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1、房地產公司會議提擬與審批管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 房地產有限公司會議管理制度為進一步規范公司會議管理，提高會議質量及工作效率，特制定本制度。一、會議類型（一）股東會1、股東會是公司的最高權力機關，它由全體股東組成，對公司重大事項進行決策，有權選任和解除董事，并對公司的經營管理有廣泛的決定權。股東會一般在每年元月中下旬召開。2、股東會主要任務是：選舉董事，變更公司章程，討論增加或者減少公司資本等等。 3、股東會參加的范圍為：全體股東。 （二）總經理辦公會1、總經理辦公會由總經理或總經理委托的副總經理主持2、，一般于每周六上午8：30召開。2、總經理辦公會的主要任務是：傳達黨中央、國務院、省、市、區和房地產行業重要文件和會議精神；公司各分管領導通報上周工作情況，安排本周工作任務；通報重要事項，確定議定事項。3、總經理辦公會參加范圍為：公司經營班子成員。（三）總經理聯席會議1、總經理聯席會議由總經理或總經理委托的副總經理主持，由總經理根據需要決定召開。 2、總經理聯席會議議題由經營班子成員提出，或由公司各部室提出建議，總經理確定。公司經營班子成員如對議題有意見或建議，可在會前提出。3、總經理聯席會議研究決定公司重大事項，主要任務是：（1）臨時傳達貫徹黨中央、國務院、省、市、區和房地產行業的重要會議、3、文件、指示和決策精神，落實工作部署；（2）審議公司發展規劃、年度工作計劃，審批重大投資項目、資產重組和對外合作項目；（3）審議決定公司年度財務預決算；（4）審議公司績效考核、薪酬分配方案和基本工資制度；（5）研究公司內部管理體制、組織機構設置與調整方案；（6）研究決定公司生產經營和管理中的重大問題；（7）研究公司重大改革方案和部署；（8）審議通過公司重要規章制度；（9）討論公司半年及年度工作總結，聽取各部室的工作匯報；（10）總經理認為應研究審議的其它問題。4、總經理聯席會議參加范圍為：公司經營班子成員（董事長根據需要參加）；根據會議議題，相關部室主要負責人參加。5、總經理聯席會議討論的有關議4、題，原則上會前要和與會人員進行溝通。（四）季度經營形勢分析會1、季度經營形勢分析會由集團副總裁主持，一般在下季度第一個月上旬召開。2、季度經營形勢分析會主要任務是：研究集團季度主要經營指標完成情況；建設項目和投資完成情況；預算執行情況；成本控制情況；存在的問題、解決措施和下一步工作安排等。3、季度經營形勢分析會參加范圍為：董事長、集團副總裁、集團各成員單位負責人、公司經營班子成員。（五）專業辦公會議1、專業辦公會議是公司經營班子成員依據公司工作部署和要求，按照工作分工或受總經理委托，就專項工作召開的辦公會議。2、專業辦公會議一般由公司副總經理、總監召集和主持，公司有關部室負責人參加。（六）半年5、及年度工作總結會議1、公司半年工作總結會議一般每年7月中下旬召開；年度工作總結會議一般次年元月中下旬召開。2、公司半年工作總結會議及年度工作總結會議的主要任務是：總結半年及年度工作，安排部署下半年及次年度工作；通報公司重大事項；年度表先。 3、半年及年度工作總結會議參加人員為董事長、公司經營班子成員、集團各成員單位主要負責人、集團公司員工、受表彰人員。（七）專業（業務）工作會議 專業（業務）工作會議是指公司各部室召開的部室綜合性會議或業務會議。會議要貫徹精簡、高效、節約的原則，盡量減少會議，壓縮會議時間，精簡會議人員。部門綜合性會議或業務會議，參加人員為相關部室負責人，一般不邀請公司領導參加，6、確需參加的，須報公司分管領導同意。（八）其它會議制度 公司其它會議制度按照有關規定執行。二、會議提擬與審批（一）股東會由董事長直接提擬召開時間及議題。（二）總經理辦公會無須提擬和審批。（三）總經理聯席會會議、季度經營形勢分析會、半年及年度工作總結會議由總經理直接提擬召開時間及議題，報董事長批準；公司專業辦公會議由召集的公司領導提擬召開時間及議題，報總經理批準。（四）部室專業（業務）工作會議由各部室自行安排，但會議時間、參加人等，不得與公司會議沖突。 （五）會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體。因處置突發事件而召集的緊急會議不受此限。 三、會務工作管理（一）公司召開的公司級會議會務服務原7、則上統一歸口總辦負責。（二）部室召開會議需用公司會議室的，應向總辦提出申請，由總辦統籌安排。會結束后，由使用者負責打掃會議室衛生。四、會議的服務規程（具體服務內容及會議用品根據需要而定） （一）會前準備及要求 1、需要認真了解及準備的工作（1）詳細了解會議名稱、人員名單、人數、時間，做好會議通知前的準備工作。