦公用品庫的管理。8、參與公司工程承包合同和采購合同的評審工作。9、及時核算和上繳各種稅金。10、參與項目部與施工隊結算，參與采供部與材料供應商結算。11、會計檔案資料的收集、整理，確保檔案資料的完整、安全、有效。12、加強本部門管理，進行內部培訓，提高本部門工作人員素質。13、完成公司工作程序規定的其他工作，完成領導布置的其他任務。二、借款和各種費用開支標準及審批制度借款審批及標準：1、出差借款： 出差人員應先到財務部領取4、一式兩聯的“借款單”，詳細填寫借款日期、資金性質、部門、出差地、出差事由、出差天數及金額，經本部門主管簽字后報總經理簽批;借款單交會計留存，待借款人歸還借款后清款聯還本人作為清帳依據。前次借支出差返回時間超過5天無故未報銷者，不得再借款。2、日常費用借款：各部門因辦理業務需要借款，金額小于人民幣伍佰元的，經主管批準，采用事后報銷的方式處理；金額大于人民幣伍佰元的，可先到財務部領取借款單，填寫好資金性質(支票或現金)、部門、借款事由，所借金額，審批程序同第1條。3、購置固定資產借款：施工用具、加工設備單價在1000元以上，使用年限在一年以上者，辦公設施單價2000元以上者，屬固定資產。需填寫固定5、資產申購單、固定資產請款單報總經理審批后，方可由相應部門辦理。購置固定資產必須開具正式發票 。4、備用金借款：對于特定部門或崗位實行備用金借款，具體由各部門根據實際情況核定，報總經理批準后執行。所有備用金借款于每月報帳時歸還結清。5、其他臨時借款：如業務費、招待費、周轉金等，審批程序同第1條。6、借款出差人員回公司后3天內應按規定到財務部報帳，報帳后所欠金額三天內補齊，對于不辦理報銷手續且三天內不能補齊所欠款項的，財務部有權從當月工資中扣回。7、所有借款均遵循前帳不清后帳不借的原則。三、日常費用報銷1、公司員工在日常費用支出時，需堅持勤儉節約的原則。2、日常支出時應盡量取得原始發票，對于不能取6、得原始發票的情況，需由對方出具收款證明。3、報銷時須由經手人在發票上面簽字并簡述事由，并經相應領導簽字后到財務部報銷;4、所有日常購用物品均須到庫房辦理入庫手續，報銷時發票后面附有經庫房管理員簽字的入庫單，并經各相應領導簽字后到財務部報銷;5、補充說明如報銷審批人出差在外，則應由審批人簽署指定代理人，交財務部備案，指定代理人可在此期間行使相應的審批權力;或者由財務人員與審批人進行電話聯系，先行借款或報銷，待審批人回公司后再進行補簽。第二章 財務部綜合會計崗位職責1、負責登記各項經管的明細帳、分類帳、總帳;2、全面了解、掌握國家有關財務工作制度、政策、公司的會計核算和財務管理的各項規定，并正確執7、行;3、負責總帳、明細帳、分類帳的核對工作，銀行存款的調節工作，匯總會計憑證，登記總帳;4、對其他應收、應收帳款及時催收清理;按公司規定安排固定資產及庫存材料等資產的盤點;5、每月編制會計報表，確保報表數字真實，計算正確，鉤稽關系清楚;6、負責裝訂、管理會計檔案;7、承辦公司領導交辦的其他工作。第三章 財務部出納員崗位職責1、辦理現金收支和銀行結算業務，嚴格按照我國有關現金管理和銀行結算制度的規定，管好貨幣資金，不坐支現金，不以白條抵庫;2、順序、及時地登記現金和銀行存款日記帳，保證數字清楚、內容準確，做到日清月結，要及時核對庫存現金，每周一填寫貨幣資金周報表;3、保管好庫存現金，有價證券，確8、保其安全無缺，如有短缺要賠償損失;4、保管好印章，嚴格按規定用途使用印章，簽發支票用的印章不得全交出納員一人保管;5、嚴格管理空白收據和空白發票，認真辦理領用手續，按規定簽發支票，對簽發空頭支票負責;6、完成財務總監或財務經理交付的其它工作。第四章 財務基礎工作規范財務基礎工作規范是財務工作最基礎的部分，它對財務部門日常具體工作進行指導和解釋。一、 票據1、 票據的種類(1) 外部取得的原始發票;(2) 公司自制的差旅費報銷單;(3) 公司自制的支出證明單。2、 票據的報銷要求(1) 外部取得的原始發票：要求填寫齊全、字跡清晰，包括客戶名稱(填寫陜西藝林實業有限責任公司)、服務項目、金額(大小9、寫應一致)、收款單位蓋章、日期。(2) 公司自制的差旅費報銷單：此報銷單專為出差報銷使用，后附出差火車、船、飛機等票據、住宿發票、寫明出差天數、出差補貼、核出總報銷金額。票面不允許有任何涂改。