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1、XXXX有限公司 XXXX管理制度機械公司行政部部辦公文書管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司辦公文書管理制度制度名稱辦公文書管理制度編號執行部門第1章總則第1條目的為確保公司文書事務能夠正常進行，提高公文處理的效率和公文的質量，特制定本制度。第2條管理原則準確、快速。第3條適用范圍本制度適用于對公司內部所有公文文書的管理。第2章文書的種類第4條文書的范圍本公司文書包含公司業務工作中的往來公文、報告、會議決議、規定、合同書、專利許可證書、電報、各種賬簿和圖標參考書等一切業務用書與公文。第5條文書保密等級劃分2、1絕密，指極為重要且不得向無關人員透露內容的文書。2秘密，指次重要且不能向無關人員透露內容的文書。3機密，指不宜向公司以外人員透露內容的文書。4普通，指非機密文書。如果附有其他調查問卷之類的重要資料，則另當別論。第3章文書制作規范第6條文書的制作要領1文書內容必須簡明扼要，一事一議，語言、措辭力求準確規范。2起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程，必要時另附相關材料與文件。3必須明確起草文書人的責任，并正確署名。4修改請示提案文書時，修改者必須認真審閱文書原件，修改后必須署名。第7條文書的起草必須征得主管同意，并在主管做出明確決定后進行。重要文件還應經過公證，并在正式文書形成前，附上有價值的證3、明文件。第8條文書的署名1公司內文書，如果是一般往來文書，只需主管署名；如果是單純的上報文書或者不涉及各部門且內容不重要的文書，只需部門署名；如果是重要文書，按責任范圍由總裁、副總裁、常務董事署名，或者署有關部門的主管姓名和職務。2對外文書，如合同書、責任狀、政府許可申請書、回執和公告等重要文書，一律署總裁職務與姓名。如果是總裁委托事項可由指定責任者署名。除上述規定以外的文書，也可署分公司或分支機構主管的職務與姓名。第9條文書的蓋章1在文書正本上必須加蓋文書署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所在部門印章。2如果文書署名者不在，可加蓋代理者印章，并加蓋具體執行者印章，但在文書存檔前必須加蓋署名者4、印章。3以部門或公司名義起草的文書，須在旁邊加蓋有關責任者的印章。第4章文書的收發第10條文書主管部門負責接收文書，并按下列要點處置。1如果一般文書，予以啟封，分送各部門。2將私人信件直接送交收信人。3分送各部門的文書若有差錯，必須立即追回。第11條各部門的郵寄文書，必須于發送前在“發信登記本”與“郵資明細賬”上登記。第12條需要郵寄或專人遞交的文書，必須寫清發送或接受單位、地址、收件人姓名等內容，必要時還需交文秘室回復或回執。如是公司內部文書，原則上不需封緘。第5章文書的處理第13條普通文書處理1部門經理以上級別的主管人員，負責對文書進行審批、答復、批辦以及做出其他必要的處理，或者指定下屬對5、文書進行具體處理。2處理中如遇重大問題或異常現象，需及時向上級匯報，并按領導指示辦理。第14條機密文書處理1機密文書原則上由責任人或當事人自行處理。2親啟文書原則上由信封上所指明的人開啟，其他人不得擅自開啟。如果主管領導在職務上有權替代指明者，可不受本條規定約束。第15條與多個部門有關的文書，在處理意見上如存在分歧，則由文書的主管部門出面協商；如果協商無法達成一致，則應請示上級領導，由上級領導裁決。第6章文書的整理與保存第16條文書的整理與保存1全部完結的文書，應在結辦后三日內，交行政主管歸存，按“完整、有序”的原則對文件進行整理、檢查，按類別、年代立卷，分別按所屬部門、文件機密程度、整理編號6、和保存年限進行整理與編輯，并在“文書保存簿”上做好登記，歸檔保存。2個人不得保存公司文書，凡參加會議帶回的文件，應及時交行政部登記保管，離職員工應將文件和記錄本清理移交。3分公司或分支機構的文書分為兩類：一類是特別重要的文書，由主管保存；另一類是一般的文書，由各部門保管。第17條文書的保存年限1永久保存的文書包括：章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規定；重要的契約書、協議書、登記注冊文書；股權關系文書、重要的訴訟關系文書；重要的政府許可證件；有關公司歷史的文書；決算書和其他重要的文書。2保存10年的文書包括：請求審批提案文書；人事任命文書；獎金工資與津貼的有關文書；財務會計賬簿、傳票7、與會計分析報表以及永久保存以外的重要文書。3保存5年的文書，指不需要保存10年的次重要文書。4保存一年的文書，指無關緊要或臨時性的文書。如果是調查報告則由所在部門主管確定保存年限。第18條注意事項1對于重要的機密文件，一律存放在保險柜或帶鎖的文件柜中。2對于保存期滿及沒必要繼續保存的文書，經主管決定，寫清銷毀的理由和日期之后，予以銷毀。一律以焚燒的方式銷毀機要文件。任何個人不準擅自銷毀文件或出售。不需立卷的文件材料應逐件登記，報公司領導批準后銷毀。3銷毀秘密級以上文件前要進行登記，由專人監督，保證不丟失、不遺漏。4如果職務或部門劃分發生變更或者做出調整，必須在有關登記簿上注明變更與調整的理由，以及變更與調整后的結果。5必須做好重要文書的借閱登記工作，并注明歸還日期。借閱前必須出示借閱證。第7章附則第19條行政部對本制度擁有解釋權。第20條本制度自公布之日起實行。編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期- 7 -