公司財務費用報銷單填寫獎罰及流程管理制度.docx
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上傳人:職z****i
編號:1102439
2024-09-07
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1、公司財務費用報銷單填寫獎罰及流程管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 目錄一 費用報銷總則21.1 目的21.2 費用報銷原則2二 費用報銷單填寫、報銷時效及獎罰規定22.1 費用報銷單填寫要求22.2 費用報銷時效與費用預提要求22.3 費用報銷獎罰規定3三 費用報銷附件要求33.1 費用報銷票據33.2 單據粘貼要求33.3 各類費用附件報銷要求33.4 費用附件報銷的其他要求5四 費用報銷流程的規定64.1 費用報銷支付方式64.2 費用報銷分類64.3 費用報銷審批流程64.4 其他說明7一 費用報銷總則2、1.1 目的為了加強公司的財務管理工作,嚴格執行財務制度,完善財務管理,結合公司的具體實際情況,統一各部門的報銷程序及規定,特制定本報銷制度。1.2 費用報銷原則1.2.1 預算原則:費用的報銷必須是在月度資金預算范圍內產生的合理費用。1.2.2 真實合法原則:費用報銷必須真實、合法,金額準確,杜絕假虛報銷。1.2.3 標準原則:費用報銷必須遵照公司有關費用報銷制度執行,超標準部分不得報銷。1.2.4 節約原則:費用報銷必須本著節約原則,充分發揮資金效益。該不該花,花多花少,應有計劃,有成本測算。二 費用報銷單填寫、報銷時效及獎罰規定2.1 費用報銷單填寫要求2.1.1 費用報銷單禁止涂改,相3、關內容必須填寫完整,如:報銷部門、填單日期、領款人、經辦人、部門負責人等,字跡須清晰,金額小寫和大寫須規范且金額一致;2.1.2 填單日期為當前填寫單據的日期;2.1.3 金額的填寫要明確到“分”,合計欄的金額前需加“¥”,不同的費用類型分行填寫;2.1.4 出差、維修、采購等需在備注欄注明出差申請工作流號、維修工作流號或采購工作流號等;2.1.5 附件數的填寫:附件張數是指除費用報銷單之外的發票/收據的張數;2.1.6 所產生的費用金額與所取得發票金額不一致的,按照實際發生的費用進行報銷,以實際產生費用金額填寫,發票的金額不能小于實際報銷費用的金額。2.1.7 所有折讓(如:月結折讓、到付折4、讓等)報銷時摘要必須填寫“支付勞務費”,并附上本次報銷所支付折讓工作流號。2.2 費用報銷時效與費用預提要求2.2.1 當月費用必須當月報銷完畢。在出差途中或培訓的人員,回程后五日內報銷完畢。2.2.2 報銷部門須按財務部要求制作報銷單據,因報銷單據審核不合格,導致當月無法報銷的,報銷部門承擔責任。報銷單據審核合格,因財務內部單據傳遞不及時導致當月無法報銷的,財務部承擔責任。2.2.3 允許預提的費用包含:當月發生的通訊費、房租、水電費等,費用預提須兩個月內全部沖銷(如:預提7月費用9月沖銷完畢),逾期未沖銷完畢,按本制度獎罰規定處理。2.3 費用報銷獎罰規定2.3.1 違反以上費用報銷時效與5、預提相關規定,財務審核人員統一上報差錯,罰責任人10元/單,直接領導10元/單,同時獎勵審核人員20元/單;若審核人員審核錯漏,罰審核人員20元/單,獎勵發現人20元/單。 2.3.2 出現虛報、瞞報費用,統一上報綜管部,按人品問題處理;對公司造成損失的,責任人承擔全部損失;同時對直接領導罰款損失總額10%,最高不超過200元。三 費用報銷附件要求3.1 費用報銷票據費用報銷必須取得正規發票發票相關要求如下:3.1.1 所取得的正式發票,必須是內容完整的(有公司名稱、填寫日期、金額,開票人、收款人簽名等)發票填寫不得有誤,并加蓋發票專用章;3.1.2 所附發票金額禁止涂改,若發票其他項目需修改6、,則需由發票出具人(單位)簽名或蓋章;機打發票不允許作任何修改。3.1.3 各部門根據財務部規定的發票抬頭開具發票,不得接受抬頭不規范的發票。3.1.4 因公司規劃需要,新成立的公司,發票的抬頭需要做相應的變更,具體要求咨詢財務部,由財務部負責。3.2 單據粘貼要求所附的票據,需附白紙作為存單、靠左邊進行粘貼,粘貼時不能遮擋發票抬頭,金額等內容;不符合規定的粘貼,審核會計有權不予簽字并退回。