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1、地產開發公司行政辦公秩序及保密管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第三章 行政管理制度辦公秩序管理制度第一條 辦公時間不準大聲喧嘩，不準亂竄閑聊，工作時間不準吃零食，不準看小說，不準利用電腦玩游戲、不準玩網絡游戲，不準瀏覽非法網站、不準利用網絡進行非法行為，除工作聯系外不準聊天、工作時間不準利用網絡進行娛樂、不準隨便在不明網站下載數據，除必要的應酬外中午不準喝酒。第二條 辦公室要保持整齊潔凈，不得亂放東西、亂堆雜物、亂扔煙頭紙屑，不得存放私人物品，不得在辦公桌上擺放與辦公無關的東西。辦公室衛生要做到每天小清掃，2、每周大清掃。部門衛生由本部門負責，部門領導為部門衛生負責人，具體負責值日人員安排，并監督落實，確保辦公區衛生清潔。公司成立衛生檢查小組，不定期進行抽查，對衛生不合格部門及個人，將給予通報并下發處罰通知。第三條 員工在辦公時間要注意儀態、禮節，不允許坐辦公桌或把腳放在辦公桌上。第四條 辦公時間因工作需外出時，應在外出登記本上進行登記。第五條 對外來辦事人員及來訪客人，應禮貌熱情，舉止得體。第六條 不允許打私人電話，因公事撥打電話要做到長話短說，打長途必須到辦公室登記，經許可后方可撥打。第七條 下班前各部門要清好桌面，鎖好文件柜，關好門窗、電燈及電器；公司更夫應巡視大樓安全情況，鎖好大門。第八條 3、凡違反上述規定者，將根據具體情況，給予批評、罰款。第九條 各部門領導為本部門辦公秩序責任人，要隨時檢查督導本部門人員遵守辦公規定，維護辦公秩序，確保本部門始終保持良好的辦公秩序。第十條 公司辦公秩序督查組要每天檢查上述規定的執行情況，對不符合要求的現象進行督導，對違反規定的行為要登記并下罰單，認真履行職責。禮儀制度第一條 公司員工工作時間要講究儀容儀表，著裝整齊，整潔，男不留胡須和長發，女不穿奇裝異服，不化濃妝，不留長指甲，作到端莊自然，儀表大方，隨時注意個人形象。第二條 在工作時間，不準大聲喧嘩和嬉戲打鬧，影響他人工作。見到公司同志應主動打招呼，遇到外來辦事人員和客戶應主動詢問要去辦事的部門4、并帶領前往。在接待外來辦事人員和客戶的時候，應主動握手、讓座泡茶，耐心解答對方提出的問題和要求，語氣應和藹平穩，不準與外來辦事人員和客戶發生語言和肢體上的沖突。在事情辦理完畢，應將來人送至電梯口，并與對方握手告別。第三條 在接打電話時，應正確使用禮貌用語。接電話時應先說“您好” 再說出公司和所在部門；接電話期間，語氣應和藹、平穩，對方有疑問的事要耐心解答，不要在電話里大吵大鬧；通話結束后，應以“謝謝”或“再見”做為結束語。在打出電話時應先準備好相關的資料，然后正確撥號，規范地通話，如先問好，接著自報家門，要請誰接電話等，重要內容提請對方記錄，記錄完再請對方復述核實。若要找的人不在或不便接電話，5、可請他人轉告或另約時間再打。第四條 銷售人員在接待客戶時，應按規范著裝，正確使用禮貌用語。見到客戶后應主動迎上，細心詢問客戶的要求，耐心解答客戶的疑問，不準和客戶發生爭執。保密制度第一條 保密范圍1、公司重大決策的秘密事項。2、內部掌握的經濟合同、協議、證書、有關工程的可行性報告。3、對外招投標工程標底、公司新開發項目的設計研究成果及財務各種數據和內部報表。