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1、裝飾公司辦公室管理制度規(guī)定編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): XXXX裝飾有限公司辦公室管理規(guī)定1、目的 為了維護(hù)辦公室工作秩序，給員工營(yíng)造一個(gè)舒適、整潔、安全的辦公環(huán)境、合理利用各項(xiàng)資源、辦公物品，并提高員工的工作效率，保證公司財(cái)產(chǎn)和人身安全，從而制定本規(guī)定。2、適用范圍 本制度適用于公司全體員工。3、權(quán)責(zé) 3.1行政部負(fù)責(zé)管理制度的建立與監(jiān)督實(shí)施; 3.2各部門負(fù)責(zé)制度的遵照?qǐng)?zhí)行; 3.3副總經(jīng)理、總經(jīng)理負(fù)責(zé)制度的審核與批準(zhǔn)。4、環(huán)境衛(wèi)生管理：4.1衛(wèi)生清潔范圍：辦公室、會(huì)議室、公共通道、走廊、洗手間、陽臺(tái)、墻面、2、地面、天花、辦公設(shè)施、設(shè)備等。 4.2環(huán)境衛(wèi)生管理規(guī)定 (1)行政部前臺(tái)每日至少巡查整個(gè)辦公室兩次，發(fā)現(xiàn)衛(wèi)生問題及時(shí)安排保潔員清掃。(2)行政部主管每周不定時(shí)巡查辦公室，被檢查到衛(wèi)生清理不到位的，立即要求前臺(tái)通知保潔員重新清理。(3) 員工不得在辦公室內(nèi)吃東西、隨地吐痰、亂仍果皮廢紙。(4)員工應(yīng)保持辦公桌面干凈衛(wèi)生、整潔。(5)員工必須在指定地方吃飯、抽煙。(6)下班時(shí)，應(yīng)關(guān)閉好電腦、將椅子推入辦公臺(tái)下。(7)上完洗手間后，應(yīng)隨手沖水，養(yǎng)成衛(wèi)生的好習(xí)慣。(8)員工發(fā)現(xiàn)洗手間設(shè)備損壞的，應(yīng)及時(shí)通知行政部進(jìn)行維修。5、消防安全管理規(guī)定5.1 按照消防規(guī)范要求，公司內(nèi)配置有相應(yīng)的消防設(shè)施，并由行政3、部定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。定期更換過期、失效、毀損的消防設(shè)施，保證各項(xiàng)設(shè)施能夠正常操作。員工不得隨意動(dòng)用消防設(shè)施設(shè)備，更不得蓄意損壞。突發(fā)性特殊情況除外（如火災(zāi)等）。6、財(cái)產(chǎn)安全管理規(guī)定6.1白天上班時(shí)間,由前臺(tái)文員做好來訪接待登記工作。6.2節(jié)假日、下班后,前臺(tái)必須關(guān)閉辦公室所有門窗方可離開,加班人員最后一名離開公司的人員,必須檢查門窗是否全部關(guān)閉,并鎖好公司大門。午休時(shí)間前臺(tái)負(fù)責(zé)公司財(cái)產(chǎn)安全，值班看守，確有需要離開應(yīng)提前告知部門主管。6.3行政部嚴(yán)格的鑰匙領(lǐng)用管理和鑰匙匙歸還登記備案工作。6.4行政部負(fù)責(zé)公司物品放行管理工作，做好詳細(xì)的物品放行登記備案工作。員工攜公司物品出入公司時(shí)，應(yīng)配合前臺(tái)4、文員做好物品放行登記工作。6.5 員工應(yīng)自覺維護(hù)好公司的各項(xiàng)辦公設(shè)施，不得蓄意損壞。6.6 如公司物品丟失，將通過各項(xiàng)登記手續(xù)以及物業(yè)監(jiān)控錄相找回丟失物品，查證屬實(shí)后立即辭退并通報(bào)全公司，情節(jié)嚴(yán)重的，移交公安機(jī)關(guān)處理。帶追回物品損失，按原價(jià)的3倍賠償。如為公司外部偷竊人員（公司內(nèi)的任何員工都有舉報(bào)、揭發(fā)的任務(wù)，協(xié)助行政部捕獲并移交公安機(jī)關(guān)處理。7、辦公設(shè)施、設(shè)備使用規(guī)定7.1辦公設(shè)施、設(shè)備包括：辦公室水、開關(guān)電源、桌柜、空調(diào)、飲水機(jī)、電腦及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等。7.2員工應(yīng)做到隨手關(guān)水、關(guān)燈，杜絕資源浪費(fèi)。光線充足時(shí)盡可能關(guān)閉照明電源或減少照明源的數(shù)量；合理用水，保護(hù)水資源；中午午休時(shí)間請(qǐng)關(guān)閉顯示器及照5、明燈；員工離開各自辦公室房間30分鐘以上應(yīng)關(guān)閉照明、電腦顯示器等設(shè)備。合理用紙，打印前請(qǐng)仔細(xì)檢查無誤再打印，根據(jù)文檔排版適當(dāng)調(diào)節(jié)打印張數(shù)，不對(duì)外使用的文件或公司非正式文件，盡量使用二手紙（機(jī)密性文件如印有人事、方案價(jià)格等除外）。