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1、股份公司無紙化辦公OA系統運行管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: OA系統運行管理制度第一章 總則一、 目的：1. 加強OA系統運行管理，保證系統有序、安全運行；2. 理清流程、分清責任、明確權限及辦理時限，提高工作效率、減少推諉扯皮；3. 建立信息集成平臺，增強領導監控能力；4. 強力推行無紙化辦公，實現OA系統價值的最大化。二、 適用范圍：本制度適用于XX公司（以下簡稱股份公司），下屬公司及控股公司參照執行。三、 職責：(一) 股份公司 X部 1. 負責OA系統的建設、維護和服務支撐工作；2. 負責OA系統2、規章制度制定，以及對制度執行情況進行檢查、考核；3. 負責股份公司OA流程設計、修改；(二) 公司領導（各部門部長、分管副總、股份公司總經理，下屬公司總經理）1. 支持OA系統建設，在分管單位強力推行無紙化辦公、減少紙質文稿審批。2. 按時限及表單要求審批各項業務流程；對分管單位發起的業務流程把關，嚴禁不合理、不合規的流程進入下道工序。3. 對分管的業務流程實施檢查、考核，確保每項流程按時完成，杜絕超期辦理。(三) OA系統管理員1. 維護OA系統運行，不破壞系統安全，不私自串改、刪除他人賬戶信息。2. 及時處理OA系統運行過程中的各種問題，必要時組織操作培訓。3. 對固定業務流程檢查，對超期3、辦理、違規簽批的行為通報、考核，每周一次。(四) 其他使用人員1. 流程發起人：按時限要求提交各項業務流程，并對辦理業務流程的后續節點進行跟蹤、催辦。2. 按時處理待辦事項，盡量保證待辦流程數量為0。3. 系統使用人員應自覺遵守系統運行的規章制度，按照崗位職責、工作權限、時限要求，認真完成本人在系統中所承擔的工作任務。4. 線上審批要以線下溝通為基礎，各部門在發起業務流程前應事先充分溝通。(五) 控股公司及其下屬子公司負責制定本單位OA系統相應的管理辦法，并向股份公司報備，管理辦法不能與本制度相沖突。四、 運行基礎(一) 用戶開戶與注銷1. 開通：按工作需要，需開通OA賬戶的需經部門部長同意后4、由系統管理員開通。2. 注銷：人員離職后一周內，行政人事部人事管理科通知系統管理員完成離職人員賬戶注銷。(二) 賬戶安全1. 系統使用人員的賬號初始密碼為123456，使用人員登陸后必須修改密碼，并避免他人使用。禁止使用“ABCDEF”或“AAAAAA”形式的密碼。2. 若密碼丟失，由本人提出申請，部門負責人或上級領導同意后，系統管理員恢復初始密碼。(三) 使用規范1. 登陸地址：公司內網地址：http:/XXXX，外網地址：XXXX，手機端普通連接：http:/XXX 2. 在線要求：為保證各項業務辦理及響應時間，以下為強制要求。A. 有辦公電腦、或有共用的辦公電腦的用戶每天至少登陸OA系統5、2次（上午1次，下午1次），休息時間不作要求；B. 配備手機OA的用戶，在休息時間也要登陸OA處理待辦事項，要求每天至少登陸2次；C. 其他因辦公條件限制，不能保證每天登陸OA系統的用戶，至少要每周登陸1次OA，對待辦流程進行處理。3. OA系統使用實行實名制，任何人不得在OA系統上發布與公司工作無關的內容，言論應遵守公司各項規章制度。第二章 業務流程管理五、流程管理(一)管理原則1.層級管理：按崗位職責與職務級別層層審批，嚴禁跳躍主管領導、分管領導。層級管理原則的補充說明：各級領導批閱OA除了審查正文還需對流程把關，流程設置要符合管理原則，由部門報出的流程必須經部門負責人簽字審閱，經分管領導6、協調簽字，經相關部門會簽，在各單位明確意見后再報公司審批。2.