4、人員變動、機構改革等重要會議記錄和內容。5、其它需保密的有關內容和事項。第二條 領導帶頭認真遵守保密制度，在行政人事部查閱文件，閱后要及時交還檔案管理人員存檔。閱辦的文件要及時退還給文秘或承辦人，不允許私自帶文件回家，也不允許帶文件外出6、。第三條 保密文件、資料必須持相關領導批準的借條方可查閱，閱后立即返回并登記。檔案管理人員要嚴格對秘密文件的登記、存檔，對調閱秘密資料要積極催辦歸檔，任何人不能將資料帶出辦公室。第四條 文秘人員需對保密文件加注“保密”標記或蓋章，對復印、打印秘密文件和秘密事項，不得向無關人員談論和透漏，凡需文秘員工送取的文件、材料等不能讓他人代辦，對秘密文件和秘密事項等資料的底稿要連同存檔文件一起存檔或銷毀。第五條 公司任何人不得向外界傳播、提供公司資料及機密，公司的一切有關文件及資料不得交給無關人員；做到不該講的不講，不該看的不看，不該問的不問，不該記錄的不記錄。第六條 對泄漏秘密的責任人要給予經濟處罰并視7、情節予以解聘或追究法律責任。計算機信息系統國際互聯網保密管理制度第一條 公司行政人事部為計算機信息系統保密管理部門。公司內的計算機根據業務需要，要求加入國際互聯網的，必須經行政人事部經理批準后方可入網。第二條 凡涉及公司秘密的計算機信息系統，不得直接或間接地與國際互聯網或其他公共信息網絡連接，必須實行隔離。第三條 上網信息的保密管理實行控制源頭、專門管理、分級負責的制度，堅持“誰上網誰負責”的原則。凡向國際互聯網的站點提供或發布信息，必須經行政人事部經理審查批準。電子郵件的傳遞實行部門管理，凡是需要通過國際互聯網傳遞的電子郵件，需經部門領導同意后方可傳遞。第四條 接入互聯網的個人和部門使用電子8、郵件進行網上信息交流，應當遵守國家和公司的有關規定，不得利用電子郵件傳遞、轉發或抄送公司秘密信息。第五條 加入國際互聯網的個人和部門一旦發現網上有泄密或可能泄密的情況時，應當立即向行政人事部報告，并及時組織有關部門采取補救措施，阻止泄密情況出現。第六條 入網的個人和部門應接受并配合行政人事部實施的保密監督檢查，協助查處利用國際互聯網泄露公司秘密的行為。第七條 對泄露秘密的責任人要給予經濟處罰并視情節予以解聘或追究法律責任。辦公用品管理制度第一條 為避免浪費、節約成本，公司根據各部門上報辦公用品需求計劃，每年集中2次由行政人事部統一進行采購。在辦公用品領用過程中，實行以舊換新，領用人進行登記，月9、末統計辦公用品消耗情況，對超標部門及個人實行限額發放。第二條 辦公用品購置計劃及審核。辦公用品購置計劃由行政人事部在各部門申報的基礎上制定出公司全年的購置計劃，經總經理審核批準后執行。第三條 辦公用品的購置。辦公用品由行政人事部統一購置，任何部門和個人不得擅自購買。第四條 辦公用品的分類。分為管制品和消耗品。1、管制品：計算器、打孔機、釘書器、驗鈔機、塑封機、照相機、微機設備等。2、消耗品：紙、墨、筆、尺、書釘、大頭針、墨合、墨粉等。第五條 辦公用品的管理。辦公用品由行政人事部管理，建立辦公用品入庫、出庫登記賬，凡出入庫的辦公用品均要履行登記手續。第六條 辦公用品的請領與發放。管制品每年初請領10、發放一次，消耗品按使用情況隨時發放。管制品需使用人提出申請，行政人事部按使用和折舊情況決定是否發放。第七條 管制品的保管。凡管制品應由使用人或專人保管，計入年終盤點，調離時上交所保管的管制品。