（2）了解會議材料準備要求。按要求由總辦及相關部室提前做好會議資料（如會議議程、議題、匯報材料、計劃草案、與會人應提交資料等）準備的組織工作。（3）了解會議主席臺的人數、名單、身份等。 （4）了解會議的茶水、水果、鮮花要求。 （5）了解會議室布置的要求。 （6）了解會議的服務要求（簽到桌、8、簽到表、標識牌、錄音筆、投影設施、白板等是否需要）。2、會議通知及要求（1）除公司專業辦公會議、部室專業（業務）工作會議由召集者自行通知外，其余會議原則上均由總辦負責通知；（2）會議通知期一般應提前一天以上，通知對象為與會人、會務服務提供部門；（3）會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、會議資料的準備、會務安排等作特別說明的會議，應以書面進行通知。（二）會場的布置 （一般要提前半天布置完畢）1、搞好會場的清潔衛生工作。 2、按要求懸掛橫幅。 3、按主席臺人數布置主席臺。 4、按會議參加人數擺好會議桌、座椅、標識牌，排列好座次。會議桌要求臺形端正，臺布無破損、無污跡、中線對直。 5、備齊話9、筒，調試好擴音設備。 6、根據需要，以盆景、花草裝飾主席臺及會議室。 7、夏季要調好會議室空調溫度（一般為22-24度）。 （三）準備用品并擺放（根據需要擺放）1、根據會議人數備足開水、茶杯、煙缸、紙張、水筆等用品，具體標準要求如下： 茶杯：應選用顏色、型號統一的茶杯，放適量茶葉，以座椅靠背為垂直，每排杯放置于同一直線上。煙缸：每兩座位放一煙缸，放在兩位置中間，煙缸保證無破損、無污跡，每排放置成同一直線。 2、會議材料及文具等應按要求事先擺好。 3、如會議需用水果，應按要求的品種和數量準備并擺放，同時用保鮮膜包蓋。 （四）會議服務 1、迎領服務 （1）與會人員前來，會議服務人員應在會議室門口迎10、接來賓，禮貌問好。 （2）會議服務人員及時引領與會人員進入會議室入座，以免門口擁塞。 （3）等客人全進入會議室后，會議服務人員應及時關閉會議室的門。 2、會中服務 （1）如擺放有水果，在會議開始前十分鐘撤去水果保鮮膜，服務人員應由里至外依次斟倒茶水。 （2）等客人的茶水近剩下1/2時，須及時添加，每15分鐘應加一次水。 （3）會中休息時應及時清理會議桌上的果皮等雜物，并撤換煙缸（煙缸內煙頭不能超過2個）。 （4）注意觀察會議室溫度及音響效果。 3、會后服務 會議結束時，會議服務人員應及時打開會議室的門，熱情送客，禮貌道別。 4、會議后會場整理 （1）會議人員全部離開后，會議服務人員關閉空調，打11、開門窗，通風換氣。 （2）檢查有無尚未熄滅的煙頭及與會人員遺留的物品并記錄。 （3）將茶具、煙缸等物品整理、清洗。 （4）清理所有垃圾，搞好會議衛生。 （5）關上窗戶，拉好窗簾，關閉電燈等所有電器開關，鎖好會議室的門。 （五）會議室保養與衛生工作 1、搞好會議室的地面及四周衛生，保持無灰塵無污跡。 2、地面無垃圾無大頭針。 3、每次會議結束后，檢查地板是否需要清理。五、會議記錄及要求（1）公司各類會議均應以專用記錄本進行會議記錄。 （2）公司各類會議原則上應確定專人負責記錄。公司會議原則上由集團公司總辦秘書負責會議記錄工作；公司涉密會議，由總經理指定人員記錄；各部門應常設一名會議記錄員，負責本12、部門會議及本部門負責組織的會議的記錄工作。（3）會議記錄人員應遵守：以專用會議記錄本做好會議的原始記錄，并根據需要整理會議紀要；會議記錄應盡量采用實錄風格，確保記錄的原始性；做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作。 （4）會議原始記錄的歸檔按以下規定：本部門會議記錄由本部門常設會議記錄員統一歸檔備查；公司會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調閱應嚴格按公司文檔管理制度和保密制度的有關規定執行。 六、會議紀律及處罰規定（一）會議紀律1、應準時到會，并在會議簽到表上簽到。 2、會議發言應言簡意賅，緊扣議題。3、遵循會議主持人對議程控制的要求。4、與會期間應將手機調到振動，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場。 （二）處罰規定1、遲到。所有參加會議的人員在會議規定召開時間后未到的，計為遲到。 2、早退。凡參加會議人員，如未經主持人同意在會議召開結束前5分鐘提前離開會場的，計為早退。 3、缺席。凡必須參加會議人員未經請假擅自不參加會議或請假未批準而不參加會議的，計為缺席。 4、處罰。無正當理由遲到、早退每次處20元的罰款；無正當理由缺席每次處以50元的罰款；凡因通知原因造成應參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達人承擔。