7.3節(jié)假日、下班后，公共設(shè)施行政前臺(tái)負(fù)責(zé)關(guān)閉，個(gè)人電腦各使用人員負(fù)責(zé)關(guān)閉。行政前臺(tái)每日上班前檢查各項(xiàng)設(shè)施是否關(guān)閉，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)沒有關(guān)閉的，按公司獎(jiǎng)懲制度進(jìn)行相應(yīng)處罰。7.4加班人員離開公司時(shí),應(yīng)檢查加班時(shí)使用各項(xiàng)設(shè)備關(guān)閉情況,并確定門窗已經(jīng)關(guān)好,鎖門后離開。7.3行政部人員必須掌握所有設(shè)施使用及維護(hù)方法,新進(jìn)員工入職培訓(xùn),應(yīng)對(duì)設(shè)備設(shè)施操作方法進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)。7.4公司所有人6、員都有對(duì)設(shè)施故障進(jìn)行報(bào)修的義務(wù),如發(fā)現(xiàn)故障應(yīng)立即通知行政部進(jìn)行處理,需要請(qǐng)人維修的,應(yīng)立即提出申請(qǐng),進(jìn)行維修。8、網(wǎng)絡(luò)使用管理規(guī)定8.1網(wǎng)絡(luò)設(shè)備包括服務(wù)器、UPS、路由器、交換機(jī)以及用于計(jì)算機(jī)應(yīng)用的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。8.2網(wǎng)絡(luò)設(shè)備由行政部管理、嚴(yán)禁他人操作使用。不得改變網(wǎng)絡(luò)設(shè)備布置，服務(wù)器、路由器配置和網(wǎng)絡(luò)參數(shù)。嚴(yán)禁私自隨意拆裝、移動(dòng)計(jì)算機(jī)設(shè)備。8.3員工必須正確開機(jī)和關(guān)機(jī)。開機(jī)時(shí)，先開外設(shè)（顯示器、打印機(jī)等），再開主機(jī)；關(guān)機(jī)時(shí)應(yīng)先行退出應(yīng)用系統(tǒng)和關(guān)閉操作系統(tǒng)，再關(guān)閉主機(jī)最后關(guān)外設(shè)。8.4計(jì)算機(jī)設(shè)備出現(xiàn)故障或異常情況（包括氣味、冒煙與過燙）時(shí)，應(yīng)立即關(guān)閉電源開關(guān)，拔掉電源插頭，及時(shí)請(qǐng)行政部派人檢查或維7、修。8.5任何員工如需更換/增加硬件設(shè)備,必須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由行政部負(fù)責(zé)購買更換/安裝。8.6所有員工必須對(duì)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)信息保密,不得外泄公司人事、客戶、價(jià)格、方案技術(shù)資料、圖片等。如有發(fā)現(xiàn)，按照員工保密協(xié)議處理。8.7任何員工不得在公司的局域網(wǎng)上制造傳播任何計(jì)算機(jī)病毒，不得故意引入病毒，員工使用網(wǎng)絡(luò)時(shí)發(fā)現(xiàn)病毒應(yīng)立即向網(wǎng)管員報(bào)告以便獲得及時(shí)處理。操作過程中發(fā)現(xiàn)病毒應(yīng)立即停機(jī)，請(qǐng)網(wǎng)管員迅速進(jìn)行病毒檢測(cè)。8.8上班時(shí)間嚴(yán)禁在計(jì)算機(jī)上玩游戲，播放與工作無關(guān)的VCD、DVD等。8.9嚴(yán)禁在網(wǎng)上瀏覽、下載、傳播反動(dòng)、黃色的文章和圖片。9、名片管理9.1除副總經(jīng)理批準(zhǔn)外，員工轉(zhuǎn)正后方可提出印制名片的申請(qǐng)8、。9.2每周一、周三下午4：00之前各部門提交名片申請(qǐng)，行政部于3個(gè)工作日內(nèi)交貨。非此時(shí)間內(nèi)提交申請(qǐng)的，順延至次周的周一、周三制作。9.3名片必須按照公司統(tǒng)一版本印制,必須使用公司統(tǒng)一分配的郵箱及QQ不得私自更改聯(lián)系信息及職位。9.4員工離職時(shí)，必須將離職前所印制的所有公司名片還給行政部。9.5持有公司名片的員工，不能在外從事任何損害公司利益的活動(dòng)和其他違法行為。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，按公司相關(guān)管理制度處理。10、圖書管理10.1行政部負(fù)責(zé)圖書的采購、入庫、借閱、保管和維護(hù)，由行政專員將書名、書號(hào)錄入圖書登記表。每月底盤點(diǎn)一次。10.2各部門圖書借閱及歸還需至行政部進(jìn)行登記，一次借出時(shí)間不可超過15天。