跟蹤督辦：是誰發起由誰跟蹤，為誰服務就由誰督辦，歸誰管理由誰負責；跟蹤督辦要求的補充說明：經公司領導批閱的OA由對口部門跟蹤落實，要明確時限、落實到人，不能有遺漏；所有轉經行政人事部的OA流程由行政人事部跟蹤督辦，未轉經行政人事部的OA流程由發起部門跟蹤督辦。3.統一管理：跨部門屬公司級的業務流程，由行政人事部統一制定、統一模板、統一辦理時限。屬部門級的業務流程，由各部門統一管理。(二)流程的辦理時限1.流程辦理的各個節點時限超出設置的時限即為超時；2.流程發起在簽批過程中另涉及其他業務，需制定方案、開展調查、核算成本的，辦理時限可7、再增加1-2個工作日。若預估在增加2個工作日后仍不能完成的，應在意見欄說明原因，寫明完成時限后讓流程繼續流轉（或寫明原因后暫存待辦），并在承諾的截止日期前對流程完成處理；3.配備了手機OA的用戶，在請假休息時也要對簽批時限進行考核。（三）超期督辦1.在制作表單模板時，由系統管理員依據工作需要針對不同的流程模板指定不同的督辦者，一個流程模板僅能授權一位督辦者。2.督辦者的權限：督辦者可以在“協同工作”下拉的“超期督辦”菜單欄中對督辦的流程進行進度檢查，可以查看流程信息，可以對各節點發送跟催消息，可以對超期的節點進行換人處理，可以依據制度對流程審批中的違規提出考核。3.督辦者的職責：定期檢查、跟蹤8、流程進度，根據需要對超時節點換人處理，對流程審批中的違規進行考核。（對流程的跟蹤檢查原則上每天至少登陸OA檢查一次，若休假、工作外出或無法登陸OA時可適當放寬要求）六、簽批要求(一)表態說明1.“已閱”：僅指已閱讀或知悉相關內容。2.“不同意”：指對當前處理內容不同意，或有其他意見，選擇不同意要注明原因。3.“同意”：對當前處理的內容全部同意，且無其他異議。(二)表態要求1.業務流程中明確要求會簽人表明觀點、簽署意見、審核內容的，會簽時要明確“同意”或“不同意”，若選擇“已閱”要說明不表態原因。2.上級審批下級業務流程，要明確“同意”或“不同意”，不能選擇“已閱”。3.業務流程中已存在2種觀點9、態度的，會簽人不管簽署“同意”或“不同意”，還需在意見欄明確“同意”或“不同意”的具體內容。4.能選擇已閱的三種情況：A.流程最后一節點的會簽人。（如：周例會紀要審批下發流程的最后節點為所有參會人，參會人處理下發的紀要可點“已閱”。如：報告可能繼續加簽后續節點，當前節點不能確定是否為最后一個節點時，不能只點“已閱）B.流程中已說明只需后續節點知悉的可點“已閱”。C.流程中轉會簽人（如：合同流程發起人、報告會簽人、制度發布會簽人）。（三）流程簽批把關1、標題不詳細,不能簡單概述正文內容的流程，在會簽時要予以回退；2、流程設置不符合層級管理原則的，在會簽時要予以回退；3、正文陳述不清楚，訴求不明，10、意見不明，表述不清的流程，在會簽時要予以回退；4、發起人不正確的流程，在會簽時要予以回退；5、選用模板不正確的流程，在會簽時要予以回退。七、固定模板的分類、適用范圍、時限要求分類名 稱適 用 范 圍發起時限完結時限流程督辦者人力資源類培訓計劃部門培訓計劃申報每月23號1工作日公司培訓計劃審批每月26號3工作日培訓記錄表填報培訓實施情況培訓后三日內2工作日辭職審批表辭職申請表的審批2工作日離職人員周報表申報部門離職信息1工作日面試審批表人員入職審批2.5工作日試用期轉正審批表新員工試用期滿轉正4工作日干部轉正審批表干部試用期滿轉正5.5工作日加班審批單申報加班加班2小時前5.5工作日工傷申請審批11、表申請工傷認定或工傷鑒定5.5天績效考核數據提交表填報績效考核數據每月8號1工作日供應類臨時采購申請單申報臨時采購計劃3.5工作日月度采購計劃申報申報月度采購計劃每月23號1工作日委外維修加工申請部門申請委外維修5工作日簡易合同流程采購金額不超過1萬元的合同評審2工作日合同歸檔7工作日合同評審單采購金額高于1萬元的合同評審4.5工作日合同歸檔15工作日企劃管理報告需向公司報告、申請、請示、匯報工作時，無固定模板、無固定流程的事務皆可用報告流程5工作日整改通知書向其他部