3.3 各類費用附件報銷要求序號費用類型費用說明報銷附件要求1辦公費采購辦公用品及飲用水發生的費用1、辦公設備采購申請工作流號;2、發票快遞費1、發票;2、快遞原單證照年審費、辦理證照政府事業單位專用收據或7、發票(發票優先)復印費發票人事代理費發票匯款手續費、銀行卡年費銀行卡開卡手續費回單、扣款明細單2通訊費固定話費及電話會議費1、發票;2、初裝須附安裝協議手機話費發票網絡寬帶費1、發票;2、初裝須附合同或者安裝協議3福利費部門活動費用發票工傷醫療費/生病住院費1、醫療費用發票和清單(復印件);2、工傷差錯處理結果(生病住院費不需要此項)國家公積金、婚禮等發票公司活動、生日會、年會、中秋月餅等文化活動發票4業務宣傳費公司內部印刷宣傳資料,制作宣傳橫幅、車體廣告等費用1、發票;2、合同或協議復印件5工資費用員工工資工資簽收表離職人員工資離職清單、離職工資結算清單(扣除個人所得稅、并簽字的工資條)6交8、通費因業務產生的路橋費、停車費等1、發票;2、報銷單申請中,需說明行程明細。逢節假日因公產生的路橋費、停車費等相關費用,另需注明證明人7外請人工費支付外請人工費用收據、協議8應酬費招待外部客戶發生的費用發票9房租費租賃產生的房租、稅金等須附發票,工作流須附房屋租賃合同的掃描版(首次報銷須附房屋租賃合同復印件) 10水電費發票;11維修費維修辦公設備、車輛等產生的費用1、辦公設備/車輛維修申請工作流;2、發票;3、車輛維修須附清單12差旅費到異地(指跨地區)、洽談業務、辦理公務出差的一切費用1、出差申請工作流(須附出差行程費用明細表);2、發票;3、選擇乘坐飛機的,需走飛機票申請工作流13賠款支9、付保險或事故等相關理賠的費用1、審批完的保險處理結果;2、理賠協議;3、收據(匯款類除外);4、身份證復印件;5、事故私了賠款:需對方簽名的收據及綜管處理結果14罰款車輛違規罰款、違約金等1、處理完的差錯處理結果;2、處罰認定書;3、行政事業單位罰款單15外請車費臨時外請車輛1、發票;2、臨時租車收據; 16廣告費公司在外部媒體發布廣告產生的費用1、發票;2、合同或協議復印件17低值易耗品1、 低值易耗品申請工作流;2、 發票18稅金完稅憑證19招聘費招聘場地租金、報紙招聘廣告等發票20訴訟費1、收據或銀行匯款單;2、法院判決書21審計費1、發票;2、合同復印件22社保費公司為員工取得社會保險10、社會福利等社會保障支付的費用發票23裝修費1、工程結算單和發票;2、裝修合同(須附已簽章合同的掃描版)24勞保費1、低值易耗品申請工作流;2、發票25車輛使用稅/費車輛使用費、養路、保險費、車船使用稅等發票或政府事業單位專用收據,報銷時必須注明車牌號。26采購類車輛采購1、購車合同;2、購車發票;3、車輛購置稅發票;4、上牌費發票;5、按揭付款購車須附還款計劃書固定資產采購1、采購工作流號;2、發票和采購下發清單;3、合同復印件;4、固定資產要附上固定資產編碼3.4 費用附件報銷的其他要求3.4.1 單據(含發票)丟失、不全或缺少的不予報銷,特殊情況需要報銷的,必須先上報綜管部備案,同時必須11、書寫業務發生“事實證明”描述原因(發票開具方是公司或單位的,必須加蓋原費用發生公司和單位公章),并由部門負責人簽字后作為附件方可報銷。3.4.2 重開發票產生稅金由責任人承擔80%,直接上級承擔5%,其余入部門費用。四 費用報銷流程的規定4.1 費用報銷支付方式銀行存款,由出納通過銀行轉賬或開支票進行支付。現金,由出納直接支付給報銷人。4.2 費用報銷分類“直接報銷”和“沖付款/沖借款”報銷單。2.1 直接報銷:報銷業務之前,沒有做過對此次業務報銷的借款或付款行為(借款單,付款單)。2.2 報銷業務之前,如有過對此次業務報銷的借款或付款行為(借款單,付款單),需先核對之前的借款、付款,實行多退12、少補。4.3 費用報銷審批流程4.4 其他說明4.4.1 出差必須先走“出差申請”工作流,并附上按費用類型預算的出差行程費用明細表;如果需借支的,需在費用報銷系統中打“借款單”申請,備注“出差申請”工作流編號,方可借支。出差完成后,通過“費用報銷單”申請報銷。4.4.2 因公出行必須合理選擇交通工具,所產生費用由各部門負責人進行管控。市內交通工具,優先選擇地鐵、公交,對于地鐵與公交不能到達的地方選擇乘坐出租車。報銷交通費時,報銷人起草費用報銷單必須注明辦理業務內容、出行時間、路線、隨行人員等行程明細。在出租車有機打發票的城市,打車必須憑機打發票報銷。4.4.3 應酬費用報銷:用于經理級以上因業務需求,招待外部客商發生費用的報銷。4.4.4 10000元以上的大型支出,報銷附件必須附有合同(附開頭、價位和結尾部分),對于長期支付的項目,首次支付時,必須附合同復印件,審核會計審核后分類留存備案;所起草費用報銷單附件,必須附上相應掃描的電子版合同。4.4.5 采購必須先打相關采購申請工作流,購買之后需再起草“費用報銷單”進行報銷,如部門自行采購低值易耗品,必須先走“低值易耗品申請工作流”。財務部對此制度有最終解釋權和監督權,并負責對未盡事宜的補充和完善。此文件從發文之日起正式執行,同時撤銷原財務制度中日常費用報銷制度。在此之前所有與本制度相沖突的規定,均以本制度為準。