對(duì)9、開放式的公共讀物（雜志），員工閱完后應(yīng)自覺放回原位。未經(jīng)行政部許可任何人不得將公司圖書帶出公司。10.3圖書是公司的公共財(cái)產(chǎn)，員工應(yīng)自覺保護(hù)圖書的完好無損，不得圈點(diǎn)、批劃、撒毀、涂改、污損、裁割等。 10.4員工離職時(shí)，必須歸還圖書，否則按原價(jià)的兩倍賠償。11、設(shè)備、物品借用管理11.1公司所有設(shè)備、物品均由行政部負(fù)責(zé)保管，各部門工作需要借用的，需至行政部進(jìn)行借用與歸還登記，未經(jīng)登記，不可擅自取用。行政部應(yīng)于每次借出及歸還時(shí)檢查物品是否外觀完好、部件完整、功能正常使用。發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)處理，以備下次之需 。12、會(huì)議室管理12.1行政部前臺(tái)文員負(fù)責(zé)會(huì)議室的監(jiān)管、維護(hù)、會(huì)議室鎖匙的管理、會(huì)議前、10、中、后會(huì)議室的秩序的維護(hù)和衛(wèi)生安全的維護(hù)、會(huì)議用品的保管和維護(hù)。12.2會(huì)議使用人必須提前半個(gè)小時(shí)通知前臺(tái)使用會(huì)議室，前臺(tái)確認(rèn)是否會(huì)有會(huì)議沖突，并作好茶水、投影儀、衛(wèi)生等用品準(zhǔn)備工作。如會(huì)議沖突時(shí)，按輕重緩急靈活安排。 12.3禁止在會(huì)議室內(nèi)吸煙、隨地吐痰、亂扔果皮、紙屑、吃東西。12.4會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議使用人將會(huì)議用品交還前臺(tái)。12.5會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議使用人應(yīng)關(guān)閉室內(nèi)設(shè)備電源、擺好桌椅、擦干凈白板、整理好臺(tái)面、關(guān)好門窗、拉好窗簾并及時(shí)通知保潔員打掃會(huì)議室衛(wèi)生。13、客人來訪接待規(guī)定13.1來訪接待的范圍 (1)高規(guī)格接待:客戶、政府官員、重要客人(2)中低規(guī)格接待:面試及業(yè)務(wù)往來人員13.211、 來訪接待的原則(1)禮貌待人、文明用語、儀表得體、著正裝。(2)公平相待、態(tài)度誠懇、不卑不亢。(3)筆錄簡(jiǎn)明、條理清晰。(4)處理迅速、不拖延，不回避。(5)權(quán)責(zé)范圍清晰，不推卸責(zé)任。(6)不盲目回復(fù)、不敷衍。13.3高規(guī)格來訪接待前的準(zhǔn)備13.3.1接待人員提前填寫客人來訪接待申請(qǐng)單經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核、副總經(jīng)理/總經(jīng)理批準(zhǔn)后通知行政部安排好接待場(chǎng)地、設(shè)施、陪同人、住宿、飲食、交通工具等，行政部必須配合作好相關(guān)準(zhǔn)備工作。13.3.2接待人員必須了解來訪人員的來訪目的、興趣、意愿等，提前安排好接待的項(xiàng)目?jī)?nèi)容、確定好活動(dòng)時(shí)間、擬定好接待方案和預(yù)算報(bào)上級(jí)批準(zhǔn)。13.3.3提前弄清楚來訪單位、人數(shù)、姓名12、性別、職務(wù)和使命。13.3.4接待注意事項(xiàng):(1)前臺(tái)進(jìn)行安全、衛(wèi)生、歡迎詞、會(huì)議室茶水準(zhǔn)備工作。(2)接待人員應(yīng)主動(dòng)問好，認(rèn)真回答客人的問題。(3)接待人員能夠解決的問題，在不違背原則的情況下，認(rèn)真予以解決。(4)遇特殊情況，接待人員應(yīng)先穩(wěn)住事態(tài)，控制住場(chǎng)面后，立即向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。(5)合理安排接待時(shí)間，切忽讓客人久候無人問津。(6)手閑頭忙，一時(shí)難以抽身時(shí)，應(yīng)向客人說明暫請(qǐng)他人代接待。(7)與客人同行時(shí)，請(qǐng)客人行于自已的右側(cè)。(8)乘坐車、上下樓梯、電梯，應(yīng)禮讓在先，主動(dòng)開關(guān)門。(9)處于主陪地位時(shí)，應(yīng)并排在客人旁邊，不要落在后邊。(10) 見面交談后，對(duì)客人原定的日程有變化的，應(yīng)與客人共同協(xié)商安排。13.4中低規(guī)格接待工作(1)主動(dòng)起迎、問明來意。(2)引入接待室，泡一杯清茶。(3)根據(jù)訪客的來意和身份，進(jìn)行適當(dāng)?shù)慕徽劇?4、本規(guī)定最終解釋權(quán)歸行政部，此前與本規(guī)定相沖突者，均以本規(guī)定為準(zhǔn)。15、本規(guī)定自文件發(fā)布之日起正式生效執(zhí)行。