門下達整改要求7工作日制度檢查報告制度檢查后提交檢查報告1工作日制度發布會簽單制度會簽5工作日檢查通報下達檢查通報2工作日重點工12、作計劃重點工作計劃申報表每月23號1工作日重點工作計劃審批表每月26號3工作日工作總結提交重點工作總結每月8號2工作日自查報告部門工作自查每周六1工作日工作聯絡單向其他部門聯絡事務，告知、申述3工作日會議紀要會議紀要審批會后1天內1工作日整改通知單下達整改通知7工作日經營計劃資金支付計劃申報月度資金支付計劃每月23號1工作日生產計劃申報生產計劃每月23號1工作日銷售計劃申報銷售計劃每月23號1工作日大宗物資采購計劃申報采購計劃每月23號1工作日生產經營計劃生產經營計劃報批每月26號3工作日安全管理動火證易燃或安全隱患部位動火動火前1天3.5工作日事故報告事故發生后的分析、調查、處理事故發生3天13、內2.5工作日生產產質量日報表填報每天產質量每天1工作日工藝指標變更通知單一級工藝指標變更申請變更前1天內1工作日質量管理類材料報檢單材料報檢1工作日材料驗收評審單材料驗收結果評審驗收完3天內4工作日工程項目驗收申請申請工程項目驗收1工作日工程項目驗收報告工程項目驗收結果評審驗收完3天內7工作日原料進廠驗收單原燃材料驗收結果評審驗收完3天內3工作日其他超期玻璃庫存表報送超期玻璃明細月中、月底2工作日檔案借閱申請單借閱檔案2工作日用印審批單申請用印4工作日物資報廢鑒定表報廢物資鑒申請定、入庫、處理7工作日注：各表單模板的具體流程以OA系統中表單模板的備注說明為準。人員變更調整后，由系統管理員對督14、辦者進行調整八、單位文檔管理(一) 文件歸檔1. 所有使用固定模板發起的業務流程，業務文檔及流程痕跡自動歸檔在單位文檔對應的子文件夾中。2. 所有公文收文、簽報、發文文檔自動歸檔在公文文檔中。3. 所有公司制度由“文檔管理員”手動歸集在單位文檔對應的子文件夾中。(二) 文檔消息訂閱：所有采用固定模板發起的業務流程在單位文檔中自動歸檔，同時自動生成訂閱消息，知會消息訂閱人。(三) 文件共享：單位文檔按崗位職責對指定的人員開放共享權限，擁有共享權限的人員可監控對應流程從發起到結束的全部動態。第三章 公共信息管理九、公告分類及發布管理(一) 公告分類及發布權限1. 行政管理公告，發布權限： 2. 制15、度檢查公告，發布權限3. 財 務 公 告 ，發布權限： 4. 檢查通 報 欄，發布權限： 5. 生 產 公 告 ，發布權限： 6. 安 全 專 欄 ，發布權限：安全專員(二) 公告發布要求：1. 公告發布人對所發布的內容負直接責任，部門領導負管理責任。2. 公告需報經分管領導審批后方可發布。第四章 應急處理十、系統故障應急處理，1. 系統故障導致電子公文與信息無法在系統中進行正常交換的，應及時通知行政人事部，行政人事部盡快組織有關單位查明原因，排除故障；2. 系統管理員確認系統故障無法在24小時內恢復正常的，相關業務流程以紙質文稿審批；3. 所有表單文件對應紙質文件由行政人事部負責收集、保留。16、第五章 考核管理十一、考核1. 超時辦理，每次扣款20元；2. 出現違規簽批，每次扣款20元；3. 未按時限要求發起流程，每次扣款20元；4. 主管領導、分管領導對業務流程把關不嚴，讓不合理、不合規的流程進入下道工序的，每次扣款20元；5. 在線時長或次數未達要求，一周內超過1次的每，每次扣款20元；6. OA系統中已有固定的流程模板，在工作中卻不使用的，每次扣款20元；7. 危害系統安全，偵測、盜用他人賬號和密碼等信息，刺探服務器配置和數據庫信息，上傳病毒文件，每次罰款200元；造成OA系統運行中斷或其他損失的由公司另行處理。8. 違反制度其他規定，或未盡到制度規定的相應職責，視情節輕重處20-200元處罰。第六章 附則十二、本制度由行政人事部負責解釋與補充。十三、本制度自發布之日起生效。十四、前期規定與本制度不一致處，以本制度規定為準。