(3) 公司自制的支出證明單：此支出證明單有兩種用途，一種為對于確實無法取得原始票據的情況，填寫此單據，經相關領導簽字后，可以報銷;另一種為對于一次報銷，票據非常多的情況，使用支出證明單進行票據匯總。此票面不允許有任何涂改。二、 憑證1、憑證的編號憑證統一使用記帳憑證，按時間發生先后順序統一編號，編號要求使用號碼打印機。2、憑證的編制人員憑證執行誰負責誰編制，編制后應及時簽章，各項目工地由專職會計進行具體10、分工。3、憑證的填寫要求要求用楷書書寫，字跡要清晰，摘要欄要求詳細、逐行填寫，不得省略，各級科目統一使用，整個票面不允許有任何涂改。4、憑證的審核對于會計人員編制的憑證，實行交叉審核;最終由財務負責人進行最后審核。憑證的審核必須及時，以防因記帳不及時造成核算控制的滯后，原則上所有憑證必須在編制后的第二天審核完畢，第三天登帳完畢。5、憑證的保管憑證統一由一名財務人員進行裝訂、保管，此人對憑證的總體情況負責。三、 帳簿1、 由于會計核算均使用電算化，大部分帳簿由電腦自動生成，定期打印，仍保留如下手工帳簿：總帳、現金日記帳、銀行存款日記帳、應付帳款明細帳、工程施工明細帳、工程材料明細帳。2、 以上各11、帳簿由相應負責人進行記錄。3、 以上各帳簿的記錄應使用楷書，書寫清楚，按月合計，按季度進行累計。如果有填寫錯誤應使用劃線更正法或紅字沖消法，并由經辦人蓋章。四、 報表1、 報表分為對外報表和對內報表。2、 對外報表為向各主管機關報送的報表，主要有資產負債表、損益表、其他報表。3、 對內報表為公司內部要求填制匯總的各種報表，內部報表有：按部門分類的管理費用表，按區域、人員分類的經營費用表，按工程、供應商進行分類的進貨付款表，按工程分類的項目管理費用表，按供應商、工程進行分類的應付帳款表，按工程、分包隊伍進行分類的預付帳款表，以上報表為按月填報;工程成本分析表，在工程完工時，結合預算、結算、實際使12、用情況進行統計的報表。4、 以上報表由指定會計負責進行編制。并建立相應的編制審核程序。五、 主要科目解釋1、 預付帳款此科目用來核算所有分包隊伍的付款情況，因此凡是分包隊伍的付款均使用此科目進行核算。2、 應付帳款此科目用來核算所有供應商的進貨和付款情況，因此凡是供應商的進貨和付款均使用此科目。3、 工程施工工程施工科目用來核算所有工程的直接成本，按照二級科目工程項目名稱，三級科目工程成本明細項進行核算。4、 管理費用管理費用用來核算公司各部門，常發生的各項費用，按照二級科目部門，三級科目具體明細項目進行核算。5、 經營費用經營費用科目用來核算業務部門的所有費用，按照二級科目人員，三級科目具體13、明細項目進行核算。六、 應付帳款的確認原則應付帳款的確認直接關系到工程的直接成本以及公司的欠款，因此應付帳款的確認應遵循謹慎性原則1、 用經過工程現場相關人員簽字的原始入庫單原件和供應商的發貨清單確認應付帳款和工程施工，以降低因傳真不清楚而造成的錯誤。2、 使用經過采供部、財務部要求的會簽單確認應付帳款和工程成本。3、 對于應付帳款已經確認需要調整的情況：如果是現場入庫錯誤應由現場出具調整說明，并結合材料部門的定料單，財務部門才能予以調帳;如果是因為材料人員對材料價格等計算錯誤的情況，應由材料人員出具調整說明，并需附原書寫錯誤的入庫單復印件，財務部門才能予以調帳。所有調帳必須經材料部門和財務部14、門最高主管領導簽字。七、處罰辦法出現下列情況之一的，對財務人員予以警告并扣發本人月薪1-3倍：(一)超出規定范圍、限額使用現金的或超出核定的庫存現金金額留存現金的;(二)用不符合財務會計制度規定的憑證頂替銀行存款或庫存現金的;(三)未經批準，擅自挪用或借用他人資金(包括現金)或支付款項的;(四)利用帳戶替其他單位和個人套取現金的;(五)未經批準坐支或未按批準的坐支范圍和限額坐支現金的;(六)保留帳外款項或將公司款項以財務人員個人儲蓄方式存入銀行的;(七)違反本規定條款認定應予處罰的。出現下列情況之一的，財務人員應予解聘。(一)違反財務制度，造成財務工作嚴重混亂的;(二)拒絕提供或提供虛假的會計憑證、帳表、文件資料的;(三)偽造、變造、謊報、毀滅、隱匿會計憑證、會計帳簿的;(四)利用職務便利，非法占有或虛報冒領、騙取公司財物的;(五)弄虛作假、營私舞弊，非法謀私，泄露秘密及貪污挪用公司款項的;(六)在工作范圍內發生嚴重失誤或者由于玩忽職守致使公司利益遭受損失的;(七)有其他瀆職行為和嚴重錯誤，應當予以辭退的本制度由總經理辦公會負責解釋。本制度自批準發布之日起生效。