第八條 計劃外辦公用品的購置，須由部門提出申請報告，經公司總經理審核批準后，由行政人事部統一購置。第九條 公司各部門領用辦公用品實行以舊換新制度，即凡領用新辦公用品必須持原有的舊品到行政人事部換取（消耗品除外），廢棄用品由行政人事部統一銷毀處理。經分管副總批準后方可核銷。檔案管理制度第一條 檔案資料實行公司統一管理，行政人事部為主管部門。第二條 對于新員工，員工基礎人事檔案由行政人事部指定的專人進行保管，11、檔案中必須留存本人畢業證或同等學歷證明的復印件，工程技術人員必須留存職稱證復印件，各專業人員職稱證原件在公司需要時，應將原件隨時向公司提交，以利公司辦理資質升級或是上級主管單位檢查時用。第三條 對于人事檔案管理，公司建立臨時檔案，詳細錄入個人簡歷及家庭成員、擔保人情況，要求相關信息必須完整、全面、真實。第四條 檔案資料的歸檔與收集。按照公司的有關規定和要求，各部門應及時將有關歸檔材料整理齊全，移交檔案室；檔案管理員應定期收集有關歸檔材料。材料歸檔時交接雙方應辦理相關交接登記手續。第五條 檔案資料收集后，要認真做好各類檔案的分類、登記、立卷、歸檔；并建立檔案總目錄、分目錄，根據需要編制檢索。第六12、條 調閱各類檔案資料需填寫“檔案借閱登記簿”，借后三日內返還。第七條 各類檔案資料一律不得外借、污損、涂改，如發現此類情況將追究當事人的責任，并視情節輕重，給予處罰第八條 檔案資料的銷毀。檔案資料的銷毀應由行政人事部提出建議，列出清單，報總經理審核批準后統一銷毀。印章使用制度第一條 公司公章及合同專用章由公司行政人事部管理，公司行政法人名章由行政人事部經理管理，財務法人名章由出納員管理。第二條 各部門使用的公章由各部門指定專人保管、登記使用。第三條 公司公章、合同專用章、法人名章的使用，必須經總經理或有批準權的分管副總批準、登記方可使用，行政人事部有權對不合理蓋章行為提出疑義和拒蓋。各部門用章13、須經各部門經理批準、登記后方可使用。第四條 由于管理不當、責任心不強，或不經相關領導同意加蓋各項公章，造成公司損失或影響的要追究保管人責任，并給予經濟處罰。第五條 凡加蓋公司公章、合同章及法人名章的材料，必須在檔案室存檔（例行性的事務除外）。合同管理制度第一條 公司各類合同需由經手人（發起部門負責人）、部門領導簽字同意，分管副總審定、法律顧問、總經理會簽同意后方可蓋章，如需按進度付款的，還須經財務審計部負責人會簽。一般合同需存檔兩份，發起部門和檔案室各存一份，凡涉及經濟合同需存檔四份，發起部門、行政人事部、成本合約部各存一分、財務審計部門必須存查一份。第二條 合同起草前有關部門負責人應對合同相14、關事項進行充分考察和論證，對合同涉及的各種情況做到心中有數。在報批過程中要層層把關、層層審查，對合同中存在漏洞和錯誤及時提出修改意見，對合同中出現的錯別字從發現的領導下級開始進行分別處罰，每字每人罰款5元。第三條 各類合同凡國家或行業有統一范本的按范本進行，無統一范本的應依照合同法有關規定，將雙方權利義務、合同期限、違約責任等各項內容約定清楚，不能漏項，凡涉及售后服務的在合同中要明確，需留質保金的要留足留齊。第四條 簽訂各類合同，須填制公司統一制訂格式的會簽單，并經有關人員會簽同意、分管領導審定后，方可與對方簽訂合同。第五條 合同簽訂的有關部門應負責該合同條款的履行，并監督檢查對方履約情況，如15、發現對方有違約問題應及時處理并上報主管領導。第六條 合同簽訂后如有未盡事宜或出現新情況，有關部門應及時與對方協商處理或簽訂補充合同.第七條 合同簽訂蓋章后必須將合同正本存檔備案。第八條 合同簽訂后要由經辦人對合同進行管理登記，依據合同條款進行催辦、檢查。資產管理制度第一條 固定資產主要包括：1、鍋爐房設施、設備；2、各種機械設施、設備；3、交通運輸設施、設備；4、各種儀器設備；5、辦公設備；6、服務于生產的小型設備；7、房屋建筑物等。第二條 固定資產應進行分類編號管理，實行登記制，由行政人事部、財務審計部根據每年盤點結果一起統一建冊，標明使用單位、責任人、價值、使用情況等。第三條 每年年終，對16、固定資產全面盤點，對出現的各種問題，應查明原因，落實責任，盤點領導小組要提出處理意見。第四條 對固定資產要定期檢查、維護，需要維修的必須填寫維修申請單，經主管副總批準后，方可維修。因管理不到位，不能及時維修，造成資產損失的要對責任人進行經濟處罰。第五條 固定資產需要報廢的，應寫出書面報告，填報廢單，經總經理批準后對其進行處理，收回價款上繳財務審計部。第六條 要盤活閑置的設施設備，決不允許長期閑置設施設備，如因設施設備存放造成損壞的，對部門要進行處罰。第七條 對新增資產要進行登記建帳，已維修過的資產要重新評估，及時登記建帳。第八條 資產管理人員調動，必須辦理交接手續，由交接雙方共同核定資產，在帳17、物相符后，雙方要在交接書上簽字。例會管理制度第一條 公司辦公會。按年度例會時間表召開，召集人為行政人事部經理，參加人員為公司部門以上領導。會議主題為匯報研究當前工作，部署下步工作任務。第二條 部門工作會。時間由部門領導自行安排，每周一次，由各部門領導主持，部門全體人員參加，會議主題為匯報總結上周工作，安排下周工作任務。第三條 年終總結會。每年年底召開工作總結表彰大會，主持人為公司總經理，召集人為行政人事部經理，公司全體人員參加。會議主題為表彰獎勵年度工作先進部門和先進個人，總結公司本年度工作,部署下年度工作任務。第四條 因特殊原因上述會議可提前或延后，無特殊原因，相關人員均要參加會議，如不能參18、加必須向會議主持人請假。第五條 各種會議有關部門應事先做好各項準備工作，會議主題要明確，人員要齊全，要開短會，開實會，提高會議效率和會議質量。第六條 公司司慶會每年9月9日召開，要有充分的材料、慶典儀式、講話及其他慶祝方式進行慶祝.微機室管理制度第一條 微機室的微機、打印機、復印機、傳真機、路由器、交換機等由行政人事部設專人管理、專人使用，未經許可任何人不得擅自使用。第二條 微機室必須始終保持機器設備擺放有序，整潔干凈，狀態良好，對機器設備存在的問題，微機管理員應及時提出維修建議。第三條 微機室各種機器設備的配置物品、U盤等必須登記入賬。第四條 微機室為公司保密場所，外來人員、公司無關人員不得擅自輸出或在微機屏幕上顯示公司的各種資料。重要資料需加密保存。第五條 微機管理員對重要資料必須按部門分類，另行儲存一份，以防微機出現故障或信息丟失。第六條 微機管理員及各部門人員要對可移動存儲設備必須進病毒檢測后方可使用。第七條 任何人不準利用微機、打印機、復印機、傳真機干私活或進行娛樂活動。第八條 各部門打字由部門自行負責、總經理材料由秘書負責、公司副總經理的材料打印由文秘負責，打印或復印材料均從微機室出印，凡打印和復印的材料要分